福建外经贸厅电子公文传输系统.docx
- 文档编号:16779254
- 上传时间:2023-07-17
- 格式:DOCX
- 页数:24
- 大小:1.13MB
福建外经贸厅电子公文传输系统.docx
《福建外经贸厅电子公文传输系统.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《福建外经贸厅电子公文传输系统.docx(24页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
福建外经贸厅电子公文传输系统
丽水市电子公文交换平台
用户手册
丽水市政府信息中心
福建榕基软件开发有限公司
二○一四年十一月
1前言
电子公文交换平台以政务网为依托,实现丽水市委、市政府、人大、政协市直各单位以及各县市区单位之间的电子公文交换。
本手册将为普通电子公文交换平台的用户提供操作指南,指导用户了解,并正确使用系统的操作方法。
2升级说明
2.1实现公文批量签收
用户可以在[待收公文]视图中,勾选要签收的公文,然后点击右上方的签收公文,实现公文的批量签收。
2.2增加公文修改发布范围
用户可以在公文发布后,通过修改发布范围增加或取消其中的一些接收单位。
2.3修改联合发文的工作模式
用户使用一般公文发布的模式分发联合盖章公文,实现多单位同时盖章。
2.4增加与OA系统会议管理模块会议通知的对接
用户可以在OA系统会议管理模块中发布会议通知,当设定接收单位后,会议通知可以通过公文交换系统下发给各单位。
2.5增加与OA系统领导批示模块的对接
用户可以在OA系统领导批示模块中操作【送各单位办理】,系统可以通过公文交换系统把批示件下发给各单位。
3操作指南
3.1准备工作
在开始使用电子公文交换平台系统管理功能之前,请确认您的计算机是否满足下列要求:
3.1.1硬件配置
项目
最低配置
推荐配置
处理器
Celeron500以上
PIII800
内存
64M
128M
硬盘
100M
500M
3.1.2软件配置
项目
推荐配置
操作系统
中文WindowsXP、2000、Win7
浏览器
InternetExplorer6.0以上
备注:
(1)在IE中添加本站点为受信任的站点:
右击IE属性,选择“安全”选项里的“受信任”的站点,点击站点按钮,按站点加入即可。
(2)建议不使用上网助手与IE插件等等。
(如:
3721、雅虎助手等)
3.2系统登录
1)确认计算机已正常接入政务网。
2)打开IE浏览器,在地址栏输入相应的公文交换系统的IP地址:
如景宁县:
.jn.ls.local登录公文交换平台。
如下图所示:
3)在首次登录的时候建议对页面上的控件进行下载。
4)在登录页面上输入相应单位授予的用户名和密码,验证通过后登录电子公文交换平台。
3.3程序界面
登录普通电子公文交换平台之后的主页面,如下图:
〖视图按钮〗:
1)待收公文:
显示所有未签收的电子公文。
2)待处理公文:
显示所有已签收但未处理完的盖章或会办文件。
3)待跟踪公文:
显示所有已发布但未办结的盖章或会办文件。
4)已收公文:
显示所有已签收的电子公文。
5)拟发公文:
显示所有已起草还未发布的电子公文。
6)已发公文:
显示所有已发布的电子公文。
7)通知公告:
显示各类通知公告,或写反馈消息给指定单位。
8)领导批示:
显示所有领导批示件的签收、反馈的批示件公文。
9)会议管理:
显示所有下发会议的签收、反馈的会议通知类公文。
3.4普通公文发布
〖电子公文登记〗:
1)登录系统后,在[拟发公文]视图右上角点击【新建公文】按钮,系统生成一个新的公文登记表单(下图);
2)详细填写好公文要素信息:
(带*号项为必填项)
发文字号:
如“丽政发〔2007〕1号”
文件标题:
文件的标题,此项为必填项。
文件添加:
上传正式成文的公文(.doc、.ceb等文件格式均可)。
