公司礼品管理制度.docx
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公司礼品管理制度.docx
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公司礼品管理制度
第二条本办法所称礼品是指经公司批准,由行政部批量购置或定制的专门用于对外公关工作或业务交往,以公司名义赠送的纪念物品。
第三条公司礼品由行政部归口统一管理。
第四条礼品采购原则:
1、货比三家,质优价廉;
2、体现中国和公司的特色;
3、符合公司的市场地位及企业文化。
第五条礼品采购:
1、由各部门提前一月时间提交礼品需求计划,包括种类、价位、数量,行政部负责汇总审核,经公司领导批准后执行。
2、由行政部根据采购计划,进行批量采购。
3、各部门不得自行采购礼品。
若所需礼品不在公司礼品清单范围内,各部门应报公司领导同意后,提前10天通知行政部采购礼品。
4、礼品采购时应以标有公司标识的礼品为首要选择。
1第六条礼品保管:
1、行政部负责保管各类礼品,并及时更新礼品清单目录。
2、礼品入库应填制《礼品入库清单》。
3、行政部建立礼品库存清单并建立领用台账,注明礼品入库时间、出库时间、领用人、领用用途、数量和金额等。
4、行政部要定期对礼品进行清点,年底时要进行一次全面盘点。
5、在礼品数量不足时,行政部应及时提出采购礼品的计划。
第七条礼品领用:
1、各部门应在公司礼品范围内,根据客户级别、规格确定礼品档次,严格控制礼品发放。
2、领用礼品应填写《公司礼品领用单》,经本部门批准后报行政部经理审批、最后报总经理签字审批交由行政办存档方能领出。
3、若礼品费用由公司费用列支,必须经公司总经理签字。
4、经办人领取礼品后因故未送出的礼品,应及时退回行政部重新进行登记。
第八条礼品费用:
1、行政部采购礼品时,其费用暂由公司先行垫付。
2、行政部每季度对各部门领用的礼品进行费用分摊,经公司领导审批后交计财部进行账务处理,分别计入各部门费用或合同项下。
第九条本规定从发布之日起实施。
第二篇:
公司礼品采购管理制度
****有限公司礼品管理制度
1目的
为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理,树立良好的公司形象与风气,减少开支,避免浪费,特制定本制度。
2范围
本制度适用于公司对外经营活动中礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。
3定义
本制度所称的礼品,是指由公司统一采购并用于公司接待及外联的所用物品。
4工作职责
4.1行政人事部是公司礼品的管理部门,负责礼品的采购、发放、登记造册、保管、处理等各项工作。
4.2财务部门负责礼品费用报销的审核。
5礼品采购管理5.1礼品的采购原则
5.1.1货真价实原则:
价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。
5.1.2集体采购原则:
参与采购人员不得低于2人。
5.2礼品的采购5.2.1礼品集中采购:
根据公司领导、各部门负责人提出对礼品的要求,提交《礼品采购申请单》,公司采购部拟定《礼品集中采购方案》,包括:
规格、单价、数量等,报公司总经理审核、董事长审批后,公司统一集中采购。
5.2.2日常礼品采购
各部门因业务需要领用礼品的,原则上在公司领用,如果库存礼品不能满足需要,可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批,由行政人事部组织采购,或者在审批授权后由使用者自行采购。
5.2.3特殊礼品的购买
针对公司重要客户,由公司董事长批准安排紧急的重要礼品采购,按照《礼品采购申请单》、经过审批后由董事长安排采购部负责采购落实。
5.3礼品入库
所有礼品购回后由行政人事部验收入库,建立礼品接收与放发台账,每月盘点一次,做到账账相符、账实相符,盘点结果报总经理以及相关部门。
5.4礼品分类
5.4.1礼品分为五大类:
A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E加油卡
5.4.2礼品分级:
高级(单价1000元以上)、中级(单价500—1000元之间)、普通(单价100—500元之间);5.5礼品领用
5.4.1日常礼品按以下程序申领发放:
礼品使用人填写“礼品领用审批单”,总经理审核、董事长审批后,在行政人事部处领取。
行政人事审核此次赠送是否有重复交叉现象,并根据存货对各部门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。
5.4.2公司批准组织的各类大型活动礼品
包括各种会议、庆典活动、聚会、项目开工、开盘等,作为专项费用,由总经理审核、董事长审批后执行。
5.5礼品费用控制
5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报总经理审批,董事长审批。
5.5.2在预算额度范围内采购礼品的费用,由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单,分摊计入各部门的费用中。
5.5.3费用实际发生时,根据本规定要求的各项审批单,作为费用实际发生的审核依据。
5.6礼品赠送
5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜;多人场合,要注意区分受赠人的不同职位,考虑选择不同档次、品种的礼品;重复赠送时,注意花样品种的更换。
5.6.2避免礼品的重复赠送或漏送。
同一单位同一客户在同一次赠送活动中,要避免公司或部门多头赠送现象;或其相反,遗漏重要宾客。
礼品使用人和相关领导注意把关,防止此类事情发生。
5.6.3普通礼品赠送,目的是加强与客户的沟通,给客户留下公司良好的印象和记忆。
赠送礼品时,注意了解授赠人的个性特点,讲究品位、格调,采取不同方式,做到既不铺张浪费,又能收到实效。
5.7组织纪律
5.7.1公司礼品是公司的财产,代表公司利益赠与客户,不容许任何个人私自占有或转赠他人;如有发生,视金额大小给与当事人经济或纪律处分;
5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料,行政人事必须妥善保存,严禁复制、外传和对外泄漏,违犯者将严肃处理。
5.8礼品实物管理
5.8.1行政人事部要本着对公司财产高度负责的精神,严格按本程序实行管理。
做到发放手续齐全,原始资料留存完备。
建立礼品发放及入库台帐,统计各部门礼品使用费用。
5.8.2库存礼品要摆放整洁,精心维护,防霉防盗,并进行定期盘点,发现问题及时上报处理,避免损失。
6相关单据6.1礼品领用审批单6.2礼品发放登记台帐
第三篇:
《公司礼品采购管理制度》
《公司礼品采购管理制度》
1目的
为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理,树立良好的公司形象与风气,减少开支,避免浪费,特制定本制度。
2范围
本制度适用于公司对外经营活动中与礼品采购与制作、领用、赠送相关的所有行为。
3定义
本制度所称的礼品,是指由公司统一制作、采购的用于公司接待及外联所用的物品。
4职责
4.1企业管理部是公司礼品的管理部门,负责礼品的发放、登记造册、保管、处理等项工作。
4.2公司采购部负责礼品集中制作、采购工作。
4.3公司各分支机构及市场人员在季度资金计划范围内的礼品费支出,配合公司采购部对的礼品采购进行询价复核。
4.4财务部门负责礼品费财务报销的审核。
5流程
5.1礼品的采购和制作原则
5.1.1货真价实原则:
价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。
5.1.2集体采购原则:
参与采购人员不得低于2人。
5.1.3集中制作原则:
季度计划、节日计划、专业设计,集中制作和采购。
5.2礼品的采购和制作
5.2.1礼品集中制作与采购:
根据公司各分支机构、高层管理人员对礼品的要求提交《礼品采购申请单》,公司采购部拟定《礼品集中采购方案》,包括:
规格、单价、数量等、报公司分管副总审核—>总经理审批后,公司统一集中采购礼品。
5.2.2日常礼品采购与制作:
a)各部门因业务需要领用礼品的,原则上在公司领用,如果库存礼品不能
