交通建设项目电子档案系统培训V4.pptx
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交通建设项目电子档案系统培训V4.pptx
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广州市微柏广州市微柏软软件股份有限公件股份有限公司司交通建设项目电子档案系统业内领先的基于Internet互联网建设项目全过程电子档案管理系统内内容容一、系统简介二、登陆方式及主界面三、主要使用功能模块四、其它常用功能介绍一、系一、系统简统简介介系统实现从文件管理案卷编制验收自查验收申请验收检查验收办理移交申请接收办理档案管理与利用等各流程及相关功能主要模块各工序的施工记录、试验、测量等资料可直接从“交通工程质量安全管理系统”中引用并收集组卷。
也可提供接口与其它各类业务系统对接,如:
计量系统、OA系统等。
系统对接系统应用了电子签名技术,保证电子档案的真实性、不可抵赖性、可追溯性和防篡改性,同时成卷打印的纸质文件中相关责任人不需再手工签名。
电子签名二、系二、系统统登登陆陆方式及主界方式及主界面面1、系统为B/S架框,只需打开浏览器(建设搜狗浏览器),输入网址(http:
/121.8.102.106:
8080/eams)即可打开系统登录界面2、在“交通工程质量安全管理系统”菜单中点击:
“系统”“登陆工程档案”菜单,即可打开系统登录界面二、系二、系统统登登陆陆方式及主界方式及主界面面只能查看资料,不能进行其它操作账号进行文件收集、组卷、电子签名等相关操作uKey证书二、系二、系统统登登陆陆方式及主界方式及主界面面系统登陆前需通过主界面点击相关控件链接下载所需的控件并安装后才能正常的使用系统各功能模块。
1、EAMS浏览器组件安装程序(http:
/121.8.102.106/EAMSDown/)控件安装二、系二、系统统登登陆陆方式及主界方式及主界面面2、网证通安全客户端http:
/:
81/xKey.exe控件安装二、系二、系统统登登陆陆方式及主界方式及主界面面三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块前期编制办法维护分类文件收集组卷扫描件PDF电子签名管理全文检索工程照片管理档案数量预估分析后期批量导入、批量上传批量修改打印导出生成档号统计分析三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块由业主指定人员,对本项目各工程类型需填写归档表格(表格目录排序)进行关联。
方便各单位收集时,能自动按编制办法中的表格和排序搜索。
当项目使用特定的施工工序用表时,则点击初始化按钮直接引用质量安全系统的工序用表。
如编制办法未关联,则收集时只能手动对表格进行筛选和排序。
系统也支持各施工、监理单位同步业主表格后自行配置符合标段收集的编制办法。
编制办法三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块操作步骤如下:
点击系统菜单“案卷编制”“编制办法”进入“编制办法”操作界面在“检验评定类型”下方选择相应标准中的工程类型点击工具栏中的“新增”,在出现的关联表格对话框下方“表格名称”的空格中输入要关联的表格名称关键字,点“查找”按钮搜出相应的表格,选择好表格后,点击“应用”按钮即可完成工程类型需填表格的关联。
(如针对标段设置,需先在工具栏中选择好标段)相关操作界面如下:
编制办法三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块支持通过直接点击“初始化”,同步“交通工程质量安全管理系统”中施工工序用表,同步过来的表格支持进行调整修改。
如只需单独同步某个施工工序,可点击“选择新增”,勾选需要同步过来的部分表格。
施工、监理单位可通过点击“同步业主表格”,在业主人员配置好编制办法的基础上,同步后进行调整。
相关操作界面如下:
编制办法三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过维护分类可建立各类文件分类节点,为以后各类文件的收集组卷做准备。
操作方法如下:
点击系统菜单“案卷编制”“维护分类”在“维护分类”窗口中的“名称”列中选中相关分类节点,点工具栏“新增”按钮,会出现“增加单个分类”、“从模板选取”、“工程WBS节点”三种途径增加分类。
维护分类三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块维护分类1、“增加单个分类”可手动新增相应的分类节点;2、“从模板选取”可直接从系统中设置的模板中选取分类,直接引用,引用后可手动修改或删除;3、“工程WBS节点”可直接从“交通工程质量安全管理系统”中引用相应的单位分部分项划分节点,引用后也可手动修改或删除。
4、施工文件类、监理文件类可填写预估案卷数量、预估文件数量。
