第四章:工作分析的基本方法与工具.ppt
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第四章:工作分析的基本方法与工具.ppt
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北京大学政府管理学院工作分析与工作评价JobAnalysisandJobEvaluation北京大学人力资源开发与管理研究中心HRPKU版权所有,未经许可,请勿传播HHr-r-ppkkuu4主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林1目目录录一一工作分析概论工作分析概论二二工作分析的历史与发展工作分析的历史与发展三三工作分析的内容与组织工作分析的内容与组织HHr-r-ppkkuu七七方法分析方法分析八八工作分析质量鉴定工作分析质量鉴定九九工作分析实践工作分析实践四四工作分析的方法与工具工作分析的方法与工具五五任务分析任务分析六六人员分析人员分析十十工作评价概论工作评价概论主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林2第四章:
第四章:
工作分析的基本方法与工具工作分析的基本方法与工具本章学习重点:
本章学习重点:
1、掌握观察分析法、工作日、掌握观察分析法、工作日志法、工作者自我记录分析志法、工作者自我记录分析法、主管人员分析法、访谈法、主管人员分析法、访谈分析法、问卷调查法等工作分析法、问卷调查法等工作分析基本分析方法、适用范分析基本分析方法、适用范围以及特点围以及特点2、掌握工作分析各种基本方、掌握工作分析各种基本方法的应用技巧法的应用技巧3、了解工作分析方法的最新、了解工作分析方法的最新发展及其内容发展及其内容HHr-r-ppkkuu3内容框架一、观察分析法一、观察分析法二、主管人员分析法二、主管人员分析法三、访谈分析法三、访谈分析法四、问卷调查分析法四、问卷调查分析法五、五、案例与讨论案例与讨论六、本章小结六、本章小结HHr-r-ppkkuu4导言导言:
工作分析方法分类工作分析方法分类依据功用划分,工作分析方法有基本方法和非基本方法;依据分析内容,有结构性分析与非结构性分析方法;依据对象,有任务分析、人员分析与方法分析;依据基本方法划分,有观察法、写实法与调查法等。
本讲主要介绍:
观察分析、主管人员分析、访谈分析和问卷调查分析等基本方法。
HHr-r-ppkkuu5观察法观察法u1.观察法对那些程序化较强的,较多通过身体动作完成的工作更适合。
u2.适用的工作类型:
流水线上的作业工人、警察、飞机驾驶员等u3.不太适用的工作:
脑力活动(律师、设计工程师、科学家);突发或偶发事件(急救护士等)HHr-r-ppkkuu6工作分析方法分类工作分析方法分类方法(方法
(1)功用标准功用标准分析内容标准分析内容标准对象标准对象标准基本方法非基本方法结构性分析非结构性分析任务分析人员分析方法分析基本方式标准基本方式标准观察分析法写实法问卷调查法主管人员分析法文献资料分析法工作实践分析法记实分析法7工作分析方法分类工作分析方法分类方法(方法
(2)传统的工作分析传统的工作分析观察分析法资料分析法问卷调查法主管人员分析法面谈(访谈)法工作导向型分析技术工作导向型分析技术关键事件法工作日志法能力要求法职能工作分析法任务清单分析系统管理人员职务描述问卷海氏计划工作信息模型系统职业分析清单法人员导向型工作分析技术人员导向型工作分析技术工作要素法临界特质分析系统工作分析问卷体能分析法工作要素清单法8常用常用工作工作分析分析方法方法分类分类方法方法(3)职位问卷分析法工作日志写实法测时法工作抽样法关键事件分析法面谈法HHr-r-ppkkuu9工作分析方法工作分析方法工作分析方法工作分析方法分类(分类(分类(分类(44)n观察法观察法n面谈法面谈法n写实法(职务调查表法、工作日志法、核对法)写实法(职务调查表法、工作日志法、核对法)n工作实践法工作实践法n典型事例法典型事例法HHr-r-ppkkuu10学习重点:
学习重点:
(一)掌握观察分析法、现场工作日记法或日志法、工作者自我记录分析法、主管人员分析法、访谈分析法、问卷调查分析法等基本工作分析方法的内容、适用范围及其具体实施;
(二)掌握工作分析方法的应用技巧;(三)了解工作分析方法的最新发展及其内容;(四)比较:
HHr-r-ppkkuu11一、观察分析法一、观察分析法1、概念:
