档案管理制度2Word格式.docx
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⑥负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录。
(2)财务中心档案管理的职责
①负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。
②负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。
三、档案的分类管理
1、档案的分类原则
公司档案分类和分类编号由行政管理中心统一集中管理。
各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。
如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门负责人和行政管理中心审批同意后再做调整。
2、档案的分类
档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。
公司档案主要采取按实质内容进行分类。
(1)按内容进行分类,主要有:
①章程、规章制度、通知通报发文:
主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。
②会议资料。
主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。
③股东会、董事会、监事会决议和成员资料。
包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。
④企业基本资料。
包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。
⑤经营目标、计划、总结:
包括经营目标与总结、经营计划与总结等。
⑥经济合同。
包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。
⑦案件资料。
⑧行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书等)。
包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。
⑨人力资源部资料。
包括人力配置、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。
⑩财务部门资料。
包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。
○11战略投资部资料
○12工会文件
○13登记记录资料。
包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。
○14签字印模。
包括签字样本、印章印模等。
○15特殊业务资料。
(2)按保存形式分类
①纸质形式
②电子档案形式:
包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。
(3)按保密性分类:
分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。
绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。
文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。
①绝密:
处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上;
资金链断裂;
管理系统或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的)等。
绝密文件是集团公司的核心档案。
包括但不限于:
a、总裁指定的绝密事项资料;
b、外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果;
c、公司的重大经营决策、战略投资计划;
d、购买或开发的科研成果和专利等资料;
e、资金运作计划、协议、等相关财务资料;
f、重大项目的资料。
②机密:
保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。
是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下;
资金链链接不稳;
管理系统遭受破坏或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的)等,包括但不限于:
a、集团公司领导指定的机密事项资料;
b、外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果;
c、集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议;
d、关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同;
e、公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者);
f、尚未公布的技术基本资料、材料、图纸;
g、投资计划书、项目协议、项目运作方案;
h、财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等;
i、集团公司人事档案、工资;
j、未公布的内部重大改革及人员变动的方案;
k、涉及总裁个人的收发文件。
③秘密:
保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。
但如果非法泄露,会给集团公司带来损害和影响,如导致公司财产损失1万元以下;
资金链链受到轻微影响(不影响正常作业);
管理系统遭受轻微破坏(不影响正常使用)或组织架构受到轻微动荡(两人以下投诉,无人员离职),包括但不限于:
a、外单位提供的秘密文件资料和相应的研究成果;
b、公司招投标书,有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等;
c、具有国际先进水平,并且应用范围广、经济效益高或者学术价值大的科研成果、关键技术和有可能成为发明、专利的阶段性成果、资料等;
d、合同,技术协议;
e、公司制度汇编原件。
④一般(无密级)档案:
除以上外,其他均为一般档案。
四、档案的移交管理
1、档案移交的基本要求
(1)资料完成了日常经营审批、传阅等相关流程,已形成档案。
(2)移交前,应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边,对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。
(3)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。
批复在前,请示
在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
结论在前,依据在后。
(4)原则上整理好一一对应的纸质档和电子档。
(5)采用碳素墨水钢笔或签字笔,不得使用圆珠笔或铅笔填写,要求字迹工整、清楚、准确。
2、档案移交时移交人填写《档案交接登记表》(附件1),报部门负责人审核确认签字。
接收人核对无误后签字确认。
五、档案的归档管理
1、档案的归档原则
(1)按立档单位分开建档。
(2)按形成或针对的年度分开建档。
(3)自有档案和备案档案分开建档。
(4)按档案内容分类排序归档。
(5)按公司/年度/档案类别/顺序号归档编号。
(6)按末级分类档案登记档案目录。
(7)不相容职务档案分开归档。
2、档案管理员应在收到移交档案资料后3日内归档。
档案管理员填写登记《分类档案目录》,将档案文件有序置放在目录后面。
档案文件右上角应标注档案的分类编号、目录序号及档案密级。
六、档案的立卷管理
1、档案的立卷装盒原则上应与档案分类保持一致。
分类档案资料较少时,连序的分类档案可组合立卷。
分类档案资料较多时,可分多盒立卷。
档案管理员应编制《档案立卷目录》,对每一卷宗号所管理的分类档案编号、分类档案名称进行列示。
对于跨年的案件资料、基建项目、施工项目、投资项目、委贷业务、担保业务、典当业务,应在完结当年立卷归档。
与单个项目、业务或事项相关的要素应进行组合成一个文档,建立清单目录,经部门领导审批确认完整齐备、准确无误后再归档立卷。
比如:
(1)单个专题会议相关组合要素:
①关于召开会议的请示与批复;
②提交会议审议批准的资料:
包括工作规划、计划、报告;
预算决算;
各项决议的草案;
③会议期间使用的资料:
包括开幕词、闭幕词、领导人讲话稿;
大会发言资料;
会议总结报告;
④会议参考性资料:
包括调查报告;
可行性分析报告;
统计报表;
技术图纸或图表;
⑤会议管理性资料:
包括会议通知、日程与议程安排表;
会议须知、保密规定;
会议主席团名单、委员会名单、与会人员名单;
票证、签到簿;
⑥会议宣传性资料:
包括会议简报;
会议纪要;
新闻报道;
⑦照片、录音、录像等资料。
(2)单个股东会、董事会、监事会成员资料相关组合要素:
简历、身份证复印件、授权书及其他资料。
(3)单个资质、证照登记、变更、注销、年审事项相关组合要素:
资质、证照新旧或前后复印件;
公司登记、变更、注销、年审申请资料;
有关政府或行业部门登记、变更、注销、年审批复资料。
(4)单个案件相关组合要素:
诉讼合同、立案资料、过程资料、结案资料。
(5)单个员工的档案相关组合要素:
员工应聘信息登记表、学历及学位证复印件、身份证复印件、三张一寸彩色免冠照保险接续卡(养老保险册)、与工作过公司解除或终止劳动合同的证明、专业技术资格证书、完整应聘人员信息登记表、体检证明、劳动合同和保护协议、员工用工协议、告知书、声明书、岗位变动通知、办理交接手续资料。
(6)单个基建项目、施工项目、工程项目、资金申报项目、委贷业务资料、担保业务也应根据具体项目或业务要求进行相关要素组合。
七、档案的保管要求
1、档案管理员负责档案的保管。
行政类、人事类档案由档案管理专员保管;
财务类档案应由财务人员暂为档案管理。
2、纸质或实物档案的保管的一般要求
(1)档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应的防火器材;
(2)档案室内应经常用消毒药剂喷洒,经常保持清洁卫生,以防虫蛀;
(3)档案室内保持通风透光,并有适当的空间、通道和查阅地方,以利查阅,并防止潮湿;
(4)严防毁坏损失、散失和泄密;
3、电子档案的保管的一般要求
(1)档案管理员应建立电子文件夹将电子档案进行统一保管。
(2)电子文档应保存在单机版的计算机中,必须设置密码,注意防泄。
(3)电子文件应定期进行备份,防病毒等安全措施。
(4)备份磁介质应注意防磁。
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