PM0624 惠州炼化二期项目组HSE文件和资料管理办法.docx
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PM0624 惠州炼化二期项目组HSE文件和资料管理办法.docx
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PM0624惠州炼化二期项目组HSE文件和资料管理办法
体系名称:
工程项目管理
编码:
PM-06-24
版本:
2013-1
发布范围:
普发
惠州炼化二期项目组
HSE文件和资料管理办法
公司名称:
中海石油炼化有限责任公司惠州炼化二期项目组
批准人:
总经理
批准依据:
《中海石油炼化有限责任公司内控制度体系文件管理办法》(CG-20-01)
发布文号:
海油炼化工安〔2013〕195号
发布日期:
2013年7月19日
生效日期:
2013年7月19日
目录
1目的......................................................1
2适用范围...................................................1
3编制依据.....................................................1
4职责分工.......................................................1
5管理内容........................................................1
6附则.......................................................7
附件1:
HSE文件清单.................................................8
附件2:
外来文件清单................................................9
附件3:
文件发放与回收登记表.......................................10
附件4:
HSE文件资料收(发)登记表...................................11
惠州炼化二期项目组HSE文件和资料管理办法
1目的
加强对建设项目HSE内控管理制度体系文件和相关资料(以下简称HSE文件)进行控制,防止文件和资料丢失、误用,确保其及时性和准确性,并在使用时获得有效版本,以满足对管理体系文件进行有效控制的要求。
2适用范围
适用于惠州炼化二期项目组。
3编制依据
《惠州炼化二期项目组HSE管理制度》,PM-06,2013,惠州炼化二期。
4管理职责
4.1公司总经理负责建设项目HSE管理体系文件的批准、发布。
4.2主管HSE工作副总经理(管理者代表)负责HSE管理体系文件的审核及相关HSE支持性文件的批准。
4.3HSE部负责HSE文件的编写、修改、发放、收回等控制工作;负责建立公司建设项目的HSE《文件清单》和《记录清单》,各职能部门根据总的《文件清单》和《记录清单》识别使用;负责HSE外来文件的控制。
4.4相关职能部门负责本部门职责范围内HSE文件的编制、修改等工作,并负责所使用HSE文件的管理。
5管理内容
5.1文件的分类
HSE管理体系文件的形式有文本、图表等,载体可用纸张、电子媒体等。
主要包括:
5.1.1体系文件
确保HSE管理体系过程的有效策划、运行和控制所需的HSE文件以及与HSE管理体系运行有关的记录等。
内容包括但不限于:
a)HSE管理体系文件、管理制度和规定;
b)HSE管理体系内部审核报告和管理评审报告;
c)事故报告、案例分析、事故调查处理报告;
d)应急管理预案、专项应急预案;
e)设备设施操作规程、安全规程;
f)HSE执行计划、施工方案、专项HSE方案;
g)各种检查监督活动形成的检查报告、监测报告、不符合整改通知单等。
5.1.2行政性管理文件
公司与HSE体系文件有关的行政性管理文件。
5.1.3外来文件
公司以外的文件。
包括法律、法规文件、标准类文件、图纸类文件、上级下发的与HSE管理体系有关的文件等。
5.1.4资料
HSE相关的资料包括但不限于:
a)HSE分析/评价/统计数据(如OSHA统计分析数据);
b)特种设备(如锅炉、压力容器、电梯等)及其附件的安全技术监察(检测)资料;
c)建设项目HSE评价报告、专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复文件;
d)安全检查、教育培训、演习及其他活动记录;