、概念:
一般是由有经验的人,通过直接观察的方法,记录某一时期内工作的内容、形式和方法,并在此基础上分析有关的工作因素,达到分析目的的一种活动。
2、观察的形式:
、观察的形式:
公开观察、隐蔽观察、他人观察与自我观察等。
3、要求:
、要求:
所有重要内容都要记录下来,并选择不同的工作者在不同的时间内进行观察。
目的是消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见;消除工作情景和时间上的偏差。
HHr-r-ppkkuu124、观察分析法适用的范围和方法一般来说,观察分析法比较适用于短时期的外显特征的分析,适合于比较简单、不断重复、容易观察的工作分析;而不适合于隐蔽的心理因素的分析,不适合于没有时间规律与表现的工作。
一般以标准格式记录观察到的结果。
HHr-r-ppkkuu13工作分析的方法工作分析的方法观察法观察法通过观察,把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来,把取得的职务信息整理。
可以了解到广泛的信息,取得的信息比较客观和正确。
局限性:
(1)要求观察者有足够实际操作经验;
(2)不适用于工作循环周期长的工作;(3)不能得到有关任职者资格要求的信息。
HHr-r-ppkkuu14观察记录表观察记录表示例序序号号工作工作任务任务工作操作程序工作操作程序与方法与方法权权限限结结果果时间时间消耗消耗备备注注1起草公文领会领导意图-撰写-修改需审核1份2小时2开介绍信领导签字-开介绍信-登记执行1份10分钟HHr-r-ppkkuu15观察记录法观察记录法工作者自我记录法写实法当观察者与被观察者合二为一时当观察的对象和内容为某个片断时主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林16
(一)工作者自我记录法
(一)工作者自我记录法当观察者与被观察者合二为一时,观察分析就成了工作者自我记录法;工作者按照标准格式,例如工作日志形式,及时详细地记录自己的工作内容和感受,然后在此基础上综合分析,实现工作分析的目的。
使用范围使用范围:
管理或其他随意性大、内容复杂的岗位工作分析。
HHr-r-ppkkuu17工作日志法工作日志法要求从事工作的雇员每天记现场工作日记要求从事工作的雇员每天记现场工作日记或日志或日志(participantdiarylogs),即让他,即让他们每天记录下他们在一天中所进行的活动。
们每天记录下他们在一天中所进行的活动。
每个雇员都要将自己所从事的每一项活动每个雇员都要将自己所从事的每一项活动拨照时间顺序以日志的形式记录下来。
它拨照时间顺序以日志的形式记录下来。
它可以向你提供可以向你提供个非常完整的工作图景。
个非常完整的工作图景。
主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林18要求:
要求:
(1)工作者每天按时间顺序记录自己所进行的工作任务、工作程序、工作方法、工作职责、工作权限以及各项工作所花费的时间等。
(2)一般要连续记录10天以上。
(3)由本人记录最为经济和方便。
(4)因为记录者可能会带有主观色彩,因此,要求事后要对记录分析结果进行必要的检查矫正,可以由工作者的职介上级来实施。
HHr-r-ppkkuu主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林19工作日志填写说明工作日志填写说明1、请您在每天工作开始前将工作日志放在手边,按工作活动发生的顺序及时填写,切勿在一天工作结束后一并填写。
2、要严格按照表格要求进行填写,不要遗漏那些细小的工作活动,以保证信息的完整性。
3、请你提供真实的信息,以免损害您的利益。
4、请您注意保留,防止遗失。
感谢您的真诚合作!
20工作日志工作日志示例工作日志(封面)工作日志(封面)姓名:
年龄:
岗位名称:
所属部门:
直接上级:
从事本业务工龄:
填写日期:
自月日至月日工作日志填写说明(封二)工作日志填写说明(封二)1、请您在工作开始前将工作日志放在手边,按工作活动发生的顺序及时填写,切勿在一天工作结束后一并填写。
2、要严格按照表格要求进行填写,不要遗漏细小的工作活动,以保证信息的完整性。
3、请您提供真实的信息,以免损害您的利益。
4、请您注意保存,防止遗失。
感谢您的真诚合作!
