OmniFocus最详细教程.docx
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OmniFocus最详细教程.docx
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OmniFocus最详细教程
OmniFocus教程
OmniFocus简介
OmniFocus用于帮您保存您打算处理的所有对象,无论是办公桌上马上就截止
的一叠文书工作,还是车库里您打算某年进行雕刻的大理石雕塑。
当然,您也可以使用纸张或普通的文本编辑应用程序来制作一个冗长的列表。
但是,OmniFocus会仔细巧妙地解读任务列表:
它会为您显示眼下您需要注意的
事项,以便让众多项目取得进展。
它会记住您要推迟的项目、您认为重要却数周
没有处理过的项目,以及如果不立即处理就可能会失败的项目。
OmniFocus特别酷的地方在于:
一旦您熟悉它,就可以非常信任这个系统,因
为任何资料都不会漏掉。
它给您带来的好处是,您现在所做的事情正是您眼下需
要做的,您甚至根本就不需要做什么事情。
快速教学课程
·
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·
·
教学课程1:
创建项目
教学课程2:
添加动作
教学课程3:
创建和分配上下文
教学课程4:
动作状态
教学课程5:
使用视图栏
教学课程6:
将对象放入收件箱
教学课程7:
检查项目
1
教学课程1:
创建项目
OmniFocus的资源库中已经预先附带了几个项目。
在本教学课程中,我们假设您
已经看过并删除了这些项目,但是如果您愿意,也可以保留它们。
请想出一些您正在做或想要开始做的、需要几个步骤才能完成的工作。
在
OmniFocus中,我们称之为项目。
要创建项目,请点按蓝色工具条底部的加号按
钮,并键入名称。
您在工具条中创建的每个项目也会出现在主大纲中。
您可以创建几个不同的项
目,来继续进行教学课程。
教学课程2:
添加动作
在主大纲中选择一个项目,然后按下Return键将动作添加到该项目。
动作标题要
尽量具体,应该可以一看到动作马上就准确地知道要做什么。
连续按下Return键
并键入名称,即可添加多个动作。
您不需要马上就添加从现在到项目完成所需的
每一个动作,以后可以随时添加新动作。
2
教学课程3:
创建和分配上下文
“上下文”主要集中于OmniFocus帮助您找出下一步操作的方法:
它们可表
示完成某项内容所需的位置、工具或人员。
OmniFocus中包含的上下文可以让您
了解其中的含义:
您所创建的任何项目都可能包含在因“日常事务”外出时要做
的事情、“电话”通话、您“办公室”里要做的事情、要与“老板”交谈的事
情,等等。
通过点按工具栏中的“上下文”按钮切换到上下文模式:
规划模式的蓝色工具条容纳的是项目,而上下文模式的紫色工具条容纳的是
上下文。
OmniFocus已为您创建好几种上下文。
点按工具条下面的加号按钮可以添加新的
上下文,连按现有的上下文名称可对其进行更改。
您可以根据需要为执行工作的
各种位置和模式添加多种上下文:
家庭、办公室、Mac、日常事务、电话,如此
等等。
以后在需要时还可以随时添加更多的上下文。
现在,请通过点按工具栏中的“项目”图标返回到您的项目:
打开每个“无上下文”动作的弹出式菜单,从您刚刚在上下文模式中看到的
上下文中进行选择,为每个动作分配一种上下文。
3
教学课程4:
动作状态
您可能已经注意到有些动作的颜色与其他动作不同。
动作的样式取决于动作的状
态,以便让您了解动作是否可用。
每个项目中的下一个动作颜色为紫色。
这表示继续项目必须执行的动作。
在顺序项目(也就是需要按顺序完成动作的项目)中,只有下一个动作被视为可
用。
其余动作为灰色,表示这些动作在您完成下一个动作之前不可用。
如果您点按项目名称右侧的双箭头,将该项目更改为平行,就会看到下一个动作
后面的动作都会变为黑色。
因为您无需按照任何特定顺序来执行这些动作,所以
它们都变为可用状态。
教学课程6:
将对象放入收件箱
当有新工作需要处理时,您不必去查找正确的项目、添加动作并分配上下文。
您
可以暂时将新内容放入收件箱中。
在工具栏中点按“收件箱”按钮。
按下Return键来创建新的收件箱项。
为该项键入描述性尽可能强的标题以供暂时使用。
连续按下Return键来添加您想到的任何工作。
就是这样。
您可以根据需要在收件箱中添加多项信息,将收件箱用作一个资料容
纳区域,用于存放那些尚未准备好完整添加到项目资源库中的内容。
对于超快速
的头脑风暴动作,可以尝试使用快速输入窗口。
只要做好准备,就可以随时将这些项转换为适当的动作,为每个项分配项目和上
下文,然后点按工具条中的“整理”按钮。
这些项会移动到其所属位置。
如果您
想要将收件箱项转换为项目而不是动作,将其拖移到工具条中即可。
4
教学课程7:
检查项目
您应该定期检查项目,以确保其处于良好状态。
此示例假设您使用OmniFocus已
经有一段时间,时间长到足以让某些项目达到一周检查期。
请从“透视”菜单选择“检查”(如果愿意,还有一个相应的按钮可供您添加到
工具栏中)。
在此视图中,剩余的项目会按照应进行检查的时间顺序进行分组。
查看每个项目,确定其是否处于所需的状态。
是否需要为其添加新动作?
