某集团绩效管理手册(原创)文档格式.doc
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二、评价等级与奖惩 13
三、绩效考核需要避免的误区 14
四、绩效结果反馈 15
五、绩效考核所用表格 16
六、绩效考核检验清单 16
第四步:
绩效面谈:
诊断、改进与提高 17
一、绩效面谈程序 17
二、如何进行绩效反馈 17
三、如何进行绩效面谈 19
四、绩效面谈所用表格 21
五、绩效面谈上级自我检验清单 21
第三部分绩效管理问题解答 22
一、如何管理绩效不好的员工/绩效改进计划 22
二、绩效考核结果如何运用 23
三、为什么要以上级考核为主要考核方式?
25
第一部分绩效管理体系概览
一、绩效管理基本知识
1、绩效管理与绩效考核
绩效管理简单说来是监督和发展组织、员工绩效的过程;
同时,绩效管理的结果一般同员工的薪酬结合起来,因此,绩效管理也是管理员工贡献的方法。
更为重要的是,绩效管理是员工管理和发展的基本工具,是沟通和促进某集团集团战略实施的管理流程。
传统的绩效管理往往侧重对员工的业绩进行考核,然后采取奖励或惩罚。
现代企业的绩效管理越来越将这种对“历史”的评价转化为具有前瞻性的,以发展为导向的管理机制。
员工通过绩效管理提高技能,企业通过提高员工的业绩实现整体的目标。
今天的绩效管理的概念是从绩效考核逐步发展而来的。
绩效管理与绩效考核的差别可以用下图表示:
绩效考核
绩效管理
责任人
管理人员
管理人员和员工
程序归属
人力资源管理程序
管理程序
设计重点
与薪酬结合
与公司战略及业务计划结合
基础
基于过去的绩效
基于未来的绩效
应用
事后算账
解决问题
沟通
事后的评估
事先的沟通与承诺
侧重点
侧重于判断的评估
侧重于信息的沟通和绩效的提高
关注点
注重结果
注重结果和过程
出现时期
只出现在特定的时期
伴随管理的全过程
环节
管理过程中的局部环节和手段
一个完整的管理过程
2、绩效管理循环
绩效管理是一个持续的、不间断的管理过程,而不仅仅是对绩效结果的考核。
绩效管理的关键之一在于将管理的思路与理念贯穿于整个绩效管理的过程中。
绩效管理流程如下:
制定绩效计划、绩效辅导与实施、绩效评估考核与反馈、绩效诊断与提高、绩效结果应用。
五个阶段构成一个完整的绩效管理周期。
制定绩效计划
绩效诊断与提高
绩效辅导与实施
绩效考核与反馈
绩效结果应用
二、绩效管理的目的
1、将绩效管理作为管理工具寻找企业经营短板,并不断改进;
2、管理者运用绩效管理,牵引鼓励员工的正向行为,改进消除负向行为,帮助员工提升价值创造能力和个人绩效水平;
3、通过对员工的绩效评价,衡量和区分员工的贡献程度,为价值分配提供依据。
三、绩效管理体系的适用范围
集团全体员工,但下列员工除外:
(1)未转正的员工;
(2)年度考核期内累计在岗不超过3个月(包括请假与各其它各种原因缺岗)的员工不参与年度考核
四、绩效管理的周期
总部
子分公司
考核周期
考核日期
月考核
季考核
年考核
总监级以上人员及总裁直管的部门经理
第一负责人
――
√
1、月考核于每月5日前完成;
2、季考核于4月10日、7月10日、10月10日及次年1月10日前完成;
3、年考核在次年1月20日前完成。
部门经理、岗位经理、经理助理、主管及员工
总监、部门经理、主管及员工
五、考核权限
考核人
被考核人
绩效管理委员会
集团总监级以上人员及由总裁直管的部门经理;
天相园总部、配送中心事心部、食品营销事业部、某集团大酒店、全晋会馆总经理
直接上级
除由绩效管理委员会考核人员外的其他所有员工
六、绩效管理中各方的职责
某集团集团的绩效管理不是人力资源部主导的管理,也不是业务部门经理独自完成的管理。
有效的绩效管理必须要有各方的支持、参与和协作。
我们在此强调各方的职责,并期望各方的通力合作。
绩效管理委员会:
