Excel自学.docx
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Excel自学.docx
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Excel自学
•1Excel2010入门
●启动Excel与认识工作环境
●工作簿与工作簿视窗
●结束Excel
•1-1启动Excel与认识工作环境
•MicrosoftExcel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体,提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能,能有助于有效率地建立与管理资料。
1-1-2Excel界面介绍
☐启动Excel后,可以看到如下界面:
☐认识功能页次
✓Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次,包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。
各页次中收录相关的功能群组,方便使用者切换、选用。
例如开始页次就是基本的操作功能,像是字型、对齐方式等设定,只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。
✓“文件”页次
•在Excel主视窗的左上角,有一个特别的绿色页次,就是“文件”页次,按下次页次可以执行与文件有关的命令,例如开新文件、开启旧文件、打印、保存及传送文件…等。
按下“文件”页次除了执行各项命令外,还会列出最近曾经开启及储存过的文件,方便再度开启。
☐快速存取工具栏
✓“快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此,帮助快速完成工作。
预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具,分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”,如果想将自己常用的工具也加此区,请按下进行设定。
✓如果您经常使用的命令不在清单中,您可执行【其他命令】命令,
开启Excel选项交谈窗设定:
✓调整快速存取工具列的位置:
按下钮还可设定工具列的位置。
如果选择【在功能区下方显示】命令,可将“快速存取工具列”移至“功能区”下方。
☐显示比例工具
✓视窗右下角是“显示比例”区,显示目前工作表的检视比例,按下可放大工作表的显示比例,每按一次放大10%,例如90%、100%、110%...;反之按下钮会缩小显示比例,每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%...。
或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆,往钮方向拉曳可放大显示比例;往钮方向拉曳可缩小显示比例。
✓放大或缩小文件的显示比例,并不会放大或缩小字型,也不会影响文件打印出来的结果,只是方便我们在荧幕上检视而已。
✓底下是2种不同的缩放比例的显示结果,提供您在编辑工作表内容时,调整缩放比例的参考:
✓如果您的鼠标附有滚轮,只要按住键盘上的Ctrl键,在滚动滚轮,即可快速放大、缩小工作表的显示比例。
✓此外,您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮,由“显示比例”对话框来设定显示比例,或自行输入项要显示的比例。
1-1-3工作簿与工作簿视窗
☐工作簿与工作表
✓工作簿是Excel使用的文件架构,我们可以将它想象成是一个工作夹,在这个工作夹里面有许多工作纸,这些工作纸就是工作表:
☐单元格与单元格位址
✓工作表内的方格称为“单元格”,我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。
在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、…,左边则有各列的行标题1、2、3、…,将列标题和行标题组合起来,就是单元格的“位址”。
例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行,其位址便是A1,同理,E栏的第3行单元格,其位址是E3。
☐卷轴
✓您知道一张工作表有多大吗?
一张工作表共有16,384列(A…XFD)*1,048,576(1…1,048,576),相当于17,179,869,184单元格。
这么大的一张工作表,不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。
不过没关系,我们可以利用工作簿视窗的卷轴,将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。
卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”,中间则是一个滑动杆,底下我们一垂直卷轴来说明其用法。
☐页次标签
✓每一本新的工作簿预设会有3张空白工作表,每一张工作表则会有一次页次标签(如工作表1、工作表2…),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。
