财务单据粘贴管理制度QTHAG024001.docx
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财务单据粘贴管理制度QTHAG024001
深圳市泰和安科技有限公司企业标准
管理标准
标题:
财务单据填写及粘贴管理制度
编号:
Q/THAG02.4001-2012
页数:
11
生效日期:
2012.3.1
拟制:
杨意成日期:
审核:
日期:
批准:
日期:
受控状态:
受控
分发号:
0#
会签栏
部门
签字
部门
签字
人力资源部
生产部
办公室
品质部
信息部
采购部
财务部
市场部
合同部
技术服务部
物流部
机构发展部
研发部
前言
建立完善的财务管理制度,加强财务管理工作,规范财务单据粘贴行为,根据国家有关法律、法规,结合公司具体情况,特制定本制度。
本标准起草部门:
财务部
本标准主要起草人:
本标准2012年首次发布。
1目的
加强公司财务管理,规范财务单据粘贴行为。
2适用范围
适用于本公司各部门。
3职责划分
3.1财务部是制度的归口管理部门。
3.2各部门为制度的具体执行部门。
4财务单据种类
4.1费用报销单:
适用个人垫支或冲抵借款费用、招待费(餐费、住宿、礼品),定额交通、餐费补助。
4.2差旅费报销单:
适用因公出差发生的交通、住宿及补助。
4.3差旅费报销汇总表(差旅费报销单附件):
适用同一业务多人或多天出差,一张差旅费报销单不够填时,根据同一业务按人或部门分类填写差旅费报销汇总表作为附件,差旅费报销单填汇总数。
4.4借款单:
适用公司员工因公需要的临时借款或备用金。
4.5付款申请单:
适用对外支付的房租、采购款项(物质、工程、劳务、服务)。
5财务单据填写
5.1使用统一格式单据(见5.7),项目填写完整(包括原始单据张数);
字迹清晰,金额数字和签名正楷填写;大、小写金额必须一致;金额数字不得涂改。
5.2大写数字及符号:
零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖;
拾、万、仟、佰、元、角、分、整;
、¥、斜S(见单据样版)
5.3大写金额第一个数字前都打叉画圈“
”,数值后面为“0”的都补大写“零”,如¥1,002.10固定格式:
拾
万壹仟零佰零拾贰元壹角零分
自填格式:
人民币壹仟零贰元壹角整
5.4合计小写金额前加“¥”,非合计小写金额直接填数字。
5.5大写合计金额顶格填写,小写合计金额数字紧跟“¥”符号不留空位。
5.5单据金额空白处打“斜S”符号“划销”,一张单据只填一个,费用报销单填在金额列,差旅费报销单填在金额小计列。
5.6报销用途或付款原因与发票内容保持一致。
如是顶替的发票,按发票内容报销付款,并在单据后附实际业务凭据及实际报销内容的说明或清单。
5.7单据样版
5.7.1费用报销单
5.7.2差旅费报销单
5.7.3差旅费报销单汇总表(EXCEL表)
5.7.4借款单(一式三联,三联填写完整,小写金额紧跟“¥”)
5.7.5付款申请单
6常用原始凭证及配套粘贴次序
6.1常用原始凭证包括:
合同(采购、劳务、工程、服务等)、发票、送货单、入库单/验收单、工程验收单、固定资产验收单、对账单等;请购单、请示批复单、评审表、业务招待清单、出差申请单等。
6.2单据配套粘贴顺序
6.2.1费用报销单:
发票、验收单、请购单/请示批复单、业务招待清单;收据及实际业务与发票内内容不符说明清单。
6.2.2差旅费报销单:
发票、出差申请单。
6.2.3借款单:
请购单/请示批复单、出差申请单。
6.2.4付款申请单:
对账单、入库单/验收单、发票、请购单/请示批复单/订单/合同。
7单据粘贴
7.1票据粘贴原则
7.1.1在实际工作中原始单据种类繁多,为便于装订和保管,在填制报销、付款单时应对附件进行必要分类和外形加工。
7.1.2票据粘贴方法多样,粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小,选择合适的方法,但应以整个单据平整、美观为准。
7.1.3票据分类先按业务内容分类,同次业务或同一笔费用票据粘贴在一起;各类票据粘贴顺序与报销单据各项栏目保持一致。
7.1.4粘贴的票据应正面朝上,便于审核和事后查阅。
7.1.5大张的票据或合同文件只需固定票据的左上角,小张票据需均匀粘贴在粘贴单上,不能厚薄不均。
7.1.6过窄过短或过多的票据,应先将票据均匀、整齐、从右至左(但票据右边沿不要超过单据右边沿)粘贴在粘贴单上,再附在单据后面。
每张票据应直接粘贴在粘贴单上,不要发票粘在发票上,以免日后脱落丢失,或覆盖票据内容。
7.1.7票据固定不能使用书针等易锈蚀的物品,一律使用胶水固定。
7.1.8粘贴单的使用:
将A4纸裁成与报销单同样大小的纸张,即可作为粘贴纸。
粘贴时在粘贴纸左边留出一厘米装订线,在粘贴纸范围内将票据按类分别粘贴,票据较多时可使用多张粘贴纸。
(A4纸亦可用使用过的纸代替,但应注意外露部分要保持洁白。
)
7.1.9不得使用费用报销单、付款申请单、差旅费报销单作为粘贴单。
7.2票据粘贴方法
7.2.1对票据进行修剪,将有些长度超过报销单据的多余部分剪掉,但不得因此影响原始凭内容的完整性,修剪完毕后的票据大小与报销单一样。
7.2.2过宽过长的附件,应进行纵向和横向折叠。
7.2.3经过修整、折叠过的票据跟报销单左上对齐后不应超出报销单的边沿线。
7.2.4票据张数较多或面积较小时,①纵向从下往上粘贴,③横向从右至左(见7.1.6)粘贴在粘贴单上,④然后将粘贴单附在报销单后。
7.2.5长型票据折叠方法
7.2.6宽型票据折叠方法
7.3粘贴中常见错误
7.3.1上边厚下边薄(多张面积较小票据要均匀铺开,有层次的粘贴在粘贴纸上)
7.3.2中间厚、杂乱无章
7.3.3粘贴时正面朝下
7.3.4大张票据未左上角对齐、粘贴纸大于报销单、未按规范进行折叠。
7.3.5上厚下薄,发票粘在发票上。
(可使用多张粘贴纸,纵向从下往上粘贴,横向从右至左粘贴在粘贴单上)
8成册凭证
9附则
9.1本规定由公司财务部负责解释。
9.2本规定从2012年3月1日起执行。
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