您是否
仍计划执行该项目,还是应该将其状态更改为“暂停”?
是否应放弃该项目,并
将其状态更改为“已丢弃”?
如果该项目已处于暂停状态,是否应该将其设置
回“活跃”状态?
如果您对所检查项目的状态感到满意,请从“编辑”菜单选
择“标记为已检查”(也可以使用对应的工具条按钮),然后继续检查下一个项
目。
对每个项目进行定期评估会对您大有助益:
规划做得好,工作才出色。
5
使用OmniFocus
·
项目和动作:
规划所需操作
·
项目、动作和上下文的协作方式
动作
在OmniFocus中,动作表示您需要做的事情。
在理想的情况下,动作是明确的工作块,其描述名称以明
确的动词开头。
如此一来,工作不必着急开始,也更加容易完成:
例如,“将邮箱删除到回收站”和“组
装书架”这样的动作,通常比模糊的“完成移入”的动作更易于进行。
当然,您应该找到最适合自己的明
确程度。
当您创建并四处移动动作时,OmniFocus会记录哪些动作可用、处于等待中或已完成。
项目
相关的动作会分组到项目中,项目表示具有共同目标的一组动作。
只要您要完成的工作需要不只一个动作
(如“完成移入”或“发布小说”),就适合成为项目。
然后,项目会组织到文件夹中,以记录更广泛的
工作区域。
单个动作列表
一些动作(如“理发”)并不真正适合任何特定项目,它们只是您需要做的个别琐事。
您可以将此类动作
保存在单个动作列表中。
这些列表类似于项目,但是将其中包含的动作视为彼此无关。
上下文
将上下文分配给每一个动作是很有用的(甚至对于某些人相当重要)。
您可以将上下文简单地看作执行给
定任务所需的位置或模式:
只有在“电话”旁边才能打电话,只有在因“日常事务”外出时才能购买食
品,只有在使用“Mac”时才能上网搞研究。
仔细想想的话,几乎所有任务都需要处于特定的上下文才能
完成。
您可以使用“项目”视图和“上下文”视图来查看动作,了解其所属的项目或需要的上下文。
·
创建项目
无论何时,只要您发现需要执行的操作多于一个步骤,就应该创建项目。
要创建项目:
请确保您在项目模式中;通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式:
点按工具条底部的加号按钮。
为新项目键入标题。
6
无论处于哪种显示模式,您都可以通过以下方式创建新项目:
在工具条中点按“添加项目”按钮,从“文
件”菜单选择“添加项目”,或者按Command-Shift-N。
OmniFocus会自动切换到规划模式。
·
·
将动作添加到项目
如果您想到任何推动项目继续进行所需的动作,可以随时将其添加到项目。
虽然大多时候
您可能要使用收件箱或快速输入窗口来添加动作,但当然您也可以直接将其添加到项目。
要将动作添加到项目:
请确保您在项目模式中;通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式:
在工具条或在主大纲中,通过点按项目名称旁边的索引卡片图标来选择项目。
或者,选择项目中已有的动
作。
按下Return键或在工具条中点按“添加动作”按钮,新动作会立即出现在所选项的旁边。
为新动作键入名称。
通过点按动作的项目符号并将其拖移到新位置,即可将动作在项目之间移动。
通过将动作拖移到大纲或工
具条的顶层,甚至可以将动作转换为项目。
·
·
将文件和备注附加到动作和项目
您可以使用动作或项目的备注区域来存储关于该项的额外信息或素材。
在选择一个动作或项目之后,点按该行最右端的备注图标
(或按下Command-’)。
您可以在此区域
中键入、粘贴或拖放纯文本、多信息文本、链接、图像或其他文件。
再次点按备注图标,即可隐藏备注和
附件。
将文件附加到项的另一种方式是:
选择该项,然后从“编辑”菜单选择“附加文件”。
根据预设,OmniFocus会创建附加文件的链接,而不会将文件添加到OmniFocus数据库。
这样即可防止
数据库发生不必要的增长(对进行数据同步尤为重要),不过如果您删除文件或将其放入OmniFocus找
不到的地方,链接就会中断。
要让OmniFocus将文件拷贝到数据库进行安全保存,请在拖放文件时按住
Option键,或在“附加文件”对话框中选择“将文件嵌入文稿”。
如果怀疑数据库中有某些不需要的附件,请检查附件列表。
