第九章日常事务管理最新.docx
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第九章日常事务管理最新
第九章日常事务管理
一、日常事务管理流程设计
(一)流程设计目的
图9-1日常事务管理流程设计目的说明
(二)流程结构设计
图9-2日常事务管理流程结构设计图
二、出差管理流程与工作标准
(一)出差管理流程图
(二)出差管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
出差管理制度建设
1
(1)行政管理部须建设出差管理制度,规范员工出差管理各项工作
(2)制度内容包括出差申请、出差费用报销、出差报告等
✧制度编制规范
✧出差管理制度
办理出差手续
2
(1)出差员工填写出差申请单,提出出差申请,报部门负责人审查签字、行政管理部审核
(2)出差申请单需注明出差的时间、地点、事由和期限等内容
✧出差申请单
✧工作交接单
✧费用借支申请单
✧出差待遇与补助标准
✧出差管理制度
3
(1)当日出差(即当日即可往返的出差),由部门经理核准
(2)远途国内出差,4天内返回的由部门经理审核,4天以上返回的由主管副总核准
4
出差前,出差人员须做好工作交接
5
(1)行政管理部按审批通过后的出差申请单安排差旅、住宿等事宜
(2)提前与财务管理部办理费用借支手续
出差报告与报销
6
(1)出差途中生病、遇意外或因工作实际需要延长差旅时间时,出差员工应向公司请示
(2)不得因私延长出差时间,否则其差旅费不予报销
(3)保管好出差过程中的费用报销凭证,撰写出差日志和报告
✧出差日志
✧出差报告
✧报销凭证
✧报销单
✧出差待遇与补助标准
✧出差管理制度
7
(1)出差返回后3天内,出差员工持审批后的报销凭证到财务管理部进行费用预算
(2)无正当理由过期未结算者,公司不予结算报销
(3)未按规定手续办理出差手续或未经审批所发生的费用,公司将不予报销
8
出差后3日内向主管领导汇报工作,并撰写详细的书面报告
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
出差管理制度建设
✧制度建设目标达成率,目标值为___%
✧制度重大错漏处数,目标值为0处
2
出差申请
✧出差申请及时性,按规定办理,不耽误出差业务
✧出差申请单填写规范性,按要求填写,内容真实、清晰
3
出差审核审批
✧出差审核审批手续齐备性,按手续规定办理,无错漏情况
✧出差审核审批权限执行度,严格按规定权限办理,无越权现象
5
费用借支
✧费用借支审核审批手续齐备性,按手续规定办理,无错漏情况
✧费用借支金额出错次数,目标值为0次
7
费用报销
✧费用报销手续齐备性,按手续规定办理,无错漏情况
✧费用报销金额核查出错次数,目标值为0次
8
出差报告
✧出差报告上交及时性,按企业规定的期限(回来后___天内)上交出差报告
✧出差报告的上级满意度评分,满意度评分达___分
三、票务管理流程与工作标准
(一)票务管理流程图
(二)票务管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
票据购买
1
申请人需要提供出差人员姓名、身份证件号码、往返地区、往返时间以及乘何种交通工具等相关信息,并根本部门经理签字确认
✧票务管理办法
✧订票申请表
✧订票需求汇总表
2
行政管理部通过电话、邮件、网络等方式进行相关的订票操作,及时将订票情况与申请部门进行协商与确认
票据发放与登记
3
行政管理部购票后通知申请人领取,申请人领票后签字确认并登记
✧购票领取登记表
✧票据
✧票务费用结算表
4
(1)回收票据,统计当月票款并报财务管理部审核结算
(2)票务费用挂至申请部门
票务机构关系维护
5
与票务机构保持联系,维护双方的良好关系
✧票务管理办法
✧员工沟通礼仪与行为规范
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
订票申请
✧订票申请及时性,不延误出差等业务的办理
✧订票申请准确性,订票内容信息完整、清晰、准确
2
订票操作
✧订票及时性,不延误出差等业务的办理
✧订票出错次数,目标值为0次
4
票务结算
✧票务结算及时率,目标值为100%
✧票务结算出错次数,目标值为0次
四、节假日管理流程与工作标准
(一)节假日管理流程图
(二)节假日管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
休假与值班工作安排
1
行政部长确定具体节假日休息时间,一般包括春节、劳动节、国庆节等法定节假日
✧假务管理制度
✧节假日值班方案
2
(1)行政人员制定节假日休息、工作安排,对节假日值班的工作内容、时间、地点等作出安排,并编制节假日值方案
(2)休息、工作安排与值班方案须经行政部长审核、执行长审批
实施节假日工作安排
3