满足需要,可以直接提交《礼品采购申请单》交给上级领导审批,由公司采购部组织采购,或者在审批授权后由使用者自行采购。
b)公司举办各类活动使用的有纪念价值的礼品制作,可根据活动组委会与
管理中心其它各部门共同组织设计、制作订购。
其审批流程按分管副总审核—>总经理审批后控制。
5.2.3特殊礼品的购买制作:
针对公司重要客户,由公司总经理批准安排紧急的重要礼品采购,按照《礼品采购申请单》、《礼品采购询价记录表》,经过审批后由总经理安排采购部负责采购落实。
5.3礼品入库
所有礼品采购回后由采购部、企管部行政主管和行政员共同验收入库,建立礼品接收与放发台账,每月盘点一次,做到账账相符、账实相符,盘点结果报管理中心副总、总经理以及相关部门。
5.4礼品分类
4.1礼品分类:
5大类:
A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E电子产品详情见PPT选取;
4.2礼品分级:
高级(单价1000元以上)、中级(单价400—1000元之间)、
普通(单价50—400元之间);
4.3礼品册:
相应礼品在对应的PPT中选取,如有礼品册内礼品不能满意要求的,相关部门可以提出补充意见,以便充实礼品册,形成具有公司特色的礼品集。
5.4礼品领用
5.4.1日常礼品按以下程序申领发放:
a)礼品使用人填写“礼品领用审批单”,分管副总或者分支机构负责人审核
后,在企管部行政文员处领取。
b)企管部行政文员审核此次赠送是否有重复交叉现象,并根据存货对各部
门间礼品的均衡分配、种类调配等做出安排。
5.4.2外地、项目现场、应急性购买的礼品或特殊项目、特殊礼品:
无论价值大小,统一由分支机构领导或者分管领导交给总经理批准,总经理同意后可以直接办理。
经办人及时到采购部、补办有关入库、领取和登记手续。
5.4.3公司批准组织的各类大型活动礼品:
包括各种会议、庆典活动、聚会、项目验收、技术或市场推广会等,作为专项费用,由分管副总审核—>总经理审批后执行。
5.5礼品费用控制
5.5.1公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报分管副总或者分支机构总经理备案,总经理审批。
5.5.2在预算额度范围内安排制作或采购礼品的费用,由财务部根据礼品采购方案和礼品入、出库单,分摊计入各部门的费用中。
5.5.3在审批额度范围内的礼品领用,超过当月额度范围的,按规定程序审
批后执行。
费用将要超过预算的,在不超过预算前提下,转报公司高管审核后方可办理领用手续。
预期要超过预算的,应按预算增补程序报审后执行。
5.5.4费用实际发生时,根据本规定要求的各项审批单,作为费用实际发生的审核依据。
5.6礼品赠送
5.6.1赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适宜;多人场合,要注意区分受赠人的不同职位,考虑选择不同档次、品种的礼品;重复赠送时,注意花样品种的更换。
5.6.2避免礼品的重复赠送或漏送。
同一单位同一客户在同一次赠送活动中,要避免公司或部门多头赠送现象;或其相反,遗漏重要宾客。
礼品使用人和相关领导注意把关,防止此类事情发生。
5.6.3普通礼品赠送,目的是加强与客户的沟通,给客户留下公司良好的印象和记忆。
赠送礼品时,注意了解授赠人的个性特点,讲究品位、格调,采取不同方式,做到既不铺张浪费,又能收到实效。
5.7组织纪律
5.7.1公司礼品是公司的财产,代表公司利益赠与客户,不容许任何个人私自占有或转赠他人;如有发生,视金额大小给与当事人经济或纪律处分;
5.7.2《礼品领用审批单》、《礼品发放登记台帐》是公司礼品发放工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料,有关人员必须妥善保存,严禁复制、外传和对外泄漏,违犯者将严肃处理。
5.8礼品实物管理
5.8.1行政主管要本着对公司财产高度负责的精神,严格按本程序实行管理。
做到发放手续齐全,原始资料留存完备。
建立礼品发放及上缴台帐,统计各部门礼品使用费用。
5.8.2库存礼品要摆放整洁,精心维护,防霉防盗,并进行定期盘点,发现问题及时上报处理,避免损失。
第四篇:
公司礼品发放制度
