详解各种外贸单证Word下载.docx
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若信用证规定要具体列出保费等情况,则应明确填上。
⊕费率:
一般保险公司已印好,按约定办理即ORDER的字样无须填写。
⊕装载运输工具:
海运且为直达船填写船名、航次;
若为中途转船,则应填上第一程船名,后再加填第二程船名,"
WithTrans-shipmentat**"
;
若为其它运输方式,则相应地填制:
"
ByRailway"
或"
ByTrain,wagonNo.……"
(陆运);
ByS.S.……andtherebyOverlandTransportationto……"
(海陆联运);
ByTrain/Air/Truck"
(TAT联运)。
⊕开行日期:
填写运输单据签发日期或"
AsPerB/L"
(符合提单)
⊕起迄地点:
这是保单的重要内容,与提单密切相关,在不违背信用证的前提下,力求与提单保持一致。
首先填写装运港(地)地名称,再写目的港(地)名称。
如果需要转运,加注转运港(地)名称。
2.出口合同
(一)概述
在国际贸易业务中,买卖双方完成交易磋商后,合同成立的形式可以是书面的,也可以是其他形式(见《联合国国际货物销售合同公约》第11条),但我国对外贸易中,依照我国《涉外经济合同法》应签订书面合同,作为合同成立和履行合同的依据。
书面合同主要有两种形式,即合同(Contract)和确认书(Confirmation)。
合同的内容比较全面,使用第三人称口气书写。
大宗商品或成交金额较大的交易多采用此种形式的合同。
确认书属于简式合同,常使用第一人称口气书写。
金额不大、批数较多的土特产品、轻工产品多采用确认书作为合同形式。
出口业务中,由我方制成合同名称多为销售合同(SalesContract)和售货确认书(SalesConfirmation)常简称S/C;
而由买方出具的合同多为Contract或PurchaseOrder(简称P/O)。
当面成交的,由买卖双方共同签署;
通过函电往来成交的,由我方签署后,将其中两份寄交对方签署,退回一份。
(二)书面合同的规定与说明
书面合同的内容一般由三部分组成:
1.约首即合同的首部。
主要有合同的名称、编号、双方当事人名称和地址(全称)。
有时写明双方订立合同的意愿和执行合同的保证。
2.本文即合同的主体。
具体列明各项交易条件,如品质、数量、包装、单价、总值、装运、保险、支付、检验、索赔、仲裁、不可抗力等条款。
3.约尾即合同的尾部。
一般列明合同的份数、使用文字及其效力、订约时间和地点及生效时间。
合同的订约地点一般在我国。
3.出口货物报关单
出口货物报关单是出口商向海关申报出口的重要单据,也是海关直接监督出口行为、核准货物放行及对出口货物汇总统计的原始资料,直接决定了出口外销活动的合法性。
出口货物报关单由中华人民共和国海关统一印制。
(二)出口报关单的格式与说明
出口货物报关单填写要准确齐全,字迹清楚整洁;
不同合同货物不能填报在一份报关单上,申报人必须做到单证相符、单货相符,所附单证齐全,于装船前24小时前向海关申报。
⊕出口口岸:
填写货物出境的我国港口或国境口岸名称
⊕经营单位:
用中文填写经营单位的全称和代码,代码包括地点代码和企业性质代码。
⊕指运港(站):
运输终止的机场,港口,车站等目的地名称
⊕合同协议号:
填写本批货物合同或协议的详细年份、字头、编号及附件号码。
⊕贸易方式:
分别填写"
一般贸易"
、"
转口贸易"
国家间援助物资"
捐、赠品"
补偿贸易"
加工装配(对口合同)"
进
料加工"
寄售"
代销"
边境地方贸易"
等。
⊕收货单位:
进口方的名称与地址。
⊕运输方式、运输工具名称及号码:
海运填船名、航次,陆运填车号,空、邮运填空运或邮运等。
⊕提运单号:
海运填装货单号,陆运填运单号,空运填运货单号,邮运填报税清单(包裹单)号等。
⊕结汇方式:
按银行实际收结汇方式填写。
例如L/C、D/P等。
⊕起运地点:
指货物出口前被存放的最后的一个仓库所在地的名称。
⊕项号、海关统计商品编号:
