供应链管理实训二.docx
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供应链管理实训二.docx
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供应链实训任务二:
采购管理普通业务
一、准备工作
引入实训一完成后输出备份的001(腾飞贸易公司)帐套备份,进入企业应用平台的时间为2014-02-28(操作员为学生自己的名字1—帐套主管,月末在总账中审核记账凭证人员为w01李刚)
二、实训
(一)标准采购业务
1、2014年02月3日,根据销售部门预测情况,本月预计销售情况良好,申请向联想集团采购30台联想电脑,报价5000元,需求日期为本月5日。
2、2014年02月3日,联想集团同意请购要求,并接受我方提出的价格为5000元,签订正式合同,我方要求到货日期为本月5日。
3、2014年02月4日,收到联想集团采购专用发票一张,发票号LX10101401,无税单价5000元,价税合计175500元。
4、2014年02月5日,收到联想集团发来的货物,采购部门进行签收。
5、2014年02月5日,商品经检验质量合格,办理入库手续,入联想电脑仓。
6、2014年02月5日,采购部门将发票交给财务部门,财务部门对该笔货物进行采购成本结算,并对发票进行审核确认。
7、2014年02月6日,财务部门开具转账支票一张,金额为175500元,支票号为ZZ1011,用于支付向联想集团采购的本次货款。
8、2014年02月6日,财务部门生成本次采购业务相应凭证。
(二)现付业务
1、2014年02月4日,根据销售部门的需求,采购部门向戴尔公司提出采购需求,需要采购20台戴尔戴尔,报价4500元。
2、2014年02月4日,戴尔集团同意请购要求,但认为价格较低,经双方协商,同意价格为4800元,签订正式合同,我方要求到货日期为本月7日。
3、2014年02月7日,收到戴尔集团发来的货物,同时收到采购专用发票一张,发票号DE10101701,无税单价4800元,价税合计112320元,采购部门进行签收,同时向戴尔集团支付转账支票一张,金额为112320元,支付号为ZZ1012。
4、2014年02月7日,商品经检验质量合格,办理入库手续,入戴尔电脑仓。
5、2014年02月8日,采购部门将发票交给财务部门,财务部门对该笔货物进行采购成本结算,并对发票进行审核确认,同时生成本次采购业务相应凭证。
(三)采购费用业务
1、2014年02月5日,申请向联想集团追加采购01台联想电脑,报价5000元。
2、2014年02月5日,联想集团同意请购要求,并接受我方提出的价格为5000元,联想集团提出由于数量过少,运费由我方承担,我方要求到货日期为本月7日,双方签订正式合同。
3、2014年02月7日,收到联想集团发来的货物,同时收到两张发票,其中采购专用发票一张,发票号LX10101701,采购发票无税单价5000元,价税合计58500元;运费发票一张,发票号LX10101702,运费金额100元,不能抵扣进项税,采购部门进行签收,同时办理入库手续,入联想电脑仓。
4、2014年02月8日,采购部门将两张发票交给财务部门,财务部门对该笔货物进行采购成本结算,并对发票进行审核确认,未付款,并生成本次采购业务相应凭证。
(四)盈余短缺业务
1、2014年02月9日,向戴尔集团追加采购10台联想电脑,报价4800元,戴尔集团同意,并于当日收到戴尔集团发来的货物,同时收到采购专用发票一张,发票号LX10101901,采购发票无税单价4800元,价税合计56160元,采购部门进行签收。
2、2014年02月9日,商品入戴尔电脑仓,在办理入库手续时,发现有两台电脑损坏,经查,是我方采购部门装卸货物时造成。
8台电脑正常入库,另外两台报领导同意后,一台电脑作为合理损耗处理,一台电脑由采购部门赔偿,赔偿金额按电脑采购含税价计算,计5616元(4800+816)。
3、2014年02月28日,采购部门将发票交给财务部门,财务部门对该笔货物进行采购成本结算,并对发票进行审核确认,未付款,当日生成本次采购业务相应凭证。
(五)付款
1、2014年02月28日,用转账支票支付联想集团上次追加电脑的货款和运费共计58600元,支票号:
ZZ1013。
2、2014年02月28日,用转账支票支付戴尔集团上月和本月未支付的货款,共计641160元(56160+585000),支票号ZZ1014。
3、核销往来账并生成付款凭证。
(六)查询结算单
(七)查询凭证
过程指导
(一)标准采购业务
需要录入采购请购单、采购订单。
采购订单可以直接输入,也可以根据请购单自动生成。
