整理ISO文控管理解决方案.docx
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整理ISO文控管理解决方案
易度ISO文控管理解决方案
广州润普网络科技有限公司
2010年4月
前言
本文档作为易度文档管理系统产品介绍的一个组成部分,主要是对ISO文控管理解决方案的阐述,使用户通过阅读本文对易度ISO文控管理有一个大致的了解。
如果您想了解更多关于易度文档管理系统的产品介绍细节,可以参考相关文档:
《易度文档管理系统产品介绍》
《易度文档管理系统使用手册》
随着市场竞争日趋激烈,企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系,节省大量文件管理的人工成本,通过在系统中建立企业的文控中心,落实质量管理理念,帮助企业规范管理,提高文控管理效率,实现无纸化办公。
1ISO文控管理常见问题
●文档审核效率低
质量文件的建立、变更,必须由相关人员来办理文档的审核和分发,有时需要多人共同审核,费时费力,办理周期长,审核效率低。
●纸质文档,浪费严重
现在对于文件色彩质量的要求越来越高,95%的文件都要求用彩色打印,要求高清,必须指定打印机才能满足。
所以如果采用传统的纸质管理,会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作,纸张成本很高,浪费严重。
同时部分文件制作部门同时也是接收部门,造成反复复印、发放,浪费资源。
●无法及时发放
当遇到大量文件需要发放时,由于对文件的缓急程度等不清楚,对相对较急的文件存在不能及时发放的现象,或者由于缺乏及时的通知,造成发放后的接收不及时。
●旧版彻底回收困难,新旧版本易混淆
文件使用人员往往没有及时得知新版本文件的发行,而旧版本仍可调用,导致文件版本混乱、文档使用不正确等情况,以至造成不必要的经济损失。
●文件查询、调阅困难
随着文件的增多,如何快速的找到需要的文件并快速调阅是非常困难的事情。
而且往往文件还需要关联许多其他文档,因此如果需要彻底了解一份文件就需要查询调用多份文档。
2 易度ISO文控管理解决方案
易度ISO文控管理解决方案遵循ISO9001标准,提供强大的流程管理和文档全生命周期管理。
系统实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理,提供强大的文档权限管理、版本管理及流程操作历史等,不仅可以大幅节省印刷和纸张成本,而且可>以提高管理效率和降低管理成本。
易度ISO文控管理解决方案是帮助企业推动ISO文件管理、通过认证的最佳解决方案。
易度文控管理系统主要包括文控流程中心、和受控文件库2部分,文控流程可根据用户的实际需要进行定制。
2.1文控中心
文控中心存放了全部图纸的文控信息,支持各种文控流程。
文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理,并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制,设置不同的文控流程。
特点:
∙支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。
每个步骤支持多人审核,审核通过与否可设置灵活的投票策略,比如达到指定票数才能通过。
∙文控流程和文档紧密集成,文档自动存档。
∙自动编号。
文档审批过程中可根据编号规则,自动对文档进行编号。
∙通知功能。
文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能,相关流程人员会收到消息通知,加快流程流转。
∙文档自动发布。
文档文档一旦审核通过,自动发布存档,禁止修改。
∙流程可自定义。
强大的流程表单自定义界面,自动生成流程图。
流程执行可触发脚本,可定义几乎任意的逻辑。
2.2在线文件库
文控流程中提交的文件,自动存放在系统的受控文件中心在线存放,如下图所示。
特点:
1.所有文档,根据分类自动建立子文件夹,自动存放到对应的位置
2.可直接在线查看最新的受控文档和图纸,避免分发文档造成的版本不一致
3.严格的权限管理,系统分6级查看权限
4.各个部门可委派自己的文档管理专员,进行在线文库的管理
5.在线文库的权限申请流程电子化
6.可靠的存储,系统自动备份
7.记录完整的操作历史,包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中
3文控流程功能详细说明
3.1文控初始化设置
在使用文控流程之前,需要有管理员对文控进行管理员人员和编号分类等进行初始化设置。
点击帮助栏目的“应用设置”按钮,进入设置表单。
表单上半部分用于设置文控相关人员、文件存放位置,以及总的文件编号前缀:
表单下班部分,主要用于设置编号规则。
文档的编号由公司名称,部门名称,文档类型,流水号和版本号这几部分组成;
