档案管理教案.docx
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档案管理教案
档案管理教案
第1章档案概论
教学要求:
使学员档案各方面基础知识有所了解
第一节 档案的定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
也可简便表述为:
档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了这种表述外,还可以表述为:
国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
为了简便起见,也可表述为:
原始的历史记录。
第二节档案的主要作用
1、机关工作的查考凭据
档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,它是任何一人政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。
档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询资料,借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。
否则,只靠记忆处理工作则有时无以为凭,或往往有失准确,对间隔日久的事务难免被人遗忘。
2、生产建设的参考依据
档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。
从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。
当今日益增多的科学技术档案,更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。
但是,无论普通档案,还是科学技术等专门档案,总的来说,都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况,都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息,对制订经济计划,检查和总结生产情况,推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等,都是重要的参考材料。
第三节档案发挥作用的规律性
1、档案对机关的作用和社会作用的双重性
2、档案机密性的递减律
3、档案科学文化作用的递增律
4、实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制
B、受公众对档案认识水平的限制
C、受档案管理水平的限制
第2章 收集工作
教学要求:
重点掌握档案归档制度及各方面文档整理需注意的事项
教学重点:
各式档案类型及如何归档
一、归档制度
1、归档制度
把档案向档案室移交,称为归档。
在我国归档成为一种制度,称为归档制度。
2、归档时间第二年六月份以前。
也可灵活处理。
3、归档范围:
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》于2006年12月18日公布,在这一文件中有详细规定。
各单位可根据这一文件精神,结合本单位实际情况,制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。
该归档范围规定如下:
第一条为便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;
(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条各机关应根据本规定,结合本机关职能和各部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。
军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
第三章整理方法
一.装订
归档文件应按件装订。
装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制在后;转发文在前,被转发在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。
二.分类
归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
三.按年度分类
将文件按其形成年度分类。
四.按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类。
五.按机构(问题)分类
将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)
六.排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
七.编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项
全宗号:
档案馆给立档单位编制的代号。
年度:
文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
保管期限:
归档文件保管期限的简称或代码。
件号:
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为:
在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。
馆编伯号按进馆要求标注。
八.装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
九.档案盒
档案盒封面应标明全宗名称。
档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)。
其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。
第4章 档案整理工作
教学要求:
使学员学习整理档案过程中的步骤
第一节 整理工作概述
一、整理工作的意义
档案整理的质量直接关系到档案的利用。
档案整理工作,在档案总体管理中具有重要意义。
它是档案利用、开放,发挥档案作用的一项前提条件,是整个档案工作中重要的基本建设。
它是开发档案信息资源的重要基础,档案整理科学化和标准化的提高,对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
二、整理的内容和步骤
(一)内容包括:
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制。
(二)步骤可分为:
1、了解情况,拟订方案
主要应了解立档单位的情况(其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记),还应了解全宗的数量,所属年代(形成时间),主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
2、区分全宗和分类
3、细分和组卷、草拟案卷标题
4、初步排列案卷顺序,检查分类是否合理,弄进行适当调整。
5、全面审查修改标题。
6、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
对某些破损的文件进行裱糊。
案卷的排列以全宗为单位,按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。
排列方法要统一,不能随意变动。
三、整理工作的原则是
(一)充分利用原有基础
1、充分地重视和利用先前的整理基础,以确定档案整理的任务和要求,不要轻易打乱重整。
2、在整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、文件在来源方面的联系。
文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位,有机地形成的。
形成文件的这些单位,使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
2、文件在时间方面的联系。
形成档案的机关和个人所进行的具体活动,都有一定的过程和阶段性,因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、文件在内容方面的联系。
文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中,为了解决一定问题而产生的。
它的形成者的特定活动,使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。
文件的内容必然通过一定的形式表现出来。
所谓文件形式,包括它的内部形式和外部形式两方面:
种类、名称和载体、记录方式等。
这也构成了文件之间一定联系。
对于保持文件之间的联系,应该辩证地看待和处理。
四、档案的销毁
机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行。
档案的销毁一定要慎重。
五、档案保管期限表
一、作用
(一)能够统一鉴定认识,避免人为的局限性和片面
性,使鉴定有章可循。
(表虽是主观制度,但较接近于客观)
(二)能够保证鉴定工作质量。
(表是通过长期实践总结出来的)
(三)能够提高鉴定工作的效率,加快档案鉴定速度。
(根据表把档案对号入座,较为方便,速度又较快)
(四)可以防止任意销毁档案文件,维护档案的完整与安全。
(有保管价值的文件一般都归入了保管期限表)
(五)立卷时可以据此考虑文件的价值,把具有相同价值、联系密切的文件材料组合在一起,不同价值的文件材料分开组卷,保证案卷质量,为日后进馆复查打下了基础。
二、类型
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、机关档案保管期限表
第五章档案保管工作
第一节 档案保管工作概述
一、保管工作的含义为:
1、库房管理
2、档案流动过程中的保护
3、保护档案的专门措施
二、保管工作的任务有:
1、防治档案的损坏;
包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命;
3、维护档案的政治安全,防止泄密。
三、基本要求
1、以防为主,防治结合
2、加强重点,照顾一般
3、自力更生,勤俭节约
4、立足长远,保证当前
四、意义
档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。
档案保管工作质量的高低,对提高档案管理工作水平具有重大的影响,甚至在一定条件下具有决定性的影响。
为档案管理工作提供物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。
第二节 档案保管的基本物质条件
一、档案库房
二、档案装具有
1、档案箱
2、档案架
3、档案柜等
三、包装材料有
1、卷皮
2、卷盒
3、包装纸等
第三节 档案库房管理
一、库房编号有两种方法:
1、为所有库房编一总的顺序号
2、分区编号
二、排架和编号
1、整齐一致
2、避光通风
3、空间利用
4、统一编号,顺序是从左到右、从上到下。
三、全宗的排列和档案的存放
1、全宗的排列
一个全宗的档案放在一起
按全宗号流水排列法和全宗分类排列法两种
按全宗群排列的方法
全宗编号和在库房的实际排列顺序
2、存放方式
竖放和平放
四、档案存放位置索引
五、档案代理卡
为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查,可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上,这就是“代卷卡”或“代理卡”。
六、全宗卷
全宗卷是在管理某全宗过程中形成的,以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。
通常包括:
移交和接收全宗的文据,立档单位和全宗历史考证,全宗整理工作方案,立卷说明,全宗内档案数量和状况的检查登记和报告,档案鉴定的报告和销毁清册,全宗指南、档案利用的重要登记等。
全宗卷应单独集中,按全宗顺序保管。
当全宗转交给另一档案馆(室)保管时,其相应的全宗卷也随同全宗移交。
七、温湿度调节和清洁卫生
请详见《档案保护技术学》。
八、保卫和保密
九、防火
十、档案在搬运中的保护
十一、安全检查
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