行政公文处理规定.docx
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行政公文处理规定.docx
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行政公文处理规定
行政公文处理规定
第一章总则
第一条为使xx公司(以下简称“公司”)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,制定本规定。
第二条公司行政公文,指公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法管理和进行公务活动的重要工具。
第三条公文处理,指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行公司的有关保密规定,确保秘密安全。
第六条本规定适用于公司制发的公文,以及东方航空集团公司、东方航空股份有限公司、东方航空进出口有限公司等上级单位、平级不相隶属东航子公司报送的公文。
第七条公司办公室是公司公文处理的主管部门,主管公司的公文处理工作。
第八条公司各业务部门应当设人员负责公文处理工作。
第二章公文种类
第九条公司的公文种类主要有:
(一)决定:
适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员,变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
(二)通知:
适用于批转各部门的公文,转发上级单位、不相隶属单位的公文,传达要求各部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。
(三)通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(四)报告:
适用于向上级单位汇报工作,反应情况,答复上级单位的询问。
(五)请示:
适用于向上级单位请求指示、批准。
(六)批复:
适用于答复各部门的请示事项。
(七)意见:
适用于对重要问题提出见解和处理方法。
(八)函:
适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要:
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第三章公文格式
第一十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“紧急”、“一般”。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
联合行文,只标明主办单位发文字号。
(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
(六)主送单位指公文的主要受理单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
(七)公文如有附件,应当标明附件顺序和名称。
(八)公文除“会议纪要”外应当加盖印章。
联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
(九)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(十)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十一)公文应当标注主题词。
(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或规范化简称、统称。
第一十一条公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。
第四章行文规则
第一十二条行文应当确有必要,注重效用。
第一十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第一十四条公司除公司办公室外,其他各部门不得对外正式行文。
第一十五条本公司内的重要行文,应当同时抄送上级公司。
第五章发文办理
第一十六条发文类型包括:
上行文(以公司名义向东x或xx等直接管辖公司的单位所发的请示或报告类公文);平行文(以公司名义向平级或无直接管辖职能的单位所发的函件类公文);下行文(以公司名义向各部门所发的通知类公文)。
第一十七条发文办理指以公司名义制发公文的过程,一般包括:
拟稿、会商、审核、签发、登记、编号、印制、用印、分发等环节。
第一十八条拟稿:
按照职责分工,公文由经办部门拟稿;对政策性较强、涉及面广、问题复杂的公文也可组成专门小组共同拟稿。
草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规和其他有关规定。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的,发文单位的职权和主送单位的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引用准确。
引用公文应当先引用标题,后引发文字号。
引用外文应当标明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一”、第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字、除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
第一十九条会商:
当公文涉及公司内部两个以上部门职能,主办部门应与有关部门协商办理,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。
第二十条审核:
公文送领导签发或会议讨论通过前,应由公司办公室对文稿进行审核。
审核重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本规定等。
第二十一条签发:
公司董事长、总经理、分管领导在审核文稿之后,对同意发出的公文批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期。