HHr-r-ppkkuu21工作日志工作日志记录表表5月29日工作开始时间8:
30工作结束时间17:
30序序号号工作活工作活动名称名称工作活工作活动内容内容工作活工作活动结果果所耗所耗时间(分(分钟)备注注1复印协议文件4页6存档2起草公文贸易代理委托书800字75报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次240承办4布置工作对日出口业务1次20指示5会议讨论东欧贸易1次90参与16请示贷款数额1次20报批17计算机录入经营数据2屏60承办18接待参观3人35承办22
(二)写实性工作分析法
(二)写实性工作分析法当观察的对象与内容为某个片断时,常采用写实法。
这是通过对工作内容和过程的如实记录,达到工作分析目的的一种方法。
当大量的事实记录下来之后,按照它们所描述的内容进行归类,最后就可以清晰地了解实际的工作,有助于对工作及其任职者的全面了解。
HHr-r-ppkkuu23写实性工作分析表写实性工作分析表示例示例机构名称:
办公室职位:
办公室主任编制:
3人,主任1人,打字员1人,办事员1人HHr-r-ppkkuu花费时间(分)工作活动内容任务完成量备注开始延续8:
005打电话到销售科1次8:
052接电话1次8:
074帮办事员登记材料2份8:
114帮办事员校对5页24花费时间(分)工作活动内容任务完成量备注开始延续8:
005打电话到销售科1次8:
052接电话1次8:
074帮办事员登记材料2份8:
114帮办事员校对5页8:
154准备广告材料1页8:
191接张厂长电话1次8:
201接李厂长电话,要一信件1次8:
216和办事员商量工作1次8:
275找李厂长要的信1次8:
325安排当天的工作1次HHr-r-ppkkuu25二、主管人员分析法二、主管人员分析法概念:
概念:
由主管人员通过日常的管理权力来记录与分析所管辖人员的工作任务、责任与要求等因素。
理论依据:
理论依据:
主管人员对这些工作有相当深刻的了解。
偏差产生:
偏差产生:
偏见偏差消除:
偏差消除:
与工作自我记录法相结合。
常用表格:
常用表格:
工作调查表、职位工作分析表HHr-r-ppkkuu26工作调查分析表示例职位名称:
职位编号:
部门:
有效日期:
工作地点:
职等:
主管:
工资单编号:
职位设置目的:
主要职责:
所管人数:
1、直接管理人数:
2、间接管理人数:
制表:
姓名:
职务:
签字:
日期:
审核:
姓名:
职务:
签字:
日期:
工资主管审批:
姓名:
日期:
终审:
姓名:
日期:
复查:
姓名:
日期:
HHr-r-ppkkuu27直接主管:
职位名称:
职等:
本职位:
职位名称职等:
直属职位:
职位名称:
职等:
职位名称:
职等:
职位名称:
职等:
任职要求:
教育文化水平方面:
经验方面:
28职位工作分析表示例一、职位名称:
部门:
工作地点:
任职者姓名:
日期:
主管人姓名:
签字:
二、基本职责:
三、能够用于确定本职位工作范围的各种指示,包括定性的角度和定量的角度:
四、填写下面的图标,以表明各职位间的工作关系:
HHr-r-ppkkuu29简要说明下属的主要职能:
五、列举主要职责活动与代表性的工作项目:
六、如上述栏目无法说明,请在此列举几个典型的事例或任职所遇到的工作任务与情况七、说明本职位工作的权限与自主性1234本职位67891011监督职位名称直接主管名称30三、访谈分析法三、访谈分析法不能够实际去做观察、不可能去现场观察或者难以观察,则必须访问工作者。
访谈的对象:
访谈的对象:
工作者、主管人员或者工作者的同级与下级。
适用范围:
适用范围:
短时间可以把握的生理特征分析,或长时间才能把握的心理特征分析。
形式:
形式:
个别访谈、集体访谈要求:
要求:
事先准备好问卷或提纲。
HHr-r-ppkkuu31发问的要点:
工作分析所应包含的信息发问的要点:
工作分析所应包含的信息-7W-7W1、用谁(Who)2、做什么(What)3、何时(When)4、在哪里(Where)5、如何(How)6、为什么(Why)7、为谁(Forwhom)HHr-r-ppkkuu32访谈法访谈法
(1)对每个雇员进行个人访淡(对每个雇员进行个人访淡(IndividualInterview):
一般访谈、深度访谈):
一般访谈、深度访谈
(2)对做同种工作的雇员群体进行的群体访对做同种工作的雇员群体进行的群体访谈(谈(GroupInterview):
一般座谈、团体焦):
一般座谈、团体焦点访谈(点访谈(FocusGroupInterview)(3)对完全了解被分析工作的主管人员进行对完全了解被分析工作的主管人员进行主管人员访谈主管人员访谈HHr-r-ppkkuu33访谈法的典型提问方式访谈法的典型提问方式你所做的是一种什么样的工作?