公司礼品发放制度
一、目的:
为加强公司的礼品管理工作,特制定本制度。
二、适用范围:
本公司所有员工。
三、关于礼品发放的购置与管理
1、礼品的购置需履行审批手续,由综合管理部提出申请,做好预算,经总经理批准方可购置。
2、礼品的管理由综合管理部保管。
礼品入库、出库应如数登记,出库应注明领用部门、领用数量、领用人。
四、礼品发放时间与对象
1、发放时间:
端午节、中秋节、春节。
2、发放对象
1)端午节、中秋节礼品发放对象为在公司工作满三个月者,或在节日前已转为正式员工者。
2)春节礼品发放对象以半年为期限,员工在公司工作满半年的享受整份礼品,未满半年的享受部分礼品。
五、本管理制度自公布之日起开始执行,原有礼品发放管理制度与本制度有异的,以本管理制度为准。
六、本管理制度归属综合管理部解释。
综合管理部
2014-5-30
第五篇:
公司礼品管理办法
公司礼品管理办法
为了加强礼品管理,强化内部控制,同时本着方便公司各部门开展对外工作的原则,特制定本管理办法。
本制度适用范围为上海品盛化工有限公司及驻外各办事处。
1、人事行政部为礼品的管理部门,负责礼品申请的审核、礼品的采购、发放和登记、库存管理。
2、礼品的类别:
(1)一类礼品(小礼品):
价值100元以内,如钱包、笔记本、礼品笔、篮球等。
此类礼品申请不做限制。
(2)二类礼品(中档礼品):
价值在超过100-200元。
(3)三类礼品(高档礼品):
价值在200-1000元。
(4)四类礼品(高级礼品):
价值在1000-2000元。
(5)五类礼品(贵重礼品):
价值在2000元以上。
3、业务部门每年按照两个节日(中秋节、春节)统一提交申请购买礼品的客户清单,标准为100-500元,由业务员填写客户礼品清单,主管领导审核,人事行政部统一采购,原则上其他节日不再统一发放客户礼品。
4、人事行政部根据公司礼品预算,对各部门礼品需求申请进行审批,提出采购申请,总经理审批同意后,按公司相关采购办法签订合同,达到招标采购标准的,必须进行统一招标采购。
5、对于价值在1000-2000元的高级礼品,业务员需要提报主管领导批准,超过2000元的贵重礼品须经总经理批准。
申请高级礼品或贵重礼品仅限于VIP客户或战略性开发的新客户。
6、本办法解释权在人事行政部,自2017年8月1日开始执行。
二、随时保持库房货品以及其它器材、地面等清洁卫生,保持各通道畅通无阻。
三、严格执行“先进先出”以及保质期“先近后远”原则,严禁出现过期货品滞留于库房。
四、库房货品严格按品种、规格、体积、重量等分类整齐、平稳、不超高、标示醒目朝外的存放。
五、货品入库时,相关人员必须查点物品的名称、规格、数量、单价等查验无误时方可签字入库,并持有一式四联的入库手续(存底、库房、客户、财务各持一份)。
六、入库货品手续必须完整,不同性质的货品不能混入一张入库手续单据中入库。
七、货品出库时,库房管理人员须凭开票处开据的销售送货单,销售送货单须是相关人员签字齐全方可照单内容发货。
若出现错发、漏发,给予责任行政处罚20元,并责令追回错、漏货品,无法追回时,由责任人照价赔偿。
八、严禁带类似于公司货品的私人物品入库房。
九、凡是无正规销售提货手续,严禁将货品私自拿出库房外(包括样品),否则,将按盗窃处理。
十、产品入库单和出库单必须于次日上午交财务部。
十一、每月25日盘存,30日前须将盘存各类报表交财务部审查。
十
二、做好消防器材的维护保养、清洁,随时保持良好的性能状态。
第二篇:
公司档案库房管理制度
****公司档案库房
管理制度
根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规则》,制定本制度。
本制度适用于各单位。
一、库房管理
1.档案库房管理原则是“以防为主、防治结合”。
库房应有防火、防盗、防尘、防光、防有害生物、防高温、防高湿、防污染等设备和器材,以保障设备、档案案卷的安全。
应加强科学管理,便于档案的查阅利用。
2.库房内温度控制在14--24摄氏度,相对湿度控制在45--60%,利用库房内空调、排风等设备控制温湿度变化。
3.库房内严禁吸烟,严禁明火,严禁存放易燃易爆品及其他与档案无关的物品。