☐结束Excel
✓Excel的工作环境介绍的差不多了,若想离开Excel,只要按下主视窗右上角的“关闭”钮,或是按下“文件”页次,在按下“退出”钮,就可以结束Excel了。
•2建立Excel工作簿与输入资料
●建立新文件及工作簿视窗的操作
●在单元格输入资料
●资料的显示方式与调整单元格宽度
●选取单元格的方法
●快速输入出现过的资料
●快速填满相同的内容
●自动建立等差、日期及等比数列
●工作表的操作
●存储文件
•2-1建立新文件及工作簿视窗的操作
2-1-1建立新工作簿
☐建立工作簿的动作,通常可借由启动Excel一并完成,因为启动Excel时,就会顺带开启一份空白的工作簿。
☐你也可以按下“文件”标签,切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。
开启的新工作簿,Excel会依次以工作簿1、工作簿2…来命名,要重新替工作簿命名,可在存储文件时变更。
(后面章节会介绍)
•2-2在单元格中输入资料
2-2-1认识资料的种类
☐单元格的资料大致可分成两类:
一种是可计算的数字资料(包括日期、时间),另一种则是不可计算的文字资料。
Ø可计算的数字资料:
由数字0-9及一些符号(如小数点、+、-、$、%...)所组成,例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。
日期与时间也是属于数字资料,只不过会含有少量的文字或符号,例如:
2012/06/10、08:
30PM、3月14日…等。
Ø不可计算的文字资料:
包括中文字样、英文字元、文数字的组合(如身份证号码)。
不过,数字资料有时亦会被当成文字输入,如:
电话号码、邮递区号等。
2-2-1输入资料的程序
☐现在我们要练习在单元格输入资料,不管是文字或数字,其输入程序都是一样的,底下我们以文字资料来做示范。
Ø首先是选取要放入资料的单元格,例如在B3单元格按一下:
Ø输入“货号”2个字,在输入资料时,环境会发生一些变化,请看下图的说明:
Ø输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。
•2-3资料的显示方式与调整单元格宽度
Ø输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认,Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。
•2-4选取单元格的方法
2-4-2选取不连续的多个范围
☐如果要选取多个不连续的单元格范围,如B2:
D2、A3:
A5,先选取B2:
D2范围,然后按住Ctrl键,再选取第2个范围A3:
A5,选好后再放开Ctrl键,就可以同时选取多个单元格范围了。
•2-5快速输入出现过的资料
•2-6快速填满相同的资料
☐请开敔一份新的工作簿,首先练习操作步骤较单纯的填满功能,看看如何在B2:
B6范围内填满”业务部”。
Ø先如图输入内容,然后在B2单元格输入”业务部”3个字,并维持单元格的选取状态,然后将指标移至粗框线的右下角,此时指标会呈+状:
Ø在刚才的操作中,数据自动填满B2:
B6单元格后,B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮,按下此钮可显示下拉选单,让你变更自动填满的方式:
•2-7自动建立等差、日期及等比数列
2-7-2建立日期数列
2-7-3建立文字数列
2-7-3建立等比数列
•2-8工作表的操作
2-8-1插入与切换工作表
2-8-2为工作表重新命名
☐Excel
2-8-3设定页次标签颜色
2-8-4删除工作表
•2-9保存文件
2-9-1第一次存档
2-9-2开启旧文档
•3公式与函数
●在单元格建立公式
●相对参照位址与绝对参照位址
●函数的使用方法
●插入函数的综合练习-奖金发放作业
●不需要公式也能得知计算结果
•3-1在单元格建立公式
•当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除…等运算时,可以把计算的动作交给Excel的公式去做,省去自行运算的工夫,而且当数据有变动时,公式计算的结果还会立即更新。
3-1-2输入公式
3-1-3自动更新结果
•3-2相对参照位址与绝对参照位址
3-2-2实例说明
3-2-3混合参照
•3-3函数的使用方法
3-3-1函数的格式
3-3-2使用函数方块输入函数
☐函数也是公式的一种,所以输入函数时,也必须以等号“=”起首,假设我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。
3-3-3用自动显示的函数列表输入函数
☐若已经知道要使用哪一个函数,或是函数的名称很长,我们还有更方便的输入方法。
请直接在单元格内输入”=”.再输入函数的第1个字母,例如”S”,单元格下方就会列出S开头的函数,如果还没出现要用的函数,再继续输入第2个字母,例如”U”,出现要用的函数后,用鼠标双按函数就会自动输入单元格了:
3-3-3利用“自动求和”钮快速输入函数
3-3-4开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数
3-4函数综合练习-奖金发放作业
