新能源汽车采购部综合采购管理办法.docx
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新能源汽车采购部综合采购管理办法.docx
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新能源汽车采购部综合采购管理办法
综合采购管理办法(试行)
一、目的
为了规范本公司综合采购业务的申请、审批、合同签订及支付的流程,确保为本公司提供产品和服务的供应商或承包商满足公司技术、质量、成本、交期及环境因素的控制和管理要求,为公司的经营生产活动需要提供服务支持,特制定本管理办法。
二、适用范围
适用于本公司的综合采购活动,包含但不限于公司的非生产材料的集中采购、IT软硬件、服务以及公司内经营项目、研发项目、技术改造等采购活动。
三、术语和定义
1.综合采购:
指除生产性直接物料外的间接物料和设备工装、服务类采购,包含生产设备、工装模、检、夹具、备品备件、工具、生产辅料、安全劳保、消防、环保、培训、物资处理、办公设备、办公用品、IT设备及耗材、印刷品、综合服务、委外检验、委外试验等事项。
2.归口管理部门:
对特定的采购申请在技术上的可行性和必要性进行审核、批准的部门;归口管理部门的分工内容详见附件二《综合采购管理职责分工》。
四、引用文件
无
五、职责
1.需求部门
1.1每月月底提交报下月的采购需求计划清单。
1.2根据实际需求先核实物品有无库存,再填写《采购申请单》(附件三),将现有库存数量填写在采购申请单中,并办理审批手续。
在采购申请单签批过程中,需求部门领导及公司领导根据实际情况及申请数量来评定是否需要采购或减少采购数量。
1.3对采购申请的内容提出明确的要求(包括名称/品牌/规格/型号等信息)并签字确认。
1.4参与推荐潜在供应商。
1.5负责技术交流、释疑和技术评审。
1.6负责与最终供应商签订包括技术要求、进度要求、验收标准等的技术协议或会审合同,对采购项目进度要求、质量要求进行确认;
1.7组织采购标准的验收,及时向采购管理部出具《项目验收单》或《固定资产验收单》。
1.8使用部门在提报安全类物资的《采购申请单》时,需要到归口管理部门审核采购产品的必要性和数量,并明确采购产品的到货时间。
2.归口管理部门
2.1汇总编制归口管理项目年度预算和年度采购需求计划。
2.2负责制定归口管理项目的管理规定和管理要求。
2.3负责审核采购申请需求及计划。
2.4对于归口管理范围内的经常性消耗的内容,汇总年度的采购规格、数量,提供给采购管理部实施采购,签订年度采购框架合同。
2.5在职能范围内审核和批准需求单位的采购申请及方案。
2.6参与推荐潜在供应商,在职能范围内,向采购管理部提供技术支持,参与技术谈判。
2.7参与技术评审、技术交流。
2.8参与对采购标的验收。
3.采购管理部
3.1负责审核和接收需求部门的《采购申请单》及详细技术要求,推荐和组织确定潜在供应商。
3.2负责确认采购方式,向潜在供应商发放有关项目的技术要求及《采购询价单(RFQ)》(附件四)。
3.3负责综合采购相关工作和组织商务谈判,推荐优选供应商。
3.4负责拟定《采购报告》(附件五)准备资料报分管副总,经总经理批准后与供应商进行合同洽谈并办理合同审批。
3.5组织年度采购框架合同的定点工作,并负责年度价格谈判。
3.6根据合同中相关条款和财务部发布的相关规定,办理付款和审批手续。
3.7负责办理购买结束后的费用报销手续。
3.8负责综合采购、供应商管理及潜在供应商信息库的建立与更新。
4.财务部
4.1进行预算和成本控制,审核申请采购的经费、费用科目、预算额度成本等财务审计方面的内容。
4.2按需要参与综合采购商务谈判。
4.3审核合同条款中对财务条款的约定。
4.4审核采购管理部提交的付款申请并按合同规定付款结算。
六、业务/管理标准、流程
1.采购申请的提出与审批
1.1公司各部门在公司年度预算指标内,根据工作需要,提出采购申请,填报《采购申请单》,办理审批手续。
