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20如何活用
活用績效評核提昇組織績效
顧問師馮維廉
前言--中小企業常有的窘境
在快速變遷的21世紀,大環境充滿太多不確定因素與挑戰。
企業經營與組織運作如何維持生機與競爭力,這是企業及組織領導階層均十分關心的議題。
尤其是台灣目前的企業經營型態以中小企業占多数,企業主的決策往往決定了組織的經營成敗,而在決策後的執行面更常面臨「人少事多心煩」的窘境。
如何能運用最少的資源與人力,產出最大的績效與功效,更是被期待的事,這就要朝能夠「找對人、做對事、產對物」的最正确組織績效積極尽力。
組織績效靠「人與機制」的有效結合
所謂「組織績效」,是指企業為達成整體目標或階段性成效,其體制內之各相關事業體、部門或任務團隊,於某期限內所完成之事業成效。
仔細想一想,真正好的組織績效要如何具體衡量?
更何況是所謂的最正确組織績效!
因為績效標準安在?
如何確定?
如何展開?
都是關鍵!
世上沒有十全十美的制度存在,但有許多合宜的制度在運作或等著被運作,就看是不是有能見度與意願了。
一样而言,只要符合「適用、好用、可持續用」原則,任何已知或新型績效評核制度或系統,都值得企業體引進利用。
而真正值得關注的是「誰」!
即產出經營績效的各階層關鍵人物是誰!
也确实是說企業如何用人與評量人,才是真正經營績效的關鍵所在,這也合乎「企業止於人」的真義。
因此任何能夠了解與活用「人」的企業,其追求最正确經營績效的機會,絕對大於其他不關心此項議題的企業。
由此可知,要發揮企業的最正确組織績效,就要從「人」與「機制」的有效結合著手!
「人」的部份是指如何運用員工與評估改善;「機制」的部份是指如何善用最適於企業的制度與方式。
這些組合要素當然都須在企業策略目標要求下,做出有規劃、有系統的展開。
但是企業的理想目標與實際表現間又常有差距存在,往往是期望大就失望大。
可見僅靠領導階層貫徹決策與強力執行要求仍是不足的,還需搭配一些元素來強化組織運作:
那确实是要有符合時代發展趨勢的用人觀念與領導作風,輔以健全的組織績效評核體系與發展方向來達成。
成立「職能體系」強化組織績效
在煩忙的企業經營現況中,領導者倒底要如何有效經營「人」才好呢?
我們不妨從「職能冰山模式」(見圖一)的觀點著手。
「職能」(Competency)是指一個人在工作或職務上所具有的潛在大体特質,這些特質能够用來預期、影響或反應其行為與績效表現。
對企業員工而言,擁有工作上的職能,就能够擁有競爭優勢,且易於勝任職務邁向成功。
「職能冰山模式」闡述的主軸包括人的「技術、知識、自我概念、個人特質、動機」等項。
其中:
「技術」指的是執行技术、專業技术;「知識」指的是一样知識、專業知識;「自我概念」指的是價值觀、態度、自我印象;「個人特質」指的是能力、性格;「動機」指的是期望、行動企求。
不同的區別在於:
「技術」與「知識」是看的到的,較易經由學習獲得;而「自我概念」、「個人特質」與「動機」是看不到的,較不易經由學習改善。
人有這些潛在的大体特質,因此會產生種種不同的行為表現,進而影響其工作績效。
因此在日常運作中,主管對於員工的工作應予必要的關心、了解與指導。
而在員工顯現工作問題或困擾時,就要針對其看不到的特質部份多予了解,並藉由觀察、提問、鼓勵與支持,使其冲破工作困擾,完成任務,再創佳績。
身為領導階層主管,絕對要充分明白得並運用這些員工特質與影響力,才能更有效的帶領所屬團隊達成企業使命。
反之如一味的以傳統的硬性領導來帶領員工(尤其是新世代人材),勢必會由於種種看不到的員工問題發生,讓您的領導陷入窘境或產生治理疲態。
