公司公文写作技巧及公文格式(带示例).doc
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公司公文写作技巧及公文格式(带示例).doc
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公司公文写作技巧及公文格式(带示例)
为了使大家了解公文的基本特点和一般格式,掌握常用快速的写作方法及其变化提高日常公文的写作能力。
内容:
1、公文的概念
2、日常公文的分类
3、公文拟写的步骤与方法
4、电子公文
5、公文范例
6、尝试写作
什么是公文?
所谓公文,它是公务文书的简称,它是国家机关在行政管理过程命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
在各类企业中,所指的公文一般为商务公文,主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等
公文的分类
(一)按性质和作用划分
1、指令性公文。
内容要明确,格式要规范,行政约束力极强,下级必须严格贯彻执行。
主要文种有:
命令、指令、指令性的通知、通告等。
2、指示性公文。
指导下级机关工作,阐明工作原则、方法和措施,是下级机关开展工作的依据。
主要文种有:
指示、批复、通知、函等。
3、呈请性公文。
下级向上级机关汇报工作,反映情况,请求批准答复时使用的文件。
主要有报告、请示等。
4、决策性公文。
对于重大问题,重要事项作出决断性的结论和安排,下级机关受文后必须严格遵守和执行。
主要有决定和决议。
5、公布性公文。
向群众公布应当遵守的事项。
布告、公告、通告。
6、记录性公文。
会议纪要。
(二)按引文关系划分
1、下行公文。
是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。
如命令、指令、指示和批复等。
2、上行公文。
下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。
如请示、工作报告和上行函等。
3、平行公文。
同级机关或者不相隶属的机关之间来往的文件。
如公函、通知等。
(三)从文件的来源划分
两大类:
一类是由外机关发送到本机关的文件,叫收文。
另一类是由本机关制成的文件,叫发文。
(包括内部使用的文件,如工作计划、总结、规章制度等)
(四)从文件的制发机关及其性质划分
三类:
法规文件、行政文件、党的文件
(五)从文件的阅读范围和机密程度划分
三类:
公布文件、机密文件、内部文件
二、公文拟写的步骤与方法
公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似,但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同,拟写时也有一些需要特别注意的问题。
公文的拟写通常按以下步骤进行:
(一)、明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。
因此,在动笔之前,首先要弄清楚发文的主旨,即发文的主题与目的,包括以下几项内容:
1、文件的中心内容是什么?
比如相关工作的改善,主要提出目前情况怎样?
存在哪些问题,解决方式、需协助事项;再如请求事项,拟请上级机关答复或解决问题等。
2、根据文件内容,准备采用什么文种?
比如,汇报工作情况,是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文所反映的问题,是写一个指示或复函,还是一个带规定性质的通知等。
3、明确文件发送范围和阅读对象。
比如,向上级汇报工作,还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、有关部门人员阅读,还是向全体人员进行传达。
4、明确发文的具体要求。
例如,是要求对方了解,还是要求对方答复,是供收文机关贯彻执行,还是参照执行、研究参考、征求意见等。
总之,发文必须明确采取什么方式,主要阐述哪些问题,具体要达到什么目的,只有对这些问题做到心中有数,才能够落笔起草。
(二)、收集有关资料,进行调查研究
发文的目的和主题明确之后,就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然,这也要根据具体的情况,并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。
例如,拟写一份简短的通知、公告,一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作,在明确发文主旨之后,稍加考虑就可以提笔写作了。
但对于问题较为复杂,还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件,拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等,往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢?