带有备注或附件的项将始终显示备注图标,而其他项仅会在被选定或鼠标指针放在其上时才会显示该图
标。
·
记录每个项目的下一个动作
任何处于活跃状态的项目都会记录您尚未完成的下一个动作,并会为其设置不同于其他动作的样式:
根据
预设,下一个动作为紫色。
这有助于确定应该如何继续推进项目。
当您仅将注意力集中于后续动作时,可以将其他动作都隐藏起来。
通过点按工具条中的图标来显示视图
栏,然后从动作过滤弹出式菜单选择“下一个动作”:
7
对于需要按顺序执行动作的顺序项目,只有执行下一个动作,才能让项目继续。
对于可以按照任何顺序执
行动作的平行项目,下一个动作只是列表中的第一个动作而已,它更像是一个提示,提醒您接下来您可能
想要执行的动作。
·
将项目设为顺序或平行
某些项目中的动作可以按任何顺序完成,如在不同的商店中挑选物品,这种项目是平行项目。
而有些项目
则要求先完成一个动作之后再开始下一个动作,如构建“翼手龙纸模”,这种项目是顺序项目。
在平行项
目中,所有未完成动作都是可用的,“下一个动作”就是列表中的第一个动作。
而在顺序项目中,只有下
一个动作是可用的。
无论项目为顺序
还是平行
,在大纲中都通过项目行右侧的箭头对显示。
要切换到其他类型,只
需点按该图标。
您还可以从检查器选择类型。
如果您发现自己经常使用某种类型,可以在数据预置中更改
预设设置。
·
使用组
您可以分层组织项目中的动作。
这样做有助于记录复杂的项目,还可以将动作划分为更小的动作而无需创
建完全独立的项目。
成组与项目一样分为平行或顺序。
这意味着您可以将平行成组放在顺序项目的内部
(反之亦然)以表示复杂的相关性。
要为动作添加一些子动作,并借此将其转换为成组:
选择一个动作充当新成组的父动作。
从“编辑”▸“大纲”菜单选择“添加子项”,或按下Command-}。
要为一些已有的动作创建成组:
选择您要归入成组的所有动作。
从“编辑”▸“大纲”菜单选择“成组”,或按下Command-Option-L。
您也可以通过缩进动作,来使其成为大纲中其紧前方动作的子动作:
选择您想要缩进的动作,确保大纲中有其他动作位于其前方。
从“编辑”▸“大纲”菜单选择“缩进”,或按下Command-],也可以点按项的一个句柄向右拖移。
创建成组时,父动作将采用粗体样式。
在上下文模式下,成组父动作以粗体显示,而动作不以粗体显示,
根据这一点可区分成组与动作。
如果您将动作成组标记为完成,也会将其所有子动作标记为完成。
您甚至可以将成组嵌套在其他成组中,但您很快就发现这样做很可笑。
如果一个项目中存在两个以上的分
层,您就应该考虑将所有内容分为独立的项目。
·
将项目组织到文件夹
使用文件夹可以方便地整理项目,具体方式与在Mac上使用文件夹整理文件一样。
例如,您可以为生活
的方方面面创建文件夹:
可以是“家庭”、“工作”、“健康”、“教育”、“娱乐”,甚至可以是“翼
手龙纸模”。
通过这种方式,当您集中精力处理某方面问题时,就可以在工具条中只展开该文件夹,或使
用“聚焦”功能将其他文件夹完全隐藏起来。
要创建文件夹:
请确保您在项目模式中;通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式:
8
在工具条中,选择要在其上显示新文件夹的项。
点按工具条下面的“添加文件夹”按钮。
命名新文件夹。
要将某些资料(某个项目或其他文件夹)放入您的文件夹中,只需在工具条中将其图标拖移到该文件夹上
即可。
只要您愿意,设置多少层文件夹都没有问题。
·
设置开始日期和截止日期
事项和计划可以有开始日期和截止日期。
开始日期用于确定事项或计划何时可用,而截止日期则确定何时
将事项或计划视为过期。
您还可以使用“数据”偏好设置中的“日期和时间”部分,来设置应在截止日期
前多长时间将项视为“即将截止”。
在“数据”偏好设置中的“日期和时间”部分,您还可以选择当输入不带有时间的截止日期时使用的具体
时间。
预设为午夜12点,也就是一天的开始时间。
例如您可以输入晚上11:
59,让新项在一天的最后一刻
截止;也可以输入下午5:
00,让新项在工作时间结束时截止。
开始和截止日期的输入位置既可以是主大纲(如果您已在视图菜单中启用日期栏),也可以是检查器。