你所做的是一种什么样的工作?
你你所所在在职职位位的的主主要要职职责责是是什什么么?
你你又又是是如如何何做做的的?
你的工作环境与别人的有什么不同?
你的工作环境与别人的有什么不同?
做做这这项项工工作作所所需需具具各各的的教教育育程程度度、工工作作经经历历、技技能能是是怎怎样样?
它它要要求求你你具具有有什什么么样样的的文文凭凭或或工工作作许许可证?
可证?
你都参与些什么活动?
你都参与些什么活动?
这种工作的职责和任务是什么这种工作的职责和任务是什么?
你的工作绩效的标准有哪些你的工作绩效的标准有哪些?
完成你承担的工作任务还需要那些条件?
完成你承担的工作任务还需要那些条件?
HHr-r-ppkkuu34某公司某公司高管访谈提纲高管访谈提纲尊敬的公司领导:
我们是项目组,我们正在进行有关企业内部管理的咨询项目,为了全面了解企业现状,设计有针对性的管理解决方案,特对您进行访谈,您的观点和所提供的信息对于项目的顺利开展至关重要。
感谢您接受访谈。
附:
访谈提纲附:
访谈提纲您的业务分管?
请您简单介绍公司的发展历程和当前的经营状况?
请您简单介绍公司的整体战略目标和业务组合情况?
您认为公司当前的优势是什么?
当前存在的问题是什么?
如果用几个词形容一下公司的文化氛围,是什么?
公司的人员构成情况如何?
公司的部门设置和组织结构是如何演变的?
公司的业务流程是否清晰,办事效率如何?
公司的人事任免和竞聘程序是否科学和合理?
当前的考核体系存在何种问题?
薪酬体系存在的问题?
员工期望什么样的激励方式?
北京大学项目组2006-10-19HHr-r-ppkkuu主讲人:
萧鸣政主讲人:
萧鸣政张相林张相林35我们的的方法工作分析的系统模型:
工作分析的系统模型:
搜集影响外部专家员工监督者文献研究问卷访谈观察工作记录职位目的任务职责业绩标准使用设备工作环境必要知识所需技术必要经验工作概要职责任务绩效要点组织图表知识、技能与能力要求工作评价招聘选拔培训开发绩效考核薪酬管理收集信息的方法参与者职位信息工作描述任职资格人力资源管理职能分析HHr-r-ppkkuu36我们的方法工作分析的基本方法:
工作分析的基本方法:
组织的期望与要求对下级的管理责任流程上游环节的要求流程下游环节的期望基于战略与组织的分析基于流程的分析侧重于职责内容的合理化侧重于职位角色的合理化职位的现状基于流程的分析基于流程的分析在企业的流程再造或优化的基础上,对该职位在流程中角色和功能重新进行界定,对该职位在流程中与其他职位之间的交叉、重叠、扯皮、推委之处进行深入剖析,以消除职位边界的重叠与模糊之处;同时,通过分析流程上下游环节的相互期望和要求,从流程中内部客户的角度赋予该职位新的内涵和要求。
基于战略与组织的分析基于战略与组织的分析在对企业的战略进行剖析的基础上,对组织结构进行调整,对部门职能职责重新进行界定。
然后,对新的部门职能职责进行分解,形成对部门内各职位功能的新的要求,新的要求与原职责进行对照,将形成该职位基于战略的新的职责和工作内容。
基于战略和组织分析的关键点在于对该职位上级管理者的深入访谈。
HHr-r-ppkkuu37四、问卷调查分析法四、问卷调查分析法最通用的方法;设计问卷是关键;分类:
通信问卷、非通信问卷的集体问卷,检核表问卷、非检核表问卷,标准化问卷和非标准化问卷,封闭问卷与开放式问卷。
格式:
参考92-102页。
HHr-r-ppkkuu38工作分析的方法工作分析的方法问卷法问卷法通过结构化的问卷来收集信息,不必亲临现场观察。
广泛用职务调查表职务调查表由工作执行者填写,包括基本资料、工作时间要求、工作内容、工作责任、任职者所需知识技能、工作的劳动强度、工作环境等内容。
