ERP原理与应用第四课.ppt
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ERP原理与应用第四课,山东经济学院会计学院,第三章总账管理,3.1系统概述3.2总账管理系统初始设置实验一3.3总账管理系统日常业务处理实验二3.4总账管理系统期末处理实验三,3.3总账管理系统日常业务处理,3.3.1凭证管理3.3.2出纳管理3.3.3账薄管理,3.3.1凭证管理,记账凭证是登记账簿的依据,是总账系统的唯一数据源。
凭证可分为以下几种类型:
手工编制凭证:
指根据所发生的经济业务及其原始凭证手工编制的记账凭证。
机制凭证:
指已经实现计算机处理的其他业务子系统对原始凭证进行处理后编制的记帐凭证。
自定义转帐凭证:
指总账系统根据系统内已有的数据产生的记账凭证。
通常是用户定义的、从账簿取数的期末转账凭证。
3.3.1凭证管理,凭证管理的内容包括:
1、凭证填制2、凭证审核3、凭证汇总4、凭证记帐,一、凭证填制填制方式,在实际工作中,主要有两种凭证填制方式:
直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证即前台处理先由手工制单后集中输入即后台处理,适用于业务量不多或基础较好或使用网络版软件系统的企业。
适用于在第一年使用或人-机并行账务处理阶段的企业,一、凭证填制相关操作,增加凭证生成和调用常用凭证修改凭证作废/恢复凭证整理凭证制作红字冲销凭证查看凭证有关信息,一、凭证填制增加凭证,记账凭证的内容一般包括两部分:
凭证头(凭证类别、凭证编号、制单日期、附单据数、凭证自定义项)凭证正文(摘要、科目、辅助信息、金额)若一个科目有辅助核算要求或兼有多种辅助核算,应输入各种辅助核算的有关内容。
如果使用应收系统来管理所有客户往来业务,那么所有与客户发生的业务,都应在应收系统中生成相应的凭证,而不能在“填制凭证”功能中制单。
如果使用了应付系统来管理所有供应商往来业务,那么所有与供应商发生的业务,都应在应付系统中生成相应的凭证。
一、凭证填制生成和调用常用凭证,可以将某张凭证作为常用凭证存入常用凭证库中,以后可按所存代号调用这张常用凭证。
在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时,可调用此常用凭证,这样会加快凭证的录入速度。
一、凭证填制修改凭证,在填制凭证中,通过翻页查找或输入查询条件,找到要修改的凭证,将光标移动到需修改的地方进行修改即可。
可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。
外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
一、凭证填制作废/恢复凭证,当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时,可将其作废。
作废的操作方法是:
进入填制凭证后,找到要作废的凭证。
执行“制单”|“作废/恢复”命令,凭证上显示“作废”字样,表示已将该凭证作废,作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。
若当前凭证已作废,还可执行“制单”|“作废/恢复”命令,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。
一、凭证填制整理凭证,凭证整理就是删除所有作废凭证,并对未记账凭证重新编号。
若本月已有凭证记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证做凭证整理。
若想作凭证整理,应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记帐前状态,再作凭证整理。
一、凭证填制制作红字冲销凭证,对于已记账的凭证,发现有错误,可以制作一张红字冲销凭证。
执行“制单”|“冲销凭证”命令,制作红字冲销凭证。
通过红字冲销方法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存管理。
一、凭证填制查看凭证有关信息,总账系统的填制凭证功能不仅是各帐簿数据的输入口,同时也提供了强大的信息查询功能。
通过“填制凭证”|“查询”功能,可以查询符合条件的凭证信息;通过“查看”菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。
二、凭证审核,为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性,制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。
审核凭证主要包括出纳签字、主管签字和审核凭证两方面工作,根据会计制度规定,审核和制单不能为同一人。
二、凭证审核出纳签字,出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出,应加强对出纳凭证的管理。
出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对,主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确。
审查认为错误或有异议的凭证,应交与填制人员修改后再核对。
出纳签字应先更换操作员,由具有签字权限的出纳人员进行。
对于出纳凭证,可以单个签字,也可以成批签字。
二、凭证审核主管签字,为加强对会计人员制单的管理,系统提供“主管签字”功能供用户选择。
选择该功能后,会计人员填制的凭证必须经主管签字后才能记账。
二、凭证审核审核凭证,审核凭证是审核员按照财会制度,对制单员填制的记账凭证进行检查核对,主要审核记账凭证是否与原始凭证相符,会计分录是否正确等。
审查认为错误或有异议的凭证,应交与填制人员修改后再审核,只有具有审核权的人才能进行审核操作。
凭证审核同出纳签字一样需先重新注册更换操作员,由具有审核权限的操作员进行。