项号:
填写上排列序号或加工贸易以备案的货物在《登记手册》中的项号。
海关统计商品编号:
根据《中华人民共和国海关统计商品目录》中列明的商品编号填 写。
该目录可以向当地海关索取。
⊕商品编号、规格型号:
根据合同或按照商业发票中的"
货物表述"
一栏填写。
⊕标记唛码及备注:
唛头"
⊕件数及包装种类:
根据合同或按照商业发票中的相同栏目填写。
⊕数量及单位:
根据中华人民共和国海关统计商品的目录》中规定的某一商品应使用的计量单位填写。
填写实际出口的货物数量和数量单位(如台、打、个、罗等)如合同(协议)规定的不同货有第二数量单位的,还要按照海关统计商品目录规定的数量单位填写。
整套机械分批出口 时,应在本栏注明"
分批装运"
字样。
⊕重量:
《中华人民共和国海关统计商品目录》的计量单位是重量,一律要求填写以公斤计量的净重。
毛重"
填本批货物全部重量;
净量"
一般填毛重扣除外层包装后的自然净重,对于有零售包装的货物不必扣除零售的包装的重量。
不能取得净重时,可以参照合同(协议)和商业习 惯填写。
对于一批不同品种的货物,应当分别注明净重。
⊕成交价格:
填写合同(协议)规定的人民币或外币价格和贸易术语(如FOB等),并且要注明币值名称,还可以填写单价金额和数量的乘积。
成交价格中,如包括离开我国后的运费、佣金、折扣等费用时,应列明扣除。
4.出口货物原产地证明书
(一)概念
原产地证明书(CertificateofOrigin)是一种证明货物原产地或制造地的证件。
在国际贸易中,一般不用海关发票或领事发票的国家,要求提供产地证明,主要供进口国海关掌握货物的产地国别,以便实施相应的贸易措施及作为调控依据。
(二)出口原产地证明书的格式与说明
﹡出口方(Exporter):
填写出口方名称、详细地址及国家(地区),其中出口方是指具有对外贸易出口经营权的单位,也就是指经外贸主管部门正式批准,并经中国工商管理局注册批准的专业外贸公司、工贸公司、一部分自营出口的企业、中外合资企业、外商独资等企业的 正式名称,一般填写有效合同的卖方,要同出口发票上的公司名称一致。
地址部分要填写详细地址,包括街道名称、门牌号码等。
此栏要注意不能填境外的中间商,即使信用证有此规定也不行。
﹡收货人(Consignee):
最终收货方的名称、详细地址及国家(地区)。
收货人的名称一般是出口合同中的买方或信用证上规定的运输单据的被通知人。
若进口商或信用证要求此栏空白 则可以接受不填,或填为"
Toorder"
ToWhomitmayconcern"
(致有关人)。
﹡运输方式和路线(Meansoftransportandroute):
运输方式填写海运、空运或陆运;
路线应填写启运地、目的地和转运地,并应与提单所列内容一致
﹡目的地国(地区)(Country/regionofdestination):
货物最终运抵目的地的国家、地区或港口,一般与最终收货人或最终目的地港的国家或地区一致。
﹡仅供签证机构使用(Forcertifyingauthorityuseonly):
为签证机构使用栏,签证机构根据需要在此加注。
例如:
证书更改,证书丢失,重新补发,声明XXX号证书作废等内容。
﹡运输标志(Marksandnumbers):
也称唛头,此栏内容应与信用证或其他单据所列的同类内容完全一致。
可以是图案、文字或号码。
当内容过长,可占用第7、8、9、10栏;
如无运输标志,要填"
nomark"
N/M"
。
﹡包装种类和件数、货物描述(Descriptionofgoods,Numberandkindofpackages):
填写货物的数量、包装种类及商品名称。
商品名称要具体详细,货物数量用阿拉伯数字表示时,应用括号加注英文数字。
如货物是散装,填写的商品名称后要加注"
散装"
(inbulk),所列内容应与信用证或其他单据保持一致。
该内容填完后要在其后面加结束符号"
****"
×
, 以防伪造或添加。
﹡商品编号(H.S.Code):
四位数的H.S.税目号与报关单一致。
﹡量值(Quantity):
