文件编号管理规定.docx
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文件编号管理规定
文件编号管理规定
一、目的
为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作,使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留,便于文件的检索和存档,特制定本办法。
二、适用范围
适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。
三、术语
根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。
4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。
四、职责
1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理
3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。
五、正文
1、文件编号规则
2、文件编写规范
2.1文件分为标题f编号f目的f适用范围f术语f职责f正文f接口文件f记录一附则等十部分(严格执行以上编写顺序),可依据文件性质进行适当删减。
2.2体系文件编写规范(见附件一)
2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写。
2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写。
2.5文书文件编写规范
2.5.1红头文件编写规范(见附件二)
2.5.2报告/请示编写规范(见附件三)
2.5.3会议纪要编写规范(见附件四)
2.5.4一般性通知编写规范(见附件五)
2.5.5通报编写规范(见附件六)
六、附则
6.1本办法从2017年4月10日开始执行。
6.2本办法的解释权归办公室。
附件一:
体系文件编写规范
2.1文书
3、术语
文书
3.1文书
4、职责
附件二:
红头文件编写规范
代码
份号
XX有限公司文件
[xxxxjxxx号
文件标题
特此通知
君霖纺织人力资源部
xxxx年xx月xx日
主题词:
x
x
xx
xx
报:
xx
x
x
x
x
送:
xx
x
x
x
x
发:
xx
x
x
x
x
附件三:
报告/请示编写规范
领导批示:
君霖纺织人力资源部
XXXX年XX月XX日
附件四:
会议纪要编写规范
XXXXXX会议纪要
(纪要编号)
签发:
XXX
时间:
XXXX年XX月XX日
地点:
XXXX
主持人:
XXX
与会人员:
XXXXXXXXXXXXXXXXXX
主题:
XXXXXXXXXXXXXX
文书
主题词:
XXXXXX
报:
XXXXXX
送:
XXXXXX
发:
XXXXXX
附件五:
一般性通知编写规范
君霖纺织人力资源部
XXXX年XX月XX日
主题词:
X
X
XX
XX
报:
XX
X
X
X
X
送:
XX
X
X
X
X
发:
XX
X
X
X
X
附件六:
通报编写规范
通报
(通报编号)
特此通报
君霖纺织人力资源部
XXXX年XX月XX日
主题词:
X
X
XX
XX
报:
XX
X
X
X
X
送:
XX
X
X
X
X
发:
XX
X
X
X
X
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