1、Excel自学 1 Excel2010入门 启动Excel与认识工作环境 工作簿与工作簿视窗 结束Excel 1-1 启动Excel与认识工作环境 Microsoft Excel是一套功能完整、操作简易的电子计算表软体，提供丰富的函数及强大的图表、报表制作功能，能有助于有效率地建立与管理资料。1-1-2 Excel界面介绍 启动Excel后，可以看到如下界面： 认识功能页次 Excel中所有的功能操作分门别类为8大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该
2、功能页次即可看到其中包含的内容。 “文件”页次 在Excel主视窗的左上角，有一个特别的绿色页次，就是“文件”页次，按下次页次可以执行与文件有关的命令，例如开新文件、开启旧文件、打印、保存及传送文件等。按下“文件”页次除了执行各项命令外，还会列出最近曾经开启及储存过的文件，方便再度开启。 快速存取工具栏 “快速存取工具栏”顾名思义就是将常用的工具摆放于此，帮助快速完成工作。预设的“快速存取工具栏”只有3个常用的工具，分别是“存储文件按”、“复原”及“取消复原”，如果想将自己常用的工具也加此区，请按下 进行设定。 如果您经常使用的命令不在清单中，您可执行【其他命令】命令，开启Excel选项交谈窗
3、设定： 调整快速存取工具列的位置：按下 钮还可设定工具列的位置。如果选择【在功能区下方显示】命令，可将“快速存取工具列”移至“功能区”下方。 显示比例工具 视窗右下角是“显示比例”区，显示目前工作表的检视比例，按下 可放大工作表的显示比例，每按一次放大10%,例如90%、100%、110%.; 反之按下 钮会缩小显示比例，每按一次则会缩小10%,列入110%、100%、90%.。或者您也可以直接拉曳中间的滑动杆，往 钮方向拉曳可放大显示比例；往 钮方向拉曳可缩小显示比例。 放大或缩小文件的显示比例，并不会放大或缩小字型，也不会影响文件打印出来的结果，只是方便我们在荧幕上检视而已。 底下是2种不
4、同的缩放比例的显示结果，提供您在编辑工作表内容时，调整缩放比例的参考： 如果您的鼠标附有滚轮，只要按住键盘上的Ctrl键，在滚动滚轮，即可快速放大、缩小工作表的显示比例。 此外，您也可以按下工具列左侧的“缩放比例”钮，由“显示比例”对话框来设定显示比例，或自行输入项要显示的比例。1-1-3 工作簿与工作簿视窗 工作簿与工作表 工作簿是Excel使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表： 单元格与单元格位址 工作表内的方格称为“单元格”，我们所输入的资料便是排放在一个个的单元格中。在工作表的上面有每一栏的“列标题”A、B、C、,左边则有各
5、列的行标题1、2、3、，将列标题和行标题组合起来，就是单元格的“位址”。例如工作表最左上角的单元格位于第A列第1行，其位址便是A1，同理，E栏的第3行单元格，其位址是E3。 卷轴 您知道一张工作表有多大吗？一张工作表共有16，384列（AXFD) *1,048,576（1 1,048,576)，相当于17,179,869,184单元格。这么大的一张工作表，不论是17、21、24寸的荧幕都容纳不下。不过没关系，我们可以利用工作簿视窗的卷轴，将工作表的各个部分分批卷到荧幕上来。卷轴的前后端各有一个“卷轴钮”，中间则是一个滑动杆，底下我们一垂直卷轴来说明其用法。 页次标签 每一本新的工作簿预设会有3
6、张空白工作表，每一张工作表则会有一次页次标签（如工作表1、工作表2),我们就是利用页次标签来区分不同的工作表。 结束Excel Excel的工作环境介绍的差不多了，若想离开Excel，只要按下主视窗右上角的“关闭”钮，或是按下“文件”页次，在按下“退出”钮，就可以结束Excel了。 2 建立Excel工作簿与输入资料 建立新文件及工作簿视窗的操作 在单元格输入资料 资料的显示方式与调整单元格宽度 选取单元格的方法 快速输入出现过的资料 快速填满相同的内容 自动建立等差、日期及等比数列 工作表的操作 存储文件 2-1 建立新文件及工作簿视窗的操作2-1-1 建立新工作簿 建立工作簿的动作，通常可
7、借由启动Excel一并完成，因为启动Excel时，就会顺带开启一份空白的工作簿。 你也可以按下“文件”标签，切换到“文件”标签后按下“新建”钮来建立新的工作簿。开启的新工作簿，Excel会依次以工作簿1、工作簿2来命名，要重新替工作簿命名，可在存储文件时变更。（后面章节会介绍） 2-2 在单元格中输入资料2-2-1 认识资料的种类 单元格的资料大致可分成两类：一种是可计算的数字资料（包括日期、时间），另一种则是不可计算的文字资料。 可计算的数字资料：由数字0-9及一些符号（如小数点、+、-、$、%.)所组成，例如15.36、-99、$350、75%等都是数字资料。日期与时间也是属于数字资料，只
