销售过程内部控制设计.ppt
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销售过程内部控制设计.ppt
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十讲销售过程内部控制设计,一、销售活动内部控制要求二、销售业务流程内部控制设计三、有关业务内部控制,一、销售活动内部控制要求,在销售业务阶段,针对实际情况设计内部控制措施时,应做好最重要的几方面控制工作:
1、将控制措施落实到岗位将经济业务的处理进行分工,规定每个岗位的职责、权限。
例如:
规定重大销售等特定业务必须得到授权批准后方能实施。
规定发货单的制单业务等由销售部门和财务部门各填制一部分内容。
2、安排具体载体落实程序企业在这一环节的控制点主要应以商品(产品)销售业务、货币资金收取业务为中心。
以部门任务、岗位职责的安排为基础。
以凭证传递为载体,安排业务程序、工作手续,落实控制措施。
3、紧密结合企业销售活动和管理的需要一般情况下,大中型企业应设计得较为严密。
小型企业不必设计得过于复杂。
结合销售业务控制需要和管理层的具体要求,针对性解决销售中的薄弱环节等问题!
二、销售业务流程内部控制设计,案例:
首先进行调查,掌握所需情况和资料。
设某次调查后情况资料如下:
某工业企业拥有3000多员工,生产经营系列生活用商品,兼营商业批发。
生产的产品入库手续完善后,由库房保管。
采用提货制销售产品。
即顾客前来购货时,按其购货要求(或购货合同)填制“销货单”,各部门根据销售部门填制的“销货单”履行销售活动中的各项职责。
该企业设置有销售部门、物资管理部门、财务部门等。
该企业地处闹市区,厂区围墙内建有保管成品的库房,在库房不远处临街房屋设有批发销售门市部。
设计思考:
(一)总体构思,在以上情况下,主要销售业务的内部控制体系把握三个方向上的控制要点。
加强分权与授权控制。
设置“销货单”一式四联。
实现一项业务经过销售、财务、库房、经理室四个部门经手,实行签合同、开票、复核、收款、发货、记帐、保卫多个部门的多个人分管;特别注意落实业务监督、重大业务的授权手续。
强化核对工作。
不仅定期将总帐与明细帐等帐帐核对,库管帐与库存实物核对。
特别实施门卫室收回“销货单”出门联送经理办,经理办与销售部存根联核对。
实现业务程序标准化。
通过销货单的传递安排,落实一般情况下先收款后提货。
从而减少应收帐款,减少呆帐催收活动,减少坏帐损失。
(二)各部门任务、各岗位职责安排,1)销售部门:
销售业务员在顾客前来购货时,填制一式四联“销货单”的基本部分。
销售负责人审批。
业务主办复核后将第二联、第三联、第四联传送财务部门;留下其中第一联登记台账、备查。
2)财会部门:
业务主办会计根据合同副本对收到的第二联“销货单”等审核无误后,完成填制销货单的最后工作,并填制收款记账凭证。
会计科负责人审核后签字,传该凭证指示收款资金科出纳据“收款凭证”及“销货单”收款,填制增值税专用发票一式四联。
据以登记日记账会计科会计员根据记帐凭证等登记帐簿。
3)库房:
库房负责人现场核对、签章。
库管员根据负责人签章的“销货单”第三联的通知发货;发货后据“销货单”第三联登记业务台账。
库房负责人组织定期账实核对等工作。
随时接受会计检查科等的账实检查、账账核对。
4)保卫部的门卫室:
根据交出的第四联“出门通知”核对运输工具货物;在记录簿中登记“出门联”号码,双方签名,暂存出门联后放行。
每天定时向“公司经理办公室”转交所收“出门联”,请接收人在登记簿中签收。
5)公司经理办公室:
负责收回“销货单”出门联,并保存;定期到销售部门进行数据核对;及时汇报总经理。
(三)将业务程序标准化,1、在各部门的任务及岗位职责、权限设计基础上,在“销货单”格式设计基础上,进行各联用途设计:
2、在“销货单”各联用途设计基础上进行传递程序设计:
1)销售业务员根据顾客要求,填制“销货单”基本内容,经业务主管签章、复核后,将二联、三联、四联交顾客,请其到财务部门交款。
2)主办会计核对合同副本,填入金额,根据“销货单”第二联等填制记帐凭证,经部门负责人复核后送财务,指示出纳员收款。
3)出纳员收款完毕,填制增值税专用发票,通盖收讫章,将所填增值税专用发票中的三联、四联会同“销货单”三联、四联交顾客,指示顾客去库房提货。
同时,出纳在增值税发票一联留存后,将增值税发票二联与“销货单”二联一起,据以登记日记帐,之后送会计。
4)顾客用盖收讫章的“销货单”第三联到库房提货。
用其第四联交门卫作出门依据,回去后用增值税专用发票第三联作采购报销依据,用其第四联作为进项税抵扣的依据。
5)总分类账和明细分类账会计据出纳送来的记帐凭证及发票第二联、销货单第二联,分别登记总分类帐户和明细分类帐户。
6)门卫室查验、收取、暂存“销货单”出门联,每天集中送到企业经理办公室,企业经理办公室定期将其与销售部门的存根联核对、存查。
三、有关业务内部控制,在销售过程中,有较多应加强内部控制的地方。
如:
门市部集中收款的内部控制驻外销售业务机构的控制,
(一)门市部集中收款业务程序,为实现有效的责任控制,门市部实行售价金额核算体制。
在售价金额核算基础上,门市部的收款业务程序设置为:
1、柜台营业员根据顾客购买要求,填制“出货单”一式二联。
交顾客持到收银台付款。
2、收银员收款,盖收讫章,留下第一联。
将第二联与找零一齐交顾客。
根据第一联登记工作台账。
3、顾客持盖收讫章的第二联回到柜台凭以取货。
4、柜台营业员发货后,根据第二联登记商品收发存台账!
5、当天营业结束,收银员汇总台账收款合计,与实际收款额核对无误后,填制“缴款单”,“缴款单”附上第一联“出货单”一并送资金科。
6、资金科出纳根据各送交人所交、收款,并据各“缴款单”及所附“出货单”登记业务账。
7、当天营业结束,营业柜台汇总商品收发存台账数据,编制商品收发存日报表,审核无误后送会计科!
8、第二天上午,会计持各商品收发存日报表到资金科核对各“缴款单”的收款数、总收款数,审核无误取回“缴款单”及“出货单”,据以编制记账凭证,登记会计账簿。
(二)驻外销售业务机构的控制,驻外机构内部控制主要部分与此前所授主要业务的内部控制相同,兹不缀述。
对住外机构的考核是应当加强的重要控制手段:
作业:
针对企业某环节设计会计制度内容,谢谢大家!
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