一是收集和阅读有关的文字材料;二是到实际当中搜集活材料。
例如,要草拟本部门的年度工作计划,首先需要查阅去年的工作计划及工作总结,以及参考有关先进企业的同类工作计划等,还要研究本部门今年所面临的形势,今年的中心任务上级要求等。
总之,收集材料及调查研究,是一个酝酿的过程,是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面,然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
(三)、拟出提纲,安排结构
在收集材料的基础上,草拟出一个写作提纲。
提纲是所要拟写的文件的内容要点,把它的主要框架勾画出来,以便正式动笔之前,对全篇做到通盘安排、胸有成竹,使写作进展顺利,尽量避免半途返工。
提纲的详略,可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。
篇幅不长的文件,可以大致安排一下文件的结构,先写什么问题,依次再写什么问题,主要分几层意思等。
篇幅较长、比较重要的文件,往往需要拟出比较详细的提纲,包括文件共分几个部分,每一个部分又分作几个问题,各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。
提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。
当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程,文件的基本观点,可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改,使提纲日益完善。
由两人以上分工合写的文件,更需要共同研究写作提纲,以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。
(四)、落笔起草、拟写正文
结构安排好后,要按照要求所列顺序,开宗明义、紧扣主题、拟写正文。
写作中注意两点:
1、要观点鲜明,用材得当。
也就是说要用观点来统帅材料,使材料来为观点服务。
运用材料要能说明问题,做到材料与观点统一。
在写作当中,要注意明确观点,用语不能含糊不清,模棱两可、词不达意,似是而非。
如果观点不明,令人不知所云。
有些文件,只讲观点没有实际材料,就会使人感到抽象空洞、缺乏依据,不易信服。
而只罗列材料没有鲜明的观点,则会使人弄不清要说明什么问题,不了解发文的意图,特别是情况汇报、工作汇报介绍。
2、要语句简练,交代清楚。
拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺,又要注意交代的问题清楚明了。
(五)、反复检查,认真修改
初稿写出后,要认真进行修改。
写文章,需要下功夫。
自古以来,好文章都要经过反复修改的,写文件也同样,尤其是重要的文件,往往要经过几稿才能通过。
1、关于主题的修改。
看主题是否明确,主题论述是否集中,主题挖掘是否深刻。
2、关于观点的修改。
修改公文要考虑到观点是否正确,表达有无问题。
3、关于材料的修改。
材料是文件的基础,有了正确的观点,还要通过适当的材料表现出来。
4、关于结构的修改。
修改文件的结构,包括文件总体结构的修正,使全文更加严谨。
5、关于语言的精练。
主要是修改不通顺的语句,不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细,必须有足够的耐心和精益求精的精神。
三、公文的文面格式、用纸格式、排印格式、装订格式
编号
文件名称
NO00xx 秘密
缓急
XXX文件
XX字〔2006〕X号 签发人:
XXX
XXX省人民政府
关于开展XX活动的通知
各市县、自治县人民政府:
(正文)
附:
《宣传提纲》3份
1、(一份)
2、(一份)
3、(一份)
XXX省人民政府
年月日
(公章)
(此件发至XX级)
主题词:
抄报:
抄送:
XXX省政府办公厅
年月日印发
发文字号
文件标题
主送单位
正文
附件标注
落款印章
发文范围
主题词
抄报机关
抄送机关
印发单位
和时间
公文格式,一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3部分组成。
(一)公文的文面格式
国家的标准GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》是我国现行的公文格式标准。
该标准对公文用纸,幅面,版面尺寸,图文颜色,排版规格以及印制装订等都做了具体的规范,另外还对公文各要素[眉首,主体,版记]的标识规划了极其详细的描述。
现在我们一起来学习一下:
公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标识规则,包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。
目前,各类机关的通用公文的格式大体相同。
党政机关通用公文的文面格式由版头、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度、发文字号、签发人、收发报序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称(附件说明)、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围(附注)、附件、主题词、抄送机关、印制版记21个要素组成。