这里采用“拷贝采购请购单”的方式直接生成“采购订单”;采购到货单拷贝“采购订单”,生成“采购到货单”;采购入库单需要在库存管理系统中录入,在库存管理系统中参照采购入库单生成。
操作步骤如下:
1、填写请购单
(1)以操作员02(总账会计,也是所有日常操作会计工作人员,注意权限的设置和修改,帐套主管也可以进行此操作)登录企业应用平台。
在本学习情境中,所有的日常操作都以学生自己的名字1(帐套主管)操作完成,登录日期都为2014-02-28日,在以后的操作中,如果打开企业应用平台,不再书写此操作内容。
(2)打开“请购单”录入功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】菜单,打开请购单录入窗口
(3)进入增加状态。
单击工具栏上的“增加”按钮,系统自动增加一张空表单。
(4)录入单据。
修改日期2014-02-3,在表体中录入存货编码001,数量30,本币单价5000,需求日期2014-02-05,选择供应商“联想”。
(5)保存单据。
单击工具栏上的“保存”按钮,保存当前表单。
(6)审核单据。
单击工具栏上的“审核”按钮,审核当前表单。
(7)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
业务类型有普通采购与受托代销,分别对应普通业务和受托代销业务。
供应商在请购单中是选填内容,如果在当前表单中填写,将自动带入下一流程,但无法带入部门和业务人员。
请购单保存后,需要审核,否则,在下一流程中,将无法找到此单据。
对于不需要的请购单,可以通过工具栏上的“关闭”功能进行关闭,已关闭的请购单在采购订单中无法参照。
可以通过以前的请购单生成现在的请购单(生单),生单功能只能在新增或修改状态(编辑状态)使用。
请购单流程是可选操作。
【注意事项】
可以通过单据的签名查看当前单据的状态(是否审核)。
单据可以弃审(取消审核),但是单据一旦进入下一流程,将无法弃审。
在以后的操作过程中,每做完一个单据,都应该关闭一个窗口,养成一个好习惯。
2、生成采购订单
(1)打开“采购订单”录入功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】菜单,打开采购订单录入窗口
(2)进入增加状态。
单击工具栏上的“增加”按钮,系统自动增加一张空表单。
(3)参照生成单据。
修改日期2014-02-3,单击工具栏上的“生单”下拉按钮,选择“请购单”,在过滤条件中单击“过滤”,在过滤结果中双击选择请购单,单击工具栏上的“OK确定”按钮,系统自动将请购单的内容填写到当前订单中,重新选择供应商“联想”,自动填写部门与业务员。
(4)保存单据。
单击工具栏上的“保存”按钮,保存当前表单。
(5)审核单据。
单击工具栏上的“审核”按钮,审核当前表单。
(6)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
采购订单既可以直接录入,也可以通过生单方式参照生成,生成后的单据可以修改。
选择供应商后,将自动填写部门和业务员,有利于到货单的生单。
“生单”功能在U872版本中与U861有变化,U861通过鼠标右键选择,而U872是通过工具栏选择。
“生单”过程中的过滤条件不填写时,默认包含所有单据。
在请购单中如果没有填写供应商,那么在采购订单中,需要补填供应商(必填项)。
无论请购单是否填写供应商,生单后,会自动清除部门与业务员,因此,建议生单后,重新选择一次供应商,将部门与业务员填写完整(BUG)。
与采购订单相关的选项是“必有订单”选项,如果选中,流程必须经过订单环节。
【事项】
单据头的“订单日期”必须小于等于单据体的“计划到货日期”,否则,会有错误提示。
如果生单时无法找到需要的请购单,说明上一步的操作出现问题,可能是没有审核,或者是请购单已关闭。
3、生成采购发票
(1)打开“采购专用发票”录入功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用发票】菜单,打开采购发票录入窗口
(2)进入增加状态。
单击工具栏上的“增加”按钮,系统自动增加一张空表单。
(3)参照生成单据。
修改日期2014-02-8,录入发票号LX10101401,单击工具栏上的“生单”下拉按钮,选择“采购订单”,在过滤条件中单击“过滤”按钮,在过滤结果中双击选择采购订单,单击工具栏上的“OK确定”按钮,系统自动将采购订单的内容填写到当前发票中。
(4)保存单据。
单击工具栏上的“保存”按钮,保存当前表单。
