采购管理制度最终版.docx
- 文档编号:4182761
- 上传时间:2023-05-06
- 格式:DOCX
- 页数:11
- 大小:20.14KB
采购管理制度最终版.docx
《采购管理制度最终版.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《采购管理制度最终版.docx(11页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
采购管理制度最终版
采购管理制度
一、需求计划:
第一条:
劳务队伍的材料、设备需求计划由劳务队伍进行提报,项目部审核。
不涉及劳务分包队伍的材料、设备需求计划由项目部相关人员提报、项目经理签字确认。
第二条;需求计划应包括名称、规格型号、质量等级标准、需求时间(分批供货的应注明)、使用部位等内容。
能够一次提报的尽量一次提报,以避免增加采购成本和延长供货时间。
需求计划应准确、及时。
需求计划应提前7日报出,加工期较长的,应相应提前提报。
应急采购需提前3天提报计划。
第三条:
成本部对需求计划的数量进行审核,以避免计划数量超过定额数量,造成不必要的浪费,给公司造成损失。
二、信息搜集及市场考察、调研:
第一条:
采购部应及时搜集各种市场及供应商信息,建立供应商信息库,做好信息登记和样品的保存,并及时更新。
第二条:
项目所在地的供应商信息由项目部提供。
第三条:
供应商的选择应尽量在供应商信息库中选择。
供应商信息库不能满足要求时,可另行寻找其他供应商,并纳入供应商信息库。
第四条:
采购部应及时将成交供应商的信息移交项目部(合同、样品等),以便于对供应商的管理及进场产品的验收和移交。
第五条:
对质量、价格差异较大及比较重要的材料、设备,原则上应对供应商进行考察,考察的主要内容有:
1)供应商的资质、资格(营业执照、注册资金、相应的许可证、资质等)、供应商的性质(厂家或代理商、经销商)
2)供应商的供货能力(供货期、生产能力、负债能力)
3)供应商的产品状况(产品性能、档次、价格区间,可能的利润空间等)
4)供应商的社会信誉
5)供应商对本项目的关注度(态度是否积极、合作愿望是否强烈等)
6)供应商的财务状况(是否频临破产)及法律状况(是否有诉讼)
第六条:
在被考察的供应商数量较多时,可先进行筛选,避免考察工作量过大,浪费不必要的人力、物力和时间。
一般选择至少3家进行考察。
考察数量过少,则可能错失更好的供应商,造成选择过于片面。
第八条:
供应商的考察由采购部组织,考察人员一般由采购部人员、相关专业技术人员组成,或者由领导指派。
第九条:
考察结束应出具书面的考察报告,同时提出考察意见,并由全体考察人员签署。
三、供应商的确定:
第一条:
供应商确定的原则是:
供应商能够完全满足公司的要求。
包括产品质量、产品价格、供货期、售后服务、付款条件等方面。
第二条:
由招标或竞争性谈判方式采购的产品,由评审小组确定供应商排名,出具推荐意见,报总经理批准后,确定供应商。
第三条:
询价或市场比价采购的产品,由参加人员出具推荐意见,报总经理批准后,确定供应商。
第四条:
项目部小额及零星采购由项目部出具采购意见,经项目经理批准后,确定供应商。
第五条:
以上所有资料均应在采购管理部存档备案。
四、合同的签署:
第一条:
合同签署前必须先确定供应商,供应商的确定必须得到批准。
第二条:
大额采购(1万元以上)原则上应签订合同,小额及零星采购经批准后可不签订合同,或因特殊情况,经总经理批准,可不签订合同。
第三条:
材料、设备采购合同由采购管理部负责起草并组织评审,经经合同评审小组评审,报总经理批准后方可签署。
第四条:
合同签订后由成本部存档备案,并发送项目部、财务部,以便于履约管理。
五、履约管理:
第一条:
履约管理包括供货、验收、付款、保修、售后服务等。
第二条:
合同签订后,由采购管理部负责按照合同及需求计划约定的时间督促供应商供货。
货物进场后,由项目部组织验收和移交,并办理相关手续。
采购管理部有派驻人员的,由派驻人员负责。
第三条:
分批供货的,第一次供货由采购管理部组织供货,以后的供货由项目部依照工程进度组织供应商供货。
