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广播电视大学公文处理暂行办法
第—章总则
第一条为促进我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,进一步提高公文处理工作的效率和质量,根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的有关规定,结合本校实际,特制定本办法。
第二条参与公文处理的工作人员,含党委办公室、学校办公室(以下简称办公室)和其他部门有关人员,要牢固树立全心全意为人民服务的思想,发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,认真做好为领导、为基层、为学校服务的各项工作,保持良好的精神面貌,忠于职守,廉洁正派,依法办事。
第三条具体承担公文处理的处室在公文处理过程中,要相互协调,密切配合,保证公文运转及时、准确、安全、保密。
第四条公文处理坚持自下而上、分级负责、职责明确、集体办文的原则,主要包括办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第二章公文种类
第五条我校党委和行政常用的公文种类主要有:
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)公告
适用于向校内外宣布重要事项或法定事项。
(三)通告
适用于公布学校各有关方面应当遵守或周知的事项。
(四)通知
适用于传达上级机关的指示,批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(五)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者交流重要情况。
(六)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出建议,答复上级机关的询问。
(七)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(九)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
(十二)决议(仅在党委的文件中使用)
适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
(十三)规定(仅在党委的文件中使用)
用于对特定范围的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
第三章公文格式及各要素标识规则
第六条组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。
置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首,一般包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等几个要素;置于红色反线以下(不含)至主题词(不含)之间的各要素统称主体,一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等几个要素;置于主题词以下的各要素统称版记,一般包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期和印制份数等几个要素。
(一)公文份数序号
公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
“绝密”、“机密”、“秘密”公文应当标明份数序号,用3号黑体阿拉伯数码顶格标识在公文首页版心左上角第1行。
(二)秘密等级和保密期限
涉及党和国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。
如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(三)紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”,以明确公文送达和办理的时间要求。
如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(四)发文机关标识
发文机关标识,由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;对一些特定的公文只标识发文机关全称或规范化简称。
我校的发文机关标识主要有五种(详见附件4公文格式样本)。
其使用范围如下:
1.《广东广播电视大学文件》用于以学校名义发出的文件(发文编号:
粤电大[XXXX]XX号,或粤电大XX[XXXX]XX号)。
2.《广东广播电视大学》信函式格式,用于以学校或各部门名义发出的一般性函件(发文编号:
粤电大XX[XXXX]XX号,或粤电大XX函[XXXX]XX号)。
3.《中共广东广播电视大学委员会文件》用于党委发布、传达贯彻党的方针、政策,作出重要工作部署,通知重要事项、任免干部,向上级机关报告、请示工作,转发上级机关的文件,批复、批转下级机关的重要报告、请示(发文编号:
粤电大党[XXXX]XX号)。
4、《中共广东广播电视大学纪委文件》用于以学校纪委名义发出的各类文件(发文编号:
粤电大纪[XXXX]XX号)。
5.《广东广播电视大学办公会议纪要》会议纪要格式,用于学校党委或校领导办公会会议情况和议定事项的记载、传达,不编发文字号。
(五)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