出口货物的量值并与商品计量单位联用,若以重量计算的则可填打重量,但要注明毛重或净重。
﹡发票号和发票日期(Numberanddateofinvoice):
必须与商业发票的同类内容完全一致,为避免月份、日期的误解,月份一律用英文表示。
﹡出口方声明(Declarationbytheexporter):
此栏为出口方声明、签字盖章栏。
申请单位在签证机构办理登记注册手续时,必须对手签人签字与公章进行登记注册。
手签人员应是本申请 单位的法人代表或由法人代表指定的其他人员,并应保持相对稳定,手签人的字迹必须清楚,印章使用中英文对照章。
手签人签字与公章在证书上的位置不得重合。
此栏还必须填写申报地点和日期,其申报日期不得早于发票日期。
﹡签证机构证明:
所申请的证书,经签证机构审核人员审核无误后,由授权的签证人在此栏手签姓名并加盖签证机构印章,注明签署地点、日期。
注意此栏签发日期不得早于发票日期(第10栏)和申报日期(第11栏),因为如早于发票日期和申报日期则不符合逻辑上的时间 关系。
5.出口商品检验申请单
出口商品检验申请单是指对外贸易关系人向商检机构提出的,要求其对出口商品作出检验、鉴定的申请格式。
它是出口企业根据国家法律或货物买卖合同规定办理的出口商品检验前必须填制的单据。
这些单证是商品检验机构据以进行检验并出具相关证明的重要依据。
填写这些单据,是整个商品检验乃至整个出口过程中至关重要的一环。
(二)出口商品检验申请书格式与说明
·
报检单位:
报验单位全称并加盖公章。
报验日期:
报验的日期。
联系人:
报验联系人的姓名。
单位地址:
申请报验单位所在地,详细地址及邮政编码。
电话:
报验申请人的联系电话。
发货人:
应是合同上的卖方或信用证的受益人。
受货人:
应是合同上的买方或信用证的申请人。
商品名称及规格:
按信用证(或合同)规定填写。
商品编码:
按《商品分类及编码协调制度》规定的8位数字填写。
报检数量/重量:
按实际申请数量/重量填写(重量还应填写净、毛重)。
出口商品总值:
按出口合同或发票所列货物总值折算成FOB美元价值填写。
商品收购总值:
填写出口经营单位收购时的人民币总值。
它是商检机构统计和计算检验费的依 据。
产地和生产厂:
产地指出口商品的生产地点,生产厂指生产出口商品企业的名称。
(1)产地填省、市、县、名;
(2)生产厂名填全称。
生产加工日期:
按工厂实际生产(加工)出厂日期和批次号填写。
商品包装情况:
填外包装材料和包装状况是否良好。
标记及号码:
(1)按出口货物报关单或明细单所列标记及号码,又称唛头填写;
(2)中性包装、裸装、散装商品填"
,注明"
裸装"
出口国别:
按出口货物报关单所列贸易国别或地区填写。
装运日期:
因商检必须在货物装运前办理,所以装运日期一般填写预计日期。
装运口岸:
即出口商品报关出运地的口岸。
预约工作日期:
必须按实际情况填写,以便商检机构及时、有效地进行商品的检验,并出具检验证书。
货物存放地点:
应根据实际情况填写,是在仓库、在码头或其它地方。
卫生注册/许可证号:
对于经商检部门检验符合卫生标准的等类食品,应填写卫生注册号,如发质量许可证,则填许可证号。
检验依据:
根据实际表明是按国家标准,还是按合同或信用证规定进行检验,并填写"
国标"
合同"
信用证"
合同、信用证对商检条款的特殊要求:
必须详细填写合同或信用证要求的检验证书的文字要求 、副本份数以及其它特殊加注条款。
付款方式:
即买方支付货款的方式。
6.发票
一、发票(Invoice)的基本知识
发票是出口商业发票(CommercialInvoice)的简称,由受益人用英文制作,是出口单据的核心,是出口货物的总说明,是缮制其它单据的依据,是原始业务会计凭证,一般无正副本之分,几乎合同履行的各个环节都需要使用发票。
自2006年4月11日起商务部发布的《低开出口发票行为处罚暂行办法》将付诸实施,该办法为防止企业低开出口发票扰乱正常市场秩序行为将出口发票分为监制出口发票(由各地税务部门统一印制和监管)和自制出口发票(对外贸易经营者自行打印)两种,实际业务中我们还经常遇到海关发票(CustomsInvoice)、领事发票(ConsularInvoice)、厂商发票(Manufacturer’sInvoice)、样品发票(SampleInvoice)和形式发票(ProformaInvoice)等特殊发票,不同发票内容相近,作用迥异。