要依照开始或截止日期进行分组和排序,请使用视图栏中的分组和排序菜单。
您可以创造各种日期输入方法,OmniFocus非常智能,能够猜测出您的意思。
例如:
2d、-3w、1h、1y1m,等等:
相对日期和时间可将日期设为与现在相距一段时间的某个时间。
负数代表过
去的时间。
2days、-3weeks、1hour、1year1month,等等:
您也可以使用时间单位的全称。
yesterday、tomorrow、nextthursday、lastmonth、thisfriday,等等:
您可以使用常用词来表示相对日
期。
“This”、“next”和“last”都有具体含义:
无论今天是周几,“thisfriday”总是指本周五,“next
friday”总是指下周五,“lastfriday”总是指上一周的周五。
其他单位的原理也一样。
september、fri、2019,等等:
如果您输入的是具体的时间段名称,则会将该时间段的起始时间视为该日
期。
因此,输入september即表示9月1日。
5/23/0810a、9.30.092:
00PM,等等:
您可以使用国际系统预置中定义的短日期格式。
2wsat、4d@5p、mon6a、aug6tue5p,等等:
您可以随意混合使用任何可用的时间格式。
now、9、14:
00、tom,等等:
OmniFocus会尽力猜测数字、时间和词语片段的输入内容的含义。
如果您认
为某种输入有可能好用,那就试试看吧。
·
设置重复的动作和项目
如果有些事情需要不只一次地去做,您可以将其设为重复的项。
选择您要重复的项。
从“检查器”菜单打开检查器,或点按工具条中的“检查器”按钮。
从列表选择一个“重复”类型。
可以在它完成后、其开始日期或截止日期后以指定的间隔让它重复。
输入重复间隔。
该间隔可以为表示分钟、小时、天数、月数或年数的数字。
要在指定工作日计划动作,请以周增量输入重复间隔,然后从下面的按钮选择您希望重复项目的工作日。
例如:
9
星期二下午5点开始,星期二晚上10点截止;每周重复一次:
清空废纸篓。
此方法会从开始日期起重
复,因为不管您上次何时执行,都需要在每周的同一时间执行此动作。
今天凌晨0点开始,今天下午6点截止;每5天重复一次:
打扫厨房。
此方法会从完成日期起重复,因
为下一次执行的日期取决于您上一次执行的日期。
当您将重复的项标记为完成时,系统会按照“重复”间隔的指示,创建项的下一个实例,并向后推算开始
和截止日期。
如果您想要使项停止重复,只需停用检查器的“重复”设置即可。
·
估计动作持续时间
如果愿意,您可以记录下预期的动作持续时间。
然后,当寻找要做的事情时,您可以根据手头的时间长短
进行选择。
要在主大纲中显示估计时间栏,请选择“显示”▸“栏”▸“估计”。
要分配估计时间,请在动作的估计栏中点按,然后键入持续时间。
根据预设,您键入的数字会被解释为分
钟,如5m等。
您还可以键入更大的单位,如小时(h)和天(d)。
要依照估计时间进行分组和排序,请使用视图栏中的分组和排序菜单。
·
将动作标记为完成
完成某个动作后,只需点按其复选框,其状态就会更改为“已完成”。
如果它是项目的下一个动作,而且
接下来的动作是可用的,则接下来的动作就会变成下一个动作。
将动作标记为完成的另一种方式是选择整行并按下空格键。
也可以在任意数量的所选项上点按鼠标右键,
然后从关联菜单选择“完成”或点按“完成”工具条按钮。
如果将组标记为完成,那么其所有子动作也都会变为完成状态。
如果您所标记的动作其实已经完成了一段时间,那么您可以调整完成日期,以确保记录的准确性。
只需选
择项,打开检查器,然后编辑“已完成”栏位即可。
默认设置下,在您确定不再添加更多的动作并将项目标记为完成之前,项目和组将始终处于活跃状态,除
非您已在项目检查器中另外指定。
如果您要将项目或组默认标记为完成,点按数据偏好设置中的“当完成
最后一个项时:
将项目或组标记为完成”复选框。
·
为项目和动作标记旗标
在任何项目行或动作行的右端都有一个小旗标,您可以将其启用或停用。
该旗标本身并不表示优先级或任
何类似特定意义,因此您可以随意使用它。
例如,您可以标记在中午之前要完成的所有事情、打算在会议
期间提出的主题,或下次有机会需重新考虑的项目。
