12.公文及公文办理.ppt
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第五章公文及公文办理,教学内容,公文办理,指办文的全过程,包括公文撰拟、公文处理和公文立卷归档。
教学步骤,第一节公文的性质与作用第二节公文的种类与格式第三节行文制度第四节公文处理程序第五节公文立卷与归档,一、公文文书的性质文书私人文书:
家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等。
公务文书:
国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中使用的文书。
第一节公文的性质与作用,一、公文文书的性质公务文书的涵义有广义、狭义之分。
广义的公文涵义,指党政机关、企事业单位、社会团体以及一切依法成立的组织在各自的政务、公务、商务等工作和活动中代表本组织形成的规范的文书信函均可以称公文。
包括各种文件、电报、报表、调查材料、登记表册、记录等文字材料。
第一节公文的性质与作用,一、公文文书的性质狭义的公文涵义,专指国家机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书(也称行政公文)。
包括通用公文和专用公文,通用公文,又称行政公文。
通行于各机关、团体、企事业单位中,如命令、指示、决定、通知、请示、报告等。
它们的使用范围较为普遍。
我们通常所说的公文,实际上是指通用公文。
专用公文。
这是由具有专门职能的机关,根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。
如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等;司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。
它们只能在一定领域和范围内使用。
第一节公文的性质与作用,一、公文文书的性质,
(一)策令性
(二)专任性(三)规范性(四)庄重性,
(一)策令性,1.权威性:
公文是国家机关、社会团体和企事业单位权力的象征和载体,是权力的具体化和文字化。
2.强制性:
执行文件是每个受文机关责无旁贷的职责,对不执行公文的受文机关,发文单位通过各种方式要求或强制执行。
不执行者不但将受到处罚和惩罚,同时,还必须承担相应的责任和后果。
(二)专任性,1.公文作者的专任性:
法定作者2.公文读者的专任性:
指定性作者和指向性作者。
(三)规范性,1.公文发文方式的规范性拟稿核稿签发编号缮印校对用印登记分发。
2.公文收文方式的规范性签收登记分送拟办批办承办催办3.公文管理方式的规范性立卷、归档和销毁4.公文格式的规范性文头、主体和文尾,(四)庄重性,1.公文的语体风格。
强调直笔表述,忌用曲笔。
2.公文的语言要求庄重、准确、简约、平实和得体。
二、公文的作用,
(一)领导和指导作用,主要体现在下行文中。
上级机关有新的方针、政策、新的行政措施、新的工作任务需要下达,都是通过下行文得以实现的。
(二)宣传和教育作用,通过下行文,使下级机关及时了解国家新的法律法规、新的方针政策和新的行政措施,使下级机关及时了解上级机关新的工作目标和举措。
(三)联系和知照作用,上级与下级之间、平级之间以及不相隶属机关、单位之间常要进行联系、沟通和协调。
公文是最正式、最有效的方法。
(四)凭证和依据作用,公文是各机关、各企事业单位内部的工作法规和工作准则。
公文处理之后就转化为档案,公务活动因此有案可考。
党和国家及我省有关公文规范的文件1.中国共产党机关公文处理条例简称条例1996年5月3日中共中央办公厅颁布;2.国家行政机关公文处理办法简称办法2000年8月24日国务院颁布;3.国家行政机关公文格式1999年12月27日国家质量技术监督局发布。
第二节公文的种类及格式,1.条例规定党务公文有14种公文文种:
决议;决定;指示;意见;通知;通报;公报;报告;请示;批复;条例;规定;函;会议纪要。
2.办法规定行政公文有13种公文文种:
命令(令);决定;公告;通告;通知;通报;议案;报告;请示;批复;意见;函;会议纪要。
3.杂体文书:
计划、总结、市场调查报告、简报、大事记、启事、感谢信、慰问信、求职函、辞职函、贺信、请柬、欢迎词、欢送词、邀请书等。
一、常用公文的文种及适用范围,一、常用公文的文种及适用范围,1条例。
对于国家权力机关而言,可作为国家法律、地方性法规、民族自治地方有关法规文件的名称。
全国人民代表大会或全国人民代表大会常务委员会制定的作为国家法律的条例,主要用于调整或明确长期施行的国家政治、经济、文化等方面的关系或规则。
省、直辖市人民代表大会或其常务委员会制定的作为地方性法规的条例,主要用于调整或明确其所辖区域内政治、经济、文化等方面的关系或规则。
民族自治地方的自治区、自治州、自治县人民代表大会制定的自治条例和单行条例,分别用于:
确定本地区实行民族区域自治的基本原则、机构设置,自治机关的职权、工作制度以及其他有关重大事项;在法律规定的范围内根据当地民族的具体情况调整或确定某些具体的关系或规则。
对于国家行政机关而言,条例可作为国务院制定的行政法规的名称,用于对某一方面的行政工作作比较全面系统的规定。
对于党的领导机关而言,条例可作为党内规章的名称,用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。
2规定。
可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及党内规章和机关内部规章制度的名称。
用于对特定范围内的工作和事务作出规定,如确立活动规则,提出处理问题的准则与规程,明确有关单位或人员的权利、义务、责任,对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。