采购管理部有派驻人员的,由派驻人员负责。
第四条:
采购管理部依据验收移交证明对供应商付款,付款程序执行财务部规定。
第五条:
采购管理部配合项目部对供应商的管理工作,并提供支持。
六、采购管理部与项目部的采购职责划分:
为保证工程的顺利进行、保证材料的及时供应,根据项目规模的不同,特对项目部与采购管理部的采购范围做如下划分:
第一条:
所有的材料、设备的采购工作统一归采购管理部管理,项目部的采购工作接受采购管理部的管理和监督。
第二条:
项目部应安排专人负责采购工作,项目经理负责采购工作的管理和审核。
项目部应积极配合采购管理部的工作,尤其是专业性较强的材料、设备,项目部应提供相关的技术和市场支持。
第三条:
从一个供应商处每次采购金额在3000元及以下的由项目部负责采购。
第四条:
项目部无采购管理部派驻人员的,单次采购金额虽然超过3000元,但需从不同供应商处采购,且单次采购总不超过金额5000元的,由项目部负责采购。
第五条:
无论金额大小,在项目所在地无法采购到的,由采购管理部负责采购。
第六条:
特殊情况,如应急采购、异地采购时间较长、费用较大的采购、属于项目当地特有的材料,经公司领导批准后,可由项目部负责采购。
七、甲方供材的管理:
第一条:
甲方供材由劳务分包单位提报,项目部审核,并由项目部上报甲方;无劳务分包单位的由项目部提报并报甲方。
第二条:
项目部负责甲方供材的接收工作,项目部有权拒绝接收不合格产品(甲方另有规定的除外)。
采购管理部有派驻人员的,由派驻人员负责。
第三条:
收料单应注明产品名称、规格型号、数量、单价、合价等信息,以备结算及对账时使用。
第四条:
甲方供材尽量不要出具验收合格证明,以避免使用过程中出现不合格品的纠纷。
甲方供材的检验、检测及所发生的费用由甲方(供货方)负责。
第五条:
甲方供材应由供应商卸至指定地点,避免二次倒运,增加费用。
第六条:
甲方供材收料单应每月报送成本部、采购管理部。
第七条:
结算时的甲方供材对账由项目部负责。
采购管理部有派驻人员的,由派驻人员负责。
八、材料现场管理:
第一条:
采购管理部和各项目部采购的材料、设备在采购后必须入库,均应及时办理验收移交手续或开具入库单、出库单。
《材料/设备进场验收、移交单》为入库及验收、出库一单制表格,一式四份涉及金额及数量较大的材料进场时填写,采购人员一份(入库)、材料管理员一份,领用人一份(出库)、存档一份。
零星采购或小型采购开具统一格式的一式三份入库清单即可。
零星采购或小型采购的材料、设备出库时需开据出库单,领用人签字。
出库单要一式三份,一份工地留底,一份随同报表传回公司采购管理部,一份领用人自留。
第二条:
采购管理部和各项目部均应建立材料、设备的台账(表格见附表)。
台账记录应及时准确。
第三条:
各项目部每月应进行材料、设备的盘点(盘点表见附表)。
第四条:
各项目部每月5日前将上月采购的材料、设备进行汇总统计(包括甲供材)后以报表方式报采购管理部,由采购管理部进行汇总后报集团机物部。
(汇总表见附表)。
第五条:
工程结束后,项目部应对剩余的材料、设备进行盘点,并填写盘点表。
对剩余的材料、设备应妥善保管。
盘点表报采购管理部和财务部。
第六条:
采购管理部负责对材料、设备的使用和保管情况进行监督和检查。
九、出入库清单的规范
第一条:
所有材料设备都必须入库,入库时必须严格验收。
在保证其质量合格的基础上实测数量,根据不同材料、设备的物质特性,采取点数、丈量、过磅、量方等方法进行量、质验收,准确无误的填写入库单。
入库单要一式三份,一份作为工地填写台帐的依据,一份附在记帐凭证上随同凭证传回公司财务部,一份随同报表传回公司采购部,以备公司采购部及时快捷地掌握工地设备物资购买情况,并准确的建立台帐。
第二条:
材料、设备物资出库时要详细记录出库时间、出库数量、出库时状态、出库时的价格、使用处、领用人等,并开据出库单,领用人签字。
出库单要一式三份,一份工地留底,一份随同报表传回公司采购管理部,一份领用人自留。
第三条:
设立单独的工班领用本,记录每个工班领用的各种物资材料。
记录其名称、型号、数量、金额、领用时间、领用人。
