模块3(1):办结文件处置(文秘).ppt
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模块3(1):办结文件处置(文秘).ppt
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档案与信息管理,项目一:
办结文件的处置,办结文件的处置是指对办理完毕的文件按机关工作的需要、文件与档案工作的有关规定及文件本身的保存价值等因素进行归类、管理和处理。
概念,办理完毕的文件,归类、管理和处理,归卷,清退,销毁,暂存,有利于日常工作中对办结文件的调阅与利用;,有利于保护机密;,有利于排除无用信息的干扰。
平时归卷,清退,销毁,平时归卷,暂存,一、定义,平时归卷是指文件办结后文件管理人员按一定的原则与方法将具有查考保存价值的文件归入有关卷夹妥善保管的工作。
意味着文件由办理阶段进入管理阶段。
实质是对文件初步的分类与整理,归档前有符合科学分类的、相对固定的位置。
意义:
1、有利于加强对办结文件的日常管理;2、有利于保证文件材料的齐全完整;3、有利于单位日常工作中的调阅与利用;4、有利于防止文件丢失与泄密;5、为立卷归档工作奠定了基础。
二、步骤,1、编制归卷类目归卷类目,也称立卷类目、案卷类目或立卷分类方案等,是单位预先为办结文件编制的分类、归卷条目,其结构一般由类别、条目(条款)和条目(条款)顺序号组成。
上海市区教育局归卷类目上海市区教育局归卷类目一、办公室11.本局2003年度局办公会议记录永久12.本局召开学校校长会议记录永久13.二、中教科21.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复永久22.本局关于中学招生工作的计划总结永久23.三、幼小教科31.本局关于小学视导工作情况报告永久32.本局关于小学招生工作计划和总结永久33.四、总务科41.2003年度教育经费预算决算表永久42.2003年各类学校核定年度预算表长期43.,类别,条目,类、条目编号,类别设置:
按组织机构和按问题设类两种,可设置属类。
设置要求:
与档案室档案分类保持一致。
条目是归卷类目的主体。
设置要求:
1、不遗漏归档范围内的文件,还应略宽于归档范围;2、区别价值;3、结合职能、文件数量设置相应的条目。
注意的问题:
1、类按照本单位档案类别排列;2、类内条目按文件内容重要程度分主次;3、保持历史联系,内容相近的条目排列在一起;3、排列完毕,编号时一般采用分类小流水号,方便根据实际情况随时增加或拆分条目。
上海市区教育局归卷类目温州市区教育局归卷类目一、办公室11.本局2003年度局办公会议记录永久12.本局召开学校校长会议记录永久13.二、中教科21.本局关于调整中学布局、新设、撤并、改名等请示和上级的批复永久22.本局关于中学招生工作的计划总结永久23.三、幼小教科31.本局关于小学视导工作情况报告永久32.本局关于小学招生工作计划和总结永久33.四、总务科41.2003年度教育经费预算决算表永久42.2003年各类学校核定年度预算表长期43.,类别,条目,类目编号,类别设置:
按组织机构和按问题设类两种,可设置属类。
条目是归卷类目的主体。
1、不遗漏归档范围内的文件,应略宽于归档范围;2、区别价值;3、结合职能、文件数量设置相应的条目。
1、类按照本单位档案类别排列;2、类内条目按文件内容重要程度分主次;3、保持历史联系,内容相近的条目排列在一起;4、排列完毕,编号时一般采用分类小流水号。
三、要求,1、对文件管理人员平时归卷工作的要求,加强催办或催退,促使文件尽快办理完毕并退回。
未办理完毕的应退承办部门或承办人,责其办结再退回。
及时整理退回的办结文件,归卷并在登记簿上登录条目。
及时做好调整工作。
2、平时立卷,为减轻年终集中立卷的压力,可以将阶段性工作形成的文件先行立卷,但仍需统一编目归档。
平时归卷,清退,销毁,清退,暂存,定义按照有关规定或要求将文件退还原发文机关或由其指定的其它机关的工作。
清退,范围(略)。
做法(略)。
步骤(略)。
平时归卷,清退,销毁,销毁,暂存,定义按照有关规定以各种手段对失去留存价值的文件做毁灭性处置的工作。
销毁,范围(略)。
方法(略)。
程序与要求(略)。
平时归卷,清退,销毁,暂存,暂存,定义对既不应立卷归档或清退,又暂不宜销毁,而需再留存一定时期备查、备用的文件。
暂存,范围(略)。
管理(略)。
利用(略)。
模块三:
文件整理与归档,项目一归档文件的整理原则和要求,归档文件整理方法,立卷,以“件”为单位整理,通过立卷,形成案卷,以案卷作为基本保管单位,是目前归档文件的主要整理方法。
适应机关办公自动化环境下文件归档整理工作的需要,国家档案局推荐采用的新的整理方法。
整理原则,质量要求,整理原则,1、遵循文件材料的形成规律和特点;,2、保持文件之间的有机联系;,方法:
将一个问题、人物、案件、会议等文件;将请示与批复、问文与复文、批转文件的正件与附件、定稿与存本等组合在一起。
3、区别不同价值;,意义:
便于期满鉴定;便于重点保护与管理永久档案。
4、便于保管和利用。
最终目的,表现:
文件的内容和性质;文件的形成时间,反映自身客观状况,满足档案工作需要,整理原则,整理原则,质量要求,质量要求,质量要求,1、应归档的文件材料必须齐全完整,2、必须注意保持文件之间的有机联系,3、归档文件整理必须符合规范,便于保管与检索利用,是保证案卷质量最基本的要求,归档文件材料应当齐全完整,加强法制建设,健全规章制度,加强检查,
(1)正本与附件
(2)正本与不同稿本(3)文件与文件处理单(4)批转(转发)的通知与被批转(转发)的文件(5)内容上有直接联系的文件(5)页面完整,保持文件之间的有机联系,形成规律,管理要求,一个问题、一个人物、一个案件、一次会议等,正件和附件、各种文字本、问文与复文、存本与稿本,有多种联系或难于判断的,置于所有归档文件中,系统考虑,防止失密,重点保管,避免重复劳动,利于鉴定销毁,区别措施,妥善保管,规范整理,便于保管、检索利用,外形整理,保管利用,根据机关档案工作业务建设规范或归档文件整理规则进行,根据文书档案案卷格式或归档文件整理规则进行,
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