1.1.1非集中采购项目,由需求部门提出采购申请,办理审批手续。
1.1.2集中采购的项目(持续、重复、多部门需求的物料或服务),归口管理部门即为采购申请部门(或汇总的需求部门),归口管理部门应进行归纳分类,编制采购预算计划和目录(含增补计划),提出年度采购申请。
首次采购按2.1、2.2办理审批手续,批准后交采购管理部执行。
1.1.3需求部门提出采购申请时需在《采购申请单》中对采购需求充分说明,明确技术性能要求和供货范围,供货日程,推荐潜在供应商(不少于3家);需要技术交流的项目,由需求部门负责与潜在供应商进行技术交流。
1.1.4需求部门提出单一供应商采购方式的要求时,需要提交《单一来源采购申请表》(附件六),并经需求部门的分管副总及总经理审批同意。
2.预算外采购需求,先按照财务预算管理制度办理预算外审批,再办理采购申请审批。
2.1需求部门自行采购的规定:
金额1000元(壹仟元含)以下的非集中采购项目,或办公用品单件单价2000元(贰仟元含)以内由需求部门填写采购申请,经归口部门和采购管理部长和总经理签字审批后由财务部审核批准,自行采购和结算。
2.2所有采购申请先由财务部进行预算审核及审批后,方可交采购管理部执行采购流程;经过批准的《采购申请单》是采购管理部组织采购的依据。
3.采购申请的接收
3.1采购管理部接收、审查《采购申请单》及其他所需资料的完整性,如不合格将退回需求部门补充资料;如合格,登记编号接收。
3.2采购管理部在收到经公司分管领导特批的《紧急采购申请单》(附件八)后应立即启动紧急采购工作程序,采购员在保证产品质量并能取得发票的前提下可省去询价程序,直接选择合格供应商进行采购,审批流程与常规采购一致。
4.供应商选定
4.1采购管理部在收到经过批准的《采购申请单》后组织归口管理部门、需求部门共同确定潜在供应商。
采购管理部和归口管理部门可按需要再推荐潜在供应商,组织审核潜在供应商的资格资质、以往业绩、税务资质,并优先选择通过ISO9001质量管理体系认证和通过ISO14001环境管理体系认证的供应商,对提供生产设备、备品备件、生产辅料、物资处理、印刷品、综合服务(需要时)等的潜在供应商或承包商进行环境调查,填写《供应商、承包商环境调查评价表》。
4.2从事危险化学品生产和销售、危险废物回收和危险废物处理的供应商或承包商,应具有生产许可证、经营许可证并具备相应运输资质或能力。
5.采购方式
5.1采购管理部根据具体采购项目拟定采购方式,采用邀请招标、比选采购、询价采购或商务谈判等四种公开透明的程序推荐优选供应商。
5.2邀请招标,是指按照公司章程及规章要求,以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
邀请招标的项目,符合下列情形之一的采购,可以采用邀请招标方式采购:
5.2.1具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的。
5.2.2合同估算价在10万元及以上的项目。
5.2.3各部门不得将应当以招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避招标采购。
5.3符合下列情形之一的,可以采用比选采购方式采购:
5.3.1合同估算价在10万元以下的项目。
5.3.2各部门不得将应当以招标方式采购的项目化整为零或者以其他任何方式规避比选采购。
5.4符合下列情形之一,可以采用询价采购方式采购:
5.4.1合同估算价在5万元人民币以下的项目。
5.4.2可以通过公共网店如淘宝、京东等上直接货比三家的商品。
5.4.3符合比选采购情形,但因技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的项目。
5.4.4符合比选采购情形,但不能事先计算出价格总额的项目。
5.5符合下列情形之一,可以采用商务谈判方式采购:
5.5.1只能从唯一供应商处采购的项目。
5.5.2发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目。
