XX地产成本合约部商务部建设工程招标管理细则.docx
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XX地产成本合约部商务部建设工程招标管理细则
建设工程招标管理细则
编制:
商务部
日期:
2011年6月23日
第一章前言
第一条为了规范公司工程招标流程,加强公司招标管理建设,健全公司招标管理体系,推动招标管理制度的执行,制定本规定。
第二条本规定包含招标管理的主要内容和管理原则,是招标部门工作手册的指导性文件。
第三条塑造公司的良好社会形象,构建公司的诚信体系,实现公司利润的稳步快速增长。
第四条严格遵守工程招标管理规定,确保各项招标工作的按时、高质量的完成。
第二章招标管理规定
1.招标管理
1.1目的:
为规范公司工程招标管理,维护公司权益,在保证项目质量、工期等要求的前提下,以合理低价选择最满意的投标单位,制定本管理细则。
1.2.职责
◆董事长、总经理是公司招标工作的最终决策者。
◆公司招标工作小组是公司招标工作的领导机构,负责公司招标工作全过程的监督、检查。
◆商务部是公司招标工作的主要执行部门,负责本管理细则的制订、修改、指导、解释,以及招标工作的日常组织工作。
◆其他执行部门(视招标项目类型而定,包括工程部、设计部、营销策划部等)负责所招标项目其职责范围内的相关工作。
1.3.遵循的原则
◆全面招标原则:
凡是符合招标条件的工程项目都以招标方式确定承包单位;
◆整体招标原则:
禁止将项目肢解或化整为零,规避招标。
◆资质审查原则:
所有投标单位都要经过资格预审,符合推荐标准的投标单位才具备参与投标的资格。
◆透明公正原则:
整个招标过程务必有充分的透明度,各部门间积极配合、全面沟通、信息共享、杜绝暗箱操作。
◆合理低价中标原则:
选择的中标单位应在满足招标项目所有要求的前提下(满足项目要求包括投标单位的资信条件及技术标符合性鉴定的内容)、报价低且合理(以标底价和其他成本构成资料作为判断标准)。
◆保密原则:
要做好标底、投标文件、评标、定标等内容的保密工作,以防影响招标、定标的公正与效果。
2.机构及职能
2.1招标领导机构
◆公司成立招标工作小组。
招标工作小组是招标工作的领导机构,负责领导、实施招标各项工作,向招标决策者汇报招标各项工作。
招标工作小组由公司董事长办公室公告指定组成。
◆招标的执行部门主要包括商务部、工程部、设计部、营销部。
2.2主要执行部门职能划分
◆商务部的主要职能:
主持招标日常工作。
负责收集投标单位资源、对投标单位资格预审、向考察小组提交投标考察单位名单、编制招标文件、发放招标文件、编制标底,组织招标答疑、接收回标文件、组织开标、评标、议标竞价、控制招标工作进度、合同谈判及招标资料的收集、整理、归档、保存。
◆工程部的主要职能:
组织投标单位考察、编制招标范围、工期要求、进场计划、施工平面布置要求、技术标准及要求、配合商务部招标答疑、参加开标、负责技术标的评定、参与议标竞价、协助商务谈判。
◆设计部的主要职能:
负责提供招标图纸并进行设计优化、提供招标材料标准及品牌、配合商务部招标答疑。
◆营销策划部的主要职能:
组织营销策划类投标单位考察、编制招标文件工期要求、进场计划、技术要求、配合商务部招标答疑、参加开标、负责技术标的评定、参与议标竞价、协助商务谈判。
3.招标方式
招标可采取的方式:
公开招标、邀请招标、议标。
4.适用范围:
◆本管理细则适用于尚模公司所属各子公司开发项目的工程、设计、勘察、物资、营销、服务等的招标,其中估算金额(工程造价)在10万元以上(含10万元)的项目,必须以邀请招标的方式选择合作单位。
◆估算金额(工程造价)在10万元以下的项目可按照货比三家、合理低价的原则,经填报《承包商考察结果审批表》,报公司总经理批准后确定合作单位。
◆招标项目一般不采用公开招标方式,除政府部门或公司领导指定外。
◆经公司领导特批确认审批的合作伙伴,可不经招标程序。
◆某些政府垄断工程,可采取议标方式,如供水、供电、燃气、有线电视等。