凭证既可逐张审核,也可成批审核。
三、凭证汇总,凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。
进行汇总的凭证可以是已记账凭证,也可以是未记账凭证,因此财务人员可在凭证未全部记账前,随时查看企业目前的经营状况及其财务信息。
四、凭证记账,记账凭证经审核签字后,即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。
记账一般采用向导方式,使记账过程更明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不用人工干预。
3.3.2出纳管理,出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具,包括出纳签字、现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理以及银行对账功能,并可对银行长期未达账提供审计报告。
1、出纳签字2、日记账及资金日报表3、支票登记簿4、银行对账,3.3.2出纳管理日记账及资金日报表,日记账是指现金和银行存款日记账。
日记账由计算机登记,日记账的作用只是用于输出。
只要建立会计科目时“日记账”选项打上“”标记,即表明该科目要登记日记账。
1、现金日记账2、银行存款日记账3、资金日报表,3.3.2出纳管理支票登记簿,在手工记账时,出纳员通常利用支票领用登记簿,用来登记支票领用情况,为此总账系统特为出纳员提供了“支票登记簿”功能,以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。
使用支票登记簿要注意:
1、只有在会计科目中设置了银行账辅助核算的科目才能使用支票登记簿。
2、只有在结算方式设置中选择票据控制,才能选择登记银行科目。
3、领用支票时,银行出纳员需进入“支票登记”功能登记。
3.3.2出纳管理支票登记簿(续),使用支票登记簿要注意:
4、支票支出后,经办人持原始单据(发票)报销,会计人员据此填制记账凭证,在录入该凭证时,系统要求录入该支票的结算方式和支票号,填制完成该凭证后,系统自动在支票登记簿中将该号支票写上报销日期,该号支票即为已报销。
对报销的支票,系统用不同的颜色区分。
5、支票登记簿中的报销日期栏,一般是由系统自动填写的,但对于有些已报销而由于人为原因造成系统未能自动填写报销日期的支票,可进行手工填写。
6、已报销的支票不能进行修改。
可以取消报销标志,再行修改。
7、在实际应用中,如果要求领用人亲笔签字等,最好不使用支票登记簿,这会增加输入的工作量。
3.3.3账簿管理,企业发生的经济业务,经过制单、审核、记账等程序后,就形成了正式的会计账簿,除了前面介绍的现金和银行存款的查询和输出外,账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出,以及各种辅助账的查询和输出。
1、基本会计核算账簿管理2、各种辅助核算账簿管理,一、基本会计核算账簿管理,基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。
总账的查询及打印余额表的查询及打印明细账的查询及打印序时账的查询及打印多栏账的查询及打印,二、各种辅助核算账簿管理,辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出,以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。
当供应商往来和客户往来采用总账系统核算时,其核算账簿的管理在总账系统中进行;否则,应在应收应付系统中进行。
实验三,实验目的实验内容实验准备实验要求实验资料操作指导,1.掌握用友网络财务软件中总账系统日常业务处理的相关内容。
2.熟悉总账系统日常业务处理的具体内容和操作方法。
引入自己做的“实验二”的内容。
1.凭证管理2.出纳管理3.账簿管理,教材P48P49,以“马方”的身份进行凭证填制和查询。
以“王晶”的身份进行出纳签字。
以“陈明”的身份进行审核、记账等操作。
操作指导,1.凭证管理2.出纳管理3.账簿管理,填制凭证出纳签字审核凭证凭证记账,现金日记账银行存款日记账资金日报表支票登记簿,总账、余额表、明细账查询部门账查询,凭证管理填制凭证增加凭证输入一张完整的凭证(业务1),1,2,3,4,5,6,7,8,采用序时控制时,凭证日期应大于等于启用日期,不能超过业务日期。
凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号不能修改。
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能为空。
每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
科目编码必须是末级的科目编码。
金额不能为“零”;红字以“-”号表示。
可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
注意:
凭证管理填制凭证增加凭证银行科目(业务2),1,2,3,4,5,6,7,注意:
选择支票控制,即该结算方式设为支票管理,银行账辅助信息不能为空,而且该方式的票号应在支票登记薄中有记录。
凭证管理填制凭证增加凭证外币科目(业务3),1,2,3,注意:
如使用变动汇率,汇率栏中显示最近一次的汇率,可直接在汇率栏中修改。
凭证管理填制凭证增加凭证数量科目(业务4),1,2,3,4,凭证管理填制凭证增加凭证客户往来(业务5),1,2,3,4,注意:
如果往来单位不属于已定义的往来单位,则要正确输入新往来单位的辅助信息,系统会自动追加到往来单位目录中。
凭证管理填制凭证增加凭证供应商往来(业务6),1,2,3,4,凭证管理填制凭证增加凭证部门核算(业务7),1,2,3,4,凭证管理填制凭证增加凭证个人往来(业务8),1,2,3,4,在输入个人信息时,若不输入“部门名称”只输入“个人名称”时,系统将根据所输入的个人名称自动输入其所属的部门。