現代的企業經營治理,除必須穩固既有的組織大体功能發揮,給予各級員工在工作中相關技術、知識的提昇外;如能充分運用職能體系的成立,有效把握員工的應有職能與不同的個人特質,並給予「因材施教」(用對的方式教導對的人)、「因人設事」(把對的人放上對的位子上)的制度設計,充分運用人材的既有功能與未來潛質,勢必能加倍強化企業體質與提昇組織績效。
(圖一)職能冰山模式
「績效評核」的真正目的
組織有了符合經營的運作,其績效好與壞的評定,就需要進行所謂的績效評核了。
「績效評核」(PerformanceAppraisal)是指對團體或個人所進行的績效衡量。
在一样企業的運作中,績效評核通常用於員工之工作表現或目標完成後,評核員工的貢獻及潛能,並進行薪資、昇遷、獎懲等與員工發展相關之安排與記錄。
而在功能較完善企業的運作中,績效評核更著重於以合宜系統或制度,進行員工之工作檢討與改善,以提升員工能力與績效,協助其「職涯發展」。
同時企業亦針對治理之階段性需求,調整改善有關的制度與系統,以健全企業之「經營發展」。
如此才是績效評核的有效活用,也是邁向績效評核的真實目的(見圖二)。
(圖二)績效評核的目的
因此,績效評核運作的廣度與深度,將對企業的現有資源分派及未來經營運作,產生關連性影響。
較為可惜的是,有些企業主管通常把「績效評核」列為一項常態工作(年度內的檢核工作),而非一項重點工作(問題解決機制)。
就以企業內常見的績效評核--「強制分派制」(如表一)而論,主管所進行的績效評核重點一般是放在員工表現的評等,再給予調薪、晉升、調遷或淘汰。
反而忽略了績效評核的另一層重要意義,亦即經由正式的雙向溝通機制(績效面談),找出員工的真正問題或觀點,取得有效的解決方案與工作共識,增進團隊合作發揮。
進而提供實用的訓練學習機會,鼓勵潛能開發以改善員工績效,協助其職涯發展並導入於組織發展體系中。
因此用心了解「績效評估」之運作及其背後的真實意義,相信是值得每一名想要團隊更好的領導階層去沉思與整合的課題。
(表一)企業常見的之績效評核系統運作--強制分派制的優缺點
績效評核系統--強制分配制
優點
缺點
1、明確區分員工之各級績效評核標準
2、針對表現優異員工,給予調薪或晉升,以達激勵效果
3、針對表現不佳員工,不予調薪或轉調,以達懲罰效果
4、在部門內以「相對績效」比較原則評核,避免爭議。
1、強制分配各級績效,對整體表現較佳部門之員工不公平(優異名額受限)
2、部門員工人數較少者,無法有效進行強制分配。
3、因未考慮各部門績效差異,容易出現員工有相同表現但隸屬於不同部門時,會有不同評比現象。
4、反淘汰現象(強制分配結果,導致不滿或離職現象,尤針對自認表現不錯之員工)
績效評核的「標準」與「運作」
企業在規劃如何做好評核系統時,有關績效評核之採用標準與運作準則(如表二),更是需要經營者與治理者事前试探與釐清的。
對於績效評核之採用標準,企業要注意的是在成立所屬的績效評核系統時,要採用什麼樣的立足基準,以明確界定範圍並規劃評核內容架構。
至於績效評核之運作準則,是針對評核事項的要求與設定,並做績效策略的連結與展開。
有了明確的評核標準與運作準則,才能幸免評核實施後造成觀念與作業上的困擾,並依照設定的流程運作。
特別需要注意是評核標準與運作準則的實施,其必要前提确实是有效結合組織策略目標要求,這時才能真正達到企業預期的績效評核目的。
(表二)績效評核之採用標準與運作準則
績效評核標準與運作準則
採用標準
運作準則
1、絕對績效或相對績效
2、短期或長期績效
3、可衡量性或非衡量性
4、結果評核或過程評核
5、激勵團體或激勵個人
6、單向或結合式評估
1、績效系統必須能符合組織策略與目標要求
2、員工之被預期事項與達成事項能夠充分了解
3、使用績效評核者能夠接受的標準運作
4、需達成績效評核結果的可靠度
5、需達成績效評核結果的實際效用
績效評核的「角色」與「責任」
企業各階人員在績效評核時所扮演的角色為何?