HHr-r-ppkkuu39职位分析问卷法(职位分析问卷法(PAQPAQ)1972年由普渡大学E.J.McCormick提出是一种适用性很强的工作分析方法包括194个项目,其中187个用来分析完成工作过程中员工活动的特征,另外7个涉及薪酬问题6个部分:
信息来源;心理过程;识别“产出”;与其他人的关系;自然和社会环境;其他工作特征。
6分制主观评分HHr-r-ppkkuu40工作分析问卷工作分析问卷-1姓名:
工作名称:
部门:
编号:
上级姓名:
上级职位:
1.任务综述:
请用你自己的语言简要叙述你的主要工作任务。
2.特定资格要求:
请列举为完成由你的职位所承担的那些任务,需要具有哪些证书、文凭或许可证。
HHr-r-ppkkuu41工作分析问卷工作分析问卷本调查问卷由任职人填写,填写后交上级主管签署意见,并送人事部门审核姓名性别年龄职位名称职等职级部门学历专业(在校)直接上级职位直接下级职位上级主管意见:
上级主管签字:
人事部门意见人事人员签字:
工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu42须答题须知:
须答题须知:
u请请您您按按照照工工作作职职位位的的实实际际要要求求答答题题,请请不不要要以以任任何何个个人人的的因因素素来来衡量衡量u选择题类,请于选定项字母或选择题类,请于选定项字母或前打前打1、本职位所需教育程度A初中(含)以下B高中职技C大专D本科E研究生以上2、本职位所需外语语种(),外语程度要求A不须B书面通C书面及口语略通D精通3、本职位所需汉语表达能力A不限B普通话口头能力强C书面及口头强D极强的文字功底4、本职位所需户籍所在地A本地户口B不限5、本职位所需其专业的工作经验A6个月以下B6个月-2年C2年-5年D5年以上工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu436、本职位应用哪种设备(),设备、工具、仪器需要的应用能力。
A搬运B操作C操作及维修D软硬件设计7、本职位对设备、工具、仪器的责任A不易损失B有时损失需一般防范C容易损失需密切防范D难免损失需严加防范8、本职位对材料、在制品、成本的责任A不易损坏B有时损坏需一般防范C容易损坏需密切防范D难免损坏需严加防范9、本职位直接督导范围(人数)A0B1-4C5-10D11-20E21人以上10、职位间接督导范围(人数)A0B1-20C20-100D101-300E301人以上11、本职位管理工作中的责任及能达到的程度(一般员工可不答此题)A要负责分派工作,按规定检查工作成果,达成目标。
B要能很快熟悉新接受的工作,排定计划。
C要能解决工作中的矛盾,不同部门的活动,达成目标。
D要能有效分配组织资源,做出最佳激励政策,确保员工与公司的最大利益。
12、本工作所需的行政专业能力A例行性、重复性工作。
B例行性工作,偶尔需要个案处理。
C需要依经验改进新技巧解决复杂问题。
D需要调查分析研究解决问题。
工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu4413、本工作的责任A按上级指示工作,上级对结果负责。
B根据计划进度,安排自己工作,根据内部原则工作。
C安排计划,分析结果决策可能与上级协商。
D有下属单位,需要制定公司目标和政策。
14、本工作职能对公司的影响范围A例行性工作,如果出错容易发现,错误对公司基本无影响。
B有限范围内协调工作,错误不易发现,错误对公司有些损害。
C职责对公司单位功能及本部门任务完成有一定的影响力。
D负责一个部门以上功能,本部门最高主管不在时,负责本单位。