确定集团绩效管理重要内容;
审核绩效方案;
对高管人员进行考核。
人力资源中心:
制度/方案制订、流程管理及运作、沟通协调、信息分析、员工投诉受理。
被考核人:
制订工作目标、自评总结、提出自身培训及发展计划。
考核人:
由员工直接上级担任。
确定员工工作目标、培训及发展建议、沟通。
复核人:
由部门负责人担任。
负责员工异议沟通并平衡本部门评估结果。
在绩效管理体系中各方责任如下:
人力资源部
员工
绩效计划
·
审批年度绩效计划
确定各期绩效计划
掌握目标实现情况
必要时提出解决方案或调整目标
对各期绩效实现结果进行考核反馈
通过绩效会议进行偏差分析,结合总体计划提出新的要求
根据制度做出决策
明确本职的工作重点
将工作重点分解,并确定下级的绩效计划
制定下级的考核标准
及时分析目标实现偏差
提出解决方案或调整目标
通过绩效面谈,分析员工绩效差距,提出改进意见,并纳入新的计划
根据考核结果制定内部培训计划
了解本岗位工作重点
制定本人绩效计划
阶段性目标完成总结
原因分析总结
记录解决方案或调整目标
对各期绩效实现结果进行自评
在绩效面谈时提出资源需求,与上级共同分析绩效偏差
根据绩效结果进行下期工作改进
检查各层级绩效计划的确定情况
对由绩效管理委员会考核人员的绩效计划进行书面下达
绩效日常沟通记录表检查
绩效考核合规性检查
绩效考核表收集
抽查绩效面谈实施情况
根据结果进行应用
绩效改进与提高
26
第二部分绩效管理体系操作指南
一、什么是绩效计划
绩效计划就是员工与上级共同研究以确定员工下一阶段该完成什么工作、定义绩效评定的方法、分析准备克服工作障碍,并就工作达成一致共识的过程。
绩效计划的目的就是要让上级和员工达成共识。
下面是在此过程要用到的一些原则。
1、由于员工本人通常是最熟悉他的工作的人,因此在计划过程中上级和员工之间是一种相对平等的伙伴关系。
他们共同协商。
2、由于员工本人是他所从事工作领域的专家,因此一般情况下应是在上级介入下由员工自己来制定衡量成功的标准。
3、上级可能在大目标、员工应如何同其他员工配合以及员工应如何适应组织和单位的需要方面是专家。
这也就是上级要发挥作用的主要地方。
4、由于是上级引进的绩效计划,上级有义务在会见时创造一个真正的对话和团队工作气氛。
二、绩效计划的准备
上级在与员工制定绩效计划时,需要对公司经营计划、部门计划、上次绩效评价和改进计划、员工最新岗位说明书等四方面内容进行整理回顾。
绩效管理具有战略传导作用的原因,就是通过绩效管理可将公司战略目标逐层分解至个人工作目标。
公司战略和经营计划是部门计划的源头,部门计划又是个人计划的指导方向。
因此,对公司战略及经营计划及部门计划和目标的回顾,就是为了杜绝工作设定的盲目性,保证个人工作计划的制定是以公司战略为指导方向、以部门目标为依托的。
绩效回顾和绩效计划经常是连在一起或同时进行的。
所以应准备员工上次的绩效回顾资料和相关文档。
准备每个员工的岗位说明书,即对岗位的责任、工作任务和授权水平的描述。
设计良好的工作描述可以作为一个好的起点,用其中的责任条款,来制定绩效工作目标和期望。
但由于工作变化速度很快,工作描述在一段时间后,就有可能过时。
因此,要在绩效计划过程之前对它进行回顾和完善,以使它能够真实地反映员工的工作。
三、确定绩效计划
(一)确定绩效计划的流程
确定绩效计划,可以按照以下4个步骤进行:
1、直接上级与员工沟通部门目标和关键职责
•沟通部门的主要工作任务,以确保整体目标的实现;
•从岗位的主要职责出发,确保所挑选的目标领域涵盖了该岗位应该承担的关键职责。
2、员工拟订考核期考核指标、指标标准、计分办法和权重
•根据岗位职责和部门/小组的工作重点,分解出本岗位的考核指标或工作任务,并为每项指标或任务制订指标标准。
指标标准应遵循SMART原则。
尤其是目标管理要项的指标标准。
•指标标准可从以下几个方面来考虑:
要做什么?