发出休假通知,内容包括节假日休息的起止时间和注意事项
✧假务管理制度
✧节假日休假通知
✧节假日值班方案
✧值班记录
4
(1)行政人员公布节假日值班方案
(2)行政人员督促各相关部门、人员执行值班方案,并进行值班记录
节假日前后工作检查
5
行政管理部和各部门在放假前对公司的安全和环境卫生进行检查,对办公室上锁或加封条,将现金存入银行,将机密文件资料归档封存
✧假务管理制度
✧假前检查表
✧假后检查表
6
放假后检查各部门值班人员的工作情况,查看值班情况记录、值班交接换岗情况和期间收发文件信息情况
节假日工作汇报
7
(1)行政部长对节假日休息期间发现的异常情况进行汇报
(2)执行长对节假日期间所出现的问题作出批示
✧假务管理制度
✧节假日值班工作报告
✧节假日问题处理表
8
行政部长组织处理节假日出现的工作问题
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
2
编制节假日值班方案
✧节假日值班方案编制及时率,目标值为100%
✧节假日值班方案编制出错次数,目标值为0次
✧节假日值班方案一次性通过率,目标值为___%
5、6
放假前后工作检查
✧检查及时率,目标值为100%
✧检查规范性,按检查表的内容、检查标准等进行检查作业
7
编写节假日值班工作报告
✧报告上交及时率,目标值为100%
✧领导对报告的满意度评分,目标值为___分
8
问题处理
✧问题处理及时率,目标值为100%
✧问题处理准确率,按企业规定和领导指示处理
✧问题处理的领导满意度评分,目标值为___分
五、文件复印管理流程与工作标准
(一)文件复印管理流程图
(二)文件复印管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
文件复印审批
1
(1)审核员工提交的文件复印申请表
(2)确认申请复印文件的性质。
若为一般性文件,则在权限内进行复印审批,若为特殊或保密文件,则提交上级领导审批
✧文件复印申请表
✧办公室复印管理制度
文件复印
2
(1)确认文件复印申请已经主管领导审批
(2)登记复印文件的名称、主要内容、编号、复印申请人、复印人、复印时间等信息
✧文件复印登记表
✧办公室复印管理制度
3
(1)根据办公室复印管理制度的要求复印文件
(2)保密文件应在指定的复印机和复印室进行复印
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
文件复印申请表审核
✧审核及时性,对提交的文件复印申请及时审核处理
✧审核出错次数,目标值为0次
2
文件复印登记
✧登记及时率,目标值为100%
✧登记准确率,目标值为100%
3
文件复印
✧复印规范性,文件复印工作根据办公室复印管理制度执行,无违规情况
✧复印出错次数,目标值为0次
六、名片印制管理流程与工作标准
(一)名片印制管理流程图
(二)名片印制管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
名片印制申请
1
(1)确认员工的名片印制申请已经主管领导审核
(2)确认名片印制申请人具有名片印制资格
(3)审批符合名片印制条件的申请
✧名片印制申请表
✧员工日常管理制度
名片制作
2
(1)根据名片印制需求,联系名片印制商
(2)向名片印制商说明名片印制的要求及名片上的各项信息等
✧员工日常管理制度
✧名片印制模板
名片验收
3
在名片印制申请人及其部门主管的配合下,验收印制的名片,确认名片上各项信息无误
✧名片
✧办公用品验收单
✧员工日常管理制度
名片发放
4
登记名片印制的各项信息,包括申请人、审批人、印制模板、印制数量、印制时间、领用时间、印制费用等
✧名片领用表
✧名片信息登记表
✧员工日常管理制度
(三)程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
名片印制申请审批
✧审批及时性,对提交的名片印制申请审批及时,无延误情况
✧审批确认充分性,在审批前充分确认申请表的各项信息
2
联系名片印制商
✧联系及时率,目标值为100%
3
名片验收
✧验收细致性,验收时对名片各项信息仔细确认,及时发现并解决存在的问题
✧验收出错次数,目标值为0次
4
名片信息登记
✧登记及时率,目标值为100%
✧登记准确率,目标值为100%
七、工衣制服管理流程与工作标准
(一)工衣制服管理流程图
(二)工衣制服管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
工衣制服申请
1
各部门新员工填写工衣制服申请表
✧工衣制服申请表
✧工衣制服管理制度
工衣制服发放
2
登记所发放工衣制服的型号、颜色,发放时间及领取部门、人员等信息
✧工衣制服领取单
✧工衣制服发放登记表
工衣制服更换
3
(1)新工衣制服出现质量问题的,可免费更换