8、不过会含有少量的文字或符号，例如：2012/06/10、08:30PM、3月14日等。 不可计算的文字资料：包括中文字样、英文字元、文数字的组合（如身份证号码）。不过，数字资料有时亦会被当成文字输入，如：电话号码、邮递区号等。2-2-1 输入资料的程序 现在我们要练习在单元格输入资料，不管是文字或数字，其输入程序都是一样的，底下我们以文字资料来做示范。 首先是选取要放入资料的单元格，例如在B3单元格按一下: 输入“货号”2个字，在输入资料时，环境会发生一些变化，请看下图的说明： 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-3 资料
9、的显示方式与调整单元格宽度 输入完请按下Enter键或是资料编辑列的输入钮确认，Excel便会将资料存入B2单元格并回到就绪模式。 2-4 选取单元格的方法2-4-2 选取不连续的多个范围 如果要选取多个不连续的单元格范围，如B2：D2、A3:A5,先选取B2：D2范围，然后按住Ctrl键，再选取第2个范围A3：A5，选好后再放开Ctrl键，就可以同时选取多个单元格范围了。 2-5 快速输入出现过的资料 2-6 快速填满相同的资料 请开敔一份新的工作簿，首先练习操作步骤较单纯的填满功能，看看如何在B2：B6范围内填满”业务部”。 先如图输入内容，然后在B2单元格输入”业务部”3个字，并维持单元
10、格的选取状态，然后将指标移至粗框线的右下角，此时指标会呈 + 状： 在刚才的操作中，数据自动填满B2：B6单元格后，B6单元格旁出现了一个自动填满选项钮，按下此钮可显示下拉选单，让你变更自动填满的方式： 2-7 自动建立等差、日期及等比数列2-7-2 建立日期数列2-7-3 建立文字数列2-7-3 建立等比数列 2-8 工作表的操作2-8-1 插入与切换工作表2-8-2 为工作表重新命名 Excel2-8-3 设定页次标签颜色2-8-4 删除工作表 2-9 保存文件2-9-1 第一次存档2-9-2 开启旧文档 3 公式与函数 在单元格建立公式 相对参照位址与绝对参照位址 函数的使用方法 插入函
11、数的综合练习-奖金发放作业 不需要公式也能得知计算结果 3-1 在单元格建立公式 当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除等运算时，可以把计算的动作交给Excel的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。3-1-2 输入公式3-1-3 自动更新结果 3-2 相对参照位址与绝对参照位址3-2-2 实例说明3-2-3 混合参照 3-3 函数的使用方法3-3-1 函数的格式3-3-2 使用函数方块输入函数 函数也是公式的一种，所以输入函数时，也必须以等号“=”起首，假设我们要在B8单元格运用SUM函数来计算班费的总支出。3-3-3 用自动显示的函数列表输入
12、函数 若已经知道要使用哪一个函数，或是函数的名称很长，我们还有更方便的输入方法。请直接在单元格内输入”=”再输入函数的第1个字母，例如”S”，单元格下方就会列出S开头的函数，如果还没出现要用的函数，再继续输入第2个字母，例如”U”，出现要用的函数后，用鼠标双按函数就会自动输入单元格了： 3-3-3 利用“自动求和”钮快速输入函数 3-3-4 开启“插入函数”交谈窗输入需要的函数3-4 函数综合练习-奖金发放作业 首先要进行年资的计算，请先选取D2储存格，在此要使用DATEDIF这倜函数来计算两个日期之间的年数、月数或天数，其格式如下： DATEIF(开始日期，结束日期，差距参数单位） 计算出”
13、蒋文文”的年资后，请选取D2储存格，然后拉曳填满控黠至Dll储存格，即可算出所有员工的年资。 IF(判读式，条件成立时的作业，条件不成立时的作业） 就是好蒋文文的奖金后，请将E2单元格的填满控点拉曳到E11单元格，即可算出所有人的奖金。 3-5 不需输入公式也能得知计算结果 这一节要介绍一个超实用的自动计算功能，让你不需输入任何公式或函数的情况下，也能快速得到运算结果，其可计算的项目包括求和、平均值、最大值、最小值等常用的类别。 4 工作表的编辑作业 4-1 复制单元格资料 当工作表中要重复使用相同的数据时，可将单元格的内容复制到要使用的目的位置，节省一一输入的时间。这一节我们要分别介绍利用工