对象是什么?
做到什么程度?
有什么好处?
•按照工作目标的重要程度或开展时间进行排序,确定每项目标的权重,各项目标的权重总和为100%。
3、直接上级与员工沟通确认工作目标
•直接上级与员工进行双向沟通,确认上述所有内容,并达成一致。
4、填写表格并签字确认
(二)确定绩效计划的工作过程
1、回顾相关信息
在和员工讨论具体的工作职责之前,上级应该掌握部门的职能、目标、发展方向及员工具体工作职责等对计划制定有意义的信息。
2、确定工作目标
目标是期待员工创造或达到的具体结果的描述。
在上级全面了解所需信息后,接着就可写下具体的工作目标。
某些目标可以表述的很具体,而有些很难做到;
某些目标听起来象结果,而某些则象行动命令,这常常是难以分辨的。
不过最重要的是上级与员工相互理解。
设定目标要遵循目标的五要素:
目标应具体、可衡量、可实现、现实的、有时间限制,也就是SMART原则。
而且制订目标时注意力应尽可能的放在结果而不是过程上。
SMART原则:
——S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
——M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
——A代表可实现(Attainable),指绩效指标是在付出努力的情况下可以实现,同时必须是要通过努力才可以实现的,避免设立过高或过低的目标;
——R代表现实性(Realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察;
——T代表有时限(Timebound),注重完成绩效指标的特定期限
工作目标设定的注意事项:
经营(管理)KPI,集团部门以上单位、各经营单位,常规KPI一般为2~7个;
改进KPI一般不超过7个。
其他人员的KPI指标一般不超过7个。
目标管理要项,选择范围为年度、季度、月度计划。
设定目标时应当具体描述达成的时间、标准。
经营单位目标管理要项一般不超过5个,部门目标管理要项一般不超过7个。
不能确定的工作任务用“临时任务”表示,若临时任务包括多项,可在“考核标准”中具体罗列。
权重设置的注意事项:
根据《绩效管理制度》规定原则进行考核项权重设置。
确认各项职责的重要性程度,越重要的所占权重越大,权重加总必须为100%,其中“临时任务”不能超过10%。
3、确定衡量标准
绩效标准就是评定员工是否成功达到目标和标准的文件。
标准应:
1、具体。
2、通过努力后应能达到。
3、尽可能客观和方便度量。
应能回答这样一些问题如:
“什么时候?
”、“怎么样?
”、“有多少失误?
”、“让谁满意?
”等。
绩效标准一般从职责完成的数量、质量、时间、成本、上级(客户)评价等方面确定。
计分方式:
根据各项绩效标准,设定打分幅度,使绩效标准便于衡量。
各项考核标准的打分幅度,由上下级被考核员工工作实际情况,预先设定。
设定基本原则:
最低扣分为1分;
工作出现失误,造成公司损失,扣分标准统一规定为关键考核要项对应的权重数值的一半;
工作出现重大失误,造成公司重大损失,关键考核要项对应的权重数值全额扣完。
扣分分值不准出现.5结尾的分,若计算结果出现.5结尾的分或小数点分,分值上调,取整数值。
²
能够量化的数量指标通过对量化数据的完成情况进行扣分:
例:
工作目标——本考核期完成10个部门考核方案的制订,权重——20%。
如果仅完成了8个部门,则扣分值为4。
具体换算公式为20×
(10-8)/10,即扣分值=权重值×
(目标指标-实际指标)/目标指标
对于时间指标等其他扣分分值参照以下满意度标准设定:
100:
满意,完全按照考核标准完成。
80:
基本满意,与设定的标准略有距离,不会影响本部门或其他部门的工作。
