行政公文复习中大新华版文档格式.docx
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•4)理顺文章的思路和结构,无论是纵式结构还是横式结构,都要脉络清楚,层次分明;
•5)写作要及时,以便让上级机关和有关领导尽快了解重大、特殊、突发的种种新情况。
(3)建议报告
•建议报告的内容一般比较集中,它的正文可分为情况分析和意见措施两部分。
•情况分析部分或者介绍情况,分析问题;
或者肯定成绩,指出不足,总结经验教训;
或者说明提出意见、建议的目的、原因和依据。
这部分一般写得比较简明扼要。
其后常以“特提出如下意见(或建议)”、“拟采取如下措施”等语领起下文。
•意见措施部分是在前一部分的基础上切合实际地提出做好某项工作的意见、措施、建议,这是这类报告的重点部分,也是建议报告在写法上有别于情况报告、工作报告的地方。
意见措施部分往往采取条文式的写法,要求写得脉络清楚,逻辑严谨,主次分明。
•有些建议报告需上级机关批转。
有些则只对上级机关的某项工作、某一征求意见的文稿等提出看法、建议,不需要上级表态或批转。
▲注意:
A过渡语
–“鉴于上述情况,我们特提出以下意见”
–“唯此,我们建议”
–“为了改进工作,我们建议”
B结束语
–“以上报告,如无不妥,请批转有关单位参照执行。
”
–“如无不当,请一并批转执行。
(4)答复报告
•答复报告的内容要体现针对性,有问必答,答其所问,以示负责。
表述要明确、具体,语言要准确、得体,不可含糊其辞、模棱两可。
•被动行文
•答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分内容。
•答复依据指上级要求回答的问题,要写得十分简要,有时一两句话即可。
•答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果,既要写得周全,又要注意不要节外生枝,答非所问。
(5)报送报告
•这类报告正文极为简单,有的甚至只有三言两语,把报送物件、材料的名称、数量说明就行。
▲注意:
•
(1)主送机关:
只能有一个,不可多头主送
•
(2)开头(导语):
背景介绍,根据式、叙述式
•(3)主体:
总结式(成绩、经验、作法、体会、安排);
反思式(情况、原因、教训、补救措施);
指导式(系统完整的方法措施要求)
•(4)结语:
由单向性的特点所决定,报告结尾不可出现期望对方答复的语句,如“以上报告是否妥当,请批示”
•A工作报告、情况报告:
特此报告、以上报告请审阅;
•B建议报告:
以上报告如无不妥,请批转各地执行。
4、报告的写作要求
(1)立意要新。
(2)内容要真实、具体。
(3)重点突出。
(4)报告中不能夹带请示事项。
对于报告,受文单位不用答复,如果夹带请示事项,不但不便处理,甚至还会贻误工作。
•对呈转性建议报告中所提请求上级机关批转有关单位执行的意见,其实也是下级机关提出的建议,不应看做是一种请示。
上级机关对此建议也不必向报告作者机关批示表态。
(5)注意情况报告与工作报告的区别。
工作报告反映的是经常性的常规工作情况,而情况报告汇报的是偶发性的特殊情况;
工作报告的内容相对确定,而情况报告的内容多不确定,因时因事而异;
工作报告的写法基本稳定,而情况报告的写法灵活多样;
有的工作报告有不同程度的说理,而情况报告重在叙述、说明有关情况。
※公告
一、公告的制发机关
●公告的发文机关有一定的限制性,多是国家领导机关,如国务院及其所属各部、委、以及由上述机关授权的新华社,地方行政机关和政府有关职能机构也可以发布公告,基层单位不能随意制发公告
●发布范围广泛。
一般公文只向国内一定范围发布,公告则是向国内外发布,经常是授权新华通讯社向全世界发布;
公告所告知的对象也很广泛,主要是面向社会公众,发布公告的机关和被告知对象之间一般无直接隶属关系
●发布机关有资格限制。
由于公告有向国内外发布的功能,所以,发布机关多为较高级别的国家行政机关或权力机关,例如,全国人民代表大会、国务院、各省、市人民政府及人大等,也可由法定的有关职能部门来制发。
不够级别的单位需得到授权才能发布公告。
二、公告的分类P74
●1、宣布重要事项的公告
●向国内外宣布重大事项、重要事件,目的是让人知晓。
