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秘书心理学在秘书职业中的应用
编号:
商丘科技学院
毕业论文(设计)
题目:
秘书心理学在秘书职业中的应用
系别:
文化传播系
专业:
文秘与办公自动化
学生姓名:
成绩:
指导老师:
2011年3月
秘书心理学在秘书职业中的应用
摘要:
在21世纪,伴随着信息社会的发展和经济全球化,我国的社会竞争已经越来越激烈。
处在这样的社会大背景下秘书人员的角色职能也开始由传统单一型向外向全能型转变。
作为领导的助手和参谋,秘书人员仅仅具有一定的专业知识和技能是远远不够的,还必须具有较高的心理素质才能适应日益加剧的竞争和不断变化的工作要求。
因此,加强心理学的知识学习和心理素质的训练就显得非常重要和紧迫。
本论文主要是从秘书的具体工作中,秘书心理学所发挥的作用和指导意义来论证秘书心理学对秘书职业的重要意义。
关键词:
心理学人际关系秘书职业应用
前言
秘书是组织或个人设置的一种职位,执行一定的职务。
做好秘书工作,对各级各类行政工作人员而言是提高行政效率的一个基本要求。
心理学是现代生活中人们广泛涉及的主题,无论生活中的衣食住行还是工作中的为人处事,都离不开心理学,都学要心理学的知道和帮助。
秘书心理学就是运用心理学的观点和方法,从秘书活动的微观领域着手去研究秘书活动主题的心理现象,对秘书人员更好的开展工作以及自身的心理健康发展都发挥着非常重要的指导作用。
1秘书心理学在秘书工作激励中的运用
在秘书心理学中,激励对于秘书工作有一定的影响。
心理学研究已表明:
需要和动机是人民行动的内在动因。
充分调动秘书人员的积极性提高秘书工作效率,是秘书心理学研究的一个重要课题。
要提高秘书工作的效率,一方面应该提高秘书自身的素质水平,另一方面应该充分运用动机理论根据秘书的需要特点,采取相应的激励方式。
1.1秘书的需要及其特点
根据需要的定义知需要是人脑对生理需求和社会需求的反映,是人的需求未满足的状态是个体活动积极性的源泉。
在秘书这一职业中,秘书人员的需要不仅具有同一般人需要的共同特征,而且又受其工作特点的影响具有其职业性特点。
秘书的职业特点有以下几点。
1.1.1政治上积极要求进步
作为公民,秘书享有一定的法律保护。
在工作中,秘书应积极主动的辅助秘书领导工作,因此,要求秘书在政治是进步。
1.1.2渴望发挥自己的聪明才智
每个人都希望发挥自己的才能。
在秘书这一特殊职业中,秘书更是想要通过发挥自己的聪明才智去得到同事的认可及工作的肯定。
1.1.3获得领导信任和赏识的需要
由于秘书是为领导服务的。
因此,在工作中的得到领导的信任与赏识是每个秘书人员的基本需要。
1.1.4解决职务职称和提高学历的需要
秘书就是想通过自己的职能和学历证明自己能够胜任秘书工作。
1.1.5业务进修与提高的愿望
追求更高的目标是每个人的愿望。
对于职业特殊的秘书来说,业务进修与提高是秘书人员的愿望。
1.1.6改善生活条件的需要。
职业的根本目的是获取生活来源。
从事秘书职业人员的根本需求是改善生活条件。
1.2秘书工作激励的几种方式
1.2.1目标激励
目标是活动的未来状态时激发人的动机、满足人的成就等需要的诱因。
因此为秘书工作设置合理的目标,可以调动秘书工作积极性。
1.2.2参与激励
秘书工作者涉及面广,了解情况多,对全局工作容易形成清晰的认识,他们的建议、提案一般比较切合实际往往具有重要的参考价值。
因此,作为领导应该十分重视发挥秘书人员的参谋作用,善于接纳秘书人员正确合理的建议。
这样秘书人员才能获得一种被信任感,才能产生较高的工作热情,不断增强自己的参与意识为领导决策做好各方面的服务。
1.2.3奖励激励
奖励是对人的行为的一种积极的肯定,它对于强化人的良好行为、激励人的上进精神具有较大的影响。
1.2.4关怀激励
秘书从事大量繁琐的日常事务工作量大,但又不容易看到明显成绩,作为领导不仅要在政治上关心和爱护秘书而且还要及时的帮助秘书解决一些生活中的难题。
1.2.5支持激励
秘书需要获取领导和周围人的们的支持,才能放开手脚大胆工作。
2秘书心理学在秘书与领导关系中的应用
2.1秘书人员与领导关系的重要性
秘书与领导的关系是秘书工作的核心问题,做好秘书工作首先是要处理好与领导之间的关系,这样才能始终保持认识上的清醒和工作上的主动。
2.2秘书与领导交往的意义
2.2.1秘书与领导的角色交往是否正常影响秘书工作的顺利开展。
2.2.2秘书与领导的角色交往对领导的决策有直接影响。
2.2.3秘书与领导的非角色交往有利于密切相互关系为秘书顺利工作创造条件。
2.3领导对秘书影响的心理依据
秘书在与领导交往活动中要想保证交往的顺利进行,保持与领导的一致性,必须在一定程度上接受领导的影响以便自觉地使自己按照领导要求的方式去行动。
领导对秘书的影响具有决定性的作用,它不仅制约着秘书的交往方式及内容,而且对秘书的心理也具有较大的影响。
2.4秘书处理与领导关系的方法
2.4.1摆正位置,自觉服务
秘书是领导的参谋与助手是为领导服务的,秘书人员要尊重、服从领导,自觉为领导服务。
2.4.2正确领会、贯彻执行领导意图
