操作概要.docx
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操作概要.docx
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操作概要
第一节操作概要
一、药库系统包括入库、出库、调拨、调价、加工、审核、查询功能。
二、所有的单据保存后,生成的单据需要到审核中心进行审核才能完成最终的业务交易,改变相关库存。
三、审核中心可以再次修改单据,可以只修改单据,也可以修改后立即审核。
四、录入单据的内容养成回车键的操作习惯,尽量少用鼠标单击操作,方便数据的计算和判断。
五、回车键实现光标依次跳到下个操作点的功能。
第二节药品入库
一、操作位置:
菜单药库管理-----药品入库
二、单据表头的录入:
1、入库方式:
回车键选择弹出的入库方式,入库方式的内容可以自定义在数据中心维护。
2、存放位置:
回车键弹出的窗口选择,可以实现关键字检索。
存放位置会自动显示和入库有关的仓库。
该内容是有权限控制的,只能选择自己授权的仓库。
3、购货单据号:
录入从商家开据的进货单据号。
4、往来单位:
回车键弹出的窗口选择,可以实现单位名称及拼音或五笔简码检索。
注:
也可以用鼠标双击弹出选择窗口。
二、药品内容的录入:
1、在名称处录入药品的简码,回车,弹出药品选择窗口,关键字一般录入药品的简码实现模糊查询,用键盘上下键选择要录入的药品,回车键选择当前药品,立即返回到主窗口。
支持拼音和五笔简码查询。
2、选择某个药品时,下边的最近入库列表立即显示该药品的历史入库记录,可以查看参考该药品的历史明细价格和供货单位。
3、勾选屏蔽非西药类表示非西药的药品不显示出来。
4、也可以在该窗口临时录入【新建药品资料】和【生产单位】,方便新增项目。
5、选择好药品后,回车光标跳到{生产企业},点击旁边的
进入生产企业选择窗口,选择后,跳转到{单位}选择,单位下拉选择分为入库“大单位”和拆零的“小单位”,默认为入库的大单位,录入{生产批号},{有效期至}录入时要注意格式,年(4位)-月(2位)-日(2位),录入时可以连续录入,不需要加-,回车后,程序自动回将录入的数字转换成YYYY-MM-DD,如录入20190809回车后,回自动显示2019-08-09,录入{数量},{入库单价}就是进价,{零售单价}可以根据入库价来实现零售加价率自动加价,零售加价率可以通过参数设置来调整,详细操作见参数设置部分的介绍。
金额会自动根据单价*数量计算,不可修改。
录完零售单价后,回车,会自动新增一行,继续录入下个药品。
6、【删除行】点击要删除行的任意位置,点击删除按钮,立即可将该行的药品删除。
7、单据录入完成后,点击确定按钮,生成单据后,同时窗口自动关闭。
单据的录入进入待审核模式。
下次的操作需进入审核中心,需具备审核权限的操作人进行审核。
8、【草稿】将目前的单据保存为草稿,需到药库管理—单据草稿去修改和确定,只有确定后,才能变成单据。
9、【复制】实现将当前的单据药品复制新增为新的单据,一定要点击确定按钮,保存单据后,才能实现复制新增单据。
注意事项:
《1》修改录入药品的行内容后,一定要回车键确认,因为回车会处理很多事项,比如判断和计算功能等。
《2》中药可以不录入有效期,详细见参数设置—药库部分。
《3》录入的药品必须是符合表头内容的条件,不同供货单位的药品不能录在同一个单据里。
10、【查找】功能实现查询历史入库单据,可以实现在关键字录入单据号进行查询。
11、【设置】实现入库单据的个性设置,可以制定要显示和隐藏的列及列宽、调整列的先后排序。
12、【列宽】列表里的列宽可以用鼠标进行拉宽和缩小,点击【列宽】按钮,保存调整后的列宽。
13、【上一单】和【下一单】按钮实现查询历史入库单据。
14、单据的制单人会绑定登录系统的操作人员。
第三节审核中心
一、操作菜单:
药库管理---审核中心
二、查询条件介绍:
1、单据类型:
显示所有的单据,如药库入库单,药品出库单,药品调拨单等。
2、单据状态:
默认待审,常用分类待审、已审、全部。
3、存放位置:
指操作的仓库药房。
4、同时可以按单据号查询,按入库类型查询,也可以选择往来单位查询。
5、查询时间默认为当月。
三、单据审核
1、选择要审核的单据,点击【审核】按钮,或直接双击所在的行。
弹出单据审核窗口。
2、如果只想修改单据,就点击【确定】按钮。
3、如果想放弃该单据,就点击【删除】按钮
4、如果决定审核单据,就点击【审核】按钮,审核后的单据不能修改了,只有审核后,单据的药品才算是入库,也可以查到它的库存量及进销存明细了。
5、根据参数设置的参数开关,药品审核后,有可能会更新药品档案里的成本价和零售价。
注意事项:
《1》单据审核同一个单据只能运行一个人审核,不允许同时多人审核,故审核单据时会临时冻结,防止其他人再次打开进行编辑。
四、单据冲销:
针对已经审核的单据,可以进行红字反冲。
1、查询已审核的单据,选择它点击【冲销】按钮。
2、弹出的单据如下图,在【退数量】处录入要退的数字,点击确定完成单据的冲销操作。
注意事项:
《1》入库单退数量会判断库存,如果不足,会提示不能继续。
单据《2》单据冲销点击确定按钮就完成了,不需要再审核。
3、冲销后会生产一个带负数的入库单据。
第三节药品出库
一、操作菜单:
药库管理-----药品出库
二、表头的内容录入:
1、出库方式:
选择一种,如科室领用,出库方式的内容可以自定义在数据中心维护。
2、出库价格:
表示出库的价格是取药品的零售价还是取成本价(进价),如果选择的是手工录入,表示出库价可以在这里临时录入,如果选择其他的出库方式,是不允许修改数字的。
3、存放位置:
选择仓库,该内容是有权限控制的,只能选择自己授权的仓库。
4、往来单位:
选择领货的部门或个人。
三、药品的录入:
1、在名称处录入该药品的简码,回车键,弹出如下窗口,也可以在名称处直接回车进入选择商品的界面录入商品关键字,支持拼音、五笔、名称检索。
2、检索出来的药品只能选择{可用数量}足够的商品,回车键选择立即返回主单据页面。
该窗口也能查看到详细的药品信息,如有效期、供货单位等。
根据需要来进行选择。
3、选择药品后,立即调到选择【单位】,默认大单位,回车后选择【数量】,回车光标调到下行,进行录入下个药品。
4、【保存】单据:
录完所有的药品后,点击【确定】按钮,保存单据。
5、【草稿】也可以将目前单据保存为草稿,点击【草稿】按钮。
6、【复制】单据点击【复制】按钮,在原来单据的基础上将药品内容进行复制,同时生成新的单据。
注意事项:
《1》出库单保存时会判断库存,如果不足,会提示不能继续。
第四节药品调拨
一、操作菜单:
药库管理-----药品调拨主要用在仓库之间的相互调拨(出库与入库)
二、界面介绍:
1、出货仓库和收货仓库表示从出货仓库将药品移动到收货仓库,收货仓库必须有足够的数量,调拨后出货仓库相应的数量减少,收货仓库相应的数量增加。
2、出货仓库和收货仓库是有操作权限的,控制某些人能操作选择相应的仓库,授权方式见【分区管理】。
3、摘要说明用于补充说明事项。
4、入库价取出货仓库的成本价、如收货仓库的零售价需要在原来的零售价上加价,就勾选目标零售价加价,同时录入比率。
三、药品录入:
1、药品名称处录入简码回车或直接回车,切换到选择商品窗口,勾选可用数量表示只显示可用数量>0的药品,调拨的药品需要认真考虑它的可用数量,因为如果调拨的数量大于实际的可用数量,保存时会提示不能继续操作。
2、选择某个药品,回车键,立即返回单据录入主界面,光标调到{单位},通常用大单位,继续回车,继而完成{成本单价}---{零售单价}的录入。
继续回车,跳转到下行,重复相同的方式录入其他的药品。
3、单据录入完成后,点击【确定】按钮,保存单据,等待审核中心相关人员审核,也可以在审核中心进行再次修改。
第五节药品成本调价
一、操作菜单:
药库管理----成本调价
1、成本调价的目的是对目前库存的药品进行成本调价,调价后的库存成本价会变化,或增或减少。