三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块选中某分类节点“各工序施工记录、试验、检测及报验文件”,点击工具栏“新增”按钮在出现的下拉菜单中选择并点击“工程WBS节点”,会出现“新增工程WBS节点”对话框,如:
在对话框中左边的“工程”中选中“子分项工程”,在右边的“工程项目名”中选择对应于本标段在“广东省交通工程质量监督管理系统”中的单位分部分项划分,如:
选择“范和港大桥”,再到对话框下方填写相应的内容后,点击“确定”,即可将“范和港大桥”的分划引用到“各工序施工记录、试验、检测及报验文件”中并形式对应的节点。
维护分类三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过文件收集可对各类文件进行收集,为文件的组卷做准备。
操作方法如下:
1、点击系统菜单“案卷编制”“文件收集”在出现的“文件收集”窗口中的“档案分类目录”中选择对应的分类节点在右侧文件目录窗口空白处点右键“新增”“新增文件目录”在“新增文件目录”对话框中输入相应的“文件题名”、“文件编号”、“责任者”、“桩号”等内容后,点“保存”即可完成文件目录的新增。
文件收集三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块文件收集2、“文件目录”新增完成后,选中所新增的文件目录,点击“文件数”(或点窗口左上方的“”按钮),可打开“文件内容”窗口,进行相关文件的收集。
3、在“文件内容”窗口中的空白处,点击右键,在出现的快捷菜单中有“收集表格”、“上传文件”、“收集进场材料”、“收集监理月报”、“收集施工月报”等功能按钮。
1)、选择“收集表格”时可直接引用收集“交通工程质量安全管理系统”中相应工程节点的已填质量表格(审核完成)。
三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块文件收集2、选择“上传文件”时可上传本地电脑中保存的文件扫描件(支持多文件同时后台上传)。
3、选择“收集进场材料”时可直接引用收集“交通工程质量安全管理系统”中在进场材料管理中已上传的各材料扫描件。
4、选择“收集监理月报”时可直接引用收集“交通工程质量安全管理系统”中在监理月报中已上传的扫描件。
5、选择“收集施工月报”时可直接引用收集“交通工程质量安全管理系统”中在施工月报中已上传的扫描件。
三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块1、新增文件目录时,若选错档案分类目录节点,在其它节点上新增完成的文件目录及收集的文件内容不需删除,可直接用鼠标左键按住文件目录,拖动至左边正确的档案分类目录节点后放开鼠标,在出现的提示对话框中点击“是”即可完成文件目录及文件内容的移动。
文件收集注意三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块2、收集表格时,先在对话框中选择好对应的“工程项目”节点,再到下方的搜索条件中设置相应的条件,点击“搜索”即可搜出需要收集的表格。
如:
在“工程类型”中选择已在编制办法中设置好表格目录的具体工程类型,把下方的“包含子节点表格”勾选,点“搜索”时,可按编制办法中设置好的表格目录排序搜出表格,直接收集。
3、收集质量表格时,下方的条件只需输入关键字,也可以结合使用。
文件收集注意三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块4、收集质量表格对话框中可对搜出来的表格进行分组、排序,方便筛选收集。
5、由于选错目录,收集的表格需要转移到正确的文件目录下时,可先在文件内容中选中需要转移的表格,按住鼠标左键将表格拖到上方对应的文件目录,放开鼠标在出现的对话框中点“是”即可完成表格的移动。
文件收集注意三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块6、文件收集完成后,可在“文件内容”窗口中对已收集的表格内容进行手动排序。
在“文件内容”窗口工具栏中点击“排序”按钮(或手动拖动要排序的文件),会出现“拖动排序”对话框,在对话框中拖动排序后,点“确定”即可完成文件内容的排序。
文件收集注意三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过组卷,可对已收集的文件进行分类组卷。
操作步骤如下:
1、点击系统菜单“案卷编制”“组卷”进入“组卷”操作窗口在“档案分类目录”中选择对应的分类节点点击工具栏中的“新增”“新增案卷目录”在出现的“新增案卷目录”对话框中输入相应的“案卷题名”、“类别”、“编制日期”、“编制单位”等案卷信息后,点击“保存”,完成案卷目录的新增。
组卷三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块2、新增案卷目录后,选中所新增的案卷目录,点击“件数”(或点窗口左上方的“”按钮),可打开“文件目录”窗口,进行相关文件的组卷。