15、本工作所需的人际关系能力A普通技巧B良好技巧C高度技巧16、所需体力及感官能力A不限B体力强C敏捷而有力D身体素质强且五官感知力强17、所需资料处理能力A传递B记录整理及传递C依据常规做相关的技术性改进D需调研分析、评估与创新工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu4518、所需领导力A无需B一般C较强D极强19、所需计划力A无需B一般C较强D极强20、所需创新力A无需B一般C较强D极强21、所需掌握事物能力A不需B经过长时间可掌握C很快能掌握D一接触就掌握22、列出您的主要工作责任至少8-10条(请按照主次顺序说明,用词要精确、不要摸棱两可,不要官话套话),及每项责任的重要程度(%)和所用时间(%)。
工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu4623、例说明您的工作中常发生的关键事件,发生频率,及每次的持续时间。
关键事件发生频率持续时间/次24、明您的服务对象或客户是谁?
工作中需要和哪些部门、哪些人合作?
频率怎样?
服务对象/客户需合作部门/人频率25、您的工作还需要哪些特长?
需要什么证照?
工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu4723、请描述您的工作地点及工作环境。
工作地点:
办公室80%室内60%室外60%出差常年出差工作环境:
温度:
40度以上30-40度20-30度10-20度10度以下光线:
明亮一般较暗漆黑卫生:
清洁基本清洁一般较脏很脏危险:
无基本无危险比较危险非常危险空气:
清新普通较差极差其他:
24、您的工作有哪些决策责任(说明您要做哪些决定,及决定会产生哪些影响)?
决策责任:
决策影响:
25、您还有其他需要表达的吗?
感谢您认真阅读本问卷!
祝您工作顺利!
感谢您认真阅读本问卷!
祝您工作顺利!
工作分析问卷工作分析问卷HHr-r-ppkkuu48如何填写工作分析问卷如何填写工作分析问卷本本工作问卷共工作问卷共2828题,其中选择题题,其中选择题2222题,问答题题,问答题66题。
题。
请按照工作职位的实际要求答题,勿以个人特点衡量。
请按照工作职位的实际要求答题,勿以个人特点衡量。
答题方法:
答题方法:
答题方法:
答题方法:
选择题类,请于您认为最合适的选项前画选择题类,请于您认为最合适的选项前画“”。
问答题类,请于指定位置写出您的答案。
问答题类,请于指定位置写出您的答案。
答题人员:
答题人员:
答题人员:
答题人员:
本次工作分析对象中所列人员。
本次工作分析对象中所列人员。
工作分析项目小组选定的其他人员。
工作分析项目小组选定的其他人员。
HHr-r-ppkkuu49逐步核对,在符合本职任务的项目上划“”,并说明它对工作的重要性代号N12345重要性无关很低低一般高很高1.保护交通事故现场证据_2.在经常发生事故的地段注意防止新事故_3.使用闪光信号灯指挥交通_4.使用交通灯指挥交通_5.捕捉违章驾驶员并填写情况表_6.估计驾驶员的驾驶能力_7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识_8.跟踪可疑车辆,观察违章情况_9.签发交通传票_10.对违反交通规则的人发出警告_11.监视交通情况,搜寻违章车辆和人员_12.检查驾驶执照或通行证_13.护送老人、儿童、残疾人过马路_14.参加在职培训_15.参加射击训练_16.操作电话交换机_17.擦洗和检查装备_18.维修本部门的交通工具_民民警警任任务务调调查查问问卷卷表表工作分析方法工作分析方法工作分析方法工作分析方法HHr-r-ppkkuu50其他工作分析的方
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- 第四 工作 分析 基本 方法 工具