用3号仿宋体字标于发文机关标识和与版心等宽的红色反线之间,居中排布;信函式格式和会议纪要格式,于武文线(上粗下细)下居右空1字排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“[]”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
(六)签发人
上行文应当注明签发人,平行排列于发文字号右侧。
发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
(七)标题
公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,单一机关制文时可省略发文机关名称。
于红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(八)主送机关
主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
于标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
(九)正文
正文是公文的主体,于主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行。
(十)附件说明
公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码,附件名称后不加标点符号(如“附件:
1.×××××”)。
(十一)发文机关署名、成文日期及印章
发文机关署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方、成文日期上方,和成文日期对中排列。
以学校党委、行政或纪委单一机关名义制发的公文在落款处可以不署发文机关名称,而只标识成文时间,加盖党委、学校或纪委印章即可。
以各部门名义(盖各部门章)的发文需署名。
成文日期以负责人签发或会议通过的日期为准。
成文时间右空4字,于正文或发文机关署名右下方用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
公文除“会议纪要”形式发出的以外,应当加盖印章。
加盖印章应上距正文1行之内,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
特殊情况下,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十二)附注
公文如有附注(需要说明的其他事项,如印发传达范围),应当用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
(十三)附件
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行用3号仿宋体字顶格标识“附件”,有序号时需标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四(不编页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前。
(十四)主题词
公文应当标注主题词;上报的文件,应当按照上级机关的要求和《公文主题词表》标注主题词。
“主题词”于抄送机关或印发机关、印发日期的上方用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。
(十五)抄送机关
抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的上级、下级和不相隶属机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
公文如有抄送,在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
(十六)印发机关、印发日期和印制份数
印发机关名称、印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。
印发机关名称左空1字,印发日期右空1字。
印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
印制份数位于印发机关和印发日期的下一行,用3号仿宋体字,右空1字加圆括号标识。
版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心。
第七条公文用纸采用国际标准A4型(210mm×297mm),版心尺寸为156mm×225mm。
文字从左至右横写、横排。
正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。
页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页以后的页不标识页码。
公文中图文的颜色,未作特殊说明的均为黑色。
印刷上要求双面印刷,页码套正。
装订上要求左侧用两个钉装订,不掉页。
第四章行文规则
第八条行文应当确有必要,注重效用,坚持少而精。
按规定须经党委会议、校长办公会议研究决定的事项,应在会议作出决定后方可行文。
第九条学校各部门可以函的形式(粤电大XX函[XXXX]XX号)向市县电大的相应部门行文。
除学校办公室外,其他部门原则上不得向市县电大直接正式行文。
党委职能部门、纪委办公室只可向学校各党支部行文。
不相隶属机关之间(包括向无隶属关系的有关主管部门请求批准)一般用函行文。
第十条向各市、县电大的重要行文,根据需要可同时抄送省教育厅或其有关职能部门。
向无隶属关系的有关主管部门请求批准的重要发文,要抄送省教育厅或其职能部门。