3命令。
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
4指示。
适用于对下级机关布置工作,提出开展工作的原则和要求。
5决定。
适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
6.决议。
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
7意见。
用于对重要问题提出见解和处理办法。
8批复。
用于答复下级机关的请示事项。
9通报。
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
实践中常用于:
总结推广先进典型的经验;褒扬先进模范事迹;总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训;批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为;告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。
10通知。
适用于批转有关下级机关的公文;转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项;任免人员。
11公告。
用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。
12公报。
用于公开发布重要决定或者重大事件。
其具体适用范围与公告基本相同。
13通告。
用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
14请示。
用于向上级机关请求指示或批准。
实践中主要用于:
请求上级明确有关方针、政策或要求;请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法;请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题;请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系;请求上级分配任务、布置工作;请求上级核准编制、经费;请求上级审批工作计划和其他方案;请求上级任免有关干部;请求上级审定有关项目;请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文;请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。
15报告。
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。
实践中常具体用于:
向上级反映工作的进展情况;反映工作中出现的有关情况、动向或问题;汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况;提出纠正有关偏向的具体意见和建议;提出转发公文的建议;答复上级的询问;检讨工作中的错误;依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划;将有关事项或公文报送上级机关备案等。
16议案。
用于各级人民政府(须以政府而非政府部门名义)按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
17函。
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
18.会议纪要。
用于记载和传达会议情况与议定事项。
1.写作动机的制约性公文写作则受社会集团意志的制约,强调“群体意识”,注重准确体现领导意图。
2.写作思维的抽象性公文写作主要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段去概述事实,分析事理,从而提出解决现实问题的措施、办法、意见或要求,达到处理公务的目的。
3.写作体式的规范性在体式上有一定要求。
公文体式的规范性是由公文特具的法定权威与行政约束力所决定的。
4.写作受体的确指性公文写作有特定的对象,即收文机关。
二、公文撰拟的特点,1.政策性原则是指撰拟公文必须符合政策法令。
这是公文撰拟最重要的原则和基本依据。
只有依法办文,才能使撰拟的公文合法和有效,具有法定的权威和行政约束力。
2.准确性原则是指撰写的公文必须真实准确。
一是内容要实事求是;二是表述要准确简洁;三是格式要符合规范。
三、公文撰拟的原则,三、公文撰拟的原则3.针对性原则是指撰拟的公文必须有的放矢。
首先要求准确领会和体现领导意图,明确行文的目的;其次要对本地区、本单位、本部门的实际情况了然于胸,要结合自身实际;再次要坚持“一文一事”的规则;最后要选准主送机关和文种。
4.时效性原则是指撰拟公文要迅速及时。
公文撰拟何时交稿,何时成文都有时限要求,这要求秘书人员讲究时效,迅速及时完成。
四、公文的格式国家行政机关公文处理办法规定,公文的组成部分一般有:
发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期等。
一份完整的公文由文头、主文和文尾三部分组成,公文格式主要是这几部分内容的组成与写作规定。
公文格式简图,000001机密年特急文件2006号签发人:
关于工作的通知(主送机关):
(正文)。
附件:
1.2.二六年一月一日(印章)(附注:
)主题词:
抄送:
,。
(印发单位)年月日印发(共印份),一、文头部分公文的文头,又称版头,包括:
文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。
文头位于公文首页上端,约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。
(一)发文机关标识(文件名称)文件名称,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。
如“省人民政府文件”、“公司文件”。
一、文头部分
(二)发文字号发文字号又称发文号、文号、文件字号。
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。
联合行文的发文字号,只标主办机关的发文字号。
(三)签发人上报的公文需在首页标识签发人姓名。
“签发人”是指批准发出公文的机关领导人,标明在发文字号右侧空两字位置处。
(四)秘密等级(密级)秘密等级是指公文内容涉及秘密程度的等级。
秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
秘密标志为。
如“机密5年”(五)紧急程度(急度)紧急程度是指送达和办理公文的时限要求,分“特急”、“急件”。
(六)份号份号,又称份数序号,是指将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
二、主体部分
(一)标题公文标题是公文内容和作用的高度概括。
完整的公文标题由发文机关名称、公文事由(或公文主题)、公文种类三部分组成。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题的三个组成部分一般要写完整,也有部分省略的情况:
单位内部使用的公文,标题可省略发文单位;省略事由,如“新大地公司通知”。
(二)题注题注即注释、说明标题的文字。
一般用来注明法规性文件或经过讨论通过文件的法律程序、会议时间、地点。
有的题注用括号括住,有的用破折号标识。
(三)主送机关主送机关,是指公文的主要受理机关,又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”。
主送机关不止一个时的标点用法:
同类型、相并列的机关之间用顿号间隔,不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔,最后用冒号。
如人事部关于开展国家公务员普通话培训的通知的主送机关:
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局),教委(教育厅),语委,国务院各部委、各直属机构人事部门,新疆生产建设兵团人事局:
普发性下行文,主送机关较多,一般使用泛称,如“校各直属单位”。
上行文的主送机关一般是一个。
请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。
一些行文方向不定,没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告及一部分通知,则不写主送机关。
(四)正文正文内容一般分开头(又称原由或引据)、事项、结尾三部分。
正文表述公文的具体内容,是公文的核心部分。
(五)发至级限发至级限指文件发至层次。
发至级限要用圆括号括上。
(六)附件附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。
附件是正文的补充说明或参考材料。
附件主要有随文发送的文件、报表、材料等。
不是所有公文都需附件,根据需要而定。
附件必须写所附内容的标题或名称。
附件若不止一件,则应标序号。
序号使用阿拉伯数码(如“附件:
”)。
附件名称后不加标点符号。
“附件”写在正文下一行,左空两字,加冒号。
对于被批转、转发的文件来说,不必再标之为“附件”,因为作为按语的正文已写清附上这些文件、材料的名称。
(七)发文机关发文机关,是公文的作者或发出单位。
发文机关要写全称或规范化简称。
若是联合行文,主办机关排列在前。
(八)签署签署是签发文件的领导人在公文正文落款处的签字或盖章。
(九)成文时间一般文件,以领导人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准;会议通过的公文,以通过日期为准;法规性公文,以批准日期为准,或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准;成文时间要用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”。
不能用阿拉伯数字书写。
(十)印章公文,除会议纪要和以电报形式发出的以外,都应加盖印章。
印章要盖得端正、合乎规范。
上不压正文,下要压年、月、日。
联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
三、文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印数、附注和页码
(一)主题词主题词,是指标识公文主题、文件类别的并经过规范化处理的名词或名词性词组。
标引主题词要注意三点:
要掌握选词原则。
要使用主题词表。
坚持“谁办文,谁标引”的原则。
1、要掌握选词原则。
要选用最能反映公文主题内容的词语。
一份文件的主题词,一般不超过5个。
其标引顺序是先标类别词,再标类属词。
在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词。
各主题词之间空1格,不写标点符号。
1、要掌握选词原则。
如:
国务院关于加强水土保持工作的通知,先标类别词“水利”,再标类属词“水土保持”,最后标上文种名称“通知一份文件如有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。
如:
会议纪要听取全国财政工作会议情况和全国打击走私工作会议准备情况的汇报,先标反映第一个主题内容的类别词“财政”,再标类属词“税务”;然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”,再标类属词“缉私”,最后标“会议纪要”。
2.要使用主题词表。
国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表(1997年12月修订),由15类1049个主题词组成,分为主表和附表两大部分。
主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词,词表分为三个层次:
第一层是对主题词区域的分类,如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。
第二层是类别词,即对主题词的具体分类,如“工交、能源、邮电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。
第三层是类属词。
第二层和第三层统称为主题词,用于文件的标引。
(二)抄送单位(抄送机关)指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。
应当使用全称或规范化简称、统称。
公文如需抄送,则在主题词下一行写明抄送单位。
抄送机关之间用逗号隔开。
(三)印发机关、印发日期和印数印发机关,即印发公文的机关,要写全称。
印发日期,以公文付印的日期为准。
印数,是指公文的实际印制份数。
(四)附注附注用于说明其他项目不便说明的事项。
如说明有关引文的出处;解释有关名词术语。
发至级限,有时也以附注的形式来说明。
“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(五)页码页码,即公文的页码顺序,在一页公文的最下端。
七、公文格式以外的其他规定
(一)公文用纸规格规定公文用纸一般采用国际标准A4型纸。
规定从2000年开始,图书期刊一律采用国际标准A4型纸,取消常用的16开纸型。
国际标准A4型纸,宽210mm,长297mm。
国际标准化组织在1975年制定书写纸的规格标准为A4型。
A4型纸公文用纸版心尺寸为156mm225mm。
(二)排印公文排印,一律从左而右横排、横写。
少数民族按其习惯书写和排印。
字距、行距自定,眉边空留要恰当,一般是上空白宽于下空白,左空白宽于右空白。
横排的公文在左侧装订。
(三)字号公文中印刷字号也有相应的规定,一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序,依次从大到小选用。
发文机关一般用黑体字或初号宋体字。
公文标题一般用2号小标宋体字;正文采用3号仿宋体;主题词用3号黑体字;秘密等级、紧急程度用3号黑体字。
第三节行文制度一、行文关系和行文方式1.行文关系是指行文时发文单位与受文单位之间的关系。
主要表现为四种:
上下级关系、平级关系、隶属关系、非隶属关系。
依据这种关系,公文的行文方向可分为:
上行文、下行文、平行文和泛行文。
2.行文方式是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文的方法和形式。
可分以下三个方面
(1)按受文机关或行文对象的范围分类A、逐级行文,指向直属的上一级机关的行文。
B、越级行文,行文机关越过自己的直接上级或直接下级,向非直接上级和非直接下级行文。
C、多级行文,同时向直属上级和更高一级或直属下级和更下一级的行文。
(2)按发文机关是否为一个来分单独行文,即只有一个机关署名发出的公文。
联合行文,即由两个及以上平行机关联合署名发出的公文。
(3)按行文对象的主次来分类主送,行文机关直接针对与行文内容关系最密切、需主要负责受理或贯彻执行公文的机关单位行文。
抄送,即行文机关在主送的同时,向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。
二、行文规则,
(一)部门行文规则,二、行文规则,
(二)联合行文规则,二、行文规则,(三)上行文规则,二、行文规则,(四)下行文规则,第四节公文处理程序与基本要求公文处理程序,一般分为收文处理程序和发文处理程序。
一、收文处理程序收文处理指对收到公文的办理过程,一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办与查办、立卷、归档、销毁等程序发文处理一般包括拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序,
(一)拟稿标题应用文书的标题通常有三种形式:
公文式标题。
由发文机关、事由和文种三项组成,此三项称为公文标题“三要素”。
新闻式标题。
即通常说的文章题目式,它又可分单标题和双标题。
发文处理,
(一)拟稿标题应用文书的标题通常有三种形式:
3四项式标题。
通常由单位(或对象)、时限、事项和文种等四个部分组成,如“市研究所2006年度科研工作总结”等。
应用文书的标题要能显示主旨或者显示主要内容,这是与文学作品标题之不同之处。
单标题即单行标题,通常有三种标题方式:
(1)主旨式。
标题提出应用文书的主旨,如“药品销售中回扣现象再也不能继续下去了”。
(2)事实式。
标题陈述基本事实、情况,如“大巴山捕蛇严重导致鼠害猖獗”。
(3)问题式。
标题提出问题,规范内容走向,如“职工的归属感从何而来”。
双标题即只有正题和副题的双行标题,其中正题符合单标题的要求,更多的突出应用文书的主旨,副题则对正题起补充说明的作用,通常说明应用文书写作的内容范围和文种。