Ø首先要进行年资的计算,请先选取D2储存格,在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数,其格式如下:
•DATEIF(开始日期,结束日期,差距参数单位)
Ø计算出”蒋文文”的年资后,请选取D2储存格,然后拉曳填满控黠至Dll储存格,即可算出所有员工的年资。
•IF(判读式,条件成立时的作业,条件不成立时的作业)
Ø就是好蒋文文的奖金后,请将E2单元格的填满控点拉曳到E11单元格,即可算出所有人的奖金。
•3-5不需输入公式也能得知计算结果
●这一节要介绍一个超实用的自动计算功能,让你不需输入任何公式或函数的情况下,也能快速得到运算结果,其可计算的项目包括求和、平均值、最大值、最小值…等常用的类别。
•4工作表的编辑作业
•4-1复制单元格资料
●当工作表中要重复使用相同的数据时,可将单元格的内容复制到要使用的目的位置,节省一一输入的时间。
这一节我们要分别介绍利用工具钮及鼠标拉曳复制资料的操作步骤。
Ø接着选取要贴上的区域G9:
GII.然后按下开始页次剪贴簿区的贴上钮将源数据贴上:
Ø由于G5单元格的公式使用相对引用地址,因此复制到G9:
Gll后,公式参照的位址会随着位置调整,所以G9、Gl0及Gll的公式分别如下:
4-1-3插入复制的资料
Ø如果贴上区域已有数据存在,我们直接将复制的数据贴上去,会盖掉贴上区域中原有的资料。
想保留原有数据的话,可将单元格改以插入的方式复制。
假设我们想将A4单元格复制到B4单元格,但又要保留B4原有的内容,可如下操作:
Ø原有的资料富益投信会往下移一格,而A4单元格的数据永胜科技会复制到B4单元格。
4-2-1利用工具钮搬移资料
Ø首先选取欲搬移的源数据A3:
D3,然后切换到开始页次,按下剪贴簿区的剪下钮,剪下来源资料:
4-2-2利用鼠标拉曳搬移资料
Ø用鼠标拉曳的方式同样也可以搬移数据。
接续上例,我们要将单元格A2:
D2的资料搬到第6列:
4-2-3插入搬移资料
Ø若粘贴区域已存有数据,为了避免原有的数据被覆盖掉,可改用插入的方式来贴上。
请接续上例,假设”梁秀云”和”沈心慈”这两组数据的位置要对调,我们就用插入搬移数据的方式来修正:
•4-3复制与搬移对公式的影响
◆前两节我们谈了许多复制与搬移单元格数据的技巧,当复制或搬移单纯的文字、数字数据时还算简单,但若是要搬移、复制含有公式的单元格,可就要格外当心了!
这一节我们就来解析复制与搬移对公式的影响。
4-3-2搬移公式的注意事项
Ø若搬移的单元格资料跟公式有关,请特别注意下列几点:
✓假如搬移的是公式,则公式中的位址不会随着粘贴区域的位址调整,所以公式仍然会参照到原来的单元格位址。
✓若公式参照到单元格范围,则仅搬移其中一倔储存格的话,其公式参照的储存格范围不变:
•4-4选择性粘贴上一复制单元格属性
◆储存格袒含有多种资料,例如用来建立公式的单元格,其内就含有公式和计算的结果;而单元格也可以只包含单纯的文字或数字资料…,逭些我们通称为储存格的属性。
Ø选取E2储存格,然后按下粘贴钮,
即可看到数种储存格属性供你选择:
Ø接着选取E3储存格,再次按下粘贴钮,从选单中改选值,这次要贴上的是值这个属性:
4-4-2由粘贴选项设定要帖上的单元格属性
⏹将储存格的属性贴到目的储存格之后,目的储存格旁边舍出现粘贴选项钮,若按下此钮,可显示选单来改边所要粘贴的储存格属性:
4-5单元格的新增与删除
⏹有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打,需要在现有的资料周穿插放入这些资料时,就需要先在工作表中插入空白列、行或储存格,再到其中输入资料:
若有空白的储存格,或用不到的内容,则可将之删除。
Ø删除空白单元格
✓选取要删除的单元格,比如B2:
D2
4-6单元格的文字格式设定
⏹如果设定的封象是整个储存格的文字,只要选取储存格,或是选取储存格范围、整行、整列,再切换到开始页次,按下字体区的工具钮进行设定,文字就会套用设定的格式了。
4-7数字资料的格式化
⏹工作表的敷字资料,也许是一笔金额、一倜数量或是银行利率…等等,若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。
…,想必更能表达出它们的特性。
4-8设定单元格的样式
⏹如果觉得预设的一般样式太单调,可先选取要变换样式的单元格或范围,再切换到开始页次,在样式去中按下单元格样式钮,从中选挥喜欢的样式,节省自己设定各种格式的时间。
4-9日期和时间的格式设定
⏹日期和时间也是属于数字资料,不过因为它们的格式比较特殊,可显示的格式也有多种变化,所以我们特别独立一节来详细说明。
•4-10设定资料对齐方式、方向与自动换列功能
4-10-1设定单元格资料的水平及垂直对齐方式
◆要调整储存格资料的对齐方式,最快的方法是选取储存格,然後切换到开始页次,按下对齐方式区的工具钮来设定。
4-10-2设定文字的方向
◆储存格内的资料预设是横式走向,若字敷较多,储存格宽度较窄,还可以设为直式文字,更特别的是可以将文字旋转角度,将文字斜着放。
◆要改变字体的方向,先选中单元格,切换到开始菜单,在对齐方式区下选择钮。
◆也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。
4-10-3让单元格的文字能自动换列
