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xx厂信息系统的建设方案
XX厂信息系统的建设方案
XX厂创建于1994年,始终致力于高品质的生产路线,现已发展成为集研发、生产、工程、销售和本地化服务为一体的高新科技工厂。
XX厂作为一家以市场为主导的公司,将打造国际知名品牌的LED灯具工厂作为追求的目标,年销售额达30亿,拥有员工5200余人。
为减少资源浪费,提高工厂效率,现为XX厂建立一个采购和应付系统,以实现更有序、更有效的财务管理。
(一)福特重构案例分析
在建立采购和应付系统之前,先分析下福特重构的一个案例。
福特汽车公司是美国三大汽车巨头之一,但是在20世纪80年代初,福特像许多美国大工厂一样面临着日本竞争对手的挑战,因而计划削减管理费用和各种行政支出。
福特汽车公司2/3的汽车部件是从外部供应商购进的,为此需要有相当多的职员从事应付账款管理工作。
在进行业务流程重组之前,福特汽车公司的应付账款部门职员500多人。
最初,管理人员计划通过业务处理程序合理化和应用计算机系统,将职员裁减到最多不超过400人,实现裁员20%的目标。
而福特汽车公司持有22%股份的日本马自达(Mazda)公司,在做同样工作的只有5个人。
尽管两个公司在规模上存在一定的差距,但5:
500的差距让福特公司震惊了。
为此,福特公司决定对其公司与应付账款部门相关的整个业务流程进行彻底重构。
在这次重构中,采购部门和应付账款部门的人员得到了精简,节省了生产成本,提高了效益。
重构前,采购部门和应付账款部门的人员坐在办公室内,把有关的凭证传来递去,人力不停的消耗却没有创造更多的利润。
这帮助广大财务人员从繁重的手工工作中解脱出来,减轻劳动强度,提高了工作的质量和效率,从而为提高经济效益服务。
福特汽车公司对采购和应付流程进行了重构。
特汽车公司的采购流程是从提出购货订单开始,也就是说,从根据工厂所需要的原材料、零部件而提出购货订单开始,一直到购到货后付款。
将货供应给工厂为止。
采购流程包括应付账款职能,但它还包括购货和收货。
福特汽车公司原先的采购和应付流程显然是按一般流程进行的。
流程一开始,由采购部门向供应商发出购货订单,并将一份副本送交应付账款部门。
供应商发货,货物运到福特汽车公司的收货点后,收货的办事人员填写一份表格,说明收到货物的情况,并将表格发交给应付账款部门。
与此同时,供应商向福特汽车公司的应付账款部门送去发票。
福特汽车公司的应付账款部门关于一批货物有三种凭证——购货订单、收货凭证和发票。
如果这三种凭证上的数据互相吻合,应付账款部门的办事人员就签字同意付款。
大多数的情况是如此,但有时会出现不一致的情况,那时就要更进一步的处理,消耗更多的人力资源。
从福特汽车公司新的采购和应付流程一看便知,跟原先的流程有了很大的改进。
主要是由于新的流程完全取消了发票,办理应付账软的办事人员也就不再需要把购货订单、收货凭证同发票进行核对,提高了工作效率。
福特汽车公司新的采购和应付流程是:
采购部门的一名采购员向供应商发出购货订单,与此同时,将订单上的有关内容输入联机数据库。
供应商跟以往一样,将货物发往买方的收货点。
货物运到后,收货点的工作人员通过电脑终端机进行核对,看看已经运到的货物同数据库中贮存的已经发出的购货订单的内容记录两者是否相符。
只有两种可能性:
相符或不相符。
如果相符,收货点的工作人员接收这批货物,并按电脑终端的键,告诉数据库,这批货物已经运到。
数据库现在已记下收到这批货物,而且,电脑会自动地签发一张支票并在适当时候把它发往供应商。
另一方面,如果这批货物同数据库中已经发出的购货订单的内容记录不相符,那么,收货点的工作人员拒绝在运货单上签收,让它退还给供应商。
福特汽车公司这次重构的基本概念是简单明了的。
审定支付货款一事,以往由应付账款部门负责,现在改在收货点上办理。
这项工作的原有流程有着迷宫般的复杂性,如:
查找材料,暂缓执行,记入备忘录,等等,足以使500名办事人员或多或少地为此忙忙碌碌。
新的流程却不是这样。
实际上,新的流程实施后,整个应付账款部门就几乎没有继续存在的必要。
在福特汽车公司的某些部门,例如,在发动机部,办理应付账款的人员减少到只有过去的5%。
原有的人员中只有极少数人留下来,继续做应付账款方面的上作,处理出现的特殊情况。
福特汽车公司应付账款部门的一项规定是,只有收到了发票才能付款。
尽管这条规定难得明确表达出来,但它已成为一种规则,原先的采购流程就是遵循这种规则形成的。
福特汽车公司的管理层在着手调整采购流程时,曾认真地提出问题:
是否仍想按照这条规定办事?
