玉溪管网改造项目管理交底综合部文档格式.docx
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3.项目部各部室需用印章时,原则上一律到办公室用印,非特殊、紧急情况,不外出用印;
需外出时,印章管理人员必须随同监印,并做好外出用印台账工作。
4.印章要盖的端正、清晰。
公章位置上不压文,下骑年盖月。
严防错盖、漏盖。
严禁使用空白盖印文纸。
凡不符合用印规定的,印章管理部门有权拒绝用印。
5.项目部各部室使用项目印章时,应填写印章使用审批表,经分管领导和相关部门负责人签字审核后,方可用印。
办公用品:
项目部员工办公、生活需要,项目办公室人员在做好调查统计后于每月20日前上报非生产性办公、生活用品及固定资产购置申请表(报综合管理部)。
对于项目部在用的办公、生活用品要进行资产盘点工作,每季度30日前与项目财务核对项目固资及低品管理台账,并上报综合管理部;
车辆管理:
1.车辆建档。
车辆进入项目部后,首先由办公室按车型、车辆自编号建立档案,注明车辆名称、车型、生产厂家、生产日期、投产日期、原值、折旧方法、折旧率等。
2.车辆运行管理。
车辆购建后投入使用要记录行驶公里数,保养维护时间、内容、责任人。
3.车辆的维修管理。
车辆在生产运行过程中,对其维修、大修都要进行文件化管理。
车辆大修。
车辆大修前要做好大修的费用预算,对修理成本,修理厂家要做好记录。
每季度末28日前填报季度工程指挥车辆费用一览表,报综合管理部王东星。
年底28日前填报工程指挥车辆、外租车辆及汽车驾驶员动态年度报告一览表。
三、会议管理
1、会议主要包括:
经理部政务会议,办公会议或(生产交班会),业务、技术会议等
2、项目部办公室负责会议通知、会务承办及会议记录工作。
需要编发会议纪要的,由办公室负责编发。
会议记录和相关文件按照公司档案管理规定进行归档。
3、会议决定的事项,由项目部领导班子和相关职能部门负责实施或督办,项目部办公室负责协调和督促落实。
四、食堂管理
1、项目办公室是食堂管理的主责部门,食堂服务的宗旨是:
让员工得到绿色的饮食服务,做到热情周到,文明待客,礼貌服务,保证质量,接受监督。
2、食堂炊事员要持健康证上岗。
3、食堂、餐厅、后厨要做到窗明几净,所有用具保持清洁。
严格进行卫生检查,消灭卫生死角,消灭四害,定时定点投药。
4、厨房用具做到消毒处理,生熟分开,并有明显标志,粮菜分开,不许混装、混用。
5、掌握成本管理,做到收、支平衡,食堂管理员与财务部每月核算并公布成本运行情况。
6、要做到饭菜多样化,严禁购买腐蚀变质食品,坚决杜绝食物中毒现象发生。
7、食堂餐具要做到每天一消毒,个人餐具做到每餐一消毒,消毒有记录。
8、食堂应按项目“三工”建设要求制定并公布菜谱,征求各方面的意见,为员工提供可口的饭菜让员工生活安心。
五、宿舍管理制度
1、按照公司三工建设标准要求宿舍内的床、箱、衣柜要有固定位置,不得随意放置,达到摆放美观有序。
2、保证宿舍卫生清洁。
行李要叠放整齐,不乱放杂物,垃圾及时倾倒。
3、住宿人负责宿舍的门窗,要做到窗明几净,内外墙壁要清洁,并保持好楼道内的卫生。
4、楼道内不准大声喧哗,要做到人走灯灭,拔掉所有用电插头,防止火灾事故发生。
5、严禁在宿舍内进行各种形式的赌博,禁止在宿舍内打麻将,不准私自容留外来人员住宿。
6、提倡节约用水、用电,坚决避免常明灯、常流水。
六、人力资源管理
项目部人力资源同分公司一样,也要做到管理规范化、标准化。
首先,要建立人力资源管理的资料,包括项目班子建设、员工队伍管理、薪酬与绩效考核、员工培训等方面台账。
其次,要做好人力资源信息管理,包括项目通讯地址、员工花名册以及项目成员联系方式等信息的收集、变动和更新。
入职、离职相关表格的填报,以及了解项目员工思想动态、需求的等工作。
(新项目成立或项目领导班子成员联系方式变动7日内,上报项目通信地址和项目领导班子成员、部门负责人联系方式,以及员工花名册)。
第三,每日做好项目员工的考勤工作,严格按照《中铁上海工程局有限公司第六分公司工时及假期管理办法》给员工核定假期,每季度末30日前上报项目员工休假台账。
第四,项目需聘用外聘人员时要事先向综合部汇报,同意后项目组织招聘,按照分公司外聘人员管理办法由分公司与用人签订用工协议,外聘人员薪酬标准应严格按照分工司制定的标准,不得超过标准上限。
第五,每季度末项目办公司配合相关部门做好项目绩效考核工作,在下一季度首月20日前根据薪酬、绩效管理办法的相关规定上报《项目经理部绩效工资考核审批表》。