二、发票的内容和缮制要点
发票的内容通常包括发票名称、日期、号码,买卖双方名称,运输方式,装卸港,商品名称、规格、包装、数量重量、价格、总值、唛头、佣金和折扣,信用证要求需在发票中列明的内容和受益人签章等。
凡对外出具的发票应清楚、干净、页面合理、美观,内容直观简要且完全符合信用证、合同和货物的实际情况,数字计算要准确。
1.出票人名、址。
通常事先印就,有关描述须醒目、正确、主次分明。
2.发票的名称。
用英文粗体标出“CommercialInvoice”字样,如信用证要求提供“RceiptedInvoice”或“DetailedInvoice”应从其规定;
根据ISBP规定,如信用证只要求“Invoice”,提交任何形式的发票均可;
如要求“CommercialInvoice”,提交“Invoice”字样的发票银行也应接受。
3.发票日期和号码。
日期一般不早于合同签订日,不迟于提单日,通常在信用证开证日之后;
ISBP规定,除非信用证另有规定,发票无需标注日期。
发票号码一般由受益人自定义。
4.抬头人。
发票一般须以申请人为抬头人,通常填写在发票上印有“To”、“SoldtoMessrs”、“Messrs”、“Foraccountof”和“Consignedto”等词语之后;
注意:
如信用证规定:
“Applicant:
TheBankofTokyoLtd.,TokyoA/CABCCo.,Ltd.Tokyo”,则应将后者作为发票抬头人;
如规定“Applicant:
ABCCo.foraccountofXYZCo.Ltd”,则两个人应同时出现在发票抬头人中;
如信用证规定“Applicant:
ABCCo.Ltd.…InvoicetobemadeinthenameofXYZCo.,Ltd.”,应以后者为抬头人;
可转让信用证条件下会出现第二受益人提交的以第一受益人为抬头的发票;
如要求中性发票的话应以“Towhomitmayconcern”为抬头。
5.唛头及号码。
应与信用证规定一致;
如无,由受益人自行设计,格式以ISO的规定为准;
如是散装货可注明“N/M”或”NoMarks”或“Inbulk”字样;
裸装货则可标明“Naked”或在货物端部涂刷某种颜色(例如红色)时在唛头栏中填写“RedStripe”等;
信用证中如规定“Markisrestrictedto...”或“Markshouldinclude...”时,应严格按所示字母、顺序、位置等填制。
6.装卸港/地、路线及运输工具。
填写货物实际装卸港/地的具体名称,如货物需转运,应在目的港之后将转运港名称通过W/T(WithTransshipment)加以体现;
制作发票时如尚未安排运输,运输工具通常可根据实际运输方式填写为“BySea/Vessel/Ship/Steamer”或“ByAir”、“ByRail”、“ByTruck/Road”等。
7.商品描述。
发票中的货物描述必须与信用证规定的相符,但并不是说应该完全一样,或是与信用证同样的格式或结构。
品名若有误或有变化应在既不违反原则又考虑灵活性的情况下处理,品名不可遗漏或随意简写;
对非英文品名要求应妥善、适当满足;
发票中的货物描述必须真实反映实际货物;
如果贸易术语是货物描述的一部分,则发票必须加以显示;
发票显示的货物数量、重量和尺码不得与其它单据上的同种数值相矛盾。
8.价格和金额。
单价、币种和总值与信用证应保持一致;
信用证要求扣除佣金,制单时必须扣除;
信用证无扣佣规定,但金额正好是减佣后的净额,发票应显示减佣;
有时合同规定佣金,信用证金额内未扣除,信用证内也未提及佣金事宜,发票中不应显示;
信用证中要求分别列出运费、保费和FOB金额时,应按要求做;
佣金、折扣不可混用,因前者要征税。
9.发票的签名问题。
据UCP500规定,如信用证无要求,可不签字;
如要求,可在发票右下方盖章;