第十一条向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文(如“报告”)中夹带请示事项;一般只写一个主送机关或部门,需要同时送其他机关或部门阅知的,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。
第十二条除上级机关负责人直接交办的事项等特殊情况外,不以学校名义直接向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第五章发文办理
第十三条发文办理包括草拟、审核、签发、复核、编号、缮印、用印、分发等程序。
第十四条草拟公文应当做到:
(一)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、上级机关的指示及其他有关规定,完整、准确地体现发文单位的意图。
(二)情况确实,内容充实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
格式使用正确。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。
公文中汉字引用公文应当先引标题,后引发文字号,如省人民政府办公厅《转发省高教厅关于进一步改革和发展我省广播电视大学教育的意见的通知》(粤府办[1999]21号)。
日期应当写明具体的年、月、日,一般不用“今年”、“明年”等词来表述。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(l)”。
(七)必须使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)拟稿人应填写发文稿纸首页(包括标题、拟稿人、格式、紧急程度、密级、存档份数、主送机关、抄送机关、附件、主题词、打印等栏目),并按程序呈批。
第十五条拟发公文文稿,在送领导签发前必须经过严格审核。
文稿的核稿、签发,按如下程序进行:
(—)以各处室名义发出的函件(用信函式格式,署发文处室名称,盖处室印章,编处室发文字号:
粤电大XX函[XXXX]XX号)文稿,经本处室分管副处长核签后,由处室主要负责人(正处长或主持全面工作的副处长)签发。
(二)由各部门代拟的以学校党委、行政或纪委名义发出的文件(用正式文件格式或信函式格式,盖党委、学校或纪委印章,发文编号:
粤电大[XXXX]XX号或粤电大XX[XXXX]XX号,粤电大党[XXXX]XX号,粤电大纪[XXXX]XX号)文稿,经拟稿部门处长核稿并签名(如需有关处室会稿,还需要送该处室主要负责人核签)后,须送办公室审核,并由其确定呈送有关校领导签发。
(三)党委、校领导办公会议纪要,由会议记录人整理、办公室主任或其委托的副主任核稿后送校长签发;工作会议纪要,由业务部门负责人核签后送参加会议的办公室主任或副主任审稿,由主持会议的校领导签发;办公室未参加会议的,由办公室主任审稿后呈主持会议的校领导签发。
校领导在部门业务会上的讲话稿,需要以学校文件印发的,由起草部门负责人核签并送办公室主任审核后送校领导本人审定。
第十六条办公室审核的重点是:
报批程序是否符合规定;是否确需行文;行文方式是否妥当;涉及其他有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;所提措施和办法是否切实可行;人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本办法的规定。
第十七条已经领导同志审批同意、需以学校或各部门名义发出的公文,正式印制前由秘书科进行最后的复校。
重点是:
审批签发手续是否完备,附件材料是否齐全,文件的体例、格式是否完整、统一、规范等。
第十八条档案保密室负责对需要定密的公文进行复核并登记。
第十九条已经会议主持人审批的会议纪要,经办人应审核会议内容和有关决定事项是否完整、明确;参加会议的单位、人员是否齐全、准确;分送范围是否确切。
第二十条秘书科负责对公文的编号(以各部门名义的发文由拟稿部门编号)、排版、印刷。
印刷完后由拟稿部门盖章、封发。
第二十一条学校领导对文件的重要批示和具体交办意见,秘书科应及时向原审核过该文稿的处室领导或与此有关的其他处室领导报告。
重要文件的办理、运转情况,应及时向主管领导及有关领导反馈。
第六章收文
第二十二条档案保密室负责接收经机要交换和邮局渠道送来的文电、信函。
上述文电、信函,属领导同志个人亲收的,直接送领导同志签收、拆封;属学校党委、行政的,由档案保密室签收、拆封;属办公室的,由秘书科签收、拆封;属其他处室的,交相关处室签收、拆封。
第二十三条档案保密室负责签收由机要局和机要交通送来的文电、信函,以及应由学校或办公室办理的传真件。
档案保密室收到所有送给学校党委、行政的文电、信函,均应分类登记,输入电脑(对绝密文件的登记应注意省略涉密内容),进行编号,并送领导传阅,再根据业务分工送有关处室办理。
第二十四条学校各处室收到其他单位直接送来的属于本处室分工办理的文件,应送档案保密室登记编号;如急需处理的,可由经办人员直接送档案保密室登记后办理。
第二十五条收文单位和人员签收文电、信函,应认真核对来文单位、件数和密封情况。
确认无误后方可签名,并注明签收日期。
第七章分办
第二十六条办公室收到公文,按以下原则分办:
(一)办件,即凡符合公文行文规则,需要办理的公文,由档案保密室按处室业务分工编号登记,并分送相关处室办理。
(二)阅件(含抄送件),即有关单位抄送的、不需办理的公文,办公室按业务分工分送相关处室传阅。
(三)需要学校审批而直接报送领导同志个人的公文,除领导同志专门交办的事项和重大突发事件外,应转办公室处理,对于符合要求的,办公室按程序呈批;不符合要求的,退回报文单位按规定重新呈报。
如领导先作批示,应将批示转办公室处理;领导同志对自收电报的批示,属于要办理的,退办公室按程序分办;属于校领导之间传阅的,由办公室负责传递;对报送的简报、信息、资料,凡是领导有批示的,退办公室按程序分办,有关经办处室按文件处理办法办理。
