办公自动化实验指导书.docx
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办公自动化实验指导书
《办公自动化》实训指导书
王楠
目录
实验实训一毕业论文排版3
实验实训二公文排版6
实验实训三表格制作、公式编辑及流程图制作10
实验实训四Excel工作表数据编辑与管理15
实验实训五Excel工作表数据分析与图表编辑19
实验实训六演示文稿操作基础43
实验实训七演示文稿模板的使用及文件的播放48
实验实训八演示文稿动画设置与文件打包50
实验实训一毕业论文排版
[实验目的]
1.进一步熟练地掌握格式菜单中的字体设置、段落设置;
2.进一步熟练地掌握文档中页面的设置;
3.掌握格式刷的使用;
4.进一步熟练地掌握样式的新建、应用、修改与更新;
5.掌握文档目录的添加、修改及更新;
3.掌握文件插入,超链接的使用。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
一、毕业论文(设计)的项目构成和格式要求
(一)毕业论文(设计)的项目构成
毕业论文(设计)由封面、目录、正文(含内容摘要和关键词、正文内容)、参考文献等项目构成。
(二)毕业论文(设计)的格式要求
1.封面
(1)封面左上角有“福建林业职业技术学院××专业毕业论文”字样,并用方框加以突出,方框内字体为小五号宋体。
(2)标题及作者情况。
封面的“毕业论文(设计)标题名称”字体为小二号黑体;作者情况包括学生姓名、班级、座号、指导教师、完稿日期,使用四号宋体,1.5倍行距。
2.目录
另起一页。
“目录”项目名称用小一号仿宋体,其它内容使用四号仿宋体。
3.正文
另起一页。
正文包括标题、内容摘要及关键词、正文内容、注释(根据需要)。
(1)标题
毕业论文标题用小二号黑体,顶部居中排列。
(2)内容摘要和关键词
内容摘要是对文章内容的简要概述,一般字数为200字左右;关键词应是文章的关键概念、词组,一般在3至5个。
中文“内容摘要”起首空两格,项目名称用4号楷体加粗,内容用小4号楷体,1.5倍行距;“关键词”另起一行,起首空两格,项目名称用4号楷体加粗,内容用小4号楷体,词间空一格。
(3)正文内容
除一、二、三级标题外,文字统一用小4号宋体,每段起首空两格,回行顶格,1.5倍行距;
正文文中标题:
一级标题:
用4号黑体加粗,独占行,末尾不加标点;
二级标题:
用小4号黑体加粗,独占行,末尾不加标点;
三级标题:
用小4号黑体加粗,若独占行,则末尾不加标点,若不独占行,标题后面须加句号;
注意:
每级标题的下一级标题应各自连续编号。
4.参考文献
所引用参考文献如果是著作,应包括编者(或著作人)、著作名称、出版社、出版日期;如果是期刊文章则应包括所引用的文章作者、文章名、期刊名、期刊日期;如果是网上资料,则应包括作者、文章名、网址、日期。
“参考文献”单独一页,“参考文献”项目名称用4号楷体加粗,顶格排列;参考文献内容另起一行空两格用5号楷体排列,序号用“[1]、[2]……”的形式编排。
操作过程提示:
1.素材准备:
先输入正文内容,以指定的文件名存盘;新建文档,再制作封面,以另一文件名存盘。
2.对正文内容所在的文档,进行页面设置:
主要设置左、右、上、下边距,及页眉页脚。
3.按要求设置正文的字体及段落格式。
4.按要求设置正文中各级标题的样式:
使用菜单〖格式〗→〖样式与格式〗,在样式与格式窗格中,单击【新样式】按钮,出现【新建样式】对话框进行相应设置。
特别提示:
在【新建样式】对话框中的属性部分,“样式基于”必然选择“标题1”、“标题2”或“标题3”,否则,按第6步操作就无法生成自动目录。
5.插入页码
使用菜单〖插入〗→〖页码〗,进行相应设置。
注意:
页码从0开始,居中对齐,首页不显示页码。
6.插入目录
将鼠标光标定位到文件头,插入一个换页符;输入文字“目录”,在下一行使用菜单〖插入〗→〖引用〗→〖索引与目录〗,选择【目录】选择卡,进行相应设置。