◆先选中单元格,切换到开始菜单,在对齐方式区下选择自动换列钮。
•4-11冻结拆分窗口
Ø当冻结窗格时,可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。
其方法如下:
▫要锁定行,请选择其下方要出现拆分的行。
▫要锁定列,请选择其右侧要出现拆分的列。
▫要同时锁定行和列,请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。
▫点击菜单栏“视图”-“冻结拆分窗口”
▫当冻结窗格时,“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”,可以取消对行或列的锁定。
Ø拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列:
▫指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。
▫当指针变为拆分指针或时,将拆分框向下或向左拖至所需的位置。
▫要取消拆分,请双击分割窗格的拆分条的任何部分。
•4-12数据有效性
◆利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等,还可以快速、准确地输入一些数据。
比如录入身份证号码、手机号这些数据长,数量多的数据,操作过程中容易出错,数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。
◆数据有效性的设置方法如下:
Ø选定要输入数据的区域,如F列。
Ø选择菜单栏里的“数据”->“有效性“,打开数据有效性对话框,设置有效性条件为“文本长度”,选择“数据”为“等于”,长度栏根据需要填写,如身份证为“18”,手机号码就填“11”,这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现,要点击“设置单元格式”->选择“数据”中的文本。
Ø通过数据有效性还可以设置下拉菜单
✓选定要设定下拉菜单的列。
✓选择菜单栏里的“数据”->“有效性“,打开数据有效性对话框,设置有效性条件为“序列”,在“来源”里输入要限制输入的值,逗号输入时要切换到英文输入模式。
◆数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。
◆数据有效性的出错信息
Ø数据有效性的出错信息包括“停止”,“警告”,“信息”。
•5建立图表
•5-1图表类型介绍
◆工作表中的数据若用图表来表达,可让数据更具体、更易于了解。
Excel内建了多达70余种的图表样式,你只要选择适合的样式,马上就能制作出一张具专业水平的图表。
◆请切换到插入页次,在图表区中即可看到内建的图表类型。
◆以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型,当你要建立图表前,可以依自己的需求来选择适当的图表。
Ø折线图:
显示一段时间内的连续数据,适合用来显示相等间隔(每月、每季、每年….)的资料趋势。
例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况,就可以利用折线图来显示:
Ø区域图:
强调一段时间的变动程度,可由值看出不同时间或类别的趋势。
例如可用分区图强调某个时间的利润数据,或是某个地区的销售成长状况。
底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。
Ø散布图:
显示2组或是多组资料数值之间的关联。
散布图若包含2组坐标轴,会在水平轴显示一组数字数据,在垂直轴显示另一组数据,图表会将这些值合并成单一的数据点,并以不均匀间隔显示这些值。
散布图通常用于科学、统计及工程数据,你也可以拿来做产品的比较,例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量,气温愈高,冷饮的销量愈好。
Ø股票图:
股票图顾名思义就是用在说明股价的波动,例如你可以依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据,来当做投资的趋势分析图。
Ø环圈图:
与饼图类似,不过环圈图可以包含多个资料数列,而饼图只能包含一组数列。
例如右图的例子,可以看出电器产品近三年的销售状况。
Ø泡泡图:
泡泡图和散布图类似,不过泡泡图是比较3组数值,其数据在工作表中是以栏进行排列,水平轴的数值(X轴)在第一栏中,而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。
例如底下的例子,X轴代表产品的销售量,Y轴代表产品的销售额,而泡泡的大小则是广告费。
Ø雷达图:
可以用来做多个资料数列的比较。
例如右图的例子,我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及最不擅长的科目。
•5-2建立图表对象
◆认识Excel的图表类型后,现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象,将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化的图表,看起来也更为专业、有说服力!
