销售公司各部门工作流程详解Word文档格式.doc
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根据以上环节将业务流程分类:
1、外出开拓市场
(1)主管根据月度工作计划,结合实际情况,制定出外出开拓计划,编制出差计划表;
(2)出差人员填写表单,交相关人签字,签字完成一份交主管,一份交人事备案;
(3)按照出差表的计划办事,期间务必填写每日工作日志,总结工作情况,反馈工作问题;
(4)出差完成,整理出差资料,汇报工作情况,提交出差报告;
(5)按照正规程序填写报销单、粘贴有效原始凭证,交相应主管签字;
(6)将签字好的报销单交出纳。
2、公司内接单
按照客户行为需求不同将业务流程分为以下三类:
A门店客户自挑商品自提货:
(1)零散客户上门自己挑选喜欢商品,拿给业务人员,咨询价格同意购买;
(2)业务人员开立三联销售单;
(3)一联单据给客户,一联给收银;
(4)收银收款后在销售单上盖收讫章,直接核单完成;
(5)客户自提货,交易完成。
B长沙市内客户自提货(付现,有货)
(1)客户上门告诉业务人员所需产品;
(2)业务人员开立销售单据;
(3)业务根据单据配货;
(4)客户拿到货,付款,财务收银完后直接核单;
交易完成。
B长沙市内客户自提货(付现,缺货)
(1)客户上门告诉业务人员所需产品;
(2)业务人员开立销售单据;
(3)有的货物配好,没有的货物,直接采购;
(4)客户拿到货,付款,财务收银,交易完成;
(5)业务在拿货单上写明销售单号、客户名称,拍照给采购做单,之后一联交收银领取拿货款(采购备用金),一联连同销售单的其中一联给配货中心入库、核单;
B长沙市内客户自提货(签单,有货)
(1)客户上门告诉业务人员所需产品;
(2)业务人员开立销售单据;
(3)业务根据单据配货;
(4)客户签单完,业务将一联交财务,一联交配货中心核单;
(5)业务跟踪账款,及时追账;
对长期欠款的客户及时报主管。
B长沙市内客户自提货(签单,缺货)
(4)客户拿到货,签单,一联由业务交给财务,交易完成;
(6)业务跟踪账款,及时追账;
C客户要求送货
(1)业务接电话记录客户需要产品;
(2)业务IV系统开单,非长沙市客户,无特殊情况,直接开往仓库;
若有零星采购,可先开至仓库,后由门店将采购货物带仓库并告知相关人员收货;
长沙市内客户直接开门面;
(3)开至门店的,业务打印单据一联给财务,另外两联给门店配货(一联客户,一联核单);
(4)长沙市内送货的,由司机送货完毕,将客户签字联交回财务,并告知业务;
(5)业务查询IV及时催账收款;
3、电话销售
(1)业务主管每月分配销售任务,将每月需要联系的客户数量分配给成员;
(2)业务根据系统整理客户资料,列出客户名单;
(3)每日联系客户,登记电话销售情况;
(4)根据电话销售记录,汇总问题,反馈给主管。
4、处理客户退货问题
(1)业务事先告知客户退货规则,凡可退货须满足:
包装完好无损、产品数量完整、产品没有过期、不影响二次销售,退货须附上退货清单;
(2)司机已经提货至门店/仓库,业务及时查看货物是否满足退货条件;
(3)满足条件的,业务同配货中心点数人员一同点好数,没有问题的,开退货单,交门店配货中心,凡自有产品入库处理,外购的应告知采购处理;
(4)外购的商品不能退货的,应同不符合退货条件的自有产品一同告知顾客,并发回。
(二)仓库部门
1、入库
(1)入库商品的来源有:
采购从厂家进货、采购从市场临时买入、从另一仓库调拨、客户退货;
(2)入库货物随单据一起,单据有:
送货单、调拨单、退货清单;
(3)入库点数人员按照单据核对实物,单货一致,点数人员在单据上签字确认;