这21个要素按其所在的位置,又可分成眉首(文头)部分(前9个要素)、主体部分(中间9个要素)、版记(文尾)部分(最后3个要素)。
眉首部分,位于公文首页上部,一般占整个页面的1/3左右。
党的机关用特定版头制发的公文,眉首部分与主体部分用两条各长60.5mm、宽0.7mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开;行政机关的公文用一条长159mm、宽0.7mm的红色横线隔开,中间没有五角星;用电报传送的公文,眉首部分与主体部分用两条平行的黑色横线(密码电报为红色)隔开。
用A4型公文纸,国家标准规定上报公文的眉首部分占55.89%,即166毫米。
主体部分位于眉首部分以下,版记部分之上。
版记部分位于公文最后一页下端,其中,印制版记包括印发机关、印发时间和印发份数3项内容(行政机关的公文只有前两项内容)。
1.版头
版头,又叫发文机关标识,即人们通常所称的“红头”。
由发文单位全称或规范化简称加上文件两字组成,[公司现行公文一般省略文件两字],用大字套红标注秘密等级下放的中央位置。
以公司名义发出的公文,其样式已经同意印刷,公司系统其他各级公文根据公司提供的模版样式执行。
联合行文的公文版头,主体单位应排列在第一行,其构成形式可以只用主体单位名称,也可以并列各单位名称。
在联合行文单位较多的情况下,版头所占的位置要求不超过本页图文区的2/3。
版头是特定的、法定的、专用的,象征着领导机关的权威,起到增加公文庄重色彩和严肃性,识别发文机关、公文级别、重要程度,以引起受文者注意的作用。
不同的机关,不能共用版头,但规格样式是相同的,只是表示的发文机关不同。
党的机关公文版头的主要形式有两种:
一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共益阳市资阳区委文件”;一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党益阳市资阳区委员会(通知)”。
版头字居中排印在公文首面上部,一般用长牟体字或长宋体字套红印制,每个字的长度在15—22毫米之间,宽度根据字数多少确定,但都要小于“中共中央文件”字样。
版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。
版头一经确定,必须长期固定使用,一般情况下不作变动,更不得随意变动。
党的机关使用公文版头应注意4个问题:
一是以党委或以党委办公室名义制发的公文,分别应与版头一致,即党委的文件使用党委文件的版头,党委办公室的文件使用党委办公室文件的版头,两者不能混淆;二是发文字号特别是发文机关代字与对应的版头应一致,如“益资发”用“中共益阳市资阳区委文件”的版头,“益资委”、“益资委干”用“中国共产党益阳市资阳区委员会(××)”版头;三是版头圆括号中标注的文种应与标题中的文种和最后一个主题词一致,即三者同一;四是党委、党委办公室与其他任何一个同级机关联合行文,均只用党委或党委办公室的公文版头。
这是由党的机关的领导地位决定的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准;规范化简称应由该机关的上级机关规定,由本机关自定的,一定要明示其他机关,不能只是自己使用而别人不认同。
2.份号
份号,即份数序号,是同一件公文印制份数的顺序号。
在党的机关,用特定版头印发的秘密公文均应标注份号,不是用特定版头印制的秘密公文,有条件的也应标注份号。
份号从NO.000001号开始,用6位阿拉伯数字标注于公文首页左上角。
秘密公文印制份号的目的是:
便于对秘密公文进行管理和利用。
凡是秘密公文,一定要做好保密工作,防止失泄密事件发生。
3—4.密级与保密期限
密级,即公文的秘密等级。
公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。
秘密可划分为国家秘密和商业秘密,其中,国家秘密划分为绝密、机密、秘密3个等级,商业秘密划分为“商业机密”、“商业秘密”2个等级。
有秘密事项的公文应确定密级。
用特定版头印发的公文,密级用3号黑体字标注。
党的机关的公文,密级标注在份号下方,两字之间空1字;行政机关的公文,密级标注在公文首页右上角。
如需同时标注秘密等级与保密期限,党政机关的公文,都用3号黑体字顶格标注在版心右上角第1行,秘密等级中间不空格,并与保密期限之间用“★”隔开。
比如:
“机密★3年”。
5.紧急程度(等级)
紧急程度(等级),是对公文送达和办理的时间要求。
用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度,用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。
用特定版头印制的党的机关的紧急公文,分别标明“特急”、“加急”,用3号黑体字顶格标注于公文首页版心右上角,两字之间空1字;行政机关的紧急公文,分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字标注于公文首页版心右上角第2行,如果该件公文无密级,则标注在第1行。
确定公文的紧急程度(等级)应实是求是,防止随意性。
6.发文字号
发文字号:
简称文号。
发文字号是公文的代号,由发文机关代字、发文年度和发文顺序号3部分组成,是每一个用特定版头制发的公文不可缺少的重要组成部分。
