公文写作部分.docx
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公文写作部分.docx
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公文写作部分
公文写作部分
第1章公文种类和作用
一、概念
公务文书又称机关应用文。
是党政、团体、企事业单位在管理中形成的、按照规定程序办理并在法定范围内使用的、具有法定效力和规范体式的文书;是领导和管理、公务活动的工具。
二、分类
1、按行成和使用领域分
通用公文:
各级类党政、团体、企事业单位普遍使用
专用公文:
业务机关、部门、组织等在工作范围内,因特殊需要使用的。
如外交、司法、军事、审计文件等
2、按来源分
发文、收文、内部文件
3、按行文关系和行文方向
上行文、平行文、下行文
4、按公文的秘密程度和阅读范围
绝密:
泄露会造成重大损害
机密:
泄露会造成严重损害
秘密:
泄露会造成一定损害
内部文件:
不涉密,不宜公开,限定在系统内部
限国内公开:
不涉密,不宜对国外公开
对外公开:
不涉密,可以直接对国内外公开
共计6个层次
5、按处理时限要求:
特急件:
急件(党做加急):
平件:
共计3个层次
电报:
分特提件、特急件、加急件(跟党走)、平急件;共计4个层次
6、按收文机关对收到公文的划分
阅件
办件
7、按物质载体划分
纸质文件
感光介质文件
磁介质文件
电子文件
8、按公文性质和作用划分
通用公文和专用公文
通用公文的类型
1、党政机关主要公文类型
《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》规定各级党政机关,企事业单位、人民团体比照使用的主要文种。
又称机关公文、法定公文、正式公文。
党:
14种政:
13种共15种共5小类
1、领导指导性公文
命令(党不用)、指示、决定、决议、通知、通报、批复、会议纪要
2、呈报性公文
议案(政府向人大,党不用)、请示、报告
3、公布性文件
公告(党不用)
通告(党不用)
公报
商洽性公文
兼容性公文
2、行政法规、规章和管理规章
名称
有权发法机关
特征
性质
条例
国务院、党的中央组织
某方面、较全面、系统的法规
法规
规定
某方面、约束性措施和规定
法规、规章、管理规章
办法
行政工作具体的可操作性强
法规、规章、管理规章
章程
管理规章
守则
管理规章
规则
管理规章
准则
管理规章
细则
规章、管理规章
规范
管理规章
规程
管理规章
制度
管理规章
公约
管理规章
3、会议文书
1、开幕词与闭幕词
2、会议工作报告
3、专题讲话
4、提案
5、会议记录
4、计划、决策与反馈文书
1、可行性分析(研究)报告
2、计划
3、总结
4、答复
五、公务信息文书
1、调查报告
2、简报
3、信息快报
4、信访摘报
5、信访分析报告
6、日常事务文书
1、公务书信:
介绍信、证明信、公开信、倡议书、慰问信、感谢信、贺信、邀请书(请柬)、聘请书
2、告启文书:
启事、海报、广告、声明、公示
3、条据:
借条、欠条、领条、收条等
4、大事记
5、丧事礼仪文书:
讣告、唁电、悼词
正确使用公文文种
1、文种含义
公文写作和处理过程中把性质和用途相同的公文并未一种,对每种公文规定了固定名称,这就是文种的名称,即公文种类,简称文种。
二、作用
1、维护公文的严肃性和规范性
2、为公文撰写提供方便
3、为公文处理提供方便
三、选择文种的依据
1、法律法规和有关规定
2、作者和主要受文者的关系
3、作者权限
4、行文目的和要求
四、易混淆文种
1、决定与决议
2、公告与通告
3、请示与报告
4、请示与函(请求批准函)
5、批复与函(审批函)
6、规划与计划
7、法规、规章与管理规章(规章制度)的区别
公文的作用
1、明法传令,指挥工作
2、联系公务,沟通信息
3、宣传教育,引导舆论
4、记录记载,以为凭据
第二章公文的格式规范
1、公文文面格式含义
文面格式:
公文的正式文本的印制规格样式。
程式性、规范性
2、分类
1、公文式文面格式
2、专业规范文本式文面格式
3、一般文章文面形式
3、文面格式的作用
1、保证公文的完整、正确、庄重是公文权威和有效性的具体体现
2、为撰写、处理和运用、立卷归档提供方便
3、为自动化办公提供基础
4、文面格式特点
公文格式
1、公文格式的内容
公文的组成部分(要素)的排列顺序和标示规则、纸张规格、印刷要求等
NO××
机密★×年
急件
××市××研究所文件
××〔2009〕××号
2、公文的组成(部分)要素及标示规则
1、眉首(文头部分)
份数序号:
党的秘密和政府的机密、绝密文件都要标份数序号阿拉伯数字版心左上角顶格第一行