3、在文件目录窗口工具栏中有“新增”、“选择新增”功能按钮(或在文件目录窗口中空白处点右键出现的快捷菜单中也有“新增”、“选择新增”功能按钮)组卷三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块1)、“选择新增”:
通过选择新增可引用已收集文件内容进行组卷,在文件目录窗口工具栏中点击“选择新增”按钮(或右键快捷菜单中的“选择新增”按钮),会出现“选择文件目录”对话框,先在对话框左边“档案分类目录”中定位好要组卷的文件目录所在的节点,右边窗口中会自动出现在文件收集中所创建的文件目录内容,在要组卷的文件目录前小方框中打勾,再点下方的“保存”,完成相关文件的组卷。
注意:
通过选择新增收集好的文件内容组卷的,如果案卷目录删除,文件目录和文件内容将回到文件收集中。
组卷三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块2)、“新增”:
通过新增可直接在案卷中创建文件目录并收集相关内容进行组卷,在文件目录窗口工具栏中点击“新增”按钮(或右键快捷菜单中的“新增”按钮),会出现“新增文件目录”对话框,新增文件目录后,选中新增的文件目录,打开文件内容窗口,上传相关文件或收集相关表格,完成相关文件的组卷。
操作步骤和文件收集一样,需注意的是:
当在案卷中直接新增文件目录和文件内容时,如果案卷目录删除了,文件目录、内容也将删除。
组卷三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块1、新增案卷目录时,若选错档案分类目录节点,在其它节点上新增完成的案卷目录不需删除,可直接用鼠标左键按住案卷目录,拖动至左边正确的档案分类目录节点后放开鼠标,在出现的提示对话框中点击“是”即可完成案卷的移动。
组卷注意三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块组卷注意2、由于选错目录(或需要拆卷、合卷),新增的文件目录需要转移到正确的(或拆分、合并后的)案卷目录下时,可先在文件目录中选中需要转移的文件目录,按住鼠标左键将文件目录拖到上方对应的案卷目录,放开鼠标在出现的对话框中点“是”即可完成文件目录的移动(或拆卷、合卷)。
3、系统支持对应上传的附件进行拆分以及清空,拆分原则从倒数第几页开始,如附件倒数页开始没有多余的,直接填写从0页开始,拆分失败支持重新拆分。
4、组卷完成后,可对案卷进行相关信息的打印等各类操作。
三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块组卷注意5、对应的案卷确认无误后,如需走电子审核流程,则点击“提请审核”,对应的案卷备考表将进行立卷人和检查人电子签名,下载对应的案卷可进行电子签名验签。
如不走电子审核流程,则支持单独填写备考表。
三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过扫描件PDF电子签名管理,可对上传到档案系统中的所有PDF文件进行电子签名。
操作方法有两种,分别为:
1、通过主菜单文件管理扫描件PDF签名管理在档案分类目录中定位好PDF文件所在的分类节点点击窗口工具栏中的刷新搜索出所有未电子签名的PDF文件后,点击工具栏中的主管签名按钮,即可批量完成PDF文件的电子签名。
扫描件PDF电子签名管理三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块2、通过主菜单案卷编制组卷选择PDF文件所在的案卷在案卷文件内容窗口中选中PDF文件点击鼠标右键主管签名,即可完成PDF文件的电子签名。
扫描件PDF电子签名管理三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块提供对基于档案内容与关键字段的逻辑查询和渐进查询,灵活简便的查询方式类似于百度、谷歌等搜索引擎。
要实现对项目档案的检索查询功能,可以根据案卷目录,文件目录,文件内容查询,显示已搜索内容,点击可查看案卷。
全文检索三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块在工程照片管理模块中,实现对项目上的各类照片文件进行收集,按照档案大类进行分类存放,方便文件收集模块中直接进行收集管理。
支持导入工程照片集和照片要素信息,可按照项目要求生成对应的PDF文件。
各项目可提供个性化模板进行生成。
注意:
导入时请先下载系统模板。
工程照片管理三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块该模块需结合“维护分类”模块进行使用,项目各参建单位可进本单位的资料进行预估,填写对应的预估案卷数量及预估文件数量。
系统会根据填写的预估值跟系统中实际的数量进行对比分析,从而可直观的知道案卷完成率跟文件完成率。