(5)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
当发票先到货后到时,参照订单生成发票,当货先到票后到时,参照入库单生成发票。
参照后,可以修改参照后的结果,说明其功能具有扩展性,意味着可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的功能,在以后的单据中,如果没有特别说明,参照后都可以修改。
采购发票录入完成后,在界面上没有审核功能。
当必有订单时,发票只能参照,不能录入。
4、生成到货单
(1)打开“到货单”录入功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购到货】-【到货单】菜单,打开到货单录入窗口
(2)进入增加状态。
单击工具栏上的“增加”按钮,系统自动增加一张空表单。
(3)参照生成单据。
修改日期2014-02-5,选择供应商“联想”,单击工具栏上的“生单”下拉按钮,选择“采购订单”,在过滤条件中单击“过滤”按钮,在过滤结果中双击选择采购订单,单击工具栏上的“OK确定”按钮,系统自动将采购订单的内容填写到当前到货单中。
(4)保存单据。
单击工具栏上的“保存”按钮,保存当前表单。
(5)审核单据。
单击工具栏上的“审核”按钮,审核当前表单。
(6)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
部门在到货单中为必填项,而在采购订单与采购发票中为选填项。
如果在生单后没有部门,可以重新选择供应商,自动填写部门与业务员。
采购订单生单后,表示该订单已执行,将不再参与其他到货单的生单。
在U861版本中,到货单无审核功能。
当必有订单时,到货单只能参照,不能录入。
【注意事项】
在生单时,如果无法找到采购订单,可能订单已生成了到货单,或者订单没有审核。
5、生成入库单
(1)打开“采购入库单”录入功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】菜单,打开入库单录入窗口,
(2)参照生成单据。
单击工具栏上的“生单”下拉按钮,选择“采购到货单(蓝字)”,在过滤条件中单击“过滤”,在过滤结果中双击选择到货单,单击工具栏上的“OK确定”按钮,系统自动将到货单的内容填写到当前入库单中,修改日期2014-02-8,选择仓库“联想电脑仓”。
(3)保存单据。
单击工具栏上的“保存”按钮,保存当前表单。
(4)审核单据。
单击工具栏上的“审核”按钮,审核当前表单。
(5)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮
【提示】
生单的依据有订单、到货单,有蓝字模式和红字模式,还有批量模式;批量入库时可以在选择时直接指定仓库和日期。
生单时不能进入增加状态,这一点与到货单和发票的模式不一样,生单后,表单自动进入增加状态。
审核后商品自动计入库存的现存量,注意查看现存量审核前数量为010,审核后,数量变为130。
【注意事项】
如果数据已进入到货状态,那么依据订单生单时将看不到该单据,只能依据到货单生单。
6、采购结算
采购结算分为自动结算与手工结算,主要完成信息流与物流的勾兑工作与采购成本的分摊工作,当物流与信息流的数据一致时,只需要采用自动结算即可,当有其他情况发生时,需要通过手工结算处理。
此题可以通过自动结算完成。
自动结算的方法自行练习,自动结算时无法体会结算原理,为了方便以后的学习,此处采用手工结算处理。
(1)打开采购“手工结算”功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购结算】-【手工结算】菜单,打开采购手工结算窗口
(2)进入选单状态。
单击工具栏上的“选单”按钮,
(3)查找发票和入库单。
单击工具栏上的“过滤”按钮,在条件窗口直接按“确定”按钮,自动列出发票和入库单。
(4)选择发票和入库单。
双击选择同一笔业务的发票和入库单,然后单击工具栏上的“确定”按钮,返回到手工结算窗口
(5)结算。
单击工具栏上的“结算”按钮,完成结算。
(6)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
选单时过滤有三种模式:
入库单选单过滤,发票选单过滤,入库单与发票同时过滤。
在选择发票和入库单时,可以选择一个方向的单据,然后通过工具栏上的“匹配”功能自动选择另一方向的单据。
取消结算的方法是在【结算单列表】中过滤找到结算单后,双击打开结算单,再通过工具栏上的“删除”按钮删除结算单。
7、记账