公文一经签发后即生效。
签发顺序为:
先由分管领导会签,再请董事长或总经理签发。
第二十二条登记、编号、印制、用印:
付印前,公司办公室对送印文稿进行全面核查校对,包括公文的审批签发手续、附件材料是否齐全、结构格式是否统一、规范等;检查后由公司办公室统一登记、编号、送印;印制公文应加盖相应的印章。
第二十三条分发:
按照公文的涉密情况和紧急程度,可分别通过普通邮件、机要通信、电报等方式进行发送。
第六章收文办理
第二十四条收文办理指对收到公文的办理过程,一般包括:
签收、启封、登记、拟办、批办、承办、催办等环节。
第二十五条签收、启封、登记:
凡往来的公文由公司办公室接转,公司办公室设专人签收、拆封、登记(公文标题、发文字号、发文机关、收文日期、急缓程度及办理情况)。
第二十六条传阅:
公司办公室负责人签批阅办意见后,公司办公室设传阅人员负责协调传阅,及时将公文送请领导审批、及时取回,不得随意扩大传阅范围。
传阅人员应随时掌握公文去向,避免漏传和延误。
第二十七条拟办:
对专业性、政策性强的来文或有关部门负责人可提出建议性的办理意见,必要时附相关背景材料,供领导参考。
第二十八条批办:
领导收文后应尽快阅读处理,阅后签字,如有意见附上意见。
第二十九条承办:
领导签批后,公司办公室传阅人员应及时送交有关部门办理。
承办部门应当按照领导批示内容及时办理,并承担相应责任。
第三十条督办和催办:
公司办公室负责公文承办工作的检查和督促工作。
特急事项,要在当天办结;较为紧急的事项,要在三天内办结;一般事项,要在一周内办结。
因问题复杂或工作难度大而在规定时限内不能办结的,承办部门应当及时予以说明;对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的,应当及时退回公司办公室并说明理由。
公司办公室应对领导交办事项建立跟踪台帐进行督促,对因工作拖拉而延误办结时间的承办部门或人员,要提出批评;贻误工作的,要追究责任。
第七章公文归档
第三十一条公文办理完毕后,应及时整理(立卷)、归档。
第三十二条归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本单位的主要工作情况,便于保管和利用。
第三十三条联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十四条归档范围内的公文应当确保保管期限。
第八章公文管理
第三十五条公文由公司办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十六条公司办公室应当建立健全公司公文处理的有关制度。
第三十七条上级单位的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经董事长、总经理或者办公室负责人的批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。
第三十八条公开发布公文,必须经发文单位批准。
经批准公开发布的公文,同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
第三十九条公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印单位证明章。
第四十条公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十一条不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经公司办公室负责人批准,可以销毁。
第四十二条销毁秘密公文应当到指定场所由专人监销,保证不丢失、不漏销。
其中,销毁绝密公文应当进行登记。
第四十三条工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第九章附则
第四十四条本规定自下发之日起生效。
第四十五条本规定由公司办公室负责解释。
附件1
x有限公司发文稿纸
签发:
部门领导意见:
会签:
拟稿部门:
拟稿人:
电话:
文件标题:
《……》
□特急□紧急□一般
报:
x
抄:
发文:
x字第××号密级:
2014年××月××日
附件2
x有限公司呈批件
领导批示:
会签:
单位领导意见:
主办单位:
x
联系人:
电话:
文件标题:
《……》
附件:
《……》
日期:
20XX年X月XX日
附件3
x有限公司呈批件
领导批示:
会签:
单位领导意见:
主办单位:
联系人:
电话:
文件标题:
《……》
□特急□紧急□一般
附件:
《……》
日期:
20XX年X月XX日
附件4
x公司收文处理单
缺点:
不仅消耗大量电能,留下残余物,如果控制不好,还会产生有毒物质,造成二次污染。
接收日期:
2014.X.XX
4、日常生活中我们应该如何减少垃圾的数量?
收文号:
二、问答:
来文号:
来文机关:
页数:
9、物质的变化一般分为物理变化和化学变化。
化学变化伴随的现象很多,最重要的特点是产生了新物质。
物质发生化学变化的过程中一定发生了物理变化。
紧急程度:
□特急□紧急□一般
13、1663年,英国科学家罗伯特.胡克用自制的复合显微镜观察一块软木薄片的结构,发现它们看上去像一间间长方形的小房间,就把它命名为细胞。
密级:
15、为了便于辨认,人们把看起来不动的星星分成群,划分成不同的区域,根据其形态想象成人、动物或其他物体的形状,并且给它们命名。
天空中这些被人们分成的许多区域就称为星座。
文件标题:
关于…的通知
11、火药是我国的四大发明之一,我国古代的黑火药是硝石、硫黄、木炭以及一些辅料等粉末状物质的均匀混合物。
迄今为止,可以考证的最早的火药配方是“伏火矾法”。
公司领导批示:
3、米饭里面的主要成分是淀粉。
米饭淀粉遇到碘酒,颜色变成蓝色,这种蓝色物质是一种不同于米饭和淀粉的新物质。
3、米饭里面的主要成分是淀粉。
米饭淀粉遇到碘酒,颜色变成蓝色,这种蓝色物质是一种不同于米饭和淀粉的新物质。
1、我们每天都要消耗食物和各种各样的生活用品,与此同时,也产生了许多垃圾。
□需督办
公司办公室意见:
部门会签:
收文处理人:
电话:
64315757传真:
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