●宣布重大国事活动。
例1
●报道国家领导人情况。
例2
●公布重大科技成果。
●向国外宣布应遵守的事项。
●外交答谢。
●政府有关职能部门宣布有关国计民生的大事。
●2、宣布法定事项的公告
●国家行政领导机关向国内外宣布所制定的法定事项,让公众知晓并遵照执行,既具有知晓性,有具有一定的权威性和法规性
●宣布有关重大政策,也具有一定的法规性
三、公告的结构和写法
※通告
一、通告的分类P85
●1、法规性通告
●面对全国范围的重大法规性的通告
●针对一定范围内的某项工作或专门问题而发布的通告,必须遵守。
《必须对非法客运车辆进行治理整顿的通告》
●2、周知性通告
●向一定范围内的社会公众发布需要周知的事项,这类通告大都具有专业性和单一性,与法规性通告的区别在于带有知照性而不带强制性,但也有一定的行政约束力
二、通告的结构和写法
公告一般由标题、正文、署名与日期三部分组成。
●标题有三种写法:
●
(1)发文机关+事由+文种,如“中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告”。
●
(2)发文机关+文种,如“中华人民共和国全国人民代表大会公告”。
●(3)只标出文种“公告”。
●有的公告在标题下方有编号,一般的写法是“第×
号”,并用圆括号括住。
2、署名与日期
●在正文的右下方署上发文机关的名称和日期。
如果标题已写上了发文机关的名称,在报纸上登载时则常省略落款。
●也有的公告,成文日期写在署名下方或标题和编号之下。
●连续发布的通告,可单独编顺序号:
×
×
年×
号
3、主送机关
●1、通告所告知的对象如是社会公众,可以不写受文机关名称,如《北京市公安局关于十月一日交通管制通告》,发布范围广泛,因此不写收文机关
●2、通告所告知的对象如是下属机关,则应写上主送机关
4、正文
●一般由公告背景和原由、公告事项和公告结语(“现予公告”或“特此公告”等)3部分组成。
也有的公告省略了原由,开门见山,直接写出公告事项。
●例如《国务院办公厅关于1987年夏时制的公告》,就不写原由,正文一开始就直陈事项。
公告事项要根据内容多寡来确定表达方式,如果内容较多,要分列条款;
如果内容比较简单,则可不分条款。
(1)告知性公告
●1、通告因由
●用简短的文字写明发通告的原因或目的.例1
●有的通告则说明发通告的法规依据.
●因由部分之后,常用“现通告如下”、“特通告如下”、“特将有关事项通告如下”引起下文的事项部分
●2、通告事项P87
●应写明需要有关方面周知的内容。
事项单一、内容较少的通告,常采用篇段合一式,有的只有一句话
●事项复杂、内容较多的通告,则采取分段分条的表述方式例1
(2)法规性通告
●1、通告的因由
●需简要地说明发通告的目的、法规依据。
●或概述发通告的背景,强调发通告的重要意义,重点是为阐述有关政策的,因由部分篇幅较长.例3
●2、通告事项
●多采用分条列项的写法
●内容较简单的事项,一般一句话即一条。
●内容较复杂的通告,其条目内容少的可以只是一两句话,内容多的可以是一两个自然段。
●3、结语
●可以强调意义或提出希望
●可以执行通告的要求或实施说明
●写法上可以单列一行,如例2,也可并入事项的条文中,如例1中的第六条、例3中的第七条
●有的通告以习惯语“此告”、“特此通告”作为结束语
三、写通告的注意事项
1.不要把“通告”写成“通知”。
“通告”与“通知”是两种不同的公文,其特点、作用和受文对象范围都不相同。
有的单位往往把握不准它们的特点和作用,以为让人们知晓的事项都可用通告行文,结果把一些该用通知的错用了通告,该用通告的又错用了通知。
2.发文目的要明确。
3.通告事项要符合政策规定。
4.通告语言要通俗简洁。
▲通告与公告的区别
相同点:
1、都是周知性公文
2、文体结构相同
3、在写法上要求篇幅简短,语言通俗易懂、质朴庄重。
区别:
●公告适用于向海内外宣布重要事项或者法定事项。
●通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
1、发文内容不同。
公告旨在宣布重要事项和法定事项;
通告的内容则是公布应当遵守或周知的事项,而且业务性强。
通告的使用频率也比公告高。
2、行文范围不同。
公告的告晓对象广泛,即国内外;