答案是否定的。
破除这项规定的办法就是取消发票。
于是,福特汽车公司不再实行“发票收到后才能付款”,改为实行新的规定“货物收到后才能付款”。
仅仅改一个词,就为工厂的一项重大的变革奠定了基础。
在福特汽奉公司原有的规定中,作这种一词改变的,另外还有几起。
它们至今仍在发挥类似的作用。
(二)XX厂采购和应付系统的建立
通过福特重构案例案例,我们发现将信息系统技术应用到工厂的工作中来,可以极大的提高工厂的工作效率,尤其是在人力成本日益增加的这个环境,减少人力的消耗,大大的减少了生产成本。
因此,我们决定为XX厂建立一个采购和应付系统。
首先,确立建立采购和应付系统的目标。
这个系统必须能正确的反映采购与付款日常业务,并能进行实时的控制。
能够动态的体现采购和应付系统的处理过程,反映和监督存货采购交易过程资金的支出和应付情况,跟踪应付账款的到期日,及时提供债务总额和现金需要量,加强对应付款的核算和管理。
能够及时的提供采购和应付系统的各项信息。
确保信息的统一、及时、共享。
其次,划分XX厂采购与应付帐款管理子系统的主要任务,包括以下几个方面:
1.输入采购付款凭证上的数据、各种采购费用等采购数据。
2.输入XX厂各产品产量计划、各产品原材料和零部件消耗定额,各部门的用料申请计划,以便辅助采购控制部门制订采购计划。
3.输入机内自动编制的采购计划以外的订购单上的数据。
4.由上述数据和从存货子系统取来的存货编号、名称、重定货点、经济定货量等数据自动制订采购计划。
5.输入XX厂有关的供应商的资料,为选择供应商、制订采购计划、等提供供应商信息。
6.分析并制订付款计划。
7.统计采购数据、付款数据,并进行自动转帐。
8.打印采购计划、付款计划、用料申请计划、订购单、采购明细帐、采购统计表、付款通知单、付款清单、欠款帐龄表、供应商资料查询信函、在途材料一览表等。
9.查询上述各有关数据。
再次,建立XX厂采购与付款系统处理流程及解决方案。
重构前XX厂采购与付款流程图如图-1,重构后的XX厂采购与付款系统处理流程图见图-2,重构后的XX厂采购与付款系统处理流程的具体内容如下:
1.采购审批
在采购与付款系统处理流程中,先把生产和库存部门等采购申请方的有关申请采购的信息输入到采购管理模块后,系统将自动生成采购申请单等采,由相关部门对采购申请单进行审批。
。
2.确定供应商
借鉴发达国家的经验,在我国供应商的管理上采用了“黑名单”制。
供应商的资格一般由企业做出规定,而供应商的资格审查则由企业采购与付款部门的局外人根据供应商资格要求对供应商进行实时审查。
符合企业规定资格的供应商都可以参与竞争。
3.下达采购订单
采购部门确认采购订单无差错后将订单输出,并发给供应商。
采购与付款系统对下达的采购订单按计划进行跟踪,保证订单按时按质按量完成。
4.收货、退货
验收人员将收到货物的数量,质量等信息输入采购与付款系统,系统即自动在验收报告,发票和订单三者之间进行比较,经确认没有差异的验收报告和发票自动通过批处理形成批验收文档和批应付账款文档;如果验收不合格,则应该进行退货处理。
5.结算
结账付款工作由采购流程小组配合财务流程小组来完成,并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊,计算出物料的采购成本。
在采购订单交货、收货、入库、付款并考核后,及时结清采购订单。
图-1上图是重构前XX厂采购与付款流程图
图-2上图是重构后XX厂采购与付款流程图
(三)XX厂采购和应付系统操作的内部控制和管理
如何建立和完善XX厂采购和应付系统操作时的内部控制,需要进行详细的分析和计划。
XX厂用于采购和应付系统的计算机应尽可能是专用的,XX厂应对计算机的使用建立一整套管理制度,以保证每一个工作人员和每一台计算机都只做其应该做的事情。
操作控制包括数据输入控制、经济业务发生控制、数据通讯控制、数据处理控制、数据输出控制和数据储存控制等。
具体内容如下:
1.数据输入控制
计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,如果输入的数据不准确,处理结果就会出现差错。
在数据输入时,哪怕是很小的错误数据,一旦输入计算机就可能导致错误的扩大化,影响整个采购和应付系统的正常运行。
因此,XX厂应该建立起一整套内部控制制度,以便对输入的数据进行严格的控制,保证数据输入的准确性。