第四条:
材料管理人员必须详细的对材料、设备的入库清单、出库清单进行过帐登记,保证出入库及库存数量前后相符。
第五条:
对于项目上开具的入库单和出库单每月5号之前随同凭证一同寄回公司。
漏报一项罚项目管理人员100元。
十、台帐的填写
第一条:
根据材料设备的分类,结合项目部采购清单建立台帐:
台账采用专用材料账本登记。
并区分低耗、工具台帐;材料台帐和重点物资台帐。
第二条:
低耗、工具台帐:
要记录名称、型号、现库存数量、本期购买数量、单价、金额、领用日期、领用人姓名、使用情况、交回情况、损耗情况等。
第三条:
材料台帐:
要记录材料的购进(包括从公司发来的、从供应商发来的)时间、数量、单价、金额、领用时间、领用人、数量、单价、金额、使用情况、消耗情况等。
第四条:
重点物资台帐:
详细记录重点物资的名称、型号、进量、用量、单价、金额、库存等。
十一、报表的填写
第一条:
对于设备报表:
要详细填写设备的名称、型号、数量、状态,特别要数量属实,对新购的、报废的、丢失被盗的设备,要及时的、明确的在报表上体现出来,以备退场时清点核对。
第二条:
对于材料报表:
在填写材料报表时要详细填写材料的名称、型号、上期的库存数量、本期新购的数量、金额、本期消耗的数量、本期剩余库存数量。
本期的剩余库存就是下期报表的初库存。
根据本期消耗,汇总本期发生的低耗费、维修费、安全施工费、材料费,以备与财务成本报表中各项成本费用进行核对。
第三条:
材料设备报表必须每月报一次,且须在每月的5号之前报到公司,每推迟一天扣项目管理人员50元,两天再加倍,特殊情况除外。
第四条:
材料设备报表填报必须准确无误。
对于报表中出现的数量错误或逻辑错误,每出现一次罚项目管理人员20元,同时对于瞒报、漏报的设备物资,每查实一例扣相关人员100元。
十二、丢失被盗处理
对于丢失被盗的物资材料,要详细清查其丢失的数量,按新购的价格进行计算价值,明确材料物资的看护、丢失、被盗、被抢过程中涉及到工人的范围,然后根据具体情况各咎其责。
项目经理要及时做好跟踪检查、并做好跟踪检查记录。
在发生任何一期丢失被盗事件,项目经理必须在两天之内把丢失被盗经过、价值、责任人、处罚意见以书面材料汇报给公司。
两天内未报到公司的视为漏报,对于漏报、瞒报的,每经查实一次罚项目管理人员及责任人500元。
十三、制度检查与执行
第一条:
本制度适用于公司所有工程物资的采购管理工作。
第二条:
公司各部门、各项目部应严格执行本制度。
采购管理部每月对项目部的制度执行情况进行一次检查,并将检查情况进行通报公布。
对本制度的执行情况纳入绩效考核范围。
第三条:
对本制度拒不执行或执行不力的单位和个人,将给予100-500元的经济处罚或行政处罚。
项目材料/设备需求计划表
编号:
日期:
年月日
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
需求时间
使用部位
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
编制单位:
编制人:
项目经理审核:
成本部审核:
进场材料/设备验收、移交单
供货日期:
年月日
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
使用部位
备注
供货单位:
接收单位意见:
项目部意见:
采购管理部意见:
甲方供材收料单
供货日期:
年月日
序号
材料名称
规格型号
单位
数量
单价
合价
备注
总计
大写:
供货单位:
接收单位:
项目月份库存物品盘点表
物品名称
规格型号
单位
单价
数量
金额
备注
经办人:
审核人:
日期:
年月日
项目月份材料/设备统计报表
序号
材料/设备名称
规格型号
单位
单价
上期库存
本期新购
本期出库
本期库存
备注
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
部门:
编制:
审核:
日期:
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 采购 管理制度 最终版