附件说明:
注释电子文件。
主送机关:
可通过键盘输入文件主送机关统称,也可以通过点击“选择”按钮来选取。
抄送机关:
与主送机关的操作方法相同。
主题词:
可通过键盘输入主题词,但较为方便的操作方法是点击“提取”按钮,软件自动从公文标题提取相关的主题词,然后再根据实际情况加以修改。
附注说明:
填写简要的注释。
印发机关:
填写印制文件单位。
印发日期:
点击“选择”按钮,从弹出的日期对话框选取日期。
印发份数:
填写文件印发的份数。
成文日期:
填写文件草拟的日期。
分发范围:
光标移到该栏,自动复制主送机关、抄送机关栏的内容。
用户可根据分发需要,点击“选择”增删单位,但分发单位必须为系统内存在的单位。
3)点击【保存】按钮保存此文件,如下图所示:
4)点击【盖章】按钮(注意:
插入电子公章u盘)
系统将自动跳转到添加的那份ceb正式文件界面如下图所示:
1、选择公章;2、盖章
5)加密:
文件格式由.ceb格式转化为.dat格式
6)发布公文:
直接点击【发布】按钮,文件将自动发送给“分发范围”的相应单位,并保存在已发文件栏。
同步发送“消息”到办公助手提醒用户及时收文,如果公文助手不在线,发送“短信”提醒用户及时收文;反之,没有发布公文,文件将被保存在拟发公文栏。
7)查看公文接收情况:
在已发公文里,选择文件,并点击【接收情况】可查看相应单位是否已接收。
如下两图所示:
8)取消公文发布:
在已发文件视图中,选择文件并点击【取消发布】按钮(下图)
在弹出的对话框中,输入取消发布的原因,系统将把该原因自动通知给所有已接收该公文的单位,如果没有填写取消原因,该文件则不能被取消发布。
9)修改发布范围:
在已发文件视图中,选择文件并点击【修改发布范围】按钮,
在弹出的对话框中,分发范围中可以增加或取消分发单位,然后点击确定。
10)重新发布公文件:
取消发布公文后,可直接修改相关信息,并保存重新发布。
如果不需要发布该文件,直接点击删除按钮。
【注意】:
关于公文要素:
•公文要素信息中的“发文字号”、“标题”、“正文”和“发布范围”等带*号的项目为必填项,不得为空,请公文发布单位认真填写。
•发文机关名称、发文字号等为常用字段,系统提供输入记忆功能,第一次填写后,下次登记可通过相应【选择】按钮选择输入内容。
•发文机关,即公文的发送机关(如“市发改委”)。
•发文字号,由机关代字(如“市发改委”)+发文年号(如“2007”)+发文序号(如“35”)组成。
•成文日期,可以通过选择方式输入。
3.5会议通知的发布
〖电子公文登记〗:
流程
【新建会议通知】→【填写基本信息】→【发布通知】
→【接收情况查看】→【回复情况查看】
具体操作参照普通公文发送。
查看反馈情况:
3.6联合发文
【新建公文】→【填写基本信息】→【添加正式公文】
→【保存】→【制版】→【A单位盖章】→【转盖章】
→【B单位盖章】→【回复给A单位】→【A单位刷新】→【加密】
→【发布公文】→【接收情况查看】
1)新建公文
2)填写基本信息
3)添加正式公文
4)保存
5)制版
6)盖章
以上步骤参照普通公文发送
7)选择在【分发范围】选择发布范围B后,点击保存,如图
8)转盖章,点击【转盖章】按钮,如图
点击确定,这份文件就发送给“B单位”:
9)B单位盖章
1、B单位操作如下:
进入公文交换平台,在待收公文一栏中找到需要盖章的信息,一般是“转盖章XXX”的消息,点击进入,如图
2、点击签收,签收公文。
3、点击盖章,具体操作同一般公文:
4、盖完章,效果如图
5、盖章完成时,点击盖章完毕,在确认消息中点击确定。
6、点击盖章反馈,可以填写消息给A单位。
保存后点击【发布】,可以将消息回复给A单位,如图:
10)A单位查看更新
1、A单位进去在通知公告一栏中找到相应的转盖章文件提醒
2、盖好章的公文就出现在已发公文里,点击进入,打开ceb文件,盖章已经自动更新。