(2)旧工衣制服因自然原因而损坏的,可免费更换
(3)员工职位变动后需更换工衣制服的,可免费更换
✧工衣制服更换申请表
✧工衣制服管理制度
工衣制服回收
4
员工离职时,行政人员收回发放的工衣制服,并在工衣制服回收登记表上注明离职员工姓名、工衣制服的回收时间、经办人等信息
✧工衣制服管理制度
✧工衣制服回收登记表
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
工衣制服申请
✧工衣制服申请及时率,目标值为100%
2
工衣制服发放登记
✧登记错误次数,目标值为0次
3
工衣制服更换
✧更换及时性,根据需要及时更换
✧更换准确率,目标值为100%
4
工衣制服回收
✧回收遗漏次数,目标值为0次
✧回收按时完成率,目标值为100%
八、员工满意度调查管理流程与工作标准
(一)员工满意度调查管理流程图
(二)员工满意度调查管理工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
调查前期准备
1
(1)根据执行长及行政部长对于员工满意度调查的任务安排,制定相应的员工满意度调查方案
(2)方案制定完成后交上级领导审批
✧员工满意度调查方案
✧员工满意度调查实施细节表
✧员工满意度调查管理制度
2
(1)根据审批通过的员工满意度调查方案及时间安排,制定员工满意度调查实施细节表
(2)员工满意度调查实施细节表的内容包括实施阶段说明、各阶段目标、实施方法等
调查实施与分析
3
(1)收回员工满意度调查表及访谈记录
(2)对员工满意度调查表及访谈记录进行整理、统计
✧员工满意度调查表
✧员工满意度访谈记录
✧员工满意度调查报告
✧员工满意度调查管理制度
4
(1)根据整理、统计的结果编制员工满意度调查报告。
报告应包括调查结果与误差分析等内容,还应附上相应的调查表及访谈记录
(2)将员工满意度调查报告提交上级领导审核
调查反馈
5
(1)对行政人员提交的员工满意度调查报告进行修改
(2)在行政人员的配合下,根据调查结果提出员工工作改进建议,并与调查报告一起提交执行长审批
✧员工满意度调查报告
✧员工工作改进意见
✧员工管理制度
6
行政人员根据执行长的批示,对企业员工的工作安排及其他相应配套设施进行改进
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
调查方案制定
✧方案制定合理性,制定的调查方案以上级下达的目标、任务及企业的实际情况为基础,方案内容合理、可行
✧方案制定按时完成率,目标值为100%
2
调查实施细节安排
✧安排可行性,调查实施细节安排可行性强、符合逻辑
✧安排精细度,细节安排精细、准确
3
调查结果整理、统计
✧整理、统计及时率,目标值为100%
✧整理、统计出错率,目标值为0
4
调查报告编制
✧报告客观性,编制的调查报告以调查数据为依据,内容真实、客观
九、场地使用审批流程与工作标准
(一)场地使用审批流程图
(二)场地使用审批工作标准
阶段
节点
工作执行标准
执行工具
使用场地申请
1
(1)审核各职能部门提交的场地使用申请表
(2)审核内容包括申请表填写规范性、申请人、申请事由、申请的场地、场地使用时间
✧场地使用申请表
✧企业内部审批制度
✧日常管理制度
准备场地
2
(1)汇总通过审批的场地使用申请表及各场地的使用时间
(2)查阅已登记的场地使用安排表,选出使用时间有冲突的场地使用申请表
✧场地使用安排表
✧场地管理制度
3
(1)对于使用企业内部场地的申请,如无时间冲突,则给予安排,如有时间冲突,则协调相关场地使用部门的场地使用事宜
(2)对于使用企业外部场地的申请,行政管理部负责联系相应的场地单位
4
准备需使用的场地,如检查场地的相应设备等
使用场地
5
(1)办理场地使用手续,在场地使用登记表上进行登记
(2)登记内容包括场地名称、使用日期、使用部门、使用设备等
✧场地使用登记表
✧场地管理制度
记录场地使用信息
6
(1)记录场地归还时间、场地设备使用情况等信息。
如使用的是企业外部场地,还应记录场地租金等信息
(2)将记录归档保存以备查
✧场地使用信息记录表
✧档案管理制度
✧场地管理制度
(三)流程关键事项与考核说明
所属节点
关键事项
考核指标与目标值
1
场地使用申请审核
✧审核及时性,及时对上交的场地使用申请进行审核、处理
✧审核出错次数,目标值为0次
2
场地使用情况汇总、查阅
✧汇总准确率,目标值为100%
3
场地协调、联系
✧协调有效性,经过协调,使得部门间的场地使用矛盾得到很好的解决
✧场地练习按时完成率,目标值为100%
5
场地使用手续办理
✧手续办理及时性,及时为场地使用部门办理使用手续
✧手续办理出错次数,目标值为0次
6
场地使用信息记录
✧信息记录准确率,目标值为100%
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