14、具钮及鼠标拉曳复制资料的操作步骤。 接着选取要贴上的区域G9：GII然后按下开始页次剪贴簿区的贴上钮将源数据贴上： 由于G5单元格的公式使用相对引用地址，因此复制到G9：Gll后，公式参照的位址会随着位置调整，所以G9、Gl0及Gll的公式分别如下：4-1-3 插入复制的资料 如果贴上区域已有数据存在，我们直接将复制的数据贴上去，会盖掉贴上区域中原有的资料。想保留原有数据的话，可将单元格改以插入的方式复制。假设我们想将A4单元格复制到B4单元格，但又要保留B4原有的内容，可如下操作： 原有的资料富益投信会往下移一格，而A4单元格的数据永胜科技会复制到B4单元格。4-2-1 利用工具钮搬移资料
15、首先选取欲搬移的源数据A3：D3，然后切换到开始页次，按下剪贴簿区的剪下钮 ，剪下来源资料：4-2-2 利用鼠标拉曳搬移资料 用鼠标拉曳的方式同样也可以搬移数据。接续上例，我们要将单元格A2：D2的资料搬到第6列：4-2-3 插入搬移资料 若粘贴区域已存有数据，为了避免原有的数据被覆盖掉，可改用插入的方式来贴上。请接续上例，假设”梁秀云”和”沈心慈”这两组数据的位置要对调，我们就用插入搬移数据的方式来修正： 4-3 复制与搬移对公式的影响 前两节我们谈了许多复制与搬移单元格数据的技巧，当复制或搬移单纯的文字、数字数据时还算简单，但若是要搬移、复制含有公式的单元格，可就要格外当心了！这一节我们就
16、来解析复制与搬移对公式的影响。4-3-2 搬移公式的注意事项 若搬移的单元格资料跟公式有关，请特别注意下列几点： 假如搬移的是公式，则公式中的位址不会随着粘贴区域的位址调整，所以公式仍然会参照到原来的单元格位址。 若公式参照到单元格范围，则仅搬移其中一倔储存格的话，其公式参照的储存格范围不变： 4-4 选择性粘贴上一复制单元格属性 储存格袒含有多种资料，例如用来建立公式的单元格，其内就含有公式和计算的结果；而单元格也可以只包含单纯的文字或数字资料，逭些我们通称为储存格的属性。 选取E2储存格，然后按下粘贴钮，即可看到数种储存格属性供你选择： 接着选取E3储存格，再次按下粘贴钮，从选单中改选值
17、，这次要贴上的是值这个属性：4-4-2 由粘贴选项设定要帖上的单元格属性 将储存格的属性贴到目的储存格之后，目的储存格旁边舍出现粘贴选项钮 ，若按下此钮，可显示选单来改边所要粘贴的储存格属性：4-5 单元格的新增与删除 有时候舍在输入资料的遇程中爱发现资料漏打，需要在现有的资料周穿插放入这些资料时，就需要先在工作表中插入空白列、行或储存格，再到其中输入资料：若有空白的储存格，或用不到的内容，则可将之删除。 删除空白单元格 选取要删除的单元格，比如B2：D24-6 单元格的文字格式设定 如果设定的封象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区
18、的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。4-7 数字资料的格式化 工作表的敷字资料，也许是一笔金额、一倜数量或是银行利率等等，若能为数字加上货币符号”$”、百分比符号”%。，想必更能表达出它们的特性。4-8 设定单元格的样式 如果觉得预设的一般样式太单调，可先选取要变换样式的单元格或范围，再切换到开始页次，在样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。4-9 日期和时间的格式设定 日期和时间也是属于数字资料，不过因为它们的格式比较特殊，可显示的格式也有多种变化，所以我们特别独立一节来详细说明。 4-10 设定资料对齐方式、方向与自动换列功能4-10-1 设定单
19、元格资料的水平及垂直对齐方式 要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。4-10-2 设定文字的方向 储存格内的资料预设是横式走向，若字敷较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。 要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择 钮。 也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。4-10-3 让单元格的文字能自动换列 先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列 钮。 4-11 冻结拆分窗口 当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。其方法如
