人事档案管理业务流程Word格式文档下载.docx
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总经理/分管领导
员工
节点
A
B
C
任务名称
任务程序、重点及标准
时限
相关资料
材料收集
程序
1《个人简历》
2、《相关材料》
B2
由行政及人力资源部建立公司员工的人事档案,档案材料包括:
个人简历、培训经历、资格认证证书、考核奖惩材料、录用材料、其他材料等
每月1次
C2
员工应积极提供材料
即时
统一装订
1个工作日
重点
标准
真实、严密、完整
档案编号标识
B4
编制档案内容明细目录,形成人事档案目录一览表
A4
报上级审核
将档案编号,并做出标识
档案编号,并做出标识
准确、合格、严密
档案归档入库
行政及人力资源部应定期或不定期收集员工资料
审核、分类、整理后查看是否符合要求
B7
按资料内容进行归档
B8
在档案明细表上补填相应内容,将档案入库
档案管理制度
节选公司《人力资源管理制度》第十章人力资源信息管理
1.人力资源信息管理
1.1为保障合理配置人才,公司行政人事部组建人力资源信息中心,并做好人才储备工作,即建立内部人才和外部人才信息库。
1.2内部人才信息库是对公司内各类管理或专业人才进行动态掌握,包括对员工简历、考核资料、培训记录以及其它材料的整理归档。
外部人才信息库是在本公司外部人才市场上,对公司目前需求或预期需求的各类管理或专业人才,尤其是同行业甚至竞争对手的人才的信息收集情况。
1.3公司将借助现代化的人力资源管理软件,逐步实现人力资源管理信息化。
2.人事档案管理的基本要求
2.1公司行政人事部负责人事档案工作的归口管理。
2.2人事档案管理必须严格确保材料保密。
3.确立两级档案管理制度
3.1一级档案为本办法所指人事档案,是员工入司随转的人事档案材料;
3.2二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料
4.人事档案分类
第一类:
履历材料;
第二类:
自传材料;
第三类:
鉴定、考核、考察材料;
第四类:
学历和评聘材料;
第五类:
政治面貌材料;
第六类:
奖励材料;
第七类:
处分材料;
第八类:
录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;
第九类:
其他可供组织上参考的材料。
4.1一般文档管理
4.1.1行政人事部文件
(1)行政人事部正式形成发出的文件、传真、通知等,除保密薪资文件外,均应保存一份原件或复印件归档,年终按内容类型、依成文时间编号装订成册;
(2)人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的业务资料等,由各经办人归口管理、保存。
年终根据内容价值酌情归档;
(3)薪资福利类保密文件由薪酬主管自行建档保存。
4.1.2公司文件
包括百江投资及公司发文、请示和报告(除保密的薪资内容),平时收文即入活页册保存,年终编排目录,装订成册归档。
4.1.3外部文件
包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文,社会公开资讯等,应作为公开业务资料共享。
4.2员工人事档案管理
4.2.1行政人事部负责管理(建立、接转、保存、整理)员工的人事档案。
4.2.2行政人事部一般情况在员工试用期满,办理员工档案转入事宜。
4.2.3员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在"
终止/解除劳动关系手续清单"
上签字,确认无遗留问题;
4.2.4查阅员工人事档案应经行政人事部经理批准,并办理登记手续。
档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
4.3员工管理档案的管理
4.3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。
包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。
建立此档案旨在方便内部管理;
4.3.2员工管理档案自员工到岗之日建立,每人一份,按进公司时间归类。
员工终止/
解除劳动关系时,应归进员工人事档案的材料归入人事档案,员工管理档案封存;
4.3.3员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利(休假、医疗、工伤、教育培训等)、奖惩、考核、体检等所有材料的原件,行政人事部指派专人负责管理;
4.3.4员工管理档案中不应包含秘密内容,行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。
任何人员不得私自更改管理档案内容;
4.3.5员工管理档案仅供公司内部使用。
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