如要求SignedInvoice,则手签或盖章均可;
如要求Manuallysigned(Handwritten)Invoice,一定要手签;
发票的签字除手签和盖章外,还可用签样印制、穿孔签字、符号表示或其它任何机械或电子证实方法处理。
证实发票必须签署;
除另有规定,在带有公司抬头的信签上签字被认为是公司的签字,不必重复公司的名称;
签字的单据复印件和传真发送的有签字的单据不构成签署行为。
10.发票的份数。
具体规定正、副本份数;
通过“intriplicate”或“05copies”或“3folds”等笼统规定(至少一份正本);
还可规定为“OneInvoice/Invoiceinonecopy”(一份正本)、"
Onecopyofinvoice”(可正可副)。
副本单据不能替代正本单据;
除非有相反规定,正本单据可替代副本单据;
未明确单据具体份数时只需要提供一份。
11.发票的更正。
由受益人通过加盖更正章完成,更正不宜过多,应尽量予以避免;
同一份单据使用多种字体、字号或手写不视为更正。
12.证明和声明文句。
不同国家和地区的来证有时会要求在发票上加注某些证明或声明语句,一般包括:
证明所列货物与合同或订单的货物相符;
证明货物原产地;
证明不装载于或停靠限制的船只或港口;
证明货真价实;
证明已经航邮有关单据;
标明特定号码(进口证号、许可证号、税号等)。
13.海关发票应按具体国家规定格式填写,绝不可张冠李戴;
必须手签;
每项内容均须填写,无实际内容时填写N/A(NotApplicable/Available)或NIL。
14.如要求领事发票,应注意出口地是否设有进口国的领事馆,而且应尽早办理。
15.形式发票的内容与一般商业发票类似,但主要用于进口商申请进口许可证、外汇或申请开证。
三、简单实例分析。
信用证中规定:
“ManuallysignedoriginalcommercialinvoicesinoctuplicateshowingS/CNo.126andindicatinggoodsshippedinone20footFCLandpackingin50KGbag.”发票应做成:
正本八份,必须手签,发票上应标明“S/CNO.126”、“1x20’Container(FCL)”和“Packing:
in50KGbag”字样。
7.国际贸易单证代码
代码
单证名称
英文名称
1
分析证书
certificateofanalysis
2
一致性证书
certificateofconformity
3
质量证书
certificateofquality
4
测试报告
testreport
5
产品性能报告
productperformancereport
6
产品规格型号报告
productspecificationreport
7
工艺数据报告
processdatareport
8
首样测试报告
friststampletestreport
9
价格/销售目录
price/salescatalogue
10
参与方信息
partyinformation
12
农产品加工厂证书
millcertificate
13
邮政收据
postreceipt
14
重量证书
weightcertificate
15
重量单
weightlist
16
证书
certificate
17
价值与原产地综合证书
combinedcertificateofvalueandorigin
18
移动声明A.TR.1
movementcertificateA.TR.1
19
数量证书
certificateofquantity
20
质量数据报文
qualitydatamessage
21
查询
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22
查询回复
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105
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