浅谈ERP实施项目时间管理的影响因素.docx
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浅谈ERP实施项目时间管理的影响因素
浅谈ERP实施项目时间管理的影响因素
摘要:
项目管理的本质要求在有限的资源下,在一定时间周期内容达到项目目标。
而对于ERP实施项目,其本质要求是在合同签订上线日期前,在有限资源(人力、资金、知识、权力等)的约束下,项目的各个阶段、各模块、各子系统、各个团队成员严格按照计划进行,不相互阻碍其进度,而最终完成对业务流程进行梳理优化,未来业务流程蓝图设计确定,并在ERP系统中E化这些业务流程蓝图和其他子系统的开发,同时通过培训的方式进行知识转移,最终使ERP成功上线。
ERP的实施本身是一个系统工程,影响这一系统工程的时间进度存在着很多因素,如团队因素、知识因素、意识因素、人员配合元素等,这就对ERP实施项目中的时间管理提出了一定的挑战性。
怎么样平衡好这些影响因素,利用有限的资源最大化其效能,有效的进行时间进度管理,顺利按照合同签订的日期,成功到达项目目标,是本文将以SAPERPR3实施项目作为案例来探讨的问题。
一、影响SAPERPR3实施时间管理因素的整体分析
思想意识态度
SAPERPR3实施项目由于此软件本身属于目前世界上比较领先的大型商业应用软件,它的使用对象企业的业务一般来说涉及到面比较广,比较复杂。
实施过程对管理方式的改变也是比较大,因为这会影响到部分人员或组织的管理模式和利益。
要对一个企业的管理模式,业务流程进行优化调整,并在ERP系统中固化这些管理思想和优化后的业务流程,需要企业高层、中层、关键用户、最终用户积极的参与和给予极大的支持,在完成正常业务的同时,还有抽出大部分时间来参与、配合整个项目的实施。
同时思想上对于与现状管理模式、现在业务流程存在矛盾冲突,对其自身利益有损害时,能够不保持冷静开放的心态,不产生抵触心理,积极和顾问面对改变,和顾问探讨出最适合的方式。
所以企业各级人员的对ERP实施的认识、态度也是时间管理当中的一个重要影响因素。
知识水平
ERP软件本身是管理思想和IT技术的进程体,对ERP的实施对参与项目的团队、人员的素质、知识和能力都提出来很高要求。
对于管理方面,参与人员对于其参与模块对应的业务要求非常熟悉,能够用流程管理的方法和思维来把现实中的业务流程进行梳理,图形化,并通过分析,发现存在的问题进行优化调整。
同时对于ERP系统中融合的管理体系、管理思想也需要有很清楚的掌握和了解,只有这样才能把现实业务需要和ERP系统能够实现的管理需要对应起来。
对于IT技术方面,最为基本的对软件思想有所了解和掌握,对ERP各个模块的前台操作后台配置有所了解。
使项目团队所有成员达到这样的要求,是需要时间来补齐成员各自的短板,且各个成员补齐短板的时间是参差不齐的。
所以知识体系这样一因素对整体项目进度存在影响作用的。
除项目成员之外,还有对最终用户的知识转移过程也是会由于人员的水平差异影响到项目的时间进度。
按模块分组实施的方式
SAPERPR3实施是按模块分组进行实施的,分为MM(物料管理)、PP(生产计划)、QM(质量管理)、SD(销售与分销)、FI(财务管理)、CO(成本管理)、PS(项目管理)、HR(人力资源)等。
在项目一开始就按照这样的分组,有对应顾问和关键用户进行相应模块的实施,最后各个模块再集成实施,并最终上线。
由于各个应用模块复杂度差异,模块的顾问、关键用户的能力的差异以及调研时用户的配合程度的差异,都会导致完成时间的差异,这样一来先实施完的应用模块是进行不了集成实施、集成测试的,从而导致一定的人力资源的浪费和整体项目时间的延迟。
这就对整个项目各个应用模块的时间进度的管理方面提出了很高的要求。
团队成员配合度
SAPERPR3的实施涉及到业务范围相对于其他专业系统来说是比较广泛的,涉及到企业从采购、生产、质量、销售、项目管理、财务、人力资源等方方面面。
那么对于实施方需要对应业务应用专业的顾问和技术顾问,对应企业方需要对应的业务骨干组成关键用户、IT技术组、数据组和顾问一起组成项目实施团队。
分别承担下列工作内容:
◆实施方项目组承担项目实施工作,包括以下主要内容:
1)项目管理工作:
包括制定项目实施策略、计划与进度控制。
2)系统培训:
包括ERP理念培训、系统管理员培训及ERP产品(模块)功能培训。
3)业务需求调研,现状业务流程梳理分析、蓝图业务流程设计
4)需求分析和方案设计,包括数据准备方案
5)系统客户化配置
6)制定测试计划、辅助关键用户准备测试案例和指导测试,包括模块测试和集成测试
7)系统安装
8)辅助进行权限规划和分配
9)辅助建立内部支持体系
10)指导关键用户静态数据转换
11)帮助制定系统切换计划和指导系统切换
12)系统运行支持,包括现场支持、在线支持和电话支持
◆客户项目组承担的工作
1)项目管理工作:
制定计划、控制项目进度、阶段工作验收和顾问工作确认。
2)配合实施方项目组进行需求调研
3)参加项目组培训
4)编写测试案例和进行系统测试
5)基础数据准备
6)静态数据转换
7)制定系统运行制度
8)编写客户化操作手册
9)对最终用户进行培训
10)权限规划和分配
11)动态数据转换
12)指导最终用户日常操作
对应这样的一个由专业差异、个性差异、文化差异的成员组成团队承担关系紧密但又相对独立的,且需要紧密配合的工作内容,是需要一个团队磨合的时间周期的。
而这个时间周期是可长可短的,决定于成员,也决定于项目管理的方法。
所以,团队配合程度也是影响SAPERPR3实施项目时间进度关键因素。
团队成员因为各种原因的变动,包括顾问方和企业方的关键用户、最终用户,都会对项目的时间进度产生极大的影响。
需求、实施范围的变化
在项目执行过程中,随着企业对ERP知识的逐渐掌握认识,以及对业务流程的逐渐梳理分析和明晰,企业管理问题的暴露,或是由于在现在业务流程调用阶段调用的不彻底,现在发现了以前没有发现的问题、需求,使得整个项目的范围随之增加和改变。
这突然冒出来的需求需要被转换成项目团队必须完成的工作内容,并且是在时间没有改变的条件下。
另外可能还会由于在项目实施周期内容,企业本身的业务战略、业务内容、组织架构、相关负责人发生绝对性的改变,也同样会要求ERP实施项目的内容的改变,这对整体的项目时间进度是必然会产生影响的。
计划的执行度
ERP实施项目是一个复杂的系统项目,项目经理在制定项目计划时,对大部分的工作内容的需要的时间周期,截止时间往往是基于两个方面的条件,一是先前的项目经验,二是基于某一条件假设满足的基础来进行的。
再加上由于个人思维的局限性会导致计划缺乏全局性。
这样的条件和局限性在面对变化多端现实项目环境是很容易被摧毁和破坏的。
如果先前的假设条件没有在计划的时间点内容得到满足,下游计划是没有办法实现的,从而影响到整体项目的时间进度。
即使是项目的整体计划很详细周密,同时当中的假设条件也很容易在计划的时间点得到满足,但由于人们在执行时,执行的力度不够,使得项目的计划内容没有得到确实有效的执行,同样项目的时间进度也是会被推迟到。
硬件环境
这里的硬件环境包含的范围对于ERP实施项目中会比我们正常理解的硬件环境会更广泛一些。
其中主要包括顾问办公环境、会议室、培训教室、培训网络、培训计算机、投影仪、开发环境、硬件服务器、打印机、VPN网络等整个项目实施过程的所要使用的物理资源。
这些硬件方面的环境因素,虽然看起来比较容易满足,也不会对ERP实施项目产生多大,多严重的影响。
但在实际的实施项目中,这些因素对项目的整体进度也会带来影响,甚至是非常严重的影响。
顾问的办公环境不好,会对顾问工作是对身体和思维产生不适应当影响,比如噪声、空气污染等。
会议室、培训教室是项目团队与关键用户进行业务调用访谈,相关知识培训的场所,是整个项目实施的重要地点,如果会议室和培训教室的不足或是配套设施没有跟上,也同样对项目的进度产生影响的。
对应IT基础环境就更不用说,对于SAPR3系统的配置、开发、培训、学习和掌握是需要在实际的培训服务器、开发服务器上进行的,这就需要在项目的整个过程中,都必须有稳定的IT基础环境来保障的。
上面从思想意识态度、知识水平、按模块分组实施的方式、团队成员磨合、需求、实施范围的变化、计划的执行度、硬件环境等七个维度,以时间进度为中心,分析了对ERP实施项目的时间管理管理的影响。