60:
不太满意,与设定的标准有较大距离,会影响本部门或其他部门的工作。
40:
不满意,需要较大改进,明显影响部门或其他部门工作。
0:
非常不满意,工作有重大失误,或者与设定标准相距甚远,严重影响了本部门或其他部门的工作。
参照上述标准,确定百分等级下的分数区间。
如“延迟1天”,领导认为应该判定为80,属于基本满意的区间。
如果权重对应数值是20,那么绩效得分是:
20*80%=16分。
所以“延迟1天”应该扣除的分数是20—16=4分。
同样的道理,其他扣分幅度也参照以上程序设定。
量化或细化说明:
考核标准应尽量做到量化或细化。
量化——设定定量的考核标准:
案例:
考核项:
考核标准:
销售额增长8%;
降低成本单位产品直接成本降低5%;
细化——设定定性的考核标准:
案例1:
考核要项——6月底之前建立新考核制度
考核标准:
①不同的工作岗位设定不同考核指标;
②考核标准70%以上量化或细化;
③制订对公司、部门、员工三个层次的考核方案。
案例2:
考核要项——接转电话
①迅速,无特殊情况下,电话铃声三声之内接听;
②声音亲切、清晰(你好,这里是某集团餐饮);
③周到,在分机人员不在时,准确记录来电姓名、电话、回复时间。
案例3:
不合格的绩效计划设定
指标类型
工作目标
权重
考核标准
计分方法
目标管理
要项
送交劳动合同到劳动局
10
每月30日前,及时准确
延迟1天扣3分
每日统计出勤
不出现任何错误
每出错一次扣1分
发放工资
准确无误,及时发放工资
每延迟1天扣2分
发放本月的福利
5
准确无误
每日整理合同
目标不是简单的重复,如果每个月内容相同,那岂非变成每个月都是相同的目标?
目标不是简单、容易达成的,比如,只要花一个小时就能够完成的“送交劳动合同”,不是本考核期主要的工作目标。
有的是日常性工作,不要列入目标任务,如“每日接听查询电话”不必要列入工作目标。
以上岗位表现出来的日常性工作,可以列入行为指标,并形成固化的标准表,做为绩效计划的附件,而不是将工作列入目标管理要项。
目标强调的是一次性的,阶段性的,支持部门的工作计划。
4、讨论可能存在的困难及需要什么帮助
当制定标准后,为减少计划实施中出现的问题,下一步就是要讨论一下在实现目标和达到标准过程中存在哪些困难、挑战或问题。
5、重要性级别和授权问题的讨论
上级和员工必须就设定好的目标重要、次要的次序达成一致,这样员工可以在不必事事请示上级的情况下,自主分配时间。
解决这个问题的简单方法,就是明确每项任务或目标的重要性级别。
上级和员工要共同参与此过程以便他们的理解一致并且保证重要性别能反映部门及组织的需要。
(三)绩效计划所用表格
岗位
考核期
考核指标(或关键工作计划项)
指标标准
计分办法
完成情况
得分
自评
上级评价
上级
评语
考核
改进计划:
第一部分:
上期未完成工作及分析
第二部分:
改进计划
1、工作计划
2、个人提升(行为、技能、知识等)计划
确认签字:
目标设定
确认签字
签字:
日期:
考核结果
注:
①红色部分为月初绩效计划填写部分。
②指标类型:
共分经营(管理)KPI、行为指标、目标管理要项三种。
四、绩效计划制定检验清单
绩效计划制定是否已完成以下内容
是
否
q是否已经找到能够反映岗位贡献的量化指标?
q如果缺乏可量化的指标,是否找到可以反映该岗位贡献的其他指标?
q上下级是否对指标有相同的理解?
q上下级是否对指标值达成共识?
q找到的量化指标是否具有数据采集渠道?
q考核办法与得分计算方法是否合理、明确?
q权重设定是否反映了最重要的指标?
该目标的实现是否对公司和部门目标的实现有帮助作用?
q目标值是否既具有挑战性,又具有可行性?
q是否找到了克服困难或障碍的方法?
q是否上下级对绩效计划进行了确认签字?