4.库房内采用气体灭火,发生烟感器自动报警时,迅速关闭档案密集架,库房内人员撤离库房后关闭库房大门,防止人员气体中毒,立即通知楼内监控室,由专业消防人员查明报警原因,待报警解除后人员方可进入库房。
5.保障库房通往地面的安全通道应保持畅通,标明安全疏散指示标志。
6.定期检查库房门、窗、锁、空调排风开关控制盒及电器线路、电源的安全使用情况,发现问题及时处理,保证电
1器设备的正常使用。
7.定期检查消防设施,定期更换防虫药,保持库房清洁卫生。
8.办公室档案人员负责管理门锁、温湿度调控等安全措施,各单位自行管理本部的智能密集架及档案。
二、档案管理
1.档案库房设在办公楼,面积**平方米,*区**列密集架保存办公室的文书、会计、科技、声像、实物(奖牌、工艺品)档案;*区*列密集架保存人力资源部的人事档案;*区***列密集架保存综合档案(*列)及人事档案(×列)。
2公室档案人员做好本部档案案卷进出库房登记工作,要求目录与档案相符,每年定期对库内档案进行检查,核实数量,观察保管的情况,记录检查项目,发现问题及时汇报,确保档案的完整与安全。
3.人力资源部、有相应措施保障档案的安全,因保管方面发现问题及时与办公室档案部门沟通,及时向上级汇报,尽快解决问题。
4.各单位管理的电脑主要用于运行智能密集架软件,严禁电脑擅自连接互联网,由此造成的违禁、违法事件由各单位掌控电脑的人员负全责。
5.各单位负责的每个区各列档案密集柜架进行自主编号,录入管理软件内的目录与档案存放地点相符,按照正确
2方法使用智能档案密集架,通电时不能使用手摇移动密集架,不能人为损坏地面轨道。
因违反操作流程导致设备受损,使用者承担一切损失。
7.集团公司办公室档案人员做好库房的管理工作,每日检查库房的安全,并记录温湿度数据,变化大时使用设备调控温湿度,做好保洁、防尘工作,离开库房时应关闭集团公司A区档案密集架、关闭电灯、关闭电源、关门上锁。
开门前发现门锁有问题要及时向保安部门反映,有重大问题时要及时向公安部门报警。
8.B、C区的档案管理人员在查阅档案后,及时将档案案卷归位存放,关闭本区的档案密集架,保管本区钥匙,保持本区地面的清洁,如果发现安全隐患迅速向办公室报告。
三、本制度由办公室负责解释,自下发之日起施行。
3
第三篇:
库房工作管理制度
新里程肿瘤库房管理制度
1.目的与范围
1.1为保证临床工作需要,规范我院库房为提高库存物资周转率及减少库存物资积压强化库房管理,提高库房业务能力以相关法规为依据,结合我院实际情况,制定本制度。
我院库房管理工作,由物资部库房负责实施。
一、目标与定义
本制度中所指库存物资是指通用医疗耗材、办公用品、低值易耗品等,非库存物资是指放射科、检验科、手术麻醉用耗材等专业科室或需掌握专业技能操作的消耗性物资。
为维持医院医疗业务展开,设立中心库房对日常办公用品、医疗消耗物资等库存物资进行存储、管理,库房安排专人进行物资管理。
除中心库房外另于手术室及消毒供应室下设二级库房,手术室二级库房对手术麻醉等日常工作所需的医疗耗材进行管理,消毒供应室对全院医疗所需的无菌敷料、无菌棉签等相应物资进行管理。
库房主管对中心库房日常工作负管理责任,二级库房所在科室负责人对二级库房工作负管理责任。
二、库房管理相关岗位职责
1、
库房物资管理(含二级库房)职责
1.1、库房管理人员对在库物资的数量、有效期、进出库管理负有责任,每日应对库存物资数量进行清查,以确保库内常备物资的数量充足。
对清查余量不足的物资及时向采购部门申请采购,以免影响医院业务运行;
1.2、库房管理人员对到货物资验收负有责任,对于到货入库的物资,应严格按照采购部门出具的订货单进行物资验收,验收合格后方可将物资收入中心库房,医疗相关物资应按照国家规定项目进行验收,具体验收条件见《医疗器械库房验收管理办法》;
1.3、库房管理人员对库存物资出库负有责任,对于库存出库物资,应严格按照医院使用部门填写的物资申请单请领数量进行配货发放,如有库存不足无法完成配货时,应及时与科室及采购部门沟通以免影响医院医疗质量,具体出库管理方式见《库房出库管理办法》;
1.4、库房管理人员对库存物资管理负有责任,对于库存物资应合理安排仓库存量及对效期进行管理,采用先进先出原则对在库物资的出库进行合理分配,保证库内物资的周转率及存量适中,不造成超期浪费。
1.