20、下： 要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。 要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。 要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。 点击菜单栏“视图” - “冻结拆分窗口” 当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，可以取消对行或列的锁定。 拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或列： 指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。 当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。 4-12 数据有效性 利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。比如录入身份证号
21、码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。 数据有效性的设置方法如下： 选定要输入数据的区域，如F列。 选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“18”，手机号码就填“11”，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”-选择“数据”中的文本。 通过数据有效性还可以设置下拉菜单 选定要设定下拉菜单的列。 选择菜单栏里的“数据” - “有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“序列”，在“来源”里输入要限
22、制输入的值，逗号输入时要切换到英文输入模式。 数据有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制。 数据有效性的出错信息 数据有效性的出错信息包括“停止”，“警告”，“信息”。 5 建立图表 5-1 图表类型介绍 工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。Excel内建了多达70余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。 请切换到插入页次，在图表区中即可看到内建的图表类型。 以下我们就简单为你说明几种常见的图表类型，当你要建立图表前，可以依自己的需求来选择适当的图表。 折线图：显示一段时间内的连续数据，适合用来显示相等间隔（每月、每季、每年
23、）的资料趋势。例如某公司想查看各分公司每一季的销售状况，就可以利用折线图来显示： 区域图：强调一段时间的变动程度，可由值看出不同时间或类别的趋势。例如可用分区图强调某个时间的利润数据，或是某个地区的销售成长状况。底下以惠州近年来各县市新生儿人口数为例来绘制分区图。 散布图：显示2组或是多组资料数值之间的关联。散布图若包含2组坐标轴，会在水平轴显示一组数字数据，在垂直轴显示另一组数据，图表会将这些值合并成单一的数据点，并以不均匀间隔显示这些值。散布图通常用于科学、统计及工程数据，你也可以拿来做产品的比较，例如底下的冰热两种饮料会随着气温变化而影响销售量，气温愈高，冷饮的销量愈好。 股票图：股票图
24、顾名思义就是用在说明股价的波动，例如你可以依序输入成交量、开盘价、最高价、最低价、收盘价的数据，来当做投资的趋势分析图。 环圈图：与饼图类似，不过环圈图可以包含多个资料数列，而饼图只能包含一组数列。例如右图的例子，可以看出电器产品近三年的销售状况。 泡泡图：泡泡图和散布图类似，不过泡泡图是比较3组数值，其数据在工作表中是以栏进行排列，水平轴的数值(X轴)在第一栏中，而对应的垂直轴数值(Y轴)及泡泡大小值则列在相邻的栏中。例如底下的例子，X轴代表产品的销售量，Y轴代表产品的销售额，而泡泡的大小则是广告费。 雷达图：可以用来做多个资料数列的比较。例如右图的例子，我们可以雷达图来了解每位学生最擅长及