特别提示:
若无法正确生成自动目录,则说明第4步的【新建样式】有问题,应重新修改、更新,直到正确为止。
7.插入封面
将鼠标光标定位到文件头,插入一个分页符;再将鼠标光标定位到文件头。
使用菜单〖插入〗→〖文件〗,插入封面所在的文件。
二、上网查找一篇自己喜欢的文稿,对其进行排版:
封面、自动目录、正文,正文既有页眉又有页脚。
字体、段落按自己喜欢的格式进行设置。
最后详细写在操作步骤,包括关键的抓图说明。
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训二公文排版
[实验目的]
1.能够熟练地应用Word的公文向导制作公文。
2.熟练地掌握格式菜单中字体、段落与中文版式的应用。
3.能够利用处理复杂文档的方法制作“报考简章”。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
一、应用Word的公文向导制作
(一)应用Word的公文向导制作:
图2-1的通知公文,并按图2-1的效果进行排版。
图2-1
排版要求如下:
1.标题设置:
字体为“黑体”,字号为“二号、加粗”,段落居中,设置段后距为“1行”。
2.对于收文所在的行,设置字号为小四号加粗,其余利用默认设置。
3.对于通知正文主要内容的几段文字,设置段落首行缩进2个字符,行距为1.5倍,字号为小四号,其余按默认设置。
4.对联系方式部分,字体不用做任何设置,只是段前距设置为0.5行。
5.正文后面的附件名称列表,采用小五号字,楷体,段落右缩进2个字符。
6.单位署名和发文时间,采用四号字,段落右对齐且段前距设置为0.5行。
7.最后抄送单位,采用小四号字,楷体,加粗效果,段落左对齐且段前距设置为1行。
(二)应用Word的公文向导制作:
环保局录用国家公务员招考公告,如图2-2所示。
图2-2
二、利用处理复杂文档的方法制作“报考简章”,最终效果如图2-3所示。
图2-3
三、观察图2-4的排版效果,模仿制作该文档:
永遇乐·京口北固亭怀古,操作中注意文字和符号的录入方法,字体、段落格式设置,并适当进行页面效果设置。
图2-4
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训三表格制作、公式编辑及流程图制作
[实验目的]
1.利用Word的插入表格法制作规则的录用职位表;
2.利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表;
3.利用Excel制作报名汇总表;
4.掌握各种表格格式的设置与打印输出。
5.熟练地应用Word自带的公式编辑器或者MathType数学编辑软件编辑各种公式;
6.掌握办公文档中流程图的制作。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
一、表格制作
(一)利用Word的插入表格法制作规则的录用职位表:
如图3-1所示。
图3-1
排版要求如下:
1.标题设置:
字体为黑体、三号、加粗,段落居中对齐,段后距为1行。
2.插入13行6列的表格,输入相关文字。
3.选中表格文字,设置其对齐方式为“中部居中”;
4.设置表格表头文字为四号、黑体、加粗;其余文字设置为小四号,默认字体。
5.设置表格外框宽1.5磅,双线效果。
(二)利用Word的绘制表格法制作稍复杂的表格
1.利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名登记表:
如图3-2所示。
2.利用Word的绘制表格法制作稍复杂的报名推荐表:
如图3-3所示。
图3-2图3-3
(三)制作报名汇总表
利用Word制作报名汇总表,如图3-4所示。
(四)分别用Word与Excel制作表格
1.分别用Word与Excel制作表格:
家庭开支计划表,如图3-5所示。