注意:
凭证管理填制凭证增加凭证项目核算(业务9),1,2,3,4,注意:
系统根据数量单价自动计算出金额,并将金额先放在借方,如果方向不符,可将光标移动到贷方后,按Space键调整金额方向。
凭证管理填制凭证查询凭证,1,2,3,4,5,6,凭证管理填制凭证修改凭证,1,2,3,4,5,6,未经审核的错误凭证可通过“填制凭证”功能直接修改;已审核的凭证应先取消审核后,再进行修改。
若已采用“制单序时控制”,则在修改制单日期时,不能在上一张凭证的制单日期之前。
若已选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”权限控制,则不能修改或作废他人填制的凭证。
如果涉及银行科目的分录已录入支票信息,并对该支票做过报销处理,修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。
外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。
注意:
凭证管理填制凭证冲销凭证,1,2,3,通过红字冲销方法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存和管理。
制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后,需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。
注意:
凭证管理填制凭证删除凭证作废凭证,1,2,作废凭证仍保留凭证内容及编号,只显示“作废”字样。
作废凭证不能修改,不能审核。
在记账时,已作废的凭证将参与记账,否则月末无法结账,但系统不对作废凭证进行数据处理,即相当于一张空凭证。
账簿查询时,找不到作废凭证的数据。
若当前凭证已作废,可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。
注意:
凭证管理填制凭证删除凭证整理凭证,1,2,3,3,4,如果作废凭证不想保留时,则可通过“凭证删除/整理”功能,将其彻底删除,并对未记账凭证重新编号。
只能对未记账凭证作凭证整理。
已记账凭证作凭证整理,应先恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。
注意:
凭证管理出纳签字更换操作员,1,2,3,凭证填制人和出纳签字人可以为不同的人,也可以为同一个人。
按照会计制度规定,凭证的填制与审核不能是同一个人。
出纳需先注册才能对凭证进行签字,所以在进行出纳签字和审核之前,通常需先更换操作员。
注意:
凭证管理出纳签字出纳签字,1,2,3,4,5,涉及指定为现金科目和银行科目的凭证才需出纳签字。
凭证签字并非审核凭证的必要步骤。
若在设置总账参数时,不选择“出纳凭证必须经由出纳签字”,则可以不执行“出纳签字”功能。
出纳签字时,可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项;取消签字时,则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。
凭证一经签字,不能被修改、删除,只有被取消签字后才可以进行修改或删除,取消签字只能由出纳本人进行操作。
注意:
凭证管理审核凭证更换操作员,以“陈明”的身份重新注册,操作步骤同“出纳签字更换操作员”相同。
凭证管理审核凭证审核凭证,1,2,3,4,5,审核人必须具有审核权。
当通过“凭证审核权限”设置了明细审核权限时,还需要有对制单人所制凭证的审核权。
在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能,以便加快审核签字速度,但应慎用。
作废凭证不能被审核,也不能被标错。
已标错的和已标作废的凭证不能被审核,需先取消标错和作废标志后才能审核。
审核人和制单人不能是同一个人,凭证一经审核,不能被修改、删除,只有取消审核签字后才可操作。
注意:
凭证管理凭证记账记账,1,2,3,4,5,6,第一次记账时,若期初余额试算不平衡,不能记账。
上月未记账,本月不能记账。
未审核凭证不能记账,记账范围应小于等于已审核范围。
作废凭证不需审核可直接记账。
在设置过程中,如果发现某一步设置错误,可单击“上一步”返回后进行修改。
如果不想再继续记账,可单击“取消”,取消本次记账工作。
记账过程一旦断电或其它原因造成中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据,然后再重新记账。
在记账过程中,不得中断退出。
注意:
凭证管理凭证记账激活“恢复记账前状态”菜单,1,2,按CTRL-H键,3,凭证管理凭证记账取消记账,1,2,3,4,如果选择的是恢复至本月月初,需要输入会计主管的口令,系统才开始进行恢复工作。
对于已结账的月份,不能恢复记账前状态。
取消记账后,一定要重新记账。
如果退出系统后又重新进入系统或在“对账”中按“CTRL+H”键,将隐藏“恢复记账前状态”功能。
注意:
出纳管理更换操作员,以“王晶”的身份重新注册总账系统,操作步骤同前。
出纳管理现金日记账,1,2,3,出纳管理银行存款日记账,操作步骤与“出纳管理现金日记账”操作基本相同,所不同的只是银行存款日记账多设置了结算号栏,主要是对账时用。
出纳管理资金日报表,1,2,3,4,出纳管理支票登记簿,1,2,3,4,5,6,只有在结算方式设置中选择“票据管理标志”功能才能在此选择登记。
领用日期和支票号必须输入,其他内容可以不输入。
报销日期不能在领用日期之前。
已报销的支票可成批删除。
注意:
账簿管理查询基本会计核算账薄,1,2,3,4,5,6,7,8,9,账簿管理部门账部门总账,1,2,3,4,账簿管理部门账部门明细账,1,2,3,4,账簿管理部门账部门收支分析,1,2,3,4,5,6,7,谢谢!
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- ERP 原理 应用 第四