3、A单位点击盖章完毕,系统将自动新建一份拟发公文。
4、A单位打开拟发公文,进行加密、发布,操作同普通公文。
5、如果需要B单位、C单位盖章,只需要在新建公文时分发范围中选择两个单位,保存后点击【转盖章】即可。
3.7公文接收
〖接收电子公文〗:
1)接收电子公文:
登陆电子公文交换平台后,在“待收公文”页面,可以看到所有未签收的电子公文,如下图所示:
2)在列表中勾选要签收的文件,然后点击【签收公文】,可以批量签收文件。
或者点击打开文件,进行单独一份文件的签收。
3)在公文查收页面可以执行下列操作:
【签收公文】:
单击该按钮,系统会提示签收成功,并可以查看、下载该电子公文的正文和附件。
【解密】:
针对.dat文件格式需要解密,其它格式无需解密。
【反馈】:
在不能正常签收的情况下,可在点击【反馈】反馈不能接收信息。
(通常能签收的文件,不再反馈。
)
【打印】:
红头红章打印有份数限制
【黑章打印】:
虚章打印,没有份数限制
4)在线查看和下载正文和附件:
•在线浏览:
若计算机上已安装相应格式的正文和附件的阅读软件(如MicrosoftWord、apabiReader等),则用鼠标单击正文和附件,可以实现在线查看;
•文件下载:
用鼠标右键单击要下载的电子公文,选择【目标另存为】菜单项→选择文件存放目录→执行【保存】。
【注意】:
1)在签收电子公文之前,只能查看公文要素信息,不能查看、下载电子公文的正文和附件内容。
2)单击待收公文进入公文浏览界面后,系统将自动向发文单位反馈浏览单位、浏览时间;执行签收按钮之后,将自动反馈签收单位、签收时间。
3.8会议通知的接收
流程如下:
具体操作参照普通公文接收
【待反馈会议通知】→【回复与会人员信息】→【打印】
3.9领导批示的接收
流程如下:
具体操作参照普通公文接收
【待收公文】→【签收】→【查看正文】→【办理反馈】或【申请延期】
3.10消息反馈
〖查看、接收消息反馈〗:
1)接收消息反馈的入口:
点击“通知公告”视图,可以看到所有待收和已收的消息反馈信息。
2)点击并打开要浏览的一条文档,便可阅读详细内容。
〖发送消息反馈〗:
1)在首页中,点击【新建公告】按钮,系统生成一个新的通知登记表单;
2)准确填写通知的要素信息(包括标题、发布范围、类型、发布单位和发布时间,其中发布范围可从系统单位库或自定义群组中选择)和正文内容;
1)执行【保存】按钮;
2)执行【发布】按钮,该通知便发送给所选择的发布范围。
3)在文件签收后视需要手工执行【反馈】,也可以发布相关反馈信息。
3.11常见问题解答(FAQ)
〖我为什么不能下载电子公文〗:
原因:
电子公文在签收之后才能下载。
〖我为什么不能查看文件内容〗:
原因:
没有安装电子公文的浏览工具(如apabireader2.1),所以不能打开公文。
〖我为什么不能上传附件〗:
原因:
没有安装文件上传的控件。
解决方式:
对登陆界面的控件进行下载。
〖加密解密的时候为什么会有错误〗:
原因:
1、方正电子公章客户端组件未安装
2、弹出窗口程序阻止了跳出的加密解密窗口
解决方式如下图所示:
关闭弹出窗口阻止程序
〖为什么不能打印〗:
11)当你首次执行打印功能时,系统会弹出如下图所示的对话框,请选择【是】按钮,系统将自动下载并安装Web打印控件。
12)请确认已正确配置打印机,您可以通过打印机测试功能检测是否正确配置。
13)确认上述两个步骤后,您可以按“打印”按钮直接打印。
若您要设置打印信息,可以按工具栏上的“打印设置”,在下图中调整页边距,设置页面方向、页的范围和打印方向。
〖为什么打印没有公章〗:
原因:
没有正常的单位标识
解决:
插入电子公章u盘
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 福建 外经 电子 公文 传输 系统