这七个影响因素会由于管理的不到位或是没有意识到其存在,会对整体ERP项目产生风险,影响到ERP实施项目的成功与否。
但各个维度的因素给时间进度管理带来的影响程度对于不同的ERPR3项目是不同的。
随着实施对象企业不同因为其战略、其业务流程特点、业务应用需求不同而不同。
另外各个影响因素对时间进度作用的时间点也会因为其战略、其业务流程特点、业务应用需求不同而不同,从这两个方面来看都需要项目管理人员根据这些因素按对时间进度影响程度的大小来排定优先解决顺序,形成与之对应的解决方案。
二、影响因素对时间进度作用时间点的分析
上一节从影响SAPERPR3实施时间管理因素的整体进行了分析,同时重点阐述了影响因素影响时间进度的维度、原因以及对时间进度影响的程度。
但对于现实中实施项目形成指导,有建设性意义,我们还需要从影响因素对时间进度作用时间点来进行分析。
首先,我们需要了解ERP整个实施阶段过程是怎样的,下面是一般ERP的实施过程。
整个ERP实施过程,两条主线贯穿整个项目期间,即流程管理主线和ERP路线。
这意味着业务流程工作和ERP系统工作是存在并行开展的时间,两块内容是相辅相成的。
从上图我们可以看到我们把整个项目分为六个大的阶段,分别是:
项目准备及现状调研阶段、流程优化及系统蓝图设计阶段、系统实现阶段、上线准备阶段、上线及支持阶段、系统应用阶段。
下面我详细分析一下在六个大阶段中详细的工作内容及关键的里程碑,图中蓝色注释框的内容为关键里程碑工作内容。
阶段一:
阶段二:
阶段三:
阶段四:
阶段五、六:
结合项目准备及现状调研阶段、流程优化及系统蓝图设计阶段、系统实现阶段、上线准备阶段、上线及支持阶段、系统应用阶段六大阶段、关键里程碑和在第一节中我们阐述分析的影响ERP实施项目的时间进度的七大因素,我分析出来了在整个ERP实施项目过程中,七大影响因素作用的时间点范围具体如下表:
对这些影响项目时间进度管理的关键因素作用时间点后,我们在整个项目的时间管理过程中,要做的就是对这些作用时间点加于严格控制,调用一切可以利用的资源来降低其各个影响因素对时间进度的影响,降低整个项目的风险,使整个项目得以成功实施上线。
下面将围绕着时间进度主线,七个影响维度,针对提供提高ERP实施项目的时间管理效率,提出一些建议。
三、提高ERP实施项目的时间管理效率的几点建议
◆严格监督和控制整体项目计划
在项目的实施过程中,监督和控制的依据是计划和目标,监督和控制的目的是要使实施工作按计划进行并达到预期的目标。
当有问题发生时,其直接的表现就是实施结果偏离了原来的计划和目标,在这种情况下,项目负责人的工作,就是要及早发现这种偏离,并分析原因。
如果是因为原来的时间计划和目标制定得不合理,或者发生了预料之外的情况而又无法克服,这样就必须调整时间计划和目标。
如果不是原来的计划和目标的问题,则一定是资源的问题,这里所讲的资源是指广义的资源,如时间、人力、资金、技术和工具等。
企业在实施ERP项目时,资源发生问题是最常见的,而好的项目时间计划,可以在开始时就考虑到时间的余富量,并懂得如何分清责任,和如何及时控制资源的合理投入。
项目过程控制和评估的工作方法可以概括为以下方面:
1.将一个大阶段分成多个小阶段,按照每一个小阶段进行时间计划;
2.监督和控制每一个小阶段的时间计划可行性,监督和控制按照计划的资源投入;
3.监督和控制问题的发生,分清责任者,并且监督和控制调整的措施及其执行情况。
通过对严格监督和控制整体项目计划,保障项目时间进度计划和目标在出现偏差时,能够及时调整,如果不是项目计划和目标的问题,是资源的问题我们则可以及时调控相应的资源作为投入,来保证项目的时间进度。
◆宣传培训贯穿整个ERP实施项目的全过程
培训工作是循序渐进认识ERP的过程,贯穿于整个ERP实施及应用过程。
分为顾问对企业的培训及企业内部培训两大类。
顾问对企业的培训又包括:
ERP理念培训、ERP软件功能培训、ERP处理流程培训。
企业内部培训包括:
对最终用户的功能培训和流程培训、对领导的培训。
除了以上两大类为主之外,某些项目会议也是培训的另一种方式,如项目启动大会:
激发中下层员工的紧迫感和责任感,使其了解自己在这个项目中应该扮演的角色。