这完全由您决定。
要为项目或动作标记旗标,请在主大纲中点按项目行或动作行右侧的小旗标。
您还可以选择任何数量的动
作和项目,然后从“编辑”菜单中选择“设置旗标”,或点按“旗标”工具条按钮。
如果为一个项目或操作组标记旗标,则其所有动作都会标记上隐含的“鬼魂”旗标,系统会将这些动作视
为已有旗标。
还可以单个标记旗标(如果您希望动作成组能够在移去所含项的旗标时保留旗标)。
要想仅查看已有旗标的项,请使用视图栏中的“旗标状态”菜单。
·
记录单个动作
有时候,您需要执行的动作可能并不属于某个特定的项目。
例如,“制作迷迭香柠檬水”或“购买新牛仔
帽”可能不会对完成任何特定项目有所帮助。
要记录此类动作,可以使用单个动作列表。
要创建单个动作列表:
请确保您在项目模式中;通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式:
10
从工具条下面的“文件”菜单或动作菜单
选择“添加单个动作列表”。
为新列表输入名称,并将其拖移到您要保存它的位置。
您可以保存任意数量的单个动作列表。
有些人喜欢为资源库中的每个顶层文件夹都制作这样一个列表。
也有些人会制作“阅读”列表、“购物”列表等。
单个动作列表与项目类似:
您可以将其拖移到文件夹
中,也可以从收件箱为其添加动作,等等。
尽管如此,两者仍有以下几点不同之处:
单个动作列表总是平行的,这些列表中的动作不会阻止彼此变为可用状态。
由于每一个单个动作本身都类似于一个小项目,因此所有的单个动作都被视为“下一个动作”。
单个动作会显示为独特的样式,预设为蓝色文本。
·
上下文:
工作的场所
·
为动作、项目和组分配上下文
除了通过分层法来整理动作,您还可以为每个动作、项目或组分配上下文。
这指出完成项所需的位置或可
用内容。
一旦为项分配了上下文,您就可以选择性地依照上下文查看项,这样就可以只看到您在当前位置实际可用
的项。
要创建新的上下文:
请确保您在上下文模式中;进入上下文模式的简易方式是点按工具栏中的“上下文”按钮:
点按工具条底部的加号按钮。
为新上下文键入标题。
要在规划模式下将上下文分配给动作:
在动作“上下文”栏中点按。
键入要分配的上下文名称的一部分,OmniFocus会尝试将您键入的内容与已有的上下文名称匹配。
如果看到想要的上下文,请将其选定。
否则,请键入完整的上下文名称,然后按下Command-Return来
以此名称创建新的上下文。
要在规划模式下将上下文分配给项目或组:
选择项目或动作。
点按工具栏按钮或按下Command-I来显示检查器。
OmniFocus将自动显示您所选的相应检查器。
使用上下文下拉式菜单将上下文添加到项目。
系统会自动为所有添加到项目或组的动作分配父项的上下文。
要在上下文模式下分配上下文,只需将项拖移到工具条的该上下文条目中即可。
·
分层组织上下文
您可以将一个上下文嵌套在其他上下文中,来创建任意深度的层次。
只需在工具条中将上下文拖移到其他
上下文中即可。
11
选择父上下文时,您可以看到该上下文内部或其任何派生项内部的所有动作。
通过此方式,既可查看分配
给较通用上下文(如“办公室”)的动作,也可查看分配给较具体上下文(如“办公室:
Mac”)的动
作。
您还可以在不同的父上下文中保存同名的上下文(如“办公室:
Mac”和“家庭:
Mac”)。
·
依照上下文查看动作
在办公室里准备完成某些工作时,您可能并不想看到需要在商店、家里或威斯康星州小别墅进行的动作。
因此,选择性地只查看当前符合您的上下文的动作非常有用。
要查看分配给特定上下文的项:
请确保您在上下文模式中;进入上下文模式的简易方式是点按工具栏中的“上下文”按钮:
在工具条中,点按您想要的上下文。
选定之后,只有分配给该上下文的动作才会显示在主大纲中。
如果愿意,您可以按住Command键或Shift键点按其他上下文,以便将其同时选定。
当您发现总是频繁使用一组特定上下文、聚焦和视图栏过滤功能,那么可能要将其存储为透视。
要重新看到主大纲中的所有项,请点按工具条的空白区域或按住Command键点按所有选定的上下文,来
取消选择所有上下文。
·
使用暂
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