e)安全、职业卫生、环保设施的设计资料;
f)供应商和承包商档案;
g)隐患整改通知单和HSE罚款通知单;
h)安全生产许可证、排污许可证、作业许可证等;
i)其他的HSE相关资料。
5.2HSE文件的管理
5.2.1体系文件的编制、审核、批准
HSE部负责组织编制HSE体系文件,征求相关部门意见后修改形成送审稿,报行政管理部审核并组织宣贯。
其中HSE管理手册由总经理办公会批准发布、各管理办法由总经理审核批准发布、对现场使用的作业文件(作业标准类文件),可组织相关部门会签,经管理者代表审核后,报主管领导批准后发布。
5.2.2与HSE相关的行政性管理文件编制、审核、批准
各职能部门(PMT)编写本部门与HSE管理有关的文件,经本部门负责人审核,行政管理部核稿,相关职能部门会签后,报主管领导批准、发布。
5.2.3HSE外来文件的控制
a)HSE外来文件由HSE部统一接收,经主管领导批示后执行;
b)外来文件的发放、使用、废止的方法与公司内部文件相同。
5.2.4文件编号
5.2.4.1HSE体系文件执行《中海石油炼化有限责任公司内控制度体系文件编写细则》。
5.2.4.2文件编号规则
CHRP-XXX-HSE-XXX-XXXX
5.2.4.3记录编号规则
CHRP-HSE-XXXX
5.2.4.4外来文件使用原编号。
5.2.4.5HSE行政性管理文件执行《公司公文处理实施细则》。
5.2.5文件的发放
各部门设立兼职人员负责HSE文件的发放、签收、登记、传递和存档。
5.3体系文件的修改
在工作实践、审核等过程中发现有必要对体系文件作出修改或补充时,需由相关人员提出文件修改申请,经原编写部门审查后组织修改,并经原批准领导重新批准后发布,并对HSE管理体系中的原文件进行替换。
5.4体系文件的发放、保管、使用
5.4.1HSE部负责发放和登记HSE管理体系文件;所有书面文件的发放都要作好记录,网络电子版文件的更新维护由HSE部负责。
5.4.2与HSE体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件。
5.4.3HSE部负责对发放文件进行管理,所有失效或作废文件应及时从使用场所收回,确保有效版本文件在施工现场的使用;为相关方宣传而分发的文件,不需要进行管理控制。
5.5外来文件的管理
5.5.1行政管理部是外来文件的归口管理部门,需识别外来文件的适用范围,经主管领导批示后传递到相关部门执行,外来文件的原件(正本)由行政管理部负责存档。
各部门的文件管理员按有关规定对外来文件进行发放和保管,并做好发放、传阅登记记录。
5.5.2HSE部应通过各种渠道对HSE相关的外来文件进行获取、识别、跟踪,以确保其有效性。
5.6文件和资料保存期限
5.6.1需长期保存的文件和资料:
a)有关国家、地方适用的HSE法律法规、标准、条例、规章、制度、办法等。
b)建设项目安全、环保、职业卫生等预评价报告/专篇、设计蓝图、竣工验收资料及相关审查结论和批复意见。
c)危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南。
d)特种设备(如锅炉、压力容器、电梯等)及其附件的安全技术监察(检测)资料。
e)安全生产许可证、排污许可证等。
f)专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告、重大事故调查处理报告、案例分析。
g)其他经核定须永久保存的文件资料。
5.6.2其他健康安全环保相关文件和资料建议保存三年以上,如:
内审/管理评审报告;检查报告、监测报告;供应商和承包商档案;HSE部下发的各种指令文件;应急预案演习及各种记录资料等。
6附则
本办法由审计监察部负责组织解释。
【正文结束】
附件1、HSE文件清单
附件2、外来文件清单
附件3、文件发放与回收登记表
附件4、HSE文件资料收(发)登记表
附件1:
PM-06-24-S01-XXXX
HSE文件清单
序号
编号
文件名称
编制部门
使用场所
发文日期
备注
附件2:
PM-06-24-S02-XXXX
HSE外来文件清单
序号
编号
文件名称
发文部门
发文日期
签收人
备注
附件3:
PM-06-24-S03-XXXX
文件发放与回收登记表
序号
文件编号
文件名称
版/次
使用部门
发放
回收
发放日期
领取签名
回收日期
回收人签字
附件4PM-06-24-S04-XXXX
HSE文件资料收(发)登记表
序号
文件编号
文件名称
编制部门
收发人
收(发)文日期
备注
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