通告的告知范围限制在一定范围内,即社会的有关方面。
3、制发单位级别不同。
公告的发文机关级别高,一般由国家一级机关发布;
通告的发文机关级别较低,多由业务主管部门发布。
一般来说,行止性通告、办理性通告,多由政府机关发布;
知照性通告则任何行政机关、团体、单位均可发布。
党务机关一般较少发布公告、通告。
4、发布方式不同。
公告多用登报、广播的方式发布;
通告可用文件形式印发,也可登报、广播或张贴
5、内容重要性
公告:
重大事项;
法定事项
通告:
应当遵守或周知事项
试判断下列情况应用哪种公文行文,确定文种后请拟出标题。
●1、某港务局告知在某水域通过的船只,注意减速避让水文测验船只。
●2、全国人大告知有关职务的选举结果。
●3、国务院宣布采取新税制的有关事项。
●4、某市税务局告知征收2000年度税款事项。
●1、╳╳港务局关于╳╳水域船只减速避让水文测验船的通告
●2、全国人大关于选举结果的公告
●3、国务院关于实行新税制的公告
●4、╳╳市税务局关于征收╳╳╳╳年度税款的通告
※会议纪要
一、会议纪要的适用范围
●《国家行政机关公文处理方法》规定:
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
●会议纪要原作为内部文件使用,1987年以后,才作为正式行政公文。
会议纪要根据会议、会议文件和其他会议资料分析归纳写成,它既可上呈,又可下达,被批转或被转发至有关单位遵照执行,使用广泛。
它的主要作用是沟通情况,交流经验,统一认识,指导工作。
▲会议纪要与会议记录的区别
●第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书,是会议情况的原始记录,是拟写公文的原始参考资料。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
●第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;
会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
●第三,会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。
会议纪要是在会议记录的基础上产生的,它是对会议记录的归纳和概括。
因而它虽然来源于会议记录,但却又明显的不同于会议记录。
二、会议纪要的种类
●按其内容和功用的不同划分,可将常见的会议纪要分为以下三类:
●
(1)指示性会议纪要
●
(2)通报性会议纪要
●(3)消息性会议纪要
●按照会议性质的不同划分,可将会议纪要分为以下两类:
●
(1)日常行政工作会议纪要
●
(2)大型专题工作会议纪要
※决定
1.适用范围:
决定的使用范围很广,党政机关、群众团体、企事业单位都可以使用,2.但布置日常工作或处理局部工作时,一般不宜采用决定文种。
任何机关、单位和团体都可以使用决定。
决定属于下行文。
二、决定的分类
•按照具体用途和内容的不同,可将决定分为以下四类:
•
(1)法规性决定
•
(2)指挥性决定
•(3)奖惩性的决定
•(4)变更性决定
•1、指挥部署性决定:
指对重要事项作出规定,对重大行动作出安排,要求下级有关单位、有关人员贯彻执行。
•2、奖惩性决定:
用于奖励有功人员,处理犯错误人员,以树立先进典型,惩戒不良行为。
•3、事项性决定:
内容比较具体,适用范围比较广泛,适用于:
•批准有关文体,设置或撤销机构;
•变更或者撤销下级机关不适当的决定事项,安排处理人事问题;
•决定召开重要会议,处理某项具体工作等。
※命令
一、可以制发命令的行政机关
●命令(令)是国家行政机关发文的最高级形式。
根据我国法律:
●1、中华人民共和国主席、全国人大常务委员会及其委员长、国务院及其总理、县以上各级地方人民政府及其首长可以发布命令(令)。
●2、国务院各部委首长也可以发布命令(令)。
●按照国家法律、法规的规定,国家税务总局可以用“命令(令)”发布税务规章。
除此以外,其他任何单位和个人不得发布命令。
二、命令的分类
●1、发布令
●即用于发布主要法律法规。
●根据1988年5月31日国务院办公厅的通知,发布行政法规(条例、规定、办法等),由国务院总理签署“国务院令”;