5、库房管理人员对库内残损、超期、到期物资负有管理责任,应及时申请、报残、处理到期、超期物资,不使近效期、超效期等无效物资进入临床医疗环节;1.6、库房管理人员应及时进行物资进出库登记、登账、录入系统,以保障库存物资与账务系统的一致性、可追溯性;
1.7、库房管理人员应维持库房工作环境整洁,定期打扫库房环境并持续记录库房温湿度记录作为库房环境管理记录,做好库内物资的防破损、防虫鼠、防潮、防尘、防火等物防工作,发现问题及时报告、申请;
1.8、库房管理月应协同库房账目管理人员及时进行当月库存物资盘点、上报及下月计划采购物资的申报工作。
2、库房账目管理职责2.1、库房账目管理员负责每日进、出库物资的账务登记、核算工作;
2.2、库房账目管理员应如实、及时登记当日进、出库凭证单上的进出库物资数量不得随意调整、涂改有效凭证;
2.3、库房账目管理员应遵守各项规章制度,做好各种单据的统计、归档工作,做好库存表和汇总表等各种报表,保证账目清楚,单据齐全;
2.4、定期与库房管理员对账、卡、物,做好统计监督,做到账物相符,发现问题及时向主管领导反映汇报;
2.5、每月各种单据、报表要按顺序装订成册,妥善保管,每月末负责上报各种报表;与财务部门对账,做到账、账相符。
3、固定资产管理职责
3.1、按照国家的法律、法规对固定资产进行管理。
随时学习并执行上级部门颁布的新规定;
3.2、负责协助完成已购入的固定资产的验收入库工作,按相关规定做好验收记录、入帐、建卡及标牌安装等工作;
3.3、按照相关科室的安装计划协同安排采购到货的固定资产设备的安装工作;3.
4、与库房账目管理员一同做好固定资产的各种账务工作,使之准确明了,并按上级要求做好各项统计、对帐、检查等工作;
3.5、严格执行固定资产报废制度,按规定流程办理固定资产报残手续,认真做好固定资产的报废工作。
三、库房安全管理制度
1、库房内严禁明火,消防器具要放在明显位置,库房“五防”措施保持良好,库房管理人员要掌握灭火常识;
2、库房分区分类管理,合格品区存放的物资必须做到标识明确、有合格证明、有中文标识,无菌器械外包装破损、污染的物资不能在合格区存放;
3、库房面积与库存量相适应,库房内物品按功能分类摆放,效期产品按批次存,不得存放过期产品,;
4、货架物品堆放不准超高,与屋顶、墙壁、灯光之间不得少于20厘米,货架之间要有距离,保持通风良好,保持进出通畅、收发方便,平稳整齐,防止物品倒塌滑落;
5、精密仪器、工具及贵重特殊物品,要单独妥善保管,要注意防火防盗;
6、库房内外要保持整洁、卫生,下班前要检查并关好水、电、门、窗;
7、库房产品必须帐、物、卡相符,物资出库有完整记录,不合格产品应有记录,以上记录均应妥善保存;
四、库房验收管理办法
1、物资到货应核对采购部门所出具的采购订单,并按照物资数量、规格、外观是否完整、是否受潮、医疗器械是否具有有中文标识等进行验收入库工作;
2、医疗器械到货验收过程中发现:
产品受潮、外包装破损、缺少中文标识、产品信息与供应商出库单不一致时应拒绝接受相关物资,并要求供应商更换产品或出库单;
3、医疗器械到货应按照供应商出库单登记信息:
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- 公司 礼品 管理制度