秘密等级和保密期限:
顶格、版心左上角、两字之间空一字、用★隔开
紧急程度:
特急、急件
党的机关用:
特急、加急
电报:
特提、特急、加急或平急
密级下一行、单独使用标注在版心(文头)左上角第一行位置
发文机关标识俗称公文名称《条例》所指“版头”
发文机关全称或者规范简称+文件大版头
发文机关(单位)名称+(文种)中版头
发文机关(单位)名称小版头
政府机关发文机关标示常用两种形式:
文件版头:
《××××政府文件》
函件版头:
《××××政府》
联合行文:
并列机关(单位)联合发文,要将主办机关(单位)排在前面
党政机关联合发文一般使用党委机关的公文名称
联合发文机关过多要保证公文首页显示正文
民族自主地方可以并有民族语言和汉语,民族文字在前
政府机关上行文要留55mm的空白作“领导批示域”
发文字号:
发文机关(单位)代子、年份、序号
专制性较强的代号、为管理和统计提供依据
不同类型的行文,发文字号的位置是不同的。
平行文、下行文:
公文名称下一行剧中排列
上行文:
发文字号居左空1字,发文字号下4mm处印一条与版心同宽的反线(稍粗)、发文字号不贴反线。
函件式:
发文字号位于武文线下一行版心右边缘顶格标识。
签发人:
机关(单位)核准签发的领导人
上报党政机关的文件,要有机关(单位)组要负责人签发,并且标注签发人。
上行文:
签发人与发文字号同一行,居右空1字
多个签发人:
主办单位签发人置于第1行,其他签发人从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排;同时下移红色反线,发文字号同最后一个签发人姓名置于同一行,使红色反线与之距离4mm。
2、主体部分
文头的横隔线下空两行,包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关、印章、成文时间和附注
标题:
发文机关(全称或规范简称)+事由+文种;
简明、醒目、扼要
不能省略发文机关和事由
除法规、规章和管理规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(党的机关公文则要加书名号)
文武线下空两行,居中排一行或者多行,分行时注意词义完整,排列匀称、美观。
人名、地名、词或词组不能分置两行。
多行排列时,可上小下大的宝塔形、梯形、菱形或等长形。
主送机关:
受文对象。
全称、规范简称或统称
作用:
明确文件的空间效力;明确办理、答复的法定机关;因此要求明确、具体
注意事项:
1、不得多头主送、双重领导机关可抄送
2、普发现下行文可用泛称;除特殊情况外一般不使用“各有光单位”等模糊称谓
3、除领导特殊交代外,上报文件宜送主送机关不宜送领导个人
4、标题下、正文前、从左至右顶格标识、回行时任顶格。
多个主送机关按性质、级别和有关规定、惯例依次排列,中间用顿号分隔、最后用冒号
5、周知性公文(公告、公报、通告及法规、规章、管理规章等)可以不用标注主送对象
决定、决议、会议纪要等通常不在正文前标主送机关,而在抄送栏内抄送机关上方标注“主送”或者“分送”机关单位。
主动对象过多,首页不能显示正文是也可将主送机关移至抄送栏,标注方法与抄送栏规定相同。
正文:
标注方法:
一、
(一)1.
(1)
引用公文先引标题后引发文字号
引外文标注中文含义
文中数字除成文日期和部分结构层次数字外等特殊情况外,都使用阿拉伯数字
使用国家法定计量单位
附件及附件说明:
内容需要,不便写入正文的材料,用附件反应。
作用:
使正文内容具体化、完整化;为受文者正确理解和执行公务提供依据材料或参考材料;被正件确认其作用和效力
正文后空一行、提行空两格标注“附件:
”+附件标题、份数;几个附件时用阿拉伯数字标出序号,每件一行排列
附件原文一般另起一页附在正件版记后
附件不能与原文一起装订的,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号,并在其后标识附件(或带序号)
印章及发文机关(单位)署名:
发文机关全称或者规范简称
命令、议案、经济文书等可以不属发文机关名称,有主要领导人签署,在发文机关位置写明领导人职务及姓名(或盖签名章)
发文机关或者领导签署位于正文(附件)后面右下方。
联合行文时一个单位占一行
印章是公文生效的标志。
除规定可不盖印章的文种外,不加盖公章视为无效公务。
印章是鉴定公文合法性、效力和真伪的标志
成文日期:
——形成定稿时间(领导签字时间)
——发文时间是指印刷时间
——生效时间:
出专门说明生效日期外,公文的成文日期即为生效日期。
通常以领导人签发的日期为准,联合行文的以最后一个领导人签字时间为准。
经会议通过方能生效的以会议通过时间为准。
电报以发出时间为准。