●经国务院批准,国务院各部门(含部、委、行、署、直属机构、国家局)发布行政法规,由部门领导人签署发布命令。
●2、行政令
●即用于宣布实行重大的强制性行政措施。
行政令不附带其他法规,本身具有法规性。
●戒严令也属于行政令
●3、嘉奖令
●用于嘉奖有关人员和单位。
使用嘉奖令必须严肃、慎重,只有影响重大的重要事项才用命令发布。
●发布机构:
国家行政机关、党政军领导机关
●只有嘉奖而不同决定中是奖惩,另是最高规格的嘉奖
●4、任免令
即用于任免国家高级官员。
※请示
一、请示的适用范围
•用于向上级请求指示、批准的公文。
•请示,属于请求性的上行文。
行文的目的主要是对有关事项、问题等,对上级的规定、精神在某些特殊情况下本单位难以执行时,对有关方针、政策、法规不甚明了难以开展工作时,对上级明文规定经请示方能办理的事项,都需要写请示
•请示对于受文者(上级机关)似乎没有什么约束力,但是受文者完全有责任对请示的事项、问题等及时做出应有的答复。
否则,发文者(下级)就无所依据,无所适从,无所作为。
请示是事前行文,其作用在此体现得更为明显。
二、请示的种类
•1、请求指示的请示:
主要是向上级要政策、要办法
•
(1)对某些规章制度中的个别条文不理解,需要上级进一步明确。
•
(2)工作中遇到新情况,新问题,无章可循,感到拿不定主意,掌握不了分寸。
•(3)本单位在较重要的问题上出现意见分歧,需要上级机关裁决。
•2、请求批准的请示:
•
(1)单位、部门出现了某些新问题,对这些问题也有了处理意见,但这些处理意见需要上级机关批准。
•
(2)虽然有章可循,但是上级规定不经过批准不能办理某些事项。
•(3)工作中遇到困难。
例如资金短缺,人力、物力不足等,需要上级帮助解决。
•多用于下级机关增设机构、增加编制、上项目、列计划、申请经费、购置设备等。
•(3)请求批转的请示。
三、请示的结构和内容
•请示主要由标题、主送机关、正文、落款等部分组成。
•1.标题:
•
(1)“A关于S的请示”(其中A代表发文机关、S代表事由)
•如:
《×
市第二商业局关于增设地下消火栓需要资金的请示》
•
(2)“关于S的请示”(省略发文机关,用的相对较少)
《关于宁波港与日本清水港建立友好关系的请示》
标题写作注意:
◆
(1)标题必须写清楚请示的事由(重点);
(例如:
某校的门窗损坏严重,存在安全隐患,急需更换,需要教育局拨付资金解决问题。
我们就可以命题为:
“×
(学校)关于更新校舍门窗所需资金的请示”。
而不要写为:
“关于申请资金的请示”,避免过于笼统、模糊。
)
◆
(2)请示标题中不能写两个或两个以上的事由(受请示内容一文一事的限制)。
如《关于增拨我校招生指标和扩大校舍面积的请示》,应删除其中的一个事由。
◆(3)在标题中不能将请示与报告混为一谈。
如《关于请求增拨我校招生指标的请示报告》,应删去“报告”二字。
千万不要将“请示”误写成“申请”、“报告”或“请示报告”。
•2.主送机关:
指负责受理和答复该文件的直属的上级机关。
主送机关只有一个,其他机关抄送。
主送机关要写单位名称不要写领导者个人。
例如:
向区教育局打请示,一律写“区教育局”,不用“局领导”等其他称谓。
•3.正文:
通常由请示缘由、请示事项及结束语三部分组成。
•请示缘由,请示开头要先写明请示的原因和理由。
•请示事项。
写出请求批复的事项和问题,且要明确提出下级机关对解决这些问题的意见,供上级参考。
•结束语。
常采取惯用语“当否,请批示”,“妥否,请批复”
•4.落款:
写发文机关名称、日期并加盖印章。
请示的写作要求
•1.必须一文一事。
这是撰写请示的基本要求,有利于上级机关一次性迅速批复。
•2.应该逐级请示,不越级请示。
一般不得越级请示,特殊情况越级的,应抄送被越过的上级机关。
•3.不能多头请示。
一般不同时请示两个甚至多个上级机关
•4、不得抄送下级机关
•5、提出初步意见和方案
•6、语气恳切,平实
•不与报告混用;
•不相隶属不行请示;
•不得以机关名义向上级负责人报送(报告、意见);
▲请示与报告的区别:
•1.性质不同:
报告属呈报性公文,常用以反映本部门职权范围内可以解决的问题;
请示属呈请性公文,一般是针对实际工作中遇到的问题无法解决,请求上级帮助或批准。
