关于公司文件编号的管理办法.doc
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**************公司
****(总)字〔****年〕第***号
关于公司文件编号的管理规定
公司各部门
为便于文件的识别,追溯和控制,加强管理,提高管理的科学化、规范化,特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号,实现文件编码唯一性,特制定本管理办法:
一、编号管理规则
(一)适用种类:
适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。
(二)编号规则:
文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。
1、公司代码:
**********公司:
SM
2、部门代码:
部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成,部门代码分别为:
总经办
办公室
财务部
经营部
工程部
设计部
安全科
采控部
项目监管部
事业发展部
ZJB
BGS
CWB
JYB
GCB
SJB
AQK
CKB
JGB
FZB
3、文件类别代码:
文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成,分别为:
表单
合同
人事
聘用
证件
服务
行政
采购
BD
HT
RS
PY
ZJ
FW
XZ
CG
施工
设计
制度
SG
SJ
ZD
4、文件流水号代码:
所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成,序号由001开始。
(三)编号种类:
1、表单类:
公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号
总经办为:
SM-ZJB-BD***
办公室为:
SM-BGS-BD***
财务部为:
SM-CWB-BD***
经营部为:
SM-JYB-BD***
工程部为:
SM-GCB-BD***
设计部为:
SM-SJB-BD***
安全科为:
SM-AQK-BD***
采控部为:
SM-CKB-BD***
项目监管部为:
SM-JGB-BD***
事业发展部为:
SM-FZB-BD***
2、合同类
公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号
建设工程施工类合同:
SM-SG-[2***年]-HT***
设计类合同:
SM-SJ-[2***年]-HT***
采购类合同:
SM-CG-[2***年]-HT***
分包类合同:
SM-FB-[2***年]-HT***
聘用类合同:
证件:
SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***
人事:
SM-PY/RS-[2***年]-HT***
服务咨询类合同:
SM-FW-[2***年]-HT***
行政类合同:
SM-XZ-[2***年]-HT***
3、文件制度类
公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号
二、编号管理程序
1、表单类:
由各部门拟好表单初稿后,编制部门负责人进行审核编号,编号后方可使用,同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享,便于各部门了解、使用和管理。
所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档。
2、合同类:
建设工程施工类合同:
由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
设计类合同:
由经营部主导设计部配合修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
采购类合同:
由采控部主导修订并由采控部负责人进行统一编号,签章后的合同原件由采控部统一归档管理。
分包类合同:
由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
聘用类合同:
证件:
由事业发展部主导修订并由事业发展部负责人进行统一编号,签章后的合同原件由事业发展部统一归档管理。
人事:
由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
服务咨询类合同:
由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
行政类合同:
由办公室主导修订并由办公室负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。
所有的合同台账每年汇总一次交至总经理处存档备查。
3、文件制度类
由总经办经办人拟好初稿后,由总经理审批编号后方可使用。
本规定自颁布之日起实施,与本规定有相抵触者,以本规定为准。
主题词:
编号规范办法
抄送:
公司各部门
**********公司总经办二零一三年三月三十日印发
共印2份
4
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- 关于 公司 文件 编号 管理办法