5.招标程序
◆公开招标的工作程序:
发布招标公告、发售资格预审文件、对潜在投标人进行资格预审、向资格预审合格的潜在投标人发售招标文件、组织投标人考察现场,召开标前会议、接受投标人的投标文件,公开开标、评标、议标、定标、中标公示、签订合同。
◆邀请招标的工作程序:
接收招标申请表、进行招标前期准备(收集投标单位并提交考察名单、编制招标文件、编制标底)、发布招标邀请、发标、答疑、回标、评标、议标、请示、定标、签订合同。
◆议标的工作程序:
确定议标单位、报价、议价、请示、定标、签订合同。
6.工作纪律
◆招标工作人员不得向公司、同部门、其他部门无关人员透露任何有关招标文件、投标单位、投标价格等方面的信息。
◆招标工作人员不得随意向公司同事、其余第三方以任意的方式传递、复制、拷贝与招标有关的任何资料。
◆与招标相关的各家投标单位的回标文件、标书评审报告、价格分析、中标价格、中标决定均属于保密范畴。
◆招标工作人员应注意招标资料、回标资料保密,不得将涉及招标的保密资料随处乱放,以免发生泄密。
◆招标工作在离开座位时,须将保密资料妥善保管,不得随意放置。
◆招标工作完成后,招标工作人员应将招标所有资料及时交由部门文员存档,作废的标书、报价、评标报告、价格分析等保密资料应及时销毁。
◆非招标负责人员,不得随意打听任何与招标相关的信息。
◆参与开标会议、议标竞价会议的人员须对投标单位及其所填报的价格严格保密,不得随意向外透露,亦不得向公司无关人员透露。
◆参与开标会议、议标竞价会议时,与会人员不得随意离场,不得使用无线电通讯联系。
◆议标竞价会议只允许部门经理及以上的人员参加。
◆对于违反制度,给公司造成损失的工作人员要处以警告、通报批评、罚款、赔偿损失、开除等相应的惩罚,情节特别严重的送司法机关处置。
第三章招标实施规定
1、公开招标
1.1签订委托协议:
◆招标人委托招标代理机构的,应当与招标代理机构签订委托协议,确定委托招标代理的事项,约定双方的权利和义务。
招标代理机构在招标人委托范围内办理招标事宜。
◆招标人自行办理招标事宜的,对于依法必须招标的项目应当向有关行政监督部门备案。
1.2进入招标程序:
参照第5条公开招标程序及邀请招标的细化流程。
2、邀请招标
2.1邀请
◆采用邀请招标方式进行招标的,须进行投标邀请。
◆拟邀请的投标单位名单由商务部负责草拟,经考察合格后,报公司审批通过后,确定为投标入围名单。
◆经确定有效的投标入围名单,商务部应填写《邀请投标函》并发送至投标单位,邀请函需注明联系人及联系方式。
◆邀请招标函不得加盖公章,发放的方式可以是电话、快递、传真、电子邮件。
2.2编制招标文件
2.2.1招标项目(估算金额)在人民币10万元以上200万元的,商务部不编制招标文件,只向邀请的投标单位提供招标图纸及相关技术资料等。
2.2.2招标项目(估算金额)在人民币200万元以上(含200万元)的,商务部负责编制招标文件,同时向邀请的投标单位提供招标图纸及相关技术资料。
2.2.2.1标准(示范)招标文件
◆招标文件实行标准化管理,逐步建立适应公司招标需求的标准版本招标文件。
标准(示范)招标文件由商务部组织起草,工程部、设计部、财务部负责协助,由公司审批通过后,作为公司该类招标的标准示范文本。
◆标准(示范)招标文件的组成
标准(示范)招标文件分为四部分组成:
1、招标文件2、合同文本3、技术标准要求4、附件资料5、施工图纸6、工程量清单(如有)。
◆编写要点
工程项目计划开工时间、总工期、阶段控制工期、标段划分、现场所能提供条
件(包括临水、临电、临设用地、施工机械要求、场地硬地化、劳动力要求、技术管理要求等等)、工程技术规范、施工要求等要求由工程部负责提供,商务部编入招标文件中。
·商务部负责将各协助部门提供的招标要求进行汇总,编入招标文件中,然后发起评审进行审批。
◆招标文件评审
·招标文件的评审方式可分为纸质文件评审或会议评审两种方式,在招标时间较为紧急,可采会议评审的方式进行,事后补办纸质文件评审。
·招标文件进行评审需填写《招标文件评审记录表》