•5-2-2认识"图表工具"页次
☐在建立图表物件后,图表会呈选取状态,功能区还会自动出现一个图表工具页次,你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。
•5-2-3将图表建立在新工作表中
Ø刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中,最大的好处是可以对照数据源中的数据,但若是图表太大,反而容易遮住数据源,此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中:
•5-3调整图表对象的位置及大小
5-3-1移动图表的位置
◆建立在工作表中的图表对象,也许位置和大小都不是很理想,没关系,只要稍加调整即可。
5-3-2调整图表的大小
●如果图表的内容没办法完整显示,或是觉得图表太小看不清楚,你可以拉曳图表对象周围的控点来调整:
5-3-3调整字型的大小
●如果调整过图表的大小后,图表中的文字变得太小或太大,那么你可以先选取要调整的文字,并切换到开始页次,在字型区拉下字号列示窗来调整:
ØTIP:
在字型区中除了可调整图表中的文字大小,你还可以利用此区的工具钮来修改文字的格式,例如加粗、斜体、更改字型颜色…等。
•5-5变更图表类型
Ø本章一开始我们就提过,不同的图表类型,所表达的意义也不同。
若是你觉得当初建立图表时所选择的图表类型不适合,该怎么办呢?
这一节我们先带你了解一下选择数据源范围与图表类型的关系,再告诉你如何替建立好的图表更换图表类型。
•因此在选取数据范围时,你应该先考虑到这个数据范围要以什么样的图表类型来表达;或是先决定好要绘制哪一种类型的图表,再来考虑数据的选取范围。
•5-6变更资料范围
Ø在建立好图表之后,才发现当初选取的数据范围错了,想改变图表的数据源范围,你可以如下操作,不必重新建立图表。
Ø请选取图表对象后,切换到图表工具/设计页次,然后按下数据区的选取数据钮,开启选取数据数据来源对话框来操作:
Ø改变图表栏列方向:
数据系列取得的方向有循栏及循列两种,接下来我们要告诉你如何改变数据系列的取得方向。
✓接续刚才的范例,图表的数据系列是来自列,如果我们想将数据系列改成从行取得,请选取图表对象,然后切换到图表工具/设计页次,按下切换列/栏钮即可。
•6图形化数据分析
•6-1利用“格式化条件”分析数据
◆当工作表中的数据量一多,实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目,若我们想强调工作表中的某些资料,如:
会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者…,便可利用设定格式化的条件功能,自动将数据套上特别的格式以利辨识。
◆以下我们将一一利用不同的范例,来练习套用设定格式化的条件功能的各种规则。
Ø实例1:
分析考试成绩
•当您在数据表中加入格式化条件后,若在选取的数据范围内,又修改了数值,标示的结果也会立即变更。
✓删除格式化条件
•在工作表中加入格式化条件后,可视实际状况取消不需要的格式化条件。
首先选取含有格式化条件的单元格范围(如上例中的B3:
G15),按下设定格式化的条件钮,执行『管理规则』命令,在开启的交谈窗中会列出该范围已设定的所有条件规则,可让我们进行删除:
•若想一次删除所有的条件,可在选取范围后,按下设定格式化的条件钮,执行『清除规则』命令:
实例2:
分析书籍排行榜资料
Ø以下再来练习不同的设定格式化的条件项目:
✓用"包含下列的文字"规则标示相同出版社的项目
•包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中,符合特定字符串或数值的数据。
假设我们想查询书籍排行榜中,某作者的书大约有多少本位于榜上。
我们先选取要查询的范围,然后按下设定格式化的条件钮,执行『突出提示单元格规则/包含下列的文字』命令:
✓用发生日期查询出版时间
•发生的日期规则,会帮我们标示出符合某时间条件的单元格数据,例如我们想找出本月出版的书籍,便可选取书籍排行榜工作表范围,然后按下设定格式化的条件钮,执行『突出提示单元格规则/发生的日期』命令来做查询:
✓利用重复的值标示出畅销作者
•重复的值规则可标示出数据范围内,单元格数据有重复的项目。
倘若我们想知道有哪些作者是排行榜的常客,就可以利用此规则来查询,选取查询的范围,然后按下设定格式化的条件钮,执行『突出提示单元格规则/重复的值』命令:
实例3:
查询业务员业绩
Ø以上示范的是格式化条件中,属于突出提示储存格规则分类的项目,我们接着再来进行项目选取规则分类的示范。
以销售业绩数据为例,我们要从一堆数据中找出业绩优秀与不佳的资料:
实例4:
用“数据横条”规则标示业绩数据高低
Ø资料横条会使用不同长度的色条,来显示数据数据,数字愈大色条愈长,反之,数字愈小则色条愈短。
继续以销售业
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