管理工作流程图.docx
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管理工作流程图.docx
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管理工作流程图
编制:
日期:
审核:
日期:
批准:
日期:
文件受控章
责任部门:
物业管理部声明:
未经许可,不得翻印。
2005年月日发布2005年月日实施
作业指导书
文件号
ZH/IB7.5-0-2005
版号/状态
C/0
标题
物业管理服务流程图
页数
第1页共1页
14 采购及外包管理
30 数据分析和改进
28 不合格品(服务)控制
30 顾客满意服务
31过程、服务巡视
18入伙管理
17新楼楼宇接收
20基础设施工作环境
21清洁服务
22绿化服务
23安保服务
26顾客财产管理
25延伸服务
24突发事件处理
27监视测量装置
19房屋装修管理
13 人员和培训管理
15 标识管理
16 小区
12 审批、实施
8 编制、评审合同
9 签约
10 组建管理处
11 编制管理计划
2 新接物业策划
3非常规设计开发
4 非招标文件
5 招投标文件
6 编制、评审标书
7 投标、中标
1 顾客需求
作业指导书
文件号
ZH/IB4.2.3-0-2005
版号/状态
C/0
标题
文件控制流程图
页数
第1页共1页
编写
外来文件
审核/评审
来文登记
分发范围
批准
审批
分发号
编号
编号
发放登记
发放
发放使用
识别
文件清单
归档
保管
使用
对外提供
检查/平审
提供
更改
更改实施
评审
归档
作废文件
批准
保留标识
更改状态
销毁
更换
作业指导书
文件号
ZH/IB4.2.4-0-2005
版号/状态
C/0
标题
记录控制流程图
页数
第1页共1页
表格设计
审核
外来记录
标识
编制成表
使用
传递
汇集
装订
贮存/保护
检索
更改
保存期
销毁
作业指导书
文件号
ZH/IB6.2-0-2005
版号/状态
C/0
标题
人员和培训管理流程图
页数
第1页共1页
培训计划申请
年度培训计划
批准
组织实施
内部培训
外部培训
培训档案
过程监视
作业指导书
文件号
ZH/IB7.4-0-2005
版号/状态
C/0
标题
采购管理流程图
页数
第1页共2页
一、供方评价控制流程图
供方初选
采购物品、劳务分类
A类物品、劳务(关键物品)
B类物品、劳务(公司统一采购)
C类其他物品
供方评价、选择
集体评价
直接评价
不作评价
评价准则
符合判定
不录用
采取措施
编录合格供方目录
审批、发布
过程控制
改进
供方从新评价
重新评价准则符合判定
不重新录用
采取措施
编录新合格供方目录
作业指导书
文件号
ZH/IB7.4-0-2005
版号/状态
C/0
标题
采购管理流程图
页数
第2页共2页
二、采购控制流程图
物品需求计划
采购计划
初审、会签
劳务采购申请
审批
采购实施
直接采购
合同、协议采购
验证
进货现场验证
进货验证
劳务验证
劳务合格判定
物品合格判定
入库
退货
备案
整改
作业指导书
文件号
ZH/IB8.2.1-0-2005
版号/状态
C/0
标题
顾客满意管理流程图
页数
第1页共1页
顾客满意
信息获取
业主
投诉
业主
报修回访
业主满意率
问卷调查
接
待
处
置
回
访
抽
样
回
访
发
放
回
收
回
复
统计
分析
改进
过程监视
作业指导书
文件号
ZH/IB8.3-0-2005
版号/状态
C/0
标题
不合格品(服务)管理流程图
页数
第1页共1页
不合格识别
不合格服务
进货不合格品
标识
隔离
性质判别
不合格服务性质
进货不合格品性制
严重不合格
轻微、一般不合格
合格
不合格
处置意见
处置意见
审批
处置实施
让步接受
不合格服务
进货不合格品
拒收
整改、返工
让步使用
教育、批评
经济、行政处罚
验证
纠正/预防措施
报告
文件号
ZH/IB7.5
(1)-1-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
新接楼宇入伙管理流程图
页数
第1页共2页
管理处组建
入伙前3个月组建管理处,主任、工程主管、助理员、维修等人员若干进场,入伙前1个月所有人员配齐。
落实管理用房:
包括物业办公用房、员工更衣室、工具房、仓库、业委会用房等。
编制物品采购计划:
包括材料、工具、用品、服装等,报批后根据采购程序适时采购。
人员培训:
从管理处成立之日起,开始对新进员工安排培训,具体见:
QMP6.2《人员和培训管理程序》
入伙准备
入伙资料编制、委托方确认:
①交房手册;
②业主临时公约;
③承诺受;
④业主资料登记表等。
工程技术人员提前3个月到场,参与设备调试,了解设备原理、性能,熟悉水、电、气管道线路的铺设位置及走向。
制定、执行收楼验收方案,详见:
ZH/IB8.2.3-2《物业接管验收管理程序》、ZH/IB8.2.3-3《物业接管验收流程图》。
公用事业单位联系,电话、有线开通安装,煤气开户及通邮等事项。
入伙展开
“开荒”工作:
入伙前1个月入住小区,对小区进行全面清洁,逐幢、逐层、逐户清理、清洁工作,见《清洁标准》
主动联系走访街道办事处、警署等政府办事机构和部门进行沟通,协调关系。
提前15天联合发出“入伙通知”,包括:
①入伙流转单;
②入伙手续办理流程图;
③入伙收费一览表等。
文件号
ZH/IB7.5
(1)-1-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
新接楼宇入伙管理流程图
页数
第2页共2页
入伙实施
入伙场景布置:
①室外花卉摆设、景观布置;
②导向路标设置、引导人员安排;
③室内环境布置,实行地产、物业、银行联合办公;
入伙手续办理:
①入伙资料发放;
②填写登记表;
③交纳相关费用;
④签署“承诺书”
具体见ZH/IB7.5
(1)-2《业主入伙手续办理流程图》。
业主收楼交接:
由物业维修人员陪同业主到现场看房收楼,具体见:
ZH/IB8.2.3-4《业主看房收楼流程图》。
楼宇交接完成后,由文员负责进行
交楼登记工作,填写记录QR7.5
(1)
-3《交楼统计表》。
作业指导书
文件号
ZH/IB7.5
(2)-0-2005
版号/状态
C/0
标题
房屋装修管理流程图
页数
第1页共1页
装修宣传、指导
制定相关制度
口头告知业主
张贴公告
装修前管理
装修申请
图纸审核
签订装修协议
办理出入证
装修施工管理
装修时间控制
防火安全控制
巡视监督检查
垃圾清运控制
共用部位防护
违规处理
过程监视
文件号
ZH/IB8.2.3-3-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
物业接管验收流程图
页数
第1页共2页
一、实物部分验收:
发展商通知物业公司
约定验收时间
发展商、承建商、物业公司
组成验收小组
物业共用部位、共用设施设备验收
房间内部设备设施验收
对机电设备、公用建筑/小型设施、室外给排水等逐项验收交接,填写记录:
QR8.2.3-7《工程项目交接表》(详见附表1-17)。
对房屋建筑、给排水、电气
等每间、每项、每个逐项检
查验收,填写记录:
QR8.2.