秘书人员在工作中,既要体现出协助领导形成领导意图过程中的主动性,又要体现出在领导意图形成之后的服从性,还要体现出在执行领导意图过程中的创造性,从而使领导意图经过秘书人员的努力得到准确的传达、贯彻、执行。
2.4.3提高自身素养,增强办事能力
秘书要处理好与领导的关系,关键在于做好本职工作提供有效服务。
李欣在《中国现在秘书工作基础》一书中指出,要提高秘书人员的品德素养,要遵循以下原则处理好与领导的关系:
诚实而不作假弄权;当参谋而不自以为是;公正而不搬弄是非;受批评而不急不怨;尊重而不奉承吹捧;主动而不越位脱轨;服从而不盲目附和;补台而不挖角拆台;沟通而不封闭堵塞;挡驾而不阻拦干涉。
3秘书心理学在秘书人际交往中的运用
3.1秘书人际交往的类型及意义
3.1.1从交往的性质来分,可分为公务交往和私人交往。
3.1.2从交往对象来分,可分为与领导的交往和与群众的交往。
3.1.3从交往的方向来分,可分为上行交往、平行交往与下行交往。
3.1.4从交往的方式来分,可分为语言的交往和非语言的交往。
3.2人际交往对秘书工作的重要意义
3.2.1正确处理好人际交往有利于秘书人员提高工作效率
秘书人员在日常交往活动中,应该注意同周围的人保持良好的人际关系,这样不仅可以使秘书与其他人协调一致而且可以不断得到他人的帮助和支持,从而极大地减少工作组的扯皮现象。
3.2.2人际交往有利于秘书搜集信息
广泛的人际交往可以帮助不断扩大视野,便于收集各方面的信息情报,以充分发挥秘书人员的咨询参谋作用。
3.2.3进行人际交往活动有利于秘书人员的身心健康
人是惧怕孤独的因为在孤独的环境中有一种被抛弃感,会感到寂寞无聊,会失去自信心。
交往作为人的一种需要是一个人获取理解、信任、友谊和爱情的重要手段,也是一个人能够实现自我评价的基本方式。
3.2.4人际交往是秘书树立自我形象的有效途径
人际交往活动还是秘书人员树立自我形象的有效途径。
3.3秘书在交往活动中的常见心理障碍
一是不了解他人:
二是害羞;三是孤僻;四是自卑;五是角色固着;六是滤七是封闭;八是干涉癖;九是强迫癖;十是嫉妒。
3.4用心理学的基本原则处理工作中的各种人际关系
3.4.1是尊重原则
心理学研究表明,人都有友爱和受尊敬的欲望。
人与人之间的交流都应建立在真诚与尊重的基础上。
3.4.2是平等原则
平等待人是建立良好的人际关系的前提。
秘书与领导、同事、群众之间虽然职务高低不同但是在人格上是完全平等的,在交往活动中要平等待人。
3.4.3互利原则
在人际关系活动中,大多数的交往都是互利互惠的,即要维持交往活动的顺利进行交往双方都必须在交往中获得一定的满足。
3.4.4信用原则
要做到取信于人,必须注意以下几个方面的问题:
一是要守信,即要做到在交往活动中保持言行一致,说到做到。
二是不要轻诺。
所谓轻诺就是不考虑客观条件及自身能力,毫无把握地许诺。
只有谨慎许诺才能保证做到,才能被人看成是守信用的人、靠得住的人。
三是要诚实。
保持诚实的美德,以诚待人,是获取信用、取信于人的一种积极方法。
古人说:
“以诚感人者,人亦以诚而应。
”美国总统林肯也曾说过:
“真诚是我待人的美学原则。
”因此秘书人员要取信于人必须牢记这个原则。
3.5秘书处理人际关系的方法
3.5.1感情投资法
是指对人要倾注真挚的感情,舍得在密切感情方面花本钱、下功夫,以争取对方的欢心,从而建立起良好的人际关系的方法。
3.5.2是心理吸引法
心里吸引法就是通过提高自己的素质修养以使自己创造出一种心理“磁场”,使人们在接近到这种心理“磁场”后容易被其所吸引。
秘书人员处在一个机关单位的枢纽位置上,如果自身具有较高的修养水平,很容易形成人际交往活动中的联络站及中心。
3.5.3求同存异法
在处理人际关系时对双方的差异应作客观的分析,不应过分强求一致。
3.5.4是角色互换法
每个人在同某一具体对象交往时总是以特定的角色出现的,而由于我们习惯从自己的角色出发来看待自己和别人的行为就可能带上片面性。
由于看问题的角度不同交往中难免发生冲突和矛盾。
如果能够运用角色互换法,都站在对方的角度去看问题,就容易理解对方的想法和行为,这种矛盾就容易被克服了。
结束语
现在秘书处于各管理系统的中枢,地位的特殊,事务的繁重,角色的复杂,都使其心理处于紧张状态,若不注意加以调整就会造成心理失调甚至引起心理疾病。
秘书人员只有不断地调适自己的心理状态保持健康的心理,才能适应时代变化,才能承受住各种压力,才能以积极的心态面对工作和生活中遇到的各种困难和挫折,也才能真正在秘书工作岗位上发挥自己的聪明才智。
参考文献
[1]杜骁.《全方位秘书实务图解手册》.广东经济出版社,2001.10第一版
[2]张春兴.《现代心理学》.上海人民出版社,1994年第一版
[3]沙连香.《社会心理学》.北京:
中国人民大学出版社,1987年第一版
[4]章岚.《新编办公室文秘实务全书》.中国致公出版社,2005年第一版
[5]赵中利.《现代秘书心理学》.北京高等教育出版社,2008年第二版
[6]徐瑞新.《中国现代秘书工作基础》.北京高等教育出版社,1989年第一版
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