一样均認為「績效評核」這個工作是由人力資源部門完全主導的任務,但經仔細分析「評核過程」就會發覺,各階人員其實均有該負責的階段性任務與角色。
我們從企業內進行績效評核常發現的問題來探讨,各種普徧現象如下:
一、評核作業與標準的規劃不當。
二、評核主管有偏見或個人目的。
3、缺乏高階主管的支持與鼓勵。
4、員工認為評核不公平。
5、主管迴避棘手問題。
6、主管為員工評高分不願當壞人。
7、主管評核時採取高姿態角色。
8、主管於績效評核與績效面談之訓練不足。
由以上所列的績效評核常見問題,我們能够分析歸納出各階人員在進行績效評核時的責任歸屬:
1、以績效評核的作業流程而言,在制度內容及流程設計上,包括主管績效面談技术訓練的推動,均屬人力資源部門的責任。
如要進一步詳列人力資源部門在績效評核的責任,內容包括:
(1)規劃引進實用的績效評核制度、方式與表格。
(2)宣導及說明績效評核的相關方式與進行事項。
(3)訓練各評核主管能夠正確的進行績效評核。
(4)促成主管與員工展開具建設性的績效面談。
(5)把握及治理績效評核的各關鍵過程與時效。
(6)成立及维持每一個員工的績效評核記錄。
(7)協助分析與設定員工的績效改進計畫。
(8)提供主管有關績效評核的改善性建議。
(9)檢討與建議績效評核制度與改進方式。
2、以績效評核的實施過程而言,必須依照績效評核規定來確實執行評核作業,這是屬於各級評核主管應負的責任,內容包括:
(1)了解績效評核作業並參與評核者訓練
(2)了解績效評核的意義及其與人力資源治理的關係
(3)了解個人於績效評核應負的任務與角色
(4)依照評核流程進行績效評核作業與評核必要記載
(5)依評核流程規定時限與員工展開績效面談
(6)依評核時限完成評核作業並繳交相關評核表單
績效評核的「發展趨勢」
目前在企業內常見的績效評核方式,有平稳計分卡、360度回饋、目標治理、評估尺度法乃至評量中心法等。
無論採用何種方式,均要考慮其對企業本身的適用性、持續性、連結性及共識性,才能成立對企業有助益的績效評核制度。
但是我們真正要關切的是「時代在變,企業經營模式在變,企業績效治理方式也應該要變」。
企業想要面對21世紀新時代的嚴峻考驗,就必要再學習再成長,積極應用新觀念與新方式。
不論是主管或員工,若是僅求维持現狀乃至拒絕學習成長,都有可能面臨日後被淘汰的危機。
對於主責績效評核的人力資源部門,能够思索引用的各類型績效評核模式如下所列:
1、過去導向的評核法:
例如→評估尺度法、排列法、關鍵事例法、行為定錨法、
強制分派法等。
二、未來導向的評核法:
例如→目標治理法、評量中心法、自我評估法等。
3、結合式的評核法:
例如→平稳計分卡、360度回饋等。
上述所列舉的各類型績效評核模式,均屬於大伙儿較熟稔的評核工具,當然還有其他的評核方式也可採用。
一样而言,只要合乎企業需求且被同意的評核方式,就能够在企業內利用。
真正值得我們探討的是目前企業所利用的評核方式好用嗎?