第二十七条报送学校的简报、资料、信息等,除指名专送的以外,由办公室按学校领导同志的工作分工及处室的分工分办或处理。
属于重要的或有新信息的,由办公室分送传阅。
第二十八条公文承办处室如对公文分办有异议,应及时送办公室商转其他处室承办;若无法确定承办单位,由办公室提出建议,呈报分管校领导裁定。
第八章办理
第二十九条办公室主任收到档案保密室送来的公文,根据公文的阅办范围提出拟办意见后,由档案保密室呈送有关校领导阅批,并根据领导的批示转交有关部门阅办。
第三十条主送学校或办公室的政策规定、事权界定和主管部门比较明确的事项,经办公室主任审核后可以直接转给有关职能部门处理,由办公室使用“广东广播电视大学公文处理表”(转办,见附件1)转出。
第三十一条资料齐全可以呈批的公文,由办公室提出拟办意见并核签后,呈送分管的校领导,再按校领导的批示办理。
紧急、重大事项应急办,同时报告有关校领导;也可先送有关校领导批示后再办理。
第三十二条公文呈批,应使用“公文呈批表”进行电脑打印;有关的附件应按顺序叠好,附件一般包括:
原文、有关部门意见、有关政策规定、相关资料等;有领导批示或前案的,也应予附上。
第三十三条公文按规定呈批结束后,应正式行文函复。
如不需正式行文函复且领导批示适宜转出的,可使用“广东广播电视大学公文处理表”(交办,见附件2)将领导批示转有关部门知照执行。
第三十四条公文办理应遵守以下时限要求:
(一)可以直接送领导审批的请示性文件,应在1个工作日内呈批;可以修改后送领导审批的发文代拟稿,一般应在3个工作日内改好呈批(如需补征求有关部门意见的,则从收齐意见之日起计)。
(二)主办单位经与有关部门协商未能取得一致意见而报来的文件,经办人一般应在收文后2个工作日内进行综合分析,提出拟办意见呈批;发文稿一般应在3个工作日内呈批。
(三)领导批示后,经办人应在2个工作日内拟复函稿并呈批。
(四)急件应即到即办,在规定时间内办完;校领导交办的公文处理事项作为急件办理。
难以按时办完的应向有关领导报告。
(五)党委和校领导办公会议和工作会议纪要,经办人应在会议结束后3个工作日内拟好纪要的文稿呈批。
第九章呈送
第三十五条公文原则上按校领导的排序和分工呈送,由办公室运转。
第三十六条公文呈送过程中,如遇办公室主任出差或其他原因不能批阅公文时,可由分管业务的副主任审核后呈送校领导或转送有关部门。
第三十七条如有时限性的公文,办公室应按公文处理时限要求及时呈批,并应告知校领导;按校领导意见暂缓处理的,经办人应适时提出续办意见呈批。
第三十八条公文呈送过程中,如果校领导批示送有关部门或有关部门负责人,办公室应根据校领导批示精神和公文办理的要求,或先送有关部门,或在继续呈送的同时,将复印件转有关部门,或在校领导均批示完毕后,再按校领导批示办理。
第十章审批
第三十九条未经正常程序直接呈送校领导的公文和格式不规范的公文,校领导—般不会在上面直接批示。
第四十条办公室正常呈批的公文,如需明确表态的,请校领导直接批示,不要划圈;如划圈视为同意。
第四十一条经办公室正常呈送的公文,请校领导急件急批;如外出开会、出访或工作太忙等难以及时审批的,请退回办公室呈由代管该项业务的其他领导审批。
第十一章督办
第四十二条经办人在办理紧急公文时,除要按规定程序和时限要求做好各项工作外,还应对有关环节进行检查,确保工作落实。
第四十三条公文的督办,由办公室按督促检查工作的有关规定要求办理。
第十二章反馈
第四十四条校领导批示并办理完毕的重要公文,办公室经办人员应填写《领导批示回报》(见附件3),呈送作过批示的有关领导。
第四十五条急件、特急件发出后,办公室要向分管校领导或交办该项工作的校领导报告。
第四十六条对校领导批示交办的重要公文,以及上报和下发公文的运转情况,办公室应及时跟踪了解,将情况向主管校领导及有关校领导反馈。
第十三章归档
第四十七条公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。
第四十八条凡是学校党委、行政或纪委公务活动中已办理完毕具有保存价值的各种文件、函件、会议纪要、简报、资料等,均属归档范围。
第四十九条以学校党委、行政、纪委或学校各部门名义编号、盖学校印章的各种文件、函件、会议纪要等,各部门经办人要在盖章时把底稿(包括草稿、领导批示、历次修改稿及其他附件)和两份正文交档案保密室暂存(年终交各部门归档),并留一份正文给秘书科存查。
第五十条以各部门名义编函号、盖部门印章的函件(粤电大XX函[XXXX]XX号)和没有正式编文号的函件、资料的底稿,以及其他零散文件材料(包括上、下级的来文、电报、调查材料、信息、信访和学校领导主要活动记等),由各部门秘书暂存,于第二年2、3月间整理(立卷)后移交档案保密室。
第十四章附则
第五十一条公文运转过程中,尤其是翻印、传递、保存过程中,必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定,确保党和国家秘密安全。
上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经校领导或者办公室主任批准,可以翻印。
翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第五十二条本办法自2002年10月1日起施行。
以往本校的公文处理办法、规定与本办法不符的,以本办法为准。
第五十三条本办法由办公室负责解释。
附件:
1.广东广播电视大学公文处理表(转办)(略)
2.广东广播电视大学公文处理表(交办)(略)
3.领导批示回报(略)
4.广东广播电视大学公文格式样本(略)
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