25、最不擅长的科目。 5-2 建立图表对象 认识Excel的图表类型后，现在我们就以实际的例子来学学如何在工作表中建立图表对象，将令人眼花的数据数据转变成美观、易于辨别高低趋势变化的图表，看起来也更为专业、有说服力！ 5-2-2 认识图表工具 页次 在建立图表物件后，图表会呈选取状态，功能区还会自动出现一个图表工具页次，你可以在此页次中进行图表的各项美化、编辑工作。 5-2-3 将图表建立在新工作表中 刚才建立的图表对象和数据源放在同一个工作表中，最大的好处是可以对照数据源中的数据，但若是图表太大，反而容易遮住数据源，此时你可以将图表单独放在一份新的工作表中： 5-3调整图表对象的位置及大小5-3
26、-1 移动图表的位置 建立在工作表中的图表对象，也许位置和大小都不是很理想，没关系，只要稍加调整即可。5-3-2 调整图表的大小 如果图表的内容没办法完整显示，或是觉得图表太小看不清楚，你可以拉曳图表对象周围的控点来调整：5-3-3 调整字型的大小 如果调整过图表的大小后，图表中的文字变得太小或太大，那么你可以先选取要调整的文字，并切换到开始页次，在字型区拉下字号列示窗来调整： TIP：在字型区中除了可调整图表中的文字大小，你还可以利用此区的工具钮来修改文字的格式，例如加粗、斜体、更改字型颜色等。 5-5 变更图表类型 本章一开始我们就提过，不同的图表类型，所表达的意义也不同。若是你觉得当初建
27、立图表时所选择的图表类型不适合，该怎么办呢？这一节我们先带你了解一下选择数据源范围与图表类型的关系，再告诉你如何替建立好的图表更换图表类型。 因此在选取数据范围时，你应该先考虑到这个数据范围要以什么样的图表类型来表达；或是先决定好要绘制哪一种类型的图表，再来考虑数据的选取范围。 5-6 变更资料范围 在建立好图表之后，才发现当初选取的数据范围错了，想改变图表的数据源范围，你可以如下操作，不必重新建立图表。 请选取图表对象后，切换到图表工具设计页次，然后按下数据区的选取数据钮，开启选取数据数据来源对话框来操作： 改变图表栏列方向 ：数据系列取得的方向有循栏及循列两种，接下来我们要告诉你如何改变数
28、据系列的取得方向。 接续刚才的范例，图表的数据系列是来自列，如果我们想将数据系列改成从行取得，请选取图表对象，然后切换到图表工具设计页次，按下切换列栏钮即可。 6 图形化数据分析 6-1 利用“格式化条件”分析数据 当工作表中的数据量一多，实在很难一眼辨识出数据高低或找出所需的项目，若我们想强调工作表中的某些资料，如：会计成绩达到90分以上者、销售额未达标准者，便可利用设定格式化的条件功能，自动将数据套上特别的格式以利辨识。 以下我们将一一利用不同的范例，来练习套用设定格式化的条件功能的各种规则。 实例1 ：分析考试成绩 当您在数据表中加入格式化条件后，若在选取的数据范围内，又修改了数值，标示
29、的结果也会立即变更。 删除格式化条件 在工作表中加入格式化条件后，可视实际状况取消不需要的格式化条件。首先选取含有格式化条件的单元格范围（如上例中的B3：G15），按下设定格式化的条件钮，执行管理规则命令，在开启的交谈窗中会列出该范围已设定的所有条件规则，可让我们进行删除： 若想一次删除所有的条件，可在选取范围后，按下设定格式化的条件钮，执行清除规则命令：实例2：分析书籍排行榜资料 以下再来练习不同的设定格式化的条件项目： 用包含下列的文字规则标示相同出版社的项目 包含下列的文字规则可帮我们找出某单元格范围中，符合特定字符串或数值的数据。假设我们想查询书籍排行榜中，某作者的书大约有多少本位于榜
30、上。我们先选取要查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则包含下列的文字命令： 用发生日期查询出版时间 发生的日期规则，会帮我们标示出符合某时间条件的单元格数据，例如我们想找出本月出版的书籍，便可选取书籍排行榜工作表范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则发生的日期命令来做查询： 利用重复的值标示出畅销作者 重复的值规则可标示出数据范围内，单元格数据有重复的项目。倘若我们想知道有哪些作者是排行榜的常客，就可以利用此规则来查询，选取查询的范围，然后按下设定格式化的条件钮，执行突出提示单元格规则重复的值命令：实例3：查询业务员业绩 以上示范的是格式化条件中，属于突出提示储存格规则分类的项目，我们接着再来进行项目选取规则分类的示范。以销售业绩数据为例，我们要从一堆数据中找出业绩优秀与不佳的资料：实例4：用“数据横条”规则标示业绩数据高低 资料横条会使用不同长度的色条，来显示数据数据，数字愈大色条愈长，反之，数字愈小则色条愈短。继续以销售业