2.分别用Word与Excel制作表格:
职工领取一次性养老保险待遇审批表,如图3-6所示。
图3-4
图3-5
图3-6
二、办公文档中公式的编辑
1.使用Word自带的公式编辑器,编辑以下各种公式,如图3-7
使用菜单〖插入〗→【对象】,从弹出的对话框中选择〖新建〗选项卡,在【对象类型】下拉列表中,选择〖Microsoft公式3.0〗
2.安装MathType数学编辑软件,编辑以下各种公式,如图3-7
图3-7
三、办公文档中流程图的制作
使用菜单〖插入〗→【图片】→〖自选图形〗,制作以下两个流程图,如图3-8和图3-9。
图3-8图3-9
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训四Excel工作表数据编辑与管理
[实验目的]
1.熟练地掌握在Excel工作表中各种类型数据的输入方法,以及快速输入序列或者相同的内容。
2.掌握Excel单元格数据有效性的定义,掌握填充序列的应用。
3.能够利用〖记录单〗功能,新增、删除与查询记录。
4.能够对Excel工作表内容进行排序、筛选(自动筛选与高级筛选)、分类汇总。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
一、使用Excel建立下列工作表
(一)使用Excel建立“报名信息汇总表”,并输入各项数据,图4-2所示
1.建立“报名信息汇总表”数据库框架,
2.输入各项数据
(1)“编号”列的自动序列填充
(2)定义单元格数据的有效性
设置“学历”所在列下的单元格的有效性。
使用菜单〖数据〗→〖有效性〗,打开数据有效性对话框,作如下设置。
(3)使用〖记录单〗添加、修改、删除与查询记录
使用〖记录单〗查询性别为“女”,学历为“硕士”的所有记录。
3.表格的格式设置:
(1)表的标题格式设置:
要求在整个表格的上方合并为一个单元格并且居中对齐,黑体、22号、加粗。
(2)字段标题格式设置:
宋体、12号、加粗。
(3)表格边框线设置:
内框设置为细线,外框设置为粗线。
(4)间隔底纹效果的设置:
将表中相邻行之间设置成具有不同底纹的阴影间隔效果。
(二)使用Excel建立“笔试成绩”工作表
重复表格的格式设置
(1)~(3)的要求。
(4)条件格式化设置:
将优秀成绩(85分以上)单元格数字设置为蓝色粗体效果,不及格(60分以下)单元格数字设置为红色斜体效果。
(三)使用Excel建立“2004年第4季度海达通手机全国销售情况一览表”,并输入各项数据,如下图所示
二、对“报名信息汇总表”进行数据分析
1.对“报名信息汇总表”进行排序
(1)单个字段排序
按字段〖性别〗降序排列
(2)多级字段排序
按主关键字〖学历〗升序、次要关键字〖出生日期〗降序、第三关键字〖毕业年份〗降序排列。
(3)特殊排序
按字段〖姓名〗的“笔画排序”
2.对“报名信息汇总表”进行筛选
(1)自动筛选
①从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“硕士”研究生层次的报名人员信息;
②从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“硕士”研究生和“博士”研究生层次的报名人员信息;
③从“报名信息汇总表”中自动筛选出学历是“本科”、专业为“会计”的报名人员信息;
④取消该自动筛选
(2)高级筛选
利用〖高级筛选〗功能,从“报名信息汇总表”中出学历是“本科”或“硕士”或“博士”、专业为“会计”或“计算机”的报名人员信息;
3.对“报名信息汇总表”进行分类汇总
对“报名信息汇总表”按〖学历〗字段进行分类汇总,统计出不同学历的人数。
操作提示:
先按〖学历〗字段排序,再按〖学历〗字段进行分类汇总。
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训五Excel工作表数据分析与图表编辑
[实验目的]