调价后的药品成本价按调价后的价格进行相关业务办理。
二、操作方法介绍
1、调价原因双击进入选择,存放位置选择仓库进行相关药品的调价。
存放位置具有操作分区权限。
2、在{名称}处双击进入选择商品窗口,勾选库存数量,只对有库存的药品进行调价。
3、选择后药品后,回车后调到{单位}选择,然后跳到现单价进行录入数字,回车后跳到下行继续录入其他的药品。
4、录完所有的药品后,点击【确定】按钮进行保存单据,进入审核中心进行审核。
5、【草稿】也可以将目前单据保存为草稿,点击【草稿】按钮。
6、【复制】单据点击【复制】按钮,在原来单据的基础上将药品内容进行复制,同时生成新的单据。
7、【删除】删除录入的某行。
第六节药品零售调价
一、操作菜单:
药库管理----零售调价
零售调价的目的是对目前库存的药品进行零售调价,调价后的库存零售价会变化,或增或减少。
调价后的药品零售价按调价后的价格进行相关业务办理。
二、操作方法介绍
1、调价原因:
双击进入选择,存放位置:
选择仓库进行相关药品的调价。
存放位置具有操作分区权限。
2、在{名称}处双击进入选择商品窗口,勾选库存数量,只对有库存的药品进行调价。
3、选择后药品后,回车后调到{单位}选择,然后跳到现单价进行录入数字,回车后跳到下行继续录入其他的药品。
4、录完所有的药品后,点击【确定】按钮进行保存单据,进入审核中心进行审核。
5、【草稿】也可以将目前单据保存为草稿,点击【草稿】按钮。
6、【复制】单据点击【复制】按钮,在原来单据的基础上将药品内容进行复制,同时生成新的单据。
7、【删除】删除录入的某行。
第七节生产加工
一、加工的目的是将某些药品从仓库领用出来,加工成新的药品进行包装入库,如草药辗成粉末包装成胶囊,重新包装入库。
二、操作菜单:
药库管理---生产加工
三、操作方法
1、选择原料仓库,加工仓库:
加工包装后的药品存放的地方。
2、选择原料名称及出库数量及单位,成品名称:
表示加工的成品,选择成品数量和单位,所有的药品录入完毕后,点击确定,完成单据的录入。
需审核中心进行审核才能入库。
3、复制按钮、草稿的功能同入库操作,不再重复。
第八节单据草稿
一、对于将单据保存为草稿的业务操作,在这里进行删除、编辑确定处理。
二、草稿单据保存确定后,转换成单据,进行审核才能完成最终的业务操作。
三、【删除】:
对不需要的草稿单据进行删除。
点击【编辑】按钮,进入单据窗口,点击确定按钮,草稿单据变成单据。
四、也可以双击单据行,打开草稿单据,进入单据编辑窗口。
第九节采购计划
一、菜单位置:
药库管理---采购计划。
二、功能概要:
各个仓库可以根据药品的库存上限自动生成一份采购计划单据,也可以指定药品供货单位来生成一个采购单,在单据的基础上还可以修改采购数量、新增采购药品,实现即自动快捷又灵活管理。
三、新增采购单据
1、点击【新建】按钮,弹出窗口进行相关条件选择。
存放位置选择仓库,供货单位:
选择供货的商家,再根据药品分类进行勾选,方便按类型进行采购。
如果勾选了
,那么该单据只考虑该单位曾经供货的药品生成单据。
如果勾选了
,那么生成的单据的需采购量=最高存量-药品库存总量,如果不勾选,生成的采购单据需采购量为空。
点击【确定】按钮,生成一个采购计划单据。
四、采购计划列表
1、查询条件:
单据状态:
分为全部、初始、执行。
查询可通过单据状态、单据生成时间段、存放位置、供货单位来查询。
2、【删除】删除单据,【执行】对于单据经过审核后,确定可以实行采购的计划单,就点击【执行】按钮。
注意事项:
执行后的单据不能修改编辑,也不能删除操作。
3、选择单据,点击【明细】按钮,或双击该单据,进入该单据的药品明细采购计划窗口。
五、采购单据明细
1、左边的树状目录为药品分类,可以实现右边的药品按药品目录分类来查询。
也可以通过关键字查询指定的药品。
2、勾选显示子级,表示选中的目录的子目录下的药品也显示出来。
3、药品可以按剂型、名称、排序。