所有公文都必须编制发文字号。
发文字号用四号字体[加粗],标注在发文单位以下,横线以上的适中位置。
它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。
其中,发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成,有的可省略发文机关代字或公文类别代字,但发文机关所在行政区地方代字不能省略。
例如,“益资发”,用“益资”做发文机关所在行政区代字,省略了发文机关代字“委”,“发”是文件类别字;“益资委”中的“委”是发文机关代字,即“中国共产党益阳市资阳区委员会”,省略了文件类别代字。
发文机关代字不能与同级机关的机关代字相同,例如,同级统战部与统计局,不能都用“统”字做机关代字,应分别用“统战”、“统计”做机关代字。
发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写,发文年度号标注在六角括号内。
发文年度应标全称,不能简称,例如,“〔2005〕”不能简写为“〔05〕”。
发文顺序号分年度从1号起,按公文的签发时间的先后依次编号,不能跳号,不留有空号,不随意编号,不编虚位(即“1”不编为“001”),不加“第”字。
使用发文字号,应注意3个问题:
一是发文字号一经确定,应长期固定使用。
二是联合行文,一般只标注主办机关的发文字号。
三是用特定版头印制的公文的发文字号,党的机关的用4号仿宋体、行政机关的用3号仿宋体字标注于版头(发文机关标识)下空2行红色横隔线之上。
下行文、平行文的居中标注;上行文的标注于左侧,与右侧的“签发人”对称,左右边各空1字排印。
7.签发人
公文签发人:
签发人在下行文和平行文的文面上一般看不到,上报的公文应当在首页注明签发人姓名。
其书写位置与发文字号在同一水平线。
上报公文(主要指请示、报告)应标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成,标注于公文发文机关标识(版头)下空2行红色横隔线之上。
党的机关的公文用4号仿宋体字标注。
某些重要的公文有会签人的,还应在签发人右侧用4号仿宋体字标注会签人及其姓名。
上报公文标注签发人的目的,是为了加强单位领导人对公文所负的责任,使之认真把好公文关。
标注公文签发人应注意2个问题:
一是联合行文,有多个签发人,一般是主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色横隔线;会签人的标注方法同签发人。
二是签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者。
8.标题
标题:
也就是公文的眉目,位于正文最上方的最醒目处,其作用是通过标题可以概括的了解公文的性质,要求和公文内容所反映的主要问题,完整的标题由发文单位(全称或规范化简称),事由,和文种三部分组成。
标题,位于红色横隔线下方空2行排印。
主标题用2号小标宋体字,副标题用3号楷体字,居中排印。
回行时应做到词意完整,排列对称,间距恰当。
公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容,做到规范、简洁、无歧义。
在处理公文标题时应注意3个问题:
一是联合行文时各联署机关名称排序,一般情况下,主办机关的名称排在前面,其余依次排列。
二是在有双文种的公文(又叫复合性公文)中,应简化标题。
三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
9.主送机关
主送机关,即主要受理公文的机关,应当用全称,或规范化简称,或同类型机关统称;在标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字排印,回行时顶格;最后一个主送机关名称之后用全角冒号。
国家标准规定:
“如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送机关之上,标识方法同抄送。
”
普发性公文,主送机关名称用统称,并做到规范、稳定。
在党政机关常用的公文中,只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;决议、决定、指示、命令(令)、意见、公报、公告、通告、规定、细则、会议纪要、工作要点12种公文不标注主送机关;通报可标注可不标注主送机关,即一般情况下不标注主送机关,但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果,可标注主送机关。
10.正文
正文:
也就是公文的主体,用四号宋体固定行距25磅,正文采用的格式可以是条款式,也可以是小标题式,还可以是图表式,无论什么样式,都是为内容服务。
正文是公文的主体,用来表述公文的内容,位于主送机关下方;不标注主送机关的公文,正文位于成文日期下方。
县级及基层党的机关不标注主送机关的公文,正文在标题之下空1行排印。
数字、年份不能回行。
正文中的结构层次序数应准确掌握和使用,即:
第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
常见的错误有:
①第一层次用“
(一)”;第三层次的“1.”写成了“1、”,把小圆点写成了顿号。
②第一层次用“一、”,第二次用“
(1)”,跳跃了两级。