有無需要改善與調整的地址?
另外也能够考慮是不是還有更好的、更適宜所屬企業採用的績效評核模式?
這些調整方式與新方向都是領導階層應詳加思索的議題。
在此針對當前企業發展需求,結合員工潛能發揮,提供另二種實用績效評核方式供大伙儿參考。
一為「職能績效」評核模式,另一為「績效諮詢」評核模式,二種評核模式簡介如下:
一、「職能績效」評核模式:
「職能績效」評核模式是以員工職能成立、工作運用與績效強化之方式,針對員工有關「技術、知識、自我概念、個人特質、動機」等項,進行分析與整合,給予必要之訓練養成,再結合工作執行與績效功效進行有關之評核。
目前企業界已逐漸重視職能之成立與運用,因此以職能為基礎而成立績效評核方式的企業勢必逐漸增加。
二、「績效諮詢」評核模式:
「績效諮詢」是一種新型實用之企業績效提昇方式,乃針對組織與工作要求的有效提問與諮詢方式,協助員工進行相關的績效改善。
目前在歐美一些知名公司如通用電氣、摩托羅拉、世界銀行等均已利用此項評核模式來提昇組織績效。
凡有心提昇企業績效的領導主管,都可多加關注此項新績效提昇法之實際運作方式與效益。
「領導者」對績效評核的關鍵影響
要真正做好績效評核,我們絕對不能不提到企業的領導者,因為這是本項工作成敗的另一關鍵因素。
僅管領導者日理萬機,為了會議召開與決策事務忙碌,對於績效評核之實際執行要項不必然真的了解。
可是在績效評核的推動上,只要領導者做到三件事,就能够對績效評核功效產生助益,進而帶領企業邁向最正确績效團隊的路途。
這三件事确实是「確認」、「支持」與「引導」:
1、確認:
即對績效評核方式的確認。
當領導者的企業決策制定後,可分析出達成策略的關鍵成功要素,績效評核即可據此來擬定評核方式與展開作業。
因此只要領導者做出對績效評核方式的確認,企業就能够朝有效的績效評核方向開始推動。
反之領導者對績效評核方式有所疑慮或否定,勢必打擊評核推動的力度與效益。
2、支持:
即對績效評核推動的支持。
績效評核的制定、推動與實施過程,通常是由人資單位、評核主管與員工來一起執行,領導者並未直接參與。
但如有領導者的認同與支持,其推動力道與功效產出,往往會加速發酵與形成正向影響。
反之如領導者未能積極支持推動,則易導致績效評核不受重視感受與功能不強的負面成效。
3、引導:
即對績效評核關鍵的引導。
績效評核的實施,往往會有許多需要處理的程序與細節,而其實施功效的得失也需時間來証實。
若是績效評核的發展方向有利於企業成長,當然要持續推動,反之則要改弦易轍。
尤其是績效評核體系與企業策略目標有脫節或误差現象產生時,就要在評核過程的關鍵時刻做出提示或引導,催促評核負責單位及相關主管研議改善之道,期使績效評核發揮最大功能。
結論--推動「與時俱進」的績效評核體系
「真正的績效評核」不僅包括個別員工績效評核及部門績效評核,它更對於個人績效與組織績效的連結提供一個彈性運作空間,最終目的是藉由人的提昇與組織的活化,在這彈性空間產生組織整體的效能提昇,但關鍵還是在企業對於「人」的真正观点與運用。
因此企業對於績效評核的這把尺的捏拿,如何去訂定評核方向及運作標準,如何去策劃評核完成後各項應有之執行力,將對組織的經營發展產生「蝴蝶效應」般的影響。
為了提昇組織之經營績效與競爭力強化,不論您所屬的企業規模為何、現況為何,都應積極推動與時俱進的績效評核體系,以帶動企業及人員的持續成長與進步。
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