(1)打开采购“正常单据记账”功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【存货核算】-【业务结算】-【正常单据记账】菜单,打开过滤条件选择窗口。
(2)查找记账单据。
在过滤条件中直接单击“过滤”按钮,显示未记账单据一览表。
(3)记账。
双击选择单据,单击工具栏上的“记账”按钮,开始自动记账,记账完成后,提示记账成功,单击“确定”按钮后,被记账单据消失。
(4)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,关闭窗口。
【提示】
取消记账可以通过【恢复记账】功能实现。
在选项中有“单据审核后才能记账”选项。
试一试,可否先记账,后采购结算。
8、审核发票
通过【应付款管理】-【应付单据处理】-【应付单据审核】功能对发票进行审核。
9、填制付款单
通过【应付款管理】-【付款单据处理】-【付款单据录入】功能支付货款,并审核付款单。
01、核销往来账
通过【应付款管理】-【核销处理】-【手工核销】功能核销往来账。
11、生成采购凭证
通过【应付款管理】-【制单处理】功能依据采购发票生成采购凭证。
12、生成付款凭证
通过【应付款管理】-【制单处理】功能依据付款单生成付款凭证。
13、生成入库凭证
(1)打开存货核算“生成凭证”功能。
双击【业务工作】-【供应链】-【存货核算】-【财务核算】-【生成凭证】菜单,打开“生成凭证”窗口。
(2)打开查询窗口。
单击工具栏上的“选择”按钮,打开“查询条件”窗口
(3)设置查询条件。
设置选择“(01)采购入库单(报销记账)”,单击“确定”按钮,打开“未生成凭证单据一览表”窗口
(4)选择单据。
单击“选择”栏,选择需要生成凭证的原始单据,单击工具栏上的“确定”按钮,系统切换到“生成凭证”列表窗口
(5)生成凭证。
修改凭证类别为“转”字,单击工具栏上的“生成”按钮,自动生成一张转账凭证,修改凭证日期2014-02-06,
(6)关闭界面。
单击窗口的“关闭”按钮,依次关闭打开的窗口。
【提示】
存货中对采购业务生成凭证的依据是入库单,销售业务的依据是“销售发票”而不是出库单。
存货模块中生成的凭证只能在存货模块中通过【凭证列表】功能进行删除,无法在总账中删除。
生成凭证前,一定要保证当月货到票也到的业务都已完成结算。
生成凭证界面中的科目根据存货科目与对方科目的定义自动生成,可以修改,如果科目为空,说明定义存在问题。
【注意事项】
如果在生成凭证时无法找到单据,很有可能是你没有记账,查看单据是否记账的方法有两种,一是可以到取消记账中查看是否记账,另一种是通过【采购入库单列表】查询入库单,看是否有记账人签名。
(二)现付业务
现付单据只能通过“应付款项系统”命令实现审核。
现付发票通过“应付款系统”实现凭证生成。
需要填写请购单,根据请购单生成采购订单,再由采购订单生成到货单,采购发票拷贝采购订单生成,执行采购结算并支付款项的操作。
操作步骤如下:
1、填写请购单。
根据资料直接手填写请购单。
2、生成采购订单。
生成订单后,注意要修改单价为4800元。
3、生成到货单。
依据采购订单生成到货单。
4、生成采购发票并现付。
依据订单生成发票,同时进行现付处理。
(1)生成采购发票并保存。
(2)现付。
单击工具栏上的“现付”按钮,打开采购现付窗口,选择结算方式“转账支票”,录入原币金额“112320”,票据号“ZZ1012”,单击“确定”按钮,返回到发票界面
(3)关闭发票窗口。
5、生成入库单。
依据到货单生成入库单。
6、采购结算。
可以对入库单和发票进行自动结算或手工结算。
7、记账。
对入库单进行正常单据记账。
8、审核发票。
在应付模块对发票进行审核,在条件中需要选择“包含已现结发票”。
9、生成采购凭证(现付凭证)。
在应付模块生成凭证。
由于等额支付,科目不再是应付账款,而是银行存款
01、生成入库凭证。
在存货模块生成入库凭证。
【提示】
现付可以取消。
此题只能生成两张凭证,思考一下,为什么。
如果不是等额支付,生成的凭证会不相同,操作步骤也可能有所变化。
【事项】
在审核发票时,在过滤条件中需要选择“包含已现结发票”,否则,无法找到发票。
生成采购凭证时,需要选择“现结制单”。
(三)采购费用业务
采购发票是供应商开出的销售货物的凭证,系统根据采购发票确认采购成本,并据以登记应付账款。
采购发票按业务性质分为蓝字和红字发票;按发票类型分为增值税专用发票、普通发票和运费发票,录入采购入库单、采购发票、运费发票并进行手工结算。
操作步骤如下:
1、填写请购单。
2、生成采购订单。
3、生成到货单。
4、生成入库单。
5、生成采购发票。
6、填写运费发票。
在【运费发票】功能中录入数据。