5.5.3必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购的项目。
5.5.4涉及国家安全、国家秘密或抢险救灾等的特殊项目。
5.5.5属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况。
5.5.6招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。
5.5.7经本公司总经理批准的其他特殊情形。
6.签订采购合同
6.1获得本公司总经理批准的采购项目可进入合同签订程序,由采购管理部进行合同谈判,起草合同文本,集团法务部有合同范本的优先使用合同范本。
采购合同的合同编号依据本公司的相关规定执行。
6.2由公司的法定代表人或授权委托人签署经过审核会签的合同,经公司用章申请批准,加盖合同专用章或公章后,采购合同签订完毕。
所有对外签订的正式合同或协议,包括但不限于与采购合同相关的商务和技术协议,图纸等正本签字盖章文件,需按照《公司档案管理规定》交由公司相关部门统一归档保管。
6.3采购金额在1000元(壹仟元)或办公用品单件单价在2000元(贰仟元)以内的偶发性采购项目,经办部门直接与财务部进行支付和结算,其手续须符合财务部的要求。
6.4项目采购合同一事一签;集中采购的定点框架合同一年一签,对定点供应商的供应能力、售后服务和价格合理性进行评价后决定是否续签,价格需要重新谈判确认后获得批准再适用。
6.5根据供应商、承包商环境评价结果,由采购管理部提出相应的环境管理要求,发给供应商、承包商,并要求供应商、承包商反馈遵守上述要求和协议书条文的正式承诺。
7.合同执行
7.1合同签订后,采购管理部通报需求部门并跟踪合同执行,督促供应商按时在指定地点交货,由需求部门负责货物的验收。
货物验收不合格的,应及时通知采购管理部。
7.2集团法务部按需要跟踪防范合同执行中的重大法律风险或对可能出现的风险提供管理法律支持。
7.3需求部门负责合同标的物的实际验收,根据入库单出具验收单据并提交给采购管理部一份,归口管理部门和采购管理部提供验收支持。
7.4在对供应商、承包商提供的产品和服务进行验收时,应同时对其中的环境要求进行验收。
验收内容包括:
产品中的环境标准、MSDS、包装方式及材料、运输安全、服务中的环境保护等,不符合验收要求的不予接受,并责成相应供应商和承包商限期改正。
8.结算付款
8.1采购管理部进行网购物品,当金额大于10,000元(壹万元)时,必须先将经审批的《汇款单》交由财务部审核,通过后将货款打到支付宝等第三方账户中,待网购物品到货验收合格(网购物品供货商不能提供发票时,采购管理部可到所在地税务机关开具发票),确认所开发票无误后,采购管理部报请财务部,由财务人员网上操作支付货款;当金额小于或等于10,000元(壹万元)时,采购员将填写好的《采购询价表》报部门负责人和采购分管领导审批通过,由财务人员从采购备用金中直接支付到支付宝等第三方账户中,待网购物品到货验收合格、确认所开发票无误后,办理费用核销手续。
8.2需求部门按照合同中规定的各付款节点,将审批完成的项目验收单提交采购管理部,采购管理部通知供应商提供发票,准备申请付款。
8.3采购管理部将经过审批的财务相关单据和入库单或验收单、发票、合同交给财务部,由财务部内部审核后对供应商付款。
9.供应商、承包商控制
9.1采购管理部或相关部门对于供应商、承包商的产品和服务情况进行年度评价,实施动态管理;对出现下列情况应给予警告直至考虑取消合作关系:
9.1.1提供的产品或服务不能满足本公司要求且经过整改仍然无法满足要求。
9.1.2严重违反国家法律法规和其他要求。
9.1.3对本公司的环境管理要求不予合作。
七、激励机制
无
八、附则
1.本办法自发布之日起实行。
2.本办法由采购部负责解释。
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