每年末与项目财务部门沟通,完成《年度员工收入统计表》
第六,员工入职、离职与社保公积金的开户和报停等,项目办公室人员应及时与综合管理部进行信息对接。
新员工入职时,请办公室人员协助员工办理好社保开户的相关证明、填报相关表格,以备及时做好开户工作,特别是员工离职时也要及时将离职信息反馈到综合管理部,办理社保报停工作。
第七,公司人力资源部会根据年度工作计划定期或不定期的上报符合要求的人员名单和资料,如培训计划人员名单、职称评定、以及职业项目经理人评定资料等,此类信息均需项目部先做好初步统计。
项目管理手册对应的72个表格,涉及办公室主责的11个表格,按照项目开工时间及表格内容分阶段填写。
七、综合平台信息输入
各项目办公室负责信息综合管理平台重大事项模块录入人员及时将信息进行输入,确保信息准确无
重大事项界定:
工程施工重大节点,安全质量、文明施工、生态环保重要布控措施,各级领导工作检查,新技术、新材料、新设备、新工艺、新产品“五新”运用、方案研讨技术攻关、党建工作、三工建设重大成果、荣誉表彰、重大会议、教育培训等。
项目部需要上报的主要资料的时间及要求
序号
资料名称
联系人
上报时间
其它要求
1
即时通
罗晓华
项目开工后
按照即时通申请权限和要求报综合部审批
2
员工工资核定表
卜镇清
项目开工后一个月内
按照薪酬管理办法核定
3
简报
每月
重点工程按照数量要求上报3-5篇,调研报告每年1-2篇
4
上半年行政总结
每年6月20日
5
年度工作总结
每年12月20日
按照总结要求上报
6
印章刻制申请
苏秀华
项目机构令下达后
按照项目印章详细要求
7
购置计划申请
王东星
需购置当月20日以前
包括种类、数量、规格、单价
8
资产盘点管理台账
季度末30日前
按照表格要求
9
车辆动态年度报告一览表
每季度上报,上报在下一季度10日前
按照车辆管理办法里要求的表格
10
职工登记表
新员工入职后三天内
信息详细
11
员工花名册
有人员信息变动时及时更新
严格按照模板上报
12
休假台账
每季度末30日前
严格按照公式假期管理办法、负责人签字
13
外聘人员聘用协议
员工入职后两周内
相关条款合法、合规
14
项目经理部绩效工资考核审批表
下一季度首月20日前
相关负责人签字
15
年度员工收入统计表
每年12月
与财务核实,准确、负责人签字
附件1
XXXX项目部办公室信息简报
第 期
〔发文单位〕二O一X年 月 日
〔 输入标题 〕
责任编辑审批领导联系电话
附件2
督办通知
根据月日,项目部办公室对
事项进行督办,请你部门(单位)迅速落实,于月日前将处理结果、完成情况报送项目部办公室。
编号:
×
项目部办公室督字()第×
号
发出时间
年月日
督办人
要求完成时间
主办(部门)人
协办(部门)人
接收人签名
接收时间
月日时分
督办事项:
处理结果:
部门责任人:
(签名)时间:
附表3
项目部印章使用台账
盖章日期
印章名称
事由
用印部门
经办人
领导审批
备注
附表4
中铁上海工程局有限公司***项目部行政收文目录
收文日期
收文号
来文单位及文号
内容摘要
存档接收人
附表5
中铁上海工程局有限公司***项目部党委收文目录
附表6
中铁上海工程局有限公司***项目部网络电报收文目录
来文单位及电报编号
附表7
中铁上海工程局有限公司***项目部外来文件收文目录
来文单位
附表8
中铁上海工程局***项目部外来文件处理笺
办收外[]号
文件标题
处理意见
领导批示
阅办
结果
附表9
中铁上海工程局有限公司***项目部文件处理笺
标题
文号
附表10
中铁上海工程局XXX项目部文书档案移交目录
机构:
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
移交人:
接收人:
交接日期:
附表11
中铁上海工程局XXX项目部科技档案移交目录
档案类别
档案名称
单位
数量
编制单位
编制日期
备注
附表12
中铁上海工程局XXX项目部声像档案移交目录
年度
保管期限
形成单位
密级
附表13
中铁上海工程局XXX项目部实物档案移交目录
顺号
项目
数量
奖杯
奖状
奖牌
奖旗
证书
字画
赠品
(如:
XX单位\XX部门\XX工程获得XX奖励)
交接日期:
移交单位:
公章接收单位:
公章
移交单位负责人:
接收单位负责人:
移交经手人:
接收经手人:
照片说明卡
照片号底片号
事由
时间
地点
摄影者
参见号
(高48mm,宽45m)
交底人:
日期:
日期:
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