•2.内容繁简不同:
请示一般一文一事,而综合性报告,内容则可涉及多方面。
•3.行文时间不同:
请示必须是事前行文,上级批复后方可行事,不可先斩后奏;
报告根据情况需要,事前、事中、事后均可行文。
•4.文件处理不同:
对下级的请示,上级无论同意与否,都要及时批复;
报告一般不需批复。
•5.行文目的不同。
请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题,需要上级机关的回复;
报告的目的是让上级机关了解下情,掌握情况,除建议报告外,不需要回复
•6.主送机关不同。
请示只能写一个主送机关,报告可以多头主送。
※通知
1、批转下级机关的公文
2、转发上级机关和不相隶属机关的公文
3、传达要求下级机关办理的公务事项
4、告知需要有关单位周知或执行的事项
5、各级行政机关依法制定的各种行政规章制度,如“条例”、“规定”、“办法”、“细则”等;
各级行政机关也可用用通知印发有关文件
6、任免人员
二、通知的分类P101
●
(一)批转、转发性通知
●
(二)部署性通知
●(三)告知性通知
●(四)发布性通知
●(五)任免通知
※通报
一、通报的主要类型及行文方向
●根据通报的作用和应用范围,可将通报分为三类:
●1、表彰通报。
用于在一定范围内表扬好人好事,推广典型经验,树立榜样,激励作用。
●2、批评通报。
用于在一定范围内批评错误,,纠正不良倾向,揭露违法乱纪行为,重大事故,纠正不正之风。
●批评通报和表彰通报,都是下行文,制发单位没有级别限制。
●3、情况通报。
多用于向有关方面知照应该掌握和了解的信息、动态,以供工作参考;
也可用该传达上级的重要指示和精神
●情况通报多作下行文(将重要情况通报给下属单位,传达重要指示),也兼作平行文。
※议案
一、议案的分类
1、立法议案。
指用于提请审议法律和法规的议案。
人民代表大会是国家的权力机构,也是立法机关。
但只有省级以上人民代表大会以及全国人民代表大会授权的地方人民代表大会才有立法权,党的机关、国家行政机关、企业事业单位都没有立法权。
许多法律法规(草案)首先由政府提出,提请全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会审议通过后,予以确立。
这样的议案就称立法议案,简称法案。
2、政治议案。
指用于提请审议办理重大政治事项和重大问题的方案或意见的议案。
例如外交方面的重大原则问题,民族问题,国家主权问题,民主、法制问题等。
如《国务院关于提请审议批准〈中华人民共和国和保加利亚共和国关于民事司法协助的协定〉的议案》。
3、任免议案。
指用于提请审议决定政府和国家机关主要领导人、国家驻外机构主要负责人任免的议案。
例如《国务院关于提请审议万永祥等二十一位同志职务任免的议案》。
二、议案的结构和写法
●议案是以政府名义行文的,其结构与其他行政公文结构有所不同,写作上也有一些特殊要求。
●议案不能套用现成的有正式文件版头的公文用纸,需要另行印刷。
●议案结构一般包括发文字号、标题、主送机关、正文、签署、日期、主题词、印刷版记等部分。
发文字号可以在标题右上方,也可以在标题右下方,甚至可以省略。
其一般样式为:
1、标题P163
●在介词“关于”后写上“现提请审议”四字
●如果是关于立法的议案,其标题在×
法的名称后用圆括号括上“草案”两字,如《国务院关于提请审议<
中华人民共和国消费者权益保护法(草案)的议案>
》。
2、发文字号
●多用“函”字:
教材例1《国务院关于提请审议<
中华人民共和国检查法(草案)的议案>
》,其发问字号是“国函[1994]124号”
3、主送机关和署名
●议案的主送机关是同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会,只能写一个。
●一般行政公文,最后签署的都是发文机关的名称,而议案有所不同,要由政府首长签署。
议案的名义作者是国家各级行政机关,国务院提交给全国人大的议案,要由总理签署;
各省、市、自治区提交给同级人民代表大会的议案,要由省长、市长或自治区主席签署。
在落款处一般签署机关的名称和机关最高领导人的职
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