·标准(示范)招标文件一经公司审批通过后,其招标通用条款可不须评审,直接进入招标文件;
·对于标段划分、现场条件、施工要求等专用条款须经公司各职能部门评审,报招标小组领导审核,公司总经理审批通过后,方可作为正式招标文件予以发放。
◆招标文件的确定
·招标文件需经公司审批同意后,方可作为正式的招标文件进行发放。
·招标文件的审批应总经理、董事长的最终审批意见为准。
·如因时间原因,无法满足审批后进行发放招标文件的,在回标前需完成招标文件的审核,同时对于审核过程的修改和调整,应以补充通知的方式对招标文件进行调整。
◆招标文件审核职责
招标文件编写部门:
商务部、工程部、设计部、营销部
招标文件评审部门:
工程部、设计部、营销部、法律顾问
审核人:
招标小组主管领导
审批人:
总经理、董事长
2.3投标单位数量
◆预计金额在1000万元(含1000万元)以内的工程,确定投标单位名单时,须保证发标时实际响应投标的单位数量不得少于3家。
◆预计金额在1000万元以上的工程,确定投标单位名单时,须保证发标时实际响应投标的单位数量不得少于5家。
◆同一招标批次拟确定的中标单位数量为2家时,实际响应投标的单位数量不得少于5家。
◆同一招标批次确定的中标单位数量为3家时,实际响应投标的单位数量不得少于8家.
◆回标时,投标单位数量不足的,可由招标工作小组增补投标单位名单,并依据投标时间,决定是否延迟开标,以便增补投标单位有足够时间编制标书。
◆投标入围名单由招标主要办事机构拟定,上报招标领导小组进行审批,经公司总经理、董事长审定后执行。
2.4发标
◆发标工作由商务部组织实施。
◆发标应做好发标登记,登记领标时间、招标文件的组成部分、是否具备图纸、是否交纳投标保证金、是否交纳施工图纸押金、留下联系人及联系电话。
◆发标时,应根据图纸多少收取一定的图纸押金,押金的具体标准由招标小组确定。
2.5现场踏勘
◆现场踏勘由工程部组织实施,商务部和项目部共同参与。
◆未在规定时间内进行现场踏勘的投标单位,工程部不再单独组织,自行进行踏勘。
2.6投标答疑
◆投标答疑由商务部组织实施,工程部、设计部、营销部共同参与。
◆投标答疑可以是现场答疑、书面答疑两种形式。
◆答疑前,由商务部统一收集投标单位的疑问,收集完后,发放至工程部、设计部、营销部进行答疑。
◆商务部根据统一汇总各部门的问题解答,可于现场答疑时逐条回复,若不采用现场答疑的,则统一由商务部汇总编写书面答疑文件,报招标小组及公司领导审核批准后发放至各投标单位。
◆书面答疑文件作为招标文件的组成部分
◆对未在招标文件规定时间内提出的投标疑问,商务部可有权选择不予解答。
2.7回标
◆回标工作由商务部组织实施。
◆回标时做好回标登记。
在回标记录表中记录回标时间,记录回标文件是否齐全、图纸是否退回、图纸有无残缺。
◆投标单位对回标记录表所记录的进行签字确认,并留下联系人及联系电话。
◆投标单位应在规定日期之前将投标文件送交商务部,在投标截止日期之后,商务部不再接受投标文件。
2.8开标
开标工作由商务部主持进行,招标小组全体参与,开标时应集体在场(人数不得少于三人),标书应现场启封,启封完毕后根据各投标单位的报价情况填写《开标记录表》后,在商务部宣布开标情况后,集体签字确认。
2.9评标
◆开标完成后,由商务部、工程部共同对回标文件进行评审。
◆商务标由商务部负责评标、分析、清标,编写评审结果。
◆技术标由工程部负责评标、分析,编写评审结果。
◆带设计方案投标的和需确认材料样板的,其投标设计方案的合理性、材料样板的效果由设计部负责评定,其投标设计方案的经济性由商务部负责评定,综合评定后对样板进行当场封存。
◆商务部在进行商务标评审时,对于商务标书中存在的问题,由商务部统一组织进行清标,清标将作为最终议标竞价的风险提示,投标单位对商务标书风险提示后进行风险确认,投标单位将会在议标竞价时充分考虑其商务标书存在的风险。
◆商务部汇总商务标及技术标评定结果后,统一向公司递交评标结果。
2.10定标
2.10.1定标程序:
2.10.1.1商务部提交评标结果后,如该次招标项目总造价﹤人民币200万元的,则统一采用议价的方式分别与投标单位进行洽谈,洽谈完成后,根据议价的结果结合技术标现场答辩,经招标小组讨论后提出定标建议,由招标小组向相应权限领导进行汇报,由相应权限领导审定中标单位的中标价格及中标条件。
2.10.1.2商务部提交评标结果后,如该次招标项目总造价≧人民币200万元的,则统一组织进行议标竞价,议标竞价完成后,根据议标结果结合技术标现场答辩,经招标小组讨论后提出定标建议,由招标小组向相应权限领导进行汇报,由相应权限领导审定中标单位的中标价格及中标条件。
2.10.2现场技术答辩
·现场技术答辩由工程部组织实施。
·由投标单位在施工组织、总工期进度、各节点工期进度计划、工程质量保证措施、安全文明施工保证措施、项目人员组成及能力素质等方面进行陈述,并接受工程部的现场咨询答辩。
2.10.3议标竞价
·议标竞价由商务部组织实施,组织招标小组成员及相关领导出席议标竞价会议。
·竞价开始前,由商务部对招标条件、合同文本等相关内容向各投标单位进行风险提示,并宣布议标竞价规则。
·风险提示完成后,商务部宣布进行第一轮议标竞价,投标单位填写第一轮《议标竞价表》,填写完毕后交商务部进行汇总登记,所有的投标单位提交《议标竞价》表后,商务部统一填写《开标记录表》。
·第一轮竞价完成后,商务部当场宣布第一轮的最低报价,并宣布进行第二轮议标竞价。
·以此类推,议标竞价原则上不超过三轮,如在最后一轮出现两家(及以上)的报价相同时,经招标小组同意后,可就其相同报价的单位增补一轮竞价。
·每一轮议标竞价时,允许投标单位的议标代表临时离场协商其竞标报价,亦允许使用电话联系。
·议标竞价完成后,出席议标竞价的人员集体签字确认竞价结果。
2.10.4定标
·根据技术答辩和现场竞价后,将最终结果上报公司领导决定定标结果。
·根据综合排序名单,与第一顺序意向中标单位进行洽谈,洽谈成功后,将确认其中标资格,否则,将与第二名顺序的中标意向单位洽谈,以此类推。
2.10.5废标
存在下列情况时,由招标小组上报公司决策领导,决定是否重新招标:
·发现投标单位相互串通投标,投标单位向招标经办部门相关工作人员以行贿手段谋取中标的;
·投标单位以他人名义投标或以其他方式弄虚作假,骗取中标的情况;
·开标后,发现所有投标皆不满意的。
例如各标价皆高出标底价,不在合理报价范围之内;
2.11定标通报
商务部完成定标后,将定标结果及相关资料整理汇总后,报送总经理、董事长备案,并将定标结果向工程管理部门进行通报,以便工程管理部门进行施工前准备。
2.12签定合同
确定中标单位后,由商务部根据招标文件中的合同文本与中标单位进行合同条款确认,如双方对原合同文本的条款进行修改的,依据《合同管理制度》需进行合同文本变更审批,待审批完成后,与中标单位签订合同。
带样板招标的工程,中标单位复制中标样板,送交设计部确认后签订合同。
2.13发放合同
根据合同签订程序,行政部将保留合同正本一份,副本两份各由商务部、工程部存档。
2.14资料存档
商务部须对招标过程中所有的资料进行存档,以备查验,招标所用的图纸返还设计部,并加盖招标专用章。
3、议标
议标包括:
议标和直接委托两种形式。
3.1议标原则
◆对于政府机构主管或主导的专营工程,以及产品或服务无替代性的专营性、垄断性的工程,按公司请示汇报程序报公司批准同意后,采取议标直接委托的形式定标。
◆对于预计金额在10万元以内,根据招标权限的确定原则,由招标小组上报公司决策领导批准同意后,采取议标或直接委托的形式定标。
3.2议标确定
对于金额超出招标小组的权限范围以外的工程,由商务部根据实际情况
编写《请示报告》上报招标小组领导,经总经理、董事长审批同意后,采取议标形式定标。
3.3议标内容
招标部门针对承包范围、工期、付款条件、价格、数量等相关条款与议标单位进行商务谈判,填写《议标记录表》。
3.4定标请示
商务部将议标洽谈结果整理汇总后编写《请示报告》,上报主管领导,经招标小组领导、总经理、董事长审批同意后,确定中标单价、中标价格及中标条件。