绩效实施与辅导
一、绩效辅导的目的
绩效管理的一个关键特征是持续的沟通与辅导。
沟通与辅导是一种着眼于未来的,为提高绩效而进行的双向讨论,它贯穿于绩效管理的全过程之中。
及时的沟通与反馈是帮助员工了解他们的行为对公司业绩或别人产生的影响。
上级应做到客观、诚实,力求与事件紧密相关,不应对员工个人的态度进行攻击。
应围绕员工有能力改变的事情进行探讨,使员工充分了解并实践全新的做事方式,着重培养员工提高总体绩效水平。
二、绩效辅导的类型
通常指导可以分为三类:
1、具体指示:
对于那些对完成工作所需的知识及能力较缺乏的员工,常常需要给予较具体指示型的指导,将做事的方式分成一步一步的步骤传授并跟踪完成情况。
2、方向引导:
对那些具有完成工作的相关知识及技能但偶尔遇到特定的情况不知所措的员工给予适当的点播及大方向指引。
3、鼓励:
对那些具有较完善的知识及专业化技能的人员给予一些鼓励或建议,以促动更好的效果。
三、绩效辅导的方法与工具
1、绩效辅导的方法
(1)选择适当的指导契机
一般有如下四种情形发生时,您可用到日常指导的技巧:
当员工希望您对某种情状发表意见时。
例如,在绩效管理回顾阶段或员工过来向您请教问题时,以及向您征询对某个新想法的看法时,如:
改进流程的新点子。
当员工希望您解决某个问题时,尤其是出现在您的属下工作领域中的问题。
当您发现一个需要采取改进措施的机会时,例如,当您注意到有某项工作可以作得更好、更快时,您也可以指导他人采取措施,改进作法,适应企业,部门及流程的变化。
当您手下的员工通过培训掌握了新的技能,而您希望鼓励他们运用于实际工作中时。
(2)辅导的内容
作为上级,很明显,您身上承担很多的责任,你并不会有时间去跟踪并指导每位下属员工的每一次具体发生的问题或每个要改进的方面。
而应该把精力放在那些对完成关键绩效指标或已制定的工作目标所需的能力的指导上,这样就使你的时间能有效地应用在员工能取得绩效的关键方面,最大限度地提高下属员工的绩效。
上级管理人员经常忽视了员工“怎么做”,而只是注重最后的绩效结果。
这样会导致部分下属人员用影响公司整体利益的方式去完成结果。
例如:
只顾自己的目标而影响他人或某些行为加剧了部门与部门之间的冲突等。
您在工作中如果注意对下属人员工作方法的指导就会避免类似的问题发生。
另外,您如果对做事的方式加以指导,员工今后会自己独立地运用这种方式去服务于其他场景或解决其他的问题。
有效的指导须平衡“问”与“告诉”两者之间的量的关系。
大量研究证明询问信息,想法,建议等。
比仅仅告诉他人怎么做要有效得多。
当您用“问”的方式时,下属需自己去思考解决问题的方法。
如果您不重视或认真倾听下属的想法或感觉,下属人员会对你告诉他应做什么或应改什么持有反感。
所以在指导中多用“问”的方式对下属日后真正在行动上落实改进的方案较为有效。
当然,你在某些场合还是要用“告诉”的方式。
当您要提供一些下属人员所缺乏的资讯。
由于您的工作资历与所积累的经验,你会有一些下属员工所不具备的想法和讯息,你可能要告诉他们以便让他们在具备这些讯息的基础上用自己的思考来处理这些讯息以推导解决问题的方法。
2、绩效辅导的工具
(1)关键事件记录
对影响员工绩效的关键事件进行记录,并及时反馈。
①它为你向下属人员解释绩效评价结果提供了一些确切的事实证据。
②它还会确保你在对下属人员的绩效进行考察时,所依据的是员工在整个考核期中的表现(因为这些关键事件肯定是在一年中累积下来的),而不是员工在最近一段时间的表现。
③保存一种动态的关键事件记录还可以使你获得一份关于下属员工是通过何种途径消除不良绩效的具体实例。
(2)会议
通过会议,对工作进行整体跟踪反馈,是对共性问题最快的沟通工具。
(3)日志反馈等书面辅导
通过日志、邮件等书面方式,对下属人员进行工作沟通,既可以保留沟通内容,有可以更加逻辑条理地陈述,可在工作繁忙、面谈时间不足时使用。
(4)其他
其他沟通辅导方式包括日常工作指导、述职、个别谈话等多种形式。
四、绩效辅导所用表格
辅导项目
沟通内容
沟通辅导结果
第一次沟通
工作进展情况
需要改进的行为
约定下次沟通时间
沟通时间
被考核人签字
第二次沟通
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