在正文层次不多的情况下,第一级用“一、”,第二级可用“1.”,但不能用“
(1)”。
为简化层次,正文中尽量不用多层次结构。
11—12.附件及附件名称
附件,是公文的组成部分,对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表,置于主件之后,另起一页开始排印,并与主体装订在一起。
公文如有附件,应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。
党的机关的公文附件不空行、行政机关的公文附件空1行,左侧空2字,用3号仿宋体字排印“附件”2字或“附”字,后面标全角冒号附件名称。
附件的序号(用阿拉伯数字)和名称前后的标识应一致。
附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
仅一个附件的,不排附件的顺序号。
附件排印与公文主件排印的规格相同。
附件是图表的,其文字部分用3至5号字灵活处理。
如果附件与公文主件不能装订在一起的,例如,应填报的统计表等,应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号,并在其后标注附件(或带顺序号)。
在这种情况下,公文主题词与印制版记应标注在主件最后一页的下端。
附件与主件装订在一起的,公文主题词与印制版记应标注在附件最后一页的下端。
13.发文机关署名
发文机关署名,应当用全称或规范化简称,位于正文之后的右下方。
党的机关的公文,与正文的末行一般空两行排印。
不标注主送机关和不需加盖发文机关印章的公文,正文之后不再署名。
在县级和基层党的机关,公文印数较少,所发公文都要加盖发文机关印章;对于在正文之后不需署名的文种,采取变通的形式,即在正文之后用3号字署名,以便于盖章,但在正文之前仍不标注主送机关,只把印发传达范围由正文之后移至成文日期下一行排印。
行政机关的公文,单一机关和两个机关的联合行文不署名,3个以上机关联合行文,应署名。
署名时,将发文机关名称排在成文日期和正文之间,主办机关排在前面,每行最多排3个发文机关名称,最后一排如余一个或两个,均居中排印,以方便盖章为标准。
14.成文日期
成文日期,一般以领导人最后签发的日期为准;经会议讨论通过的决议、决定等,以会议通过的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。
成文日期应当写明年、月、日,年份不能简写。
党的机关的公文成文日期用阿拉伯数字标注。
有主送机关的文种,成文日期标注于发文机关署名右下方,低两个字用3号仿宋体字排印;对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文,成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。
县级及基层党的机关发文,对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文,成文日期标注在发文机关署名右下方。
行政机关的公文成文日期用汉字标注,“零”写“O”。
单一机关行文,成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。
联合行文,将成文日期拉开,左右各空7个字排印;成文日期与正文的距离,从实际出发确定,以方便盖章为准。
公文经领导人签发后因故不能及时发文时,成文日期可请示签发人重新确定,或由办文者提出意见报领导确定。
15.印章
县市区党的机关和基层党组织的公文,均应加盖发文机关印章。
联合上报的公文,联署机关都应当加盖印章。
在行政机关,公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,均应加盖发文机关的印章。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
使用机关印章加盖公文时,要认真、细致,使每一份公文的用印都能做到端正、清晰,印章用红色。
党的机关的公文印章在发文机关署名的成文日期处,上沿不压正文,下沿在成文日期之下。
行政机关的单一机关行文,印章距正文2—4mm,居中压成文日期。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。
当联合行文需加盖两个印章时,主办机关在前,两个印章均压成文日期,互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,每行最多排3个印章,主办机关在前,印章盖在发文机关署名处,两端不得超出版心;最后一行如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。
当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不采取标识“此页无正文”的方法解决。
县市区党的机关和基层党组织制发的公文,对于不标注主送机关的文种,先改变其格式,然后才能在其署名和成文日期处加盖印章。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。
联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一
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