如“艰苦的拼搏,丰硕的成果省供销系统2005年工作总结”。
开头应用文书的开头必须直截了当,开门见山,愈简洁愈好。
常用的开头方式有:
(1)概述情况。
要求开头简明扼要,切题介绍有关情况或背景。
报告、会议纪要、总结等常用此法。
(2)说明根据。
开头引用上级指示精神或有关法律、法规,常以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文。
通知、批复、规章等常用这种方式开头。
(3)直陈目的。
常用“为了”等介词构成主旨领起下文,法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。
(4)交代原因。
常用“由于”“因为”等词领起下文。
(5)阐明观点。
这种方式开头先提出观点,或者点明主旨,接着加以解释说明,以引起读者的重视。
(6)表明态度。
这种方式开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度,做出评价,提出看法。
批转、转发性通知多采用此方式开头。
(7)引述来文。
这种方式开头引述对方来文、来电的标题、文号,然后引出下文。
应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。
(8)提出问题。
这种方式开头提出问题,提示应用文书的主旨或主要内容,以引起阅读者的注意与思考。
各类调查报告常用这种方式开头。
结尾
(1)作强调。
正文结束时,对文中的主要问题作强调说明,以引起阅读者的重视。
(2)作请求。
正文结束时,写上请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助这类的话语。
公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。
(3)作要求。
正文结束时,提出要求、希望或发出号召。
(4)显文种。
如“特此通知”、“专此请示”。
公文正文基本内容模块公文正文基本内容模块构成一篇公文,必定存在特定的、内在的逻辑关系,这种逻辑关系的外在形式表现为一定的排列顺序。
依据目的文种承启语事项要求,拟稿的要求:
符合政策法令,完整、准确地体现领导意图,情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
案例关于表彰袁汉辉同学和华南师大附中等单位的决定各市、县、自治县人民政府,省府直属单位:
袁汉辉同学在第34届国际数学奥林匹克竞赛中获得金牌,为广东省争了光。
为表彰袁汉辉同学及华南师大附中等单位的突出成绩,为促进我省的数学奥林匹克竞赛活动,培养青少年热爱科学、勇于进取的精神,省人民政府决定:
(一)给予袁汉辉同学颁发奖状和奖金一万元;
(二)给予华南师大附中和中山市教委颁发奖状和奖金各五千元;(三)给予省数学学会和广东省数学奥林匹克业余学校颁发奖状和奖金各五千元。
希望袁汉辉同学和受表彰的单位,戒骄戒躁,再接再厉,争取更大成绩。
广东省人民政府二八年八月十五日,
(二)审核:
把好“三关”,即行文关、政策关、文字关。
(三)签发以本单位名义制发的上行文,须由主要负责人或主持工作的负责人签发;以本单位名文制发的下行文或平行文,由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
联合发文应经发文机关或相关单位的领导逐一签署意见。
(四)复核(五)缮印,(六)用印公文除会议纪要外,都应当加盖印章。
联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。
联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。
用印要求清晰端正,用印位置在成文日期上侧,要求上不压正文,下要骑年盖月,第五节公文的立卷归档公文的立卷归档,是指根据中华人民共和国档案法和其他有关规定,把一年内已办毕的具有查考、保存价值的公文,在平时归卷的基础上,加以系统整理,组成一个个案卷,转化为档案保存。
2006年12月18日,国家档案局第八号令发布了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定,将文书档案的保管期限分为永久、定期两种。
定期又实行“标时法”,分为30年、10年两种年限。
一、公文立卷的意义
(一)便于查找利用
(二)有利于保护公文(三)为档案工作奠定基础二、公文立卷的基本原则遵循公文形成的规律,保持公文之间的历史联系,把握重点,区分公文的保存价值,便于保管和利用。
三、公文立卷归档的范围和程序立卷归档范围,凡本机关、单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,均应立卷归档。
立卷归档的程序1、平时归卷,先行编制案卷类目2、正式立卷
(1)检查调整,按类组卷
(2)排列卷内文件(3)拟写案卷标题(4)编写卷内目录与备考表(目录内容一般包括顺序号、文号、责任者(文件作者)、题名(文件标题)、文件日期、页号、备注等。
(5)填写案卷封面与装订3、按期归档,四、公文立卷的方法现行公文立卷一般采用以问题特征为主结合运用其他特征的方法下面介绍六个常用立卷方法
(一)问题特征(最常用的方法)就是把同一事件、同一案件、同一人物、同一业务、同一问题所形成的公文材料组合立卷。
(二)作者特征把同一作者的公文材料组合立卷,(三)时间特征就是把属于同一时间阶段(如年度、季度、月份)的公文集中组卷。
(四)名称特征就是把文种相同或相近的公文组
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