单货不一致通知货物来源方:
采购部主管、另一仓库主管、业务;
(4)仓库主管安排货物入库,同时核单员按照实际入库核单;
(5)货物入库后,主管通知采购部门、业务部门、财务部门。
2、出库
(1)出库商品去向有:
客户、另一仓库、厂商;
(2)货物出库必须同单据一起,单据有:
销售单、调拨单、退货单;
(3)销售单由业务员开出给仓库/配货中心主管并由其分配给配货员,调拨单由仓库/配货中心主管统一控制开出,退货单由采购主管开出;
(4)本仓库有货的,清好货后由点数人员清点货物与单据是否一致,若一致则签名确认,之后打包好,并将一联交核单员核单;
若不一致,多的拿出,少的由清货员配好,签字确认。
(5)本仓库没有货另一仓库有,则由主管开出调拨单;
(6)本仓库没有另一仓库也没有,只能临时采购,则由主管告知采购主管采购;
(7)调拨/采购回来后,由点数人员点数签字,打包,核单人员电脑入库,之后通知物流送货。
3、特殊情况
对于零散客户需要比较急,店内没货,急需零星采购的,可由业务报告店长后,自己外出采购:
(1)业务员自掏钱拿货,交客户后,客户付完款,业务在拿货单上写明销售单号、客户名称,拍照给采购做单,之后一联交收银领取拿货款(采购备用金),一联连同销售单的其中一联给配货中心入库、核单;
(2)业务员到月结供应商拿货后交客户,客户签单完,业务在拿货单上写明销售单号、客户名称,拍照给采购做单,之后将拿货单连同销售单的其中一联给配货中心入库、核单。
(三)采购部门
1、新品采购
(1)发起新品采购的主体:
业务主管(业务员反映给业务主管)、公司管理层、采购部;
(2)发起主体告知采购经理采购意向;
(3)采购经理对准备采购的新品进行调研,调研的方法一方面是自己通过走市场了解,一方面通过业务部门的反映;
(4)调研结果可行,则采购部门联系供应商打样或拿样品;
(5)通过采购部、业务部、管理层共同讨论样品品质、价格决定是否采购;
(6)若讨论结论可行,则安排采购谈判,由管理层代表、采购部共同参与;
反之,继续打样;
(7)谈判顺利,安排合同,由双方代表(总经理、采购经理)签字确认;
签字合同原件交财务归档,复印件由采购部自己存档;
(8)根据合同规定,采购部门安排下单,每次下单之前,须报总经理确认;
(9)打印四联单据,分别交财务、仓库、厂商、自己存档;
(10)采购部负责跟踪生产,出厂验货;
(11)验货没问题,通知仓库安排库位、通知财务、通知业务;
(12)货物到达货运站,通知物流提货;
(13)安排新品培训会议,业务主管参加,对产品特性、价格、质量做说明;
(14)按照合同规定,及时通知财务安排付款。
2、二次采购
(1)仓库库存不足时,需通知采购部主管补货,通知的部门包括:
业务部、仓库部、采购部;
(2)采购部下订单前,须先报总经理同意,再下达至工厂;
(3)总经理同意后,采购部做正式采购订单,打印四联交总经理签字;
(4)签字后,一联给财务、一联给仓库、一联给工厂、一联存档;
(5)跟踪生产进度,负责出厂验货,收货;
验货没问题,通知仓库安排库位、通知财务、通知业务;
(6)货物到达货运站,通知物流提货;
(7)按照合同规定,及时通知财务安排付款。
3、零星采购
A临时付现采购
(1)业务员付现采购后,将拿货单写上销售单号、客户名称拍照给采购主管,并报上同销售单一致的商品名称;
(2)采购主管根据拿货单建好信息;
B月结客户
(1)客户即时拿货
业务员到月结客户拿货,签字,业务在拿货单上写明销售单号、客户名称,拍照给采购做单;
(2)发货
业务员报单给采购,采购电话联系供应商要求送货,同时做好采购信息。
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