1.能够对Excel工作表内容进行数据透视分析。
2.熟练地使用“图表向导”创建图表、编辑图表并对图形对象进行格式化设置。
3.掌握Excel工作表中公式和函数引用的方法。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
一、对“报名信息汇总表”进行数据透视分析
对“报名信息汇总表”进行数据透视分析,从而了解各个职位不同学历考生的报名情况,根据需要还可以按照性别方式分别查看。
1.创建数据透视表
操作提示:
创建数据透视表时,以“学历”作为列字段、“报考职位”作为行字段、“性别”作为页字段、“编号”作为数据项方式建立。
2.创建数据透视图
操作提示:
在已创建好的数据透视表上,单击右键,从快捷菜单上选择〖数据透视图〗。
3.更新数据透视表与数据透视图
有三种方法:
(1)使用菜单〖数据〗→〖刷新数据〗;
(2)在数据区域上,单击右键,从快捷菜单上选择〖刷新数据〗;
(3)在〖数据透视表〗工具栏上选择〖刷新数据〗按钮。
4.删除数据透视表
(1)右键单击要删除的数据透视表中的任一单元格;
(2)从快捷菜单上选择〖选定〗→〖整张表格〗;
(3)使用菜单〖编辑〗→〖清除〗→〖全部〗
二、使用“图表向导”对“各市地税局不同职位报考人数一览表”创建图表
1.利用图表向导创建嵌入到“各市地税局不同职位报考人数一览表”中簇状柱形图。
2.利用快捷键(F11或Alt+F1)建立单独的图表并进行格式设置如下图所示。
(1)利用快捷键(F11或Alt+F1)对“各市地税局不同职位报考人数一览表”中的数据建立单独的图表;
(2)将该图表由二维图表变为三维类型;
(3)设置〖图例〗的位置为〖底部〗;设置〖图表标题〗为“各地不同职位报名情况”,红色字体,蓝色面巾纸填充;〖X轴标题〗为“城市”,〖Y轴标题〗为“人数”;
(4)设置〖背景墙〗格式的填充效果为黑色、白色两种颜色渐变效果。
3.选取不连续区域制作表现各职位报考人数比例的饼图,如下图所示。
三、对“笔试成绩”工作表利用函数对表中数据计算进行计算
1.根据考录用简章,笔试成绩采取加权平均的办法计算,计算公式如下:
笔试成绩=公共基础知识×40%+行政职业能力×30%+专业基础知识×30%
根据以上计算公式,计算考生的笔试成绩。
2.利用RANK函数确定笔试名次。
3.利用IF函数确定考生是否通过笔试考试。
假设笔试考试成绩前12名的考生,才可以参加面试。
4.利用自动筛选获取通过笔试人员的情况,如下图所示。
以上操作结束后,将筛选出的数据内容复制到sheet2工作表中,并命名为“笔试通过”,便于以后查看。
四、综合成绩表
1.综合成绩表的创建,如下图所示。
2.综合成绩的计算
综合成绩采取加权平均的办法计算,计算公式如下:
综合成绩=笔试成绩×70%+面试成绩×30%
根据以上计算公式,计算考生的综合成绩。
3.利用RANK函数确定综合名次
4.利用IF函数确定考生是否进入体检阶段,最终结果下图所示。
假设综合名次在前50%的考生,可进入体检阶段。
五、对“2004年第4季度海达通手机全国销售情况一览表”,进行如下操作。
1.按照该表的表头格式,利用Excel设计数据库表格。
2.用记录单的方法输入表中给出的所有内容。
3.利用公式或函数计算出该表格后5列的数据结果。
4.利用分类汇总的方法,计算各销售地区的季度销售总额。
5.制作用来反应本季度各地区销售数据比例关系的饼状图,效果如下图所示。
6.用分类汇总的方法,统计出总公司各种型号手机三个月份的平均销售量。
操作提示:
先按手机〖型号〗排序,再分类汇总。
7.筛选出售价在1600元以上的手机的销售情况。
操作提示:
使用〖菜单〗→〖自动筛选〗的自定义的自动筛选方式。
8.筛选出三个月份销售数量均超过150件的手机型号及其销售地区。
9.用数据透视表统计各个分公司、各种型号手机的销售总额,效果如下图所示。
10.用数据透视图显示各个分公司、各种型号手机的销售总额,效果如下图所示。