将运费当作是一种存货,填写方法与正常发票填写方法相同。
因为不能抵扣进项税,需要将税率改为0。
7、采购结算并分摊运费。
选择发票时需要选择采购发票和运费发票,运费发票会显示在在结算界面的下方,先单击分摊,然后再结算,其他操作方法与标准流程相同。
8、记账。
9、审核发票。
01、生成采购凭证。
生成采购和运费两张凭证。
11、生成入库凭证。
【提示】
采购结算只能进行手工结算,如果进行自动结算,运费将无法计入成本。
采购结算后,存货的单价会发生变化,同时会修改入库单的单价,可以查看结算单和入库单进行验证。
费用的分摊有按数量和按金额两种方法,当只有一种存货时,两种方法计算结果相同。
结算完成后,查询结算单,并查看结算单价,已由5000变为5001,同时,查询入库单的单价,其单价已由5000变为5001,说明结算时,会根据结算单回写入库单的单价。
由于此业务没有付款,所以无需填写付款单,无需核销。
(四)盈余短缺业务
当采购入库数量与发票数量不一致时,就是盈余短缺。
采购入库数量小于发票数量属于损耗,可以根据损耗原因在采购手工结算时在相应栏内输入损耗数量,可进行采购结算;采购入库数量大于发票数量应视为赠品,不计算金额,降低入库存货的采购成本。
如果入库数量+合理损耗+非合理损耗等项目不等于发票数量,则系统提示不能结算。
操作思路是生成采购入库单,按照采购订单生成采购发票,并执行手工采购结算。
操作步骤如下:
1、填写请购单。
2、生成采购订单。
3、生成到货单。
4、生成采购发票。
5、生成并修改入库单。
生成入库单后,将入库数量由10修改为8。
6、采购结算并分摊合理损耗。
(1)选择发票和入库单。
在手工结算界面,按标准流程操作方法选择发票和入库单。
(2)录入损耗。
录入合理损耗数量“1”,非合理损耗数量“1”,非合理损耗金额“4800”,选择非合理损耗类型“装卸责任”,进项税转出金额“816”(已自动填写)。
(3)结算。
其他操作方法与标准流程相同。
7、正常单据记账。
8、审核发票。
9、生成采购凭证。
01、生成入库凭证。
11、关闭到货单。
在填写到货单界面,通过查找或翻页(最后一张),找到9日到货的单据,单击工具栏上的“关闭”按钮,关闭当前到货单。
【提示】
采购结算只能进行手工结算,因数量不一致,无法完成自动结算。
结算单和入库单的单价都由4800变为5400。
由于只入库了8台,还有2台没有入库,为了防止下一次入库单生单时看到此到货单,需要执行“关闭到货单”操作。
(五)付款
依据实训资料填写付款单并进行核销,生成凭证,操作方法与标准流程相同。
(六)查询结算单(如何删除结算单)
通过【结算单列表】功能可以查看所有的结算单,如果需要取消结算,只需要在“结算单列表”中过滤找到结算单后,双击打开结算单,再通过工具栏上的“删除”按钮删除结算单即可。
(七)查询凭证(如何删除凭证)
通过【存货核算】-【财务核算】-【凭证列表】功能查看本模块生成的所有凭证。
可以通过工具栏上的“删除”按钮或“冲销”按钮对选择的凭证进行删除或冲销。
(八)账套备份
将账套输出到备份文件夹,并保存到U盘。
疑难解答
1、采购入库单在哪里录入生成?
答:
采购入库单在库存管理系统中录入生成。
2、为什么手工录入采购入库单时会弹出“普通业务必有订单”的信息提示?
答:
因为在采购选项中设置了“普通业务必有订单”,则采购入库单不能手工录入,只能参照生成。
如果需要手工录入采购入库单,则需要先取消“普通业务必有订单”选项。
3、上游单据为什么不能直接修改,弃审?
答:
因为上游单据已经生成了下游单据。
如果要修改上游单据,必须先删除下游单据。
4、怎样删除已经结算的发票或采购入库单?
答:
在“结算单列表”中打开该结算单并删除,就可以对采购发票或采购入库单执行相关的修改、删除。
5、如果在生成发票时没有立即付款,该笔业务怎样处理?
答:
可以先确认为应付账款,然后在应付款管理系统手工录入一张付款单,审核确认后制单,或者期末合并制单。
6、如果在应付款系统中,对已现结发票审核时,打开“单据过滤窗口”,却没有看到想要的单据?
答:
因为在“单据过滤条件”界面,没有选中“包含已现结发票”。
只需要在单据过滤条件对话框中选中包含已现结发票。
思考与练习
1、如果在现付时,只支付部分金额会出现什么结果,大于货款金额又会是什么结果,请验证?
2、入库单生单完成后,生成发票的依据是什么?
3、在标准流程中,是否可以先记账,后采购结算?
4、请写出取消结算和删除凭证的具体步骤?
5、在采购结算后,会回写入库单的单价,请问是否会回写发票的单价?
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