3-8《房屋交接检查表》。
物
业
公
司
接
管
缺陷登记,填写记录QR8
2.3-9《整改项目验收表》
N
确认检查结果
由施工方对缺陷部分进
行整改。
Y
施工方、管理处对整改项
进行验证,填写记录:
Q
R8.2.3-9《整改项目验收表》。
填写记录:
QR8.2.3-10《房屋交接验收单》;QR8.2.3-11《工程资料移交清单》;QR8.2.3-12《房屋共用部位及设施移交清单》;
QR8.2.3-13《房屋附属设施设备移交清单》。
注:
1。
经初验同意接管的楼宇,不等于楼宇质量完全符合国家及设计标准,发展商不能排除承担整改质量缺陷的责任;
2.在相关规定的保修期结束时,经过物业公司认可后才能向施工单位支付保修金。
文件号
ZH/IB8.2.3-3-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
物业接管验收流程图
页数
第2页共2页
二、资料部分移交:
发展商、承建商、物业公司组成资
料验收小组
列出移交文件清单
根据文件清单内容对资料逐项进行移交
产权资料:
a项目批准文件
b用地批准文件
c建筑执照
d业主清册等
(见QR8.2.3-11《工程资料移交清单》)
市府验收合格资料:
a工程竣工验收书
b消防工程验收合格证
c小区综合验收合格证
d用电许可证
e电梯使用合格证
f供电协议书
g电视共用天线合格证
h用水审批表
i水费收缴合同书等。
(见《清单》)
工程技术资料:
a建筑、结构等工程全套竣工图纸及公用设备说明书、调试报告等。
b地质勘察报告;
c工程合同及开、竣工报告;
d工程预决算分项清单;
e工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);
f隐蔽工程验收记录;
g沉降观察记录及其沉降观察点布置图;
h钢材、水泥等主要材料的质量保证书;
i水、电、空调、电梯等设备及卫生洁具的检验合格证;
j机电设备订购合同、单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录等(见《清单》)。
缺陷登记,填写记录:
QR8.2.3-11
《工程资料移交清单》交发展商
N
确认检查结果
Y
移交物业管理公司
注:
资料移交最迟在地产商将楼宇资料报送市档案馆的同时,移交一份到物业公司存档。
文件号
ZH/IB8.2.3-4-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
业主看房收楼流程图
页数
第1页共1页
业主持“流转单”由维
修人员陪同到现场查验
建筑情况:
如墙面、顶面、
门、窗等。
配置的设备设施:
如水、电、气、电话、有线等,及其他设备、装饰情况等。
抄录水、电、
气表读数。
填写记录:
QR7.5
(1)-2《交接维修记录》
N
填写记录:
QR7.5
(1)-1《楼
宇接收记录》
Y
《记录》交施工方安排整改,约定完成时间
物业、业主对整改部分验收,签字确认。
业主签字确认
钥匙移交
文件号
ZH/IB7.5
(1)-2-2005
作业指导书
版号/状态
C/0
标题
业主入伙手续办理流程图
页数
第1页共1页
提前15天向业主发出入伙通知书,约定入伙时间;
到收楼处领取收楼通知书,按“入伙流转单”办理入伙手续;
到售楼处办理付费及银行按揭手续;
业主持“入伙流转单”“收楼通知书”到物业管理处办理入伙收楼手续;
地产公司
物业公司管理处
物业公司
接
待
Ⅰ
处
接
待
Ⅱ
处
接
待
Ⅲ
处
审核业主资料:
①费用交纳情况;②按揭手续办理情况;③相关部门人员签字、盖章情况;④“收楼通知书”情况;⑤“购房合同”
持有情况;
填写业主资料登记表
复印业主身份证、存档
向业主发放各
类管理性文件:
①业主公约;
②住户手册;
③服务指南;
④签属“承诺书
”;
缴纳相关费用:
①预付3个月管理费;
②预付装修垃圾清运费;
③代收费用;
④其他;
上述手续办理完成后,由财务人员在“流转单”上盖章,业主持“流转单”进入ZH/IB8.2.3-4-
2005程序;
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