数据输入控制首先要求输入的数据必须经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查;其次,要采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等。
2.业务发生控制
业务发生控制又称“程序检查”,主要目的是采用相应的控制程序甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的业务操作。
在经济业务发生时,通过计算机的控制程序,对业务发生的合理性、合法性和完整性进行检查和控制,如表示业务发生的有关字符、代码等是否有效,操作口令是否准确,经济业务是否超出了合理的数量、价格等变动范围。
工厂还应建立有效的控制制度以保证计算机的控制程序能正常运行。
3.数据通讯控制
数据通讯控制是工厂为了防止数据在传输过程中发生错误、丢失、泄密等事故的发生而采取的内部控制措施。
XX厂应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠。
如将大量的经济业务划分成小批量传输,数据传输时应按顺序编码,传输时要有发送和接收的标识,收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈,每批数据传输时要有时间、日期记号等等。
4.数据处理控制
数据处理控制是指对采购和应付系统数据处理的有效性和可靠性进行的控制。
数据处理控制分为有效性控制和文件控制。
有效性控制包括数字的核对,对字段、记录的长度检查,对代码和数值有效范围的检查,记录总数的检查等。
文件检查包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否被感染病毒等。
5.数据输出控制
数据输出控制是工厂为了保证输出信息的准确、可靠而采取的各种控制措施。
所以,XX厂对输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定,要建立标准化的报告编号及收发、保管工作等。
6.数据存储和检索控制
为了确保采购和应付系统产生的数据和信息被适当地储存,便于调用、更新和检索,XX厂应当对储存数据的各种磁盘或光盘作好必要的标号,文件的修改、更新等操作都应附有修改通知书、更新通知书等书面授权证明,对整个修改更新过程都应作好登记。
采购和应付系统应具有必要的自动记录能力,以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查。
7.采购和应付系统使用控制
XX厂对用于采购和应付系统的计算机的上机管理措施应包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册和上机时间安排等。
此外,计算机的操作应严格遵照业务和处理流程进行,在软件中设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序,违反操作规程和操作时间应及时予以提示和制止,建立操作日志制度。
计算机程序中应对所有操作留有记录,包括操作时间、操作人员姓名、操作内容等。
对已记账和已结账业务设置不可修改或逆操作程序,要修改必须通过编制记账凭证冲正或补充登记来更正,以保证数据的完整性、真实性。
结语
由于信息系统较为复杂、庞大,牵涉到工厂的各个部门、方方面面,建立这样的采购和应付系统应该从关键点着手,从简单到复杂,从点到面,最后形成整个信息管理的网络。
只要充分利用所拥有的各项资源,充分调动相关人员积极性,与相关部门密切配合,就能实现XX厂的信息化,进一步发挥财务管理在工厂管理中核心作用,实现对工厂物流、资金流和信息流的一体化管理,将工厂的日常工作与现代信息技术的应用结合起来,融为一个统一的管理信息系统。
2011年秋会计学专业
xxx
二〇一二年五月二十二日
主要参考文献:
【1】、巴克:
《福特帝国》,机械工业出版社2007年版。
【2】、付得一:
《会计信息系统(第二版)》,清华大学出版社2007年版。
【3】、艾文国:
《会计电算化》,高等教育出版社2003年版。
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