档案数量预估分析三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块在组卷模块中,通过导入、批量上传,可快速导入对应的案卷目录、文件目录,批量上传对应附件。
注意:
导入时请先下载系统模板。
批量导入、批量上传批量导入、批量上传三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过批量修改,可批量快速修改案卷中的信息,如:
编制单位、案卷题名、桩号、保管期限、密级、立卷人、立卷时间、检查人、检查时间、批量按文件目录生成文件名、备考表等。
批量修改三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过打印功能,可批量打印封面、脊背、备考表、案卷目录、卷内目录等。
打印三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过导出功能,可批量导出封面、脊背、备考表、案卷目录、卷内目录、案卷PDF、案卷PDF包等。
导出三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过生成案卷PDF和生成案卷PDF包,可以把整个案卷生成为一个PDF文件或PDF包通过查看案卷PDF和案卷PDF包,可打开案卷的PDF和PDF包进行查看,并导出三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块通过生成档号功能,可根据项目定好的编号规律,自动为各类文件案卷生成档号。
生成档号三、主要使用功能模三、主要使用功能模块块四、其它常用功四、其它常用功能能1、如果档案系统中的质量表格是从交通工程质量监督管理系统中收集过来的,且已组完卷,如果质量系统中对已组卷的表格进行了修改,档案系统不需要重新收集,只需通过点击档案系统中的“数据校正校正编制日期、质量表格更新等”功能按钮即可。
2、如果案卷中上传的PDF扫描件页数不正确,或者是文件内容有修改导致页数不正确,可通过点击“数据校正计算PDF页数”功能按钮重新计算页数即可。
数据校正四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能1、通过复制、粘贴功能可快速批量复制案卷目录和文件目录,如:
某座桥中各墩的文件目录或案卷目录除了墩、台号外,其它信息一样,可通过批量复制、粘贴、批量修改功能快速的创建目录。
目录复制、粘贴四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能1、当部分案卷中的文件名称与文件题中一致时,可通过批量选择案卷,点击鼠标右键批量修改批量修改文件名称,所选案卷中的文件名称将自动按照案卷中的文件题名自动生成。
批量修改文件名称四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能1、锁定:
主要包括项目锁定、标段锁定、案卷锁定。
1、项目锁定:
整个项目中的所有案卷被锁定,任何人无法对案卷进行修改。
2、标段锁定:
整个标段中的所有案卷被锁定,任何人无法对案卷进行修改。
3、案卷锁定:
对某特定案卷进行锁定,被锁定的案卷任何人无法对案卷进行修改。
锁定、解锁四、其它常用功四、其它常用功能能2、解锁:
主要对项目锁定、标段锁定、案卷锁定的案卷进行解锁,以便对案卷内容进行修改。
1、完全解锁:
对整个项目中的所有案卷解锁,完全解锁后的编制人员才能对案卷进行修改。
2、降级解锁:
如对应节点存在高级锁定的案卷,则需要通过降级解锁为一般锁定,编制人员才可以进行修改。
3、案卷解锁:
对某特定被锁定的案卷,需档案主管、或案卷对应的编制人员解锁后才能对案卷进行修改。
锁定、解锁四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能1、查看案卷中的文件内容:
选中案卷文件内容窗口中的某个文件,点击鼠标右键查看查看pdf文件。
2、查看文件的操作日志:
选中案卷文件内容窗口中的某个文件,点击鼠标右键查看查看文件相关日志。
3、查看文件电子签名信息:
选中案卷文件内容窗口中的某个文件,点击鼠标右键查看查看pdf文件电子签名信息。
查看四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能通过搜索功能可以搜索出各类文件中需要查找的案卷。
如:
在组卷窗口中点击案卷目录窗口工具栏中的“搜索”,会出现案卷搜索窗口,输入相关条件后即可查找出对应的案卷。
搜索四、其它常用功四、其它常用功能能四、其它常用功四、其它常用功能能通过统计分析功能可以统计出各标段、单位当前文件的收集、组卷、审核情况。
统计分析四、其它常用功四、其它常用功能能谢谢!
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