部门信息,用于设置部门的编号规则,以及各个部门的文控签收人员。
产品信息,主要定义文档的产品编号规则:
文档类型用来定义各种文档的编号规则。
最后,需要设置各种类型文档初始流水号。
点击帮助中的“流水号”链接进入:
3.2编制流程
审核过程是对电子化文档的审核。
不同的公司,审核流程都不同,并且文档审核过程中涉及到的审核文档、审核人员权限要求也都有不同。
考虑到通用性,系统提供如下审核流程。
易度ISO文控管理审核流程图
系统提供的审核步骤是:
用户提交+3级审核+文控人员终审。
系统最多支持三级审核,提交人可根据公司审核需要,自由设置各级审批人,如果不需要3级审核,可在流程设置中,将流程设置为空即可。
任何一级审批均支持多人共同审核,如果共同审核人中有一人未通过,则该文档被打回,重新进行提交申请。
终审由文控人员控制。
一旦终审通过,文件发布。
具体操作流程如下:
1.用户启动文控审核流程,选择需要提交审核的文件和审核人,点击“申请”,完成文档审核的提交请求。
说明:
1)审核人员:
由于文档不同,各级审核人员可能也不同,因此用户可自行选择审核人员,包括一级审核人、二级审核人、三级审核人;如果不需要3级审核,可在流程设置中,将流程设置为空即可。
2)多人并行审核:
任何一级审批均支持多人共同审核,如我们在此二级审核人有张三和李四共同审核,如果共同审核人中有一人未通过,则该文档被打回,重新进行提交申请。
3)用户提交文档审核后,系统带有自动通知功能,相关审核人员会收到文档审核的消息通知,及时进行文档审核确认。
同时文档如果审核不通过被打回,相关人员也会及时收到消息通知。
2.审核流程
系统支持3级审核步骤,一审通过后进入二审,二审通过后进入三审,三审通过后转入终审。
如果不需要3级审核,可在流程设置中,将流程设置为空即可。
任何一级审批均支持多人共同审核,如果共同审核人中有一人未通过,则该文档被打回,重新进行提交申请。
终审由文控人员控制。
一旦终审通过,文件发布。
说明:
1)流程历史:
显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态,包括时间、人员及审核活动。
并可调整当前流程的执行人,在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。
2)评注和订阅:
可对流程活动进行评注或订阅。
每个流程单都可订阅,一旦订阅,流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。
同时流程可评注,建立互动沟通
3)自动发布:
文档一旦文控审核通过,自动发布存档,禁止修改。
3.3 变更流程
修改现有图纸,生成新的版本。
变更流程和编制流程类似,支持自由的流程定义。
表单如下:
说明:
1.因为某些原因,图纸可能需要变更,只是版本号不一样,编号是一样的
2.也可以自己输入新的编号,如果输入,系统使用新编号,如果不输入,系统根据原始编号,只是版本号不一样
3.4 文档分发
文档的分发,是指对纸介质文档的分发。
分发流程图如下:
具体流程如下:
1)启动分发
业务人员启动分发流程申请,包括文档的编号、选择需要分发的用户。
2) 确认分发,印制
文控专员确认分发,印制
3) 签收文档
系统自动发送消息,通知接收人接收分发的文档。
分发的用户,需要在系统中签收
所有用户签收完毕,分发流程自动结束。
文件各个版本的接收人员,会记录在文件的附加信息中。
说明:
1.启动分发时可以填写印制数量
2.流程根据是否填写印制数量走不同的流程;如果填写了印制数量,流程还会走“印制“步骤
3.5 收回流程
收回流程用于对纸介质文件的收回,流程图如下:
操作流程:
1.填写文件的编号,申请收回文件
2.确认通过后,文控专员开始进行文档回收,回收完成后,点击流程的完成按钮,完成整个回收流程。
3.6文档借阅
借阅不变更文控库的记录,只是相对增加一条借阅记录,流程图如下:
借阅申请表单如下:
(三)规划环境影响评价的公众参与3.7 文档销毁
1.规划环境影响评价的技术依据操作流程如下:
(3)环境影响分析、预测和评估的可靠性;
1.
2.4.广泛参与原则。
提出文档的销毁申请,填写文档编号。
三、环境影响的经济损益分析
2.审核人接到文档销毁通知,进行文档销毁审批。
审批通过转入下一步,否则打回销毁申请。
(5)污染防止措施能否达到要求。
3.审核人审批通过后,执行人会自动接收到执行文件销毁的命令,进行手工销毁,同时自动删除线上版本。
大纲要求
(3)安全现状评价。
3.8 文档遗失损坏
流程如下:
提交表单:
4.广泛参与原则。
注意选择遗失或损坏
2.早期介入原则;
如果提交表单时如果选择损坏,流程还会“收回损坏文档“
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
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