特别强调的是在顾问对ERP软件进行培训的时候,项目核心成员必须全过程参与,切忌断章取义,认为只需培训自己关心的某一部分即可,这样会给后期做流程或进行部门间协调时带来障碍。
在对最终用户培训时,尽量做到一次到位,不要培训完了长时间不用,必须把握培训时机,并做好考核工作,不过关的或不愿意做该项工作的应及早淘汰。
领导必要的培训不应该缺席,推卸的理由只是间接反映了对项目重视程度。
通过宣传培训贯穿整个ERP实施项目的全过程,时代从项目团队、关键用户、最终用户、企业中高层都思想意思根本的接受项目,没有抵触心理。
同时对管理知识、业务流程知识、ERP的知识都有最为基本的掌握。
从而有利于项目的时间进度控制。
◆数据的重要性贯穿项目的始终
通常的有效方式是确立一套简单有效的编码体系,代码只是ERP只是一个代号,利于记忆,适当反映分类等就可以,没有必要追求过分的有意义。
在数据收集时分清责任,一定落实到人,任务的分配清晰,给定完成时间,内容及责任人。
掌握正确的方法,在数据收集之初就要开始检查,对不符的数据要及时修正。
不十分明确的情况下就要不断向咨询顾问询问,千万不要依据自己的猜测来进行收集,不然推倒重来就会大大挫伤积极性,严重的影响项目的时间。
从我们常遇到的情况是企业的ERP负责人不知如何将数据整理这件事在规定的时间内按质量完成,比较有效的方式是:
第一、在整理开始时就不断的检查,发现问题及时咨询,反之无效的做法是开始不闻不问,最后拼命催进度,完不成向高层告状,项目延期调整进度等等。
第二、先请整理数据的人提交几条范例请咨询顾问检查是否符合要求,不符合的及时修正;
第三、碰到数据来源需要区分前后循序的情况,一定要做好计划,如还没有品号数据就收集产品的BOM是根本不可行的。
有了这三点在数据的收集上就会少走弯路。
第四、采用高效的数据导入方式,有的数据适合录入,正好让人员熟悉系统,有的数据适合导入,如品号数据,因为字段多容易出错,需要事先校验完毕进行导入,即使需要调整也可以批量调整后再导入,不然数据一旦进入ERP,所有的修改都必须遵循规范,修改的时间大大增加,如某些品号需要修改领料码字段,还有一些需要修改主要仓库字段等,两项修改内容就要修改多次。
采用上述四种方式,使数据的准确性、唯一性、真实性都得到有效的保障,使得实施过程中的源数据得到有效的保障,使得项目按照整体计划顺利实施。
◆团队成员的绩效考核应严格执行
除了项目过程中的沟通、交流,以及风险管理方面项目管理常识中提到的、需要注意工作之外,这里重点要讲一下项目推进过程中对参与人员的管理。
在项目启动前,对参加项目的员工进行考核与激励,而且还对项目组成员的部门领导进行考核。
如果参与项目组的员工工作没有作好,那么对其主管领导也进行惩罚;而如果项目组成员在项目中表现优异,那么也要对其主管领导进行奖励。
整个考核包括日常考核和工作考核两个部分。
日常考核主要是针对项目组成员的每天签到情况、会议出席情况、工作日志提交情况等方面进行考核,保证项目组成员在项目过程中的参与。
工作考核主要是对布置的任务的完成情况对项目组成员进行考核。
通过项目考核和激励,可以最大限度的调动项目组成员参与项目的积极性。
而通过对项目成员的日常考核,特别是工作日志的填写,可以使企业高层及时的了解项目成员的每日工作情况。
团队成员的绩效考核应严格执行,形成了团队管理的有效基础。
在这样一个高效的的实施团队,对项目的时间进度也是促进作用的。
◆采用有效的激励策略
项目实施团队是项目实施的核心,首先要赋予项目组人员的责、权、利,让他们感到责任大,而且有名、有利。
物质激励不是万能的,没有物质激励是万万不能的。
在ERP实施过程中,通常是项目经理专职外,项目组其他人员以及业务骨干都是兼职在做,确实要多付出很多的精力来学习和担当项目交办的事项,所以物质激励很重要。
如果项目经理不方便去跟老板谈,可以借助顾问去跟老板沟通,说明激励的重要性和必要性,取得老板的支持。
在有效的激励策略下,项目团队中的每个成员都得到其重视的方面,不管是物质的还是精神的。
同时项目团队成员的价值也得到了充分的体现,能力和潜力也得到极大的发挥,对项目做出贡献,使项目时间进度管理得到有效保障。
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