3.5签定合同
确定中标单位后,由商务部负责合同签订工作,按照招标文件中的合同文本进行合同审批,待审批完成后,与中标单位签订合同。
3.6发放合同
根据合同签订程序,行政部将保留合同正本一份,副本两份各由商务部、工
程部存档。
3.7资料存档
商务部须对议标过程中所有的资料进行存档,以备查验。
投标资格预审表
序号
预审内容
合格条件标准
申请人具备的条件或说明
1
有效营业执照
有
2
资质等级
3
注册资本
4
财务状况
开户银行资信证明和符合要求的财务报表
5
流动资金
有合同总价的%流动资金可投入本工程
6
净资产总值
不小于在建工程未完合同额与本工程总价之和的%
7
质量保证体系
通过ISO9000标准的质量保证体系认证,且有运行状态良好的证明
8
过往业绩
列明工程名称及合同金额
9
履约历史
申请人在近年按期保质履约%以上,无因申请人违约引起的合同纠纷、仲裁和诉讼记录;获奖情况等
10
分包
符合《建筑法》的有关规定
11
项目经理资质
12
安全环保、施工机具
附注:
每次投标资格预审的同时,申请部门经理应向投标申请人讲述该项目概况、工期、合同主要条款,,确保通过资格预审的投标单位都已接受我司合同条款
招标申请表
年月日
项目名称
经办人
联系方式
招
标
项
目
概
况
项目概况:
(项目名称、项目地点、现场条件)
招标范围:
设计依据/技术要求:
(技术标准及规范等)
合同估价:
计划开工时间
计划完工时间
拟邀请投标
单位
1
2
3
4
申请部门意见
商务部
意见
总经理
意见
董事长
意见
总裁意见
备注
图纸及其他相关资料
此表由申请部门经理或相关专业工程师负责填写
合格承包商数据库(格式)
序号
类别
单位名称
资质
等级
单位地址
联系人
联系电话
履约
情况
综合评价
1
2
3
4
备注:
此表由公司指定部门填写
开标记录表(第次)
开标时间:
年月日时
序号
投标单位
投标价
密封情况
份数
是否有电子版
备注
1
2
3
4
5
招标人编制的标底
开标人签字:
投标报价汇总表
年月日
项目名称
申请部门
招标采购类别
□设计类□工程监理□包工包料工程
□包工工程□大型材料□设备
□咨询/服务
序号
投标单位名称
单位
数量
投标价
(元)
二次报价
(元)
三次报价
(元)
备注
定标价(元)
拟定中标单位
承包方式:
付款方式:
期限:
招标附件
□首次技术标、商务标□二次技术标、商务标□三次技术标、商务标
□承诺书□其他
商务部
申请部门
总经理
董事长
总裁
履约评价表
编号:
项目名称
合同名称
合同编号
序号
履约评审项目
评审标准
实得分
评审内容
标准分
1.
施工单位资信
资料齐全、真实有效、信誉良好得满分,少于一项扣2分
10分
2.
施工单位人员
素质
组织架构、管理制度如何(分三级:
优15分、良12分、中8分、差4分)
15分
3.
施工质量
是否符合项目要求,不符合,得0分;基本符合,得5分;符合,得10分
10分
4.
材料样板
不提供,得0分;提供样品不全或质量一般,得5分;提供样品齐全,质量好,得10分
10分
5.
施工组织设计及进度计划
是否符合项目要求,不符合,得0分;基本符合,得10分;符合,得15分
15分
6.
施工期间配合与服务
不配合,得0分;配合服务一般,得10分;配合服务良好,得15分
15分
7.
合同履约及结算配合情况
不配合,得0分;配合服务一般,得10分;配合服务良好,得15分
15分
8.
诉讼情况
参与诉讼,且负主要责任,得0分;参与诉讼但不负主要责任,得5分;无诉讼,得10分
10分
评审结论
整体得分≥60分的,评审结论合格
□评审结论不合格,说明:
履约评审部门其他意见及签署
申请部门
商务部
总经理
董事长
总裁
备注:
此表由工程设计管理部经理或工程设计管理部指定专人填写;
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