4、{需采购量}显示该药品的计划采购量,如果是根据库存预警量生成采购计划单,那么需采购量会自动生成数量。
也可以进行修改需采购量的数字。
5、{已采购量}:
录入在生成计划单时没有入库的药品数量,或在采购计划单后入库的数量。
6、【新增】按钮:
临时在计划单里补录要采购的药品。
该药品在生成采购单时没有生成采购计划。
7、【移除】按钮:
将不要的药品移除采购单。
第十节预警设置
一、对不同的仓库设置不同的药品报警最高数量和最低数量,如果该仓库的药品接近最低数量时,提前一定的时间进行报警,报警方式有弹出预警的药品,也可以去库存【缺货统计】查看。
二、预警设置操作方法:
选择【仓库】----从左边的目录查询药品,在右边的药品列表中录入辅助最高存量和辅助最低存量。
注意事项:
录入库存数量后,数据会自动保存到数据表。
第十一节缺货统计
一、该表统计缺货的药品,及时提醒相关工作人员。
可以按药品类型来查询,也可以通过关键字来查询某个药品。
二、不分存放位置:
根据药品档案的最高低存量来进行预警,报警的数量为全院药品的总数量。
一般不采用该方案进行统计预警。
三、明细存放位置:
根据所选择的仓库及该仓库的预警下限数量来进行统计和预警。
注:
药库的相关人员登录系统后,如果有预警的药品,在程序的状态栏会有通知提示。
第十二节库存盘点
一、菜单位置:
药库管理---库存盘点
二、库存盘点列表:
1、按指定的时间段显示盘点所有仓库的盘点单据列表,点击【删除】按钮,删除没有审核的盘点单据,【结转】按钮对指定的单据进行结转,结转后,如果没有审核,还可以反结转操作,盘点单据【审核】后,表示盘点工作结束。
2、盘点的流程:
新建盘点表—录入目前的盘点数量----结转----审核。
注意事项:
盘点前,保证该仓库的所有业务必须完成,药房未发药的处方,未审核的单据及草稿一定要在建盘点表前处理完毕,否则无法建立盘点表。
三、新建盘点表:
1、点击新建按钮,弹出如下窗口,盘点表名称自动生成,选择要盘点的仓库,盘点方式可以选择静态盘点和动态盘点2种方式,本次介绍静态盘点。
2、静态盘点的特点是建立盘点表后,该仓库会临时冻结不能办理相关业务,发药和开处方、入库出库业务都暂停。
等盘点表审核后,仓库会自动解冻,恢复业务。
3、如果提示有未处理的草稿,点击【清理草稿单】按钮,将草稿单据删除。
4、盘点表建立成功后,会返回到盘点表列表,双击该单据或点击【明细】按钮,进入该盘点表的盘点录入工作。
四、盘点数量录入操作:
1、界面介绍:
分区显示,如果仓库设置了分区管理,可以选择分区来录入盘点的药品。
分区的目的是按仓库指定的摆放位置来显示药品,使实物的摆放次序和盘点表的排列次序一致,方便点数,分区严格要求按指定的位置存放,一般管理人员不能按要求做到位,此方法很少采用。
2、如果是根据盘点草稿记录的药品来录入数量,可以采用筛选药品的方法,通过药品进筛选,直接录入药品的盘点数量。
3、筛除零药品就是不显示库存为0的药品。
4、显示批次,就是该列表同一个药品有多个批次,全部显示出来。
5、录入后回到筛选框:
录完某个药品后,回车光标回到刷选处,方便录入下个药品。
6、整个列表可以选择按拼音或五笔来排序。
7、智能颜色提醒:
黑色行表示没有录入盘点数量的数据,红字行表示已盘但有数量亏盈,栏字行表示已盘无亏损的数据行。
8、库存重置:
表示将所有药品盘点数量全部更新成库存数量。
9、库存清空:
表示将盘点数量全部更新为0。
10、录入盘点数量的方法:
双击要盘点的某个药品,弹出如下窗口,该窗口显示该药品多个批次的数据,录入的数量分别录入盘点的大单位数量和小单位数量,如果该药品没有拆零,只需录入前个数量就够了。
10、也可以修改药品的批号和有效期,盘点表审核后,会更新库存的批次和有效期。
盘点技巧:
如果盘点发现某个药品在盘点表查询不出来,请检查勾选条件:
仅显示有库存的批号。
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