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训六演示文稿操作基础
[实验目的]
1.熟练地掌握利用演示文稿设计模板创建演示文稿;
2.熟练地掌握对幻灯片的排列、复制、粘贴及更改字体的基础操作;
3.通过插入文本框、图片、表格、艺术字、组织结构图及利用“绘图”等工具来美化演示文稿内容。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
创建企业内部报告演示文稿,基本框架效果如图6-1所示。
图6-1
要求如下:
一、应用〖笔记本型〗设计模板
二、插入外部图形、自选图形
1.单击“插入”在下拉的菜单栏选择“图片”→“来自文件”然后选中图片“AGREE”,单击确定。
然后对图片进行相关的设置,将图片下移平铺在演示文稿的下半部分;在“图片”的工具栏中单击“图象控制”→“水印”。
2.单击【插入】→【图形】→【自选图形】,在自选图形的对话框中选择“线条”→“直线”,然后在演示文稿的文本框前拖出一条直线,在设置自选图形格式的对话框中,在填充颜色的下拉框中选择“蓝色”;线条类型选择“直线”,线条粗细选择“1.5磅”。
3.单击“插入”→“图片”→“自选图形”,在“自选图形”的工具栏中单击“星与旗帜”→“十字星”。
然后在演示文稿中绘出十字星,在“设置自选图形格式”。
在“颜色和线条”的对话框中,单击填充的颜色,在下拉的子菜单中选择“填充效果”,在“过滤”的对话框中颜色选择如图,底纹式样选择“中心辐射”。
如图6-2与图6-3所示。
图6-2图6-3
4.在第2至6张幻灯片中插入自选图形;单击【插入】→【图片】→【自选图形】。
在弹出的“自选图形”的对话框中的“箭头总汇”下选择“上箭头”,然后将上箭头移到演示文稿的右上角。
三、插入其它演示文稿中的幻灯片
使用菜单〖插入〗→〖幻灯片(从文件)〗命令,插入其它演示文稿中的幻灯片
四、更改幻灯片背景
在演示文稿的任意位置单击右键,在下拉的菜单中选择“背景”,在弹出的对话框中选择“填充效果”,然后在“填充效果”的对话框中选择“图片”,然后单击浏览图片,选择如图6-4所示的图片,点击确定,然后点击应用。
图6-4
五、设置超级链接
1、选中十字星型自选图形,单击右键选择“动作设置”,如图6-5所示。
在动作设置下的“单击鼠标”对话框中,选中“单击鼠标时的动作”下的“超级连接到”,然后在“超级连接到”的下拉菜单选择“公司成立的背景”,如图6-6所示。
图6-5图6-6
2、在第二张演示文稿中选中自选图形,单击右键在下拉的菜单中选择“动作设置”,在动作设置下的“单击鼠标”对话框中,选中“单击鼠标时的动作”下的“超级连接到”,然后在“超级连接到”的下拉菜单选择“第一张”。
其他几张演示文稿同样设置。
六、设置幻灯片的动画效果
1.鼠标单击第一张演示文稿的任意位置,然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“自定义动画”,在弹出的对话框中:
①在检查动画幻灯片对象下选中“图片1”和“线条3”,在下面的效果中设置为“不使用效果”;
②在检查动画幻灯片对象下选中文本2到8,效果设置为“百叶窗、水平、整批发送”;
③在检查动画幻灯片对象下选中十字星9到13,效果设置为“飞如、左侧”。
2.第二张演示文稿设置为“盒状、展开”;第三张演示文稿设置为“棋盘”;第四张演示文稿设置为“百业窗”;第五张演示文稿设置为“标题单击飞入,文本螺旋飞入”;第六张演示文稿设置为“盒状,向内”;第七张演示文稿设置为“棋盘飞入”;第八张演示文稿设置为“百业窗”。
七、设置幻灯片的切换效果
鼠标单击第一张演示文稿的任意位置,然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“幻灯片切换”,在弹出的对话框中,效果栏中选择“盒状收缩、中速”;换页方式选择“单击鼠标换页”;声音选择“风铃”;然后电击“全部应用”。
