1、 *公司*(总)字*年第*号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别,追溯和控制,加强管理,提高管理的科学化、规范化,特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号,实现文件编码唯一性,特制定本管理办法:一、编号管理规则(一)适用种类:适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等。(二)编号规则:文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成。1、公司代码:*公司:SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成,部门代码分别为:总经办办公室财务部经营部工程部设计部安全科采控部项目监管部
2、事业发展部ZJBBGSCWBJYBGCBSJBAQKCKBJGBFZB3、文件类别代码: 文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成,分别为:表单合同人事聘用证件服务行政采购BDHTRSPYZJFWXZCG施工设计制度SGSJZD4、文件流水号代码:所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成,序号由001开始。(三)编号种类:1、表单类:公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为:SM-ZJB-BD*办公室为:SM-BGS-BD*财务部为:SM-CWB-BD*经营部为:SM-JYB-BD*工程部为:SM-GCB-BD*设计部为:SM-SJB-BD*安全科为:SM-AQK-BD*采控
3、部为:SM-CKB-BD*项目监管部为:SM-JGB-BD*事业发展部为:SM-FZB-BD*2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同:SM-SG-2*年-HT*设计类合同:SM-SJ-2*年-HT*采购类合同:SM-CG-2*年-HT*分包类合同:SM-FB-2*年-HT*聘用类合同:证件:SM-PY/ZJ-2*年-HT*人事:SM-PY/RS-2*年-HT*服务咨询类合同:SM-FW-2*年-HT*行政类合同:SM-XZ-2*年-HT*3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类:由各部门拟好表单初稿后,
4、编制部门负责人进行审核编号,编号后方可使用,同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享,便于各部门了解、使用和管理。所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档。2、合同类:建设工程施工类合同:由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。设计类合同:由经营部主导设计部配合修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。采购类合同:由采控部主导修订并由采控部负责人进行统一编号,签章后的合同原件由采控部统一归档管理。分包类合同:由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。聘
5、用类合同:证件:由事业发展部主导修订并由事业发展部负责人进行统一编号,签章后的合同原件由事业发展部统一归档管理。人事:由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。服务咨询类合同:由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。行政类合同:由办公室主导修订并由办公室负责人进行统一编号,签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理。所有的合同台账每年汇总一次交至总经理处存档备查。3、文件制度类由总经办经办人拟好初稿后,由总经理审批编号后方可使用。本规定自颁布之日起实施,与本规定有相抵触者,以本规定为准。主题词:编号 规范 办法 抄送:公司各部门 *公司总经办 二零一三年三月三十日印发 共印2份4