如图6-7所示。
图6-7
八、添加背景音乐:
在第一张幻灯片中插入声音文件。
要求播放幻灯片时,音乐自动播放,并且循环播放,不会随着幻灯片的切换而停止,即实现背景音乐功能。
1.单击【插入】→【影片和声音】→【文件中的声音】,在弹出的对话框中选择“骊歌.mp3”单击确定,然后在弹出的“是否在幻灯片放映时,自动放映音乐”选择是。
2.鼠标单击第一张演示文稿的任意位置,然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“自定义动画”,在弹出的对话框中,“选择多媒体15”,如图6-8所示;然后在“多媒体设置”下进行设置:
选中“按动画顺序播放”;在“播放时”下选择“继续幻灯片放映”;“停止播放”选择在第八张幻灯片后;单击“其他选项”在弹出的对话框中选择“循环播放,直到停止”,然后单击确定,如图6-9所示。
图6-8图6-9
九、设置幻灯片的放映方式:
观众自行浏览
鼠标单击第一张演示文稿的任意位置,然后单击“幻灯片放映”在下拉菜单中选择“设置放映方式”,在弹出的对话框中,在放映类型中选择“观众自行浏览”;幻灯片下选择“全部”;切换方式下选择“如果存在排练时间,则使用它”,然后单击确定。
如图6-10所示。
图6-10
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告,内容包括:
(1)实验目的、实验的主要步骤与操作过程、实验结论;
(2)实验体会或教学建议。
实验实训七演示文稿模板的使用及文件的播放
[实验目的]
1.能够对幻灯片模板的进行更换,修改幻灯片的母版设置,更改幻灯片的背景和其中各元素的配色方案等。
2.掌握幻灯片放映时的切换效果的设置,放映时间与放映方式的设置,幻灯片中各元素的动画设置、动作按钮设置,设置和应用超链接,插入其它演示文稿中的幻灯片。
3.熟练地掌握在幻灯片中利用绘图仪工具栏添加各种图标,插入外部图形、添加动画效果,为幻灯片添加声音、动画文件等操作。
[实验学时]:
4学时
[实验内容]
制作OFFICE家庭成员简介演示文稿,效果如图7-1所示。
图7-1
要求如下:
一、新建模板、页面设置
1、设置幻灯片大小:
宽度为24厘米,高度为18厘米
使用菜单〖文件〗→〖页面设置〗
2、在母版视图下新建模板
二、在幻灯片中,添加自选图形,美化幻灯片
三、设置超级链接
1、到其它幻灯片的链接
2、到外部程序的链接
四、插入外部对象
(一)插入Word对象(Word文档与Word表格)
(二)插入Excel对象(图、工作表)
1、单击工具栏上的〖插入图表〗按钮,插入Excel图表;
2、使用菜单〖编辑〗→〖导入文件〗,从〖导入文件〗对话框中选择已经准备好的Excel电子表格,从而使统计图满足用户的需求。
(三)插入Access对象
五、添加背景音乐
六、设置幻灯片的动画效果
设置第2张幻灯片〖Word文档〗的动画效果为:
底部切入。
设置第3张幻灯片〖Word表格〗的动画效果为:
溶解。
设置第4张幻灯片〖工作表〗的动画效果为:
纵向棋盘式。
设置第5张幻灯片〖Excel图表〗的动画效果为:
按序列中的元素(此时可以对图表中的每一个数据对象(长方体柱条)进行动画设置,并取消对〖网络线和图例使用动画〗的选择;其动画效果为:
向上擦除;声音为收款机的声音。
设置第6张幻灯片〖标注〗的动画效果为:
从屏幕底部缩小。
设置第7张幻灯片〖Access图标〗的动画效果为:
螺旋;
设置第8张幻灯片的矩形框的动画效果分别为:
上部飞入、左侧切入与右侧切入。
七、设置幻灯片的切换效果
八、设置幻灯片的放映方式
[实验小结]
根据实验内容撰写实验报告
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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