位置:
法规、规章、决议、决定、会议纪要等会议文件常以签注形式安排在标题之下,其余都位于正文或者附件右下方,发文机关下面右空4个字。
用规范小写汉子数码标明完整的年月日,党的用阿拉伯数字标注。
附注:
作用:
1、用于标注密件的发送、阅读、传达范
围
2、对不便在正文中直接出现的名词术语
及需要说明的有关事项的解释、说明。
位置:
成文日期下空一行,提行空两格用圆括号括上(此件发至××级)
每项(名词术语、事项)等为以自然短,如果两项及两项以上的,在每项前标明序号。
3、版记(文尾部分)
主题词:
作用:
揭示公文主要内容的专业术语
提高检索和利用效率
有存档价值的公文都应该标注主题词
数量:
3至5个,最多不超过7个
位置:
居左、顶格、排一行、每个主题词间空一格
抄送机关:
主送机关外需要执行和知晓的机关、单位和组织一律用抄送机关。
用全称、规范简称和统称;单位名称要具体明确,一般不抄送个人;严格控制抄送数量,不多送,不少送,不相关坚决不送。
位置:
主题词下,两条平行细实线形成抄送栏。
居左空1字
抄送:
+++、+++、+++。
抄送机关排列顺序:
1、上级、平级、下级
2、同一级别:
党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军事机关
3、本系统行文:
下级、部门
印发机关和印发日期:
内容:
承制单位、印发日期、印制份数
作用:
区分公文生效日期和印发时间
印制单位:
办公厅(室)或文秘部门
+++办公室2014年6月7日
(共印5份)
二、公文的特定格式
1、信函格式
版头只标识发文机关名称不加文件二字
平行文或者下行文。
常有函、一般事项通知、批复等。
有专门的函件版头
标识要点
发文机关(全称)置于首页线上
发文机关下4mm印制上粗下细的武文线一条,距下边缘20mm印制上细下粗的武文线一条。
发文字号在武文线下1行版心右边缘顶格标识
份数序号、密级、紧急程度武文线下1行版心左边缘顶格标识。
发文字号下空1行标识公文标题,首页不显示页码,由第二页开始标识页码,第二页后不再标识红色反线。
2、会议纪要格式
标题:
“+++++会议纪要”,标识位置共文件式发文机关标识方法一样。
编号:
标题下空两行居中标识编号,编号编制以年度为限。
印发机关和印发日期:
编号下空1行,左边缘顶格标识印发单位,右边缘顶格标识发文日期。
印发机关和印发日期下4mm画一条与版心等长的红线。
不分主送和抄送,用分送形式
不加盖公章。
第三章:
公文的撰写
第一节公文撰写要求
1、基本要求
原则性要求
1、符合党的路线、方针、政策及有关规定(和规性)
2、准确、完整体现用人单位意图。
(准确性)
3、全面反应本部门、部地区实际情况(符合实际)
4、分析问题实事求是
5、解决问题切实可行
行文要求:
主旨突出、观点鲜明、内容充实、条理清晰、结构严谨、表达准确、语言精练、篇幅简短、文风端正
体式要求:
行文关系、文种、格式正确
贵用直笔
语气得体
一文一事
语言要求:
明晰、准确、简朴、庄重
2、撰写一篇公文的具体要求
(一)突出主旨
1、正确使用标题
公文式标题:
单位+事由+文种
四项式标题:
单位+时限+事由+文种
新闻式标题:
眉题+正题
正题+副题
2、显示主旨句:
题目明确
开门见山
篇末点题
片言居要
一线贯通
(二)强化观点
1、明白显示、准确表达
2、用好小标题(层首句、段首句、条首句)
3、注意强调观点
层前总提语
层后总括语
文中强调语
(三)充实材料
(四)安排结构
1、要求:
围绕主旨安排结构,层次清楚、思路清晰、完整、严谨、合理
2、内容:
标题+开头+结尾
层次段落
过度照应
3、结构基本形式
逻辑结构+时空结构两种结构方式安排结构
1、横向组合结构:
思路横向平铺、按事物的组成部分、空间分布、属性归属关系展开
包括有:
简单列举式和总分条文式两种
2、纵向组合结构
——直叙式:
以时间先后、事情发生发展变化过程为序
——递进式:
按事理的开展或认识的过程来深化;叙事、说理、结论或由浅入深的推进,或提出问题分析问题解决问题的开展。
3、纵横交叉结构。
第二节常用公文的写作
1、通告
(一)分类
周知性通告:
突出周知性
规定性通告:
突出规定性,只限于行政领导机关或机关单位领导部门使用
(2)写作
标题:
事由+文种,重要的可写发文机关
正文:
缘由
主体:
周知性通告事项单一简短;规定性通告一般分条写明应当遵守事项
结语:
常用“特此公告”
落款:
发文单位和成文日期
2、通知
(一)特点、用途:
应用广泛,有一定权威性,明显的时效性。
(二)分类
布置工作、开会、批转转发、任免、公布有些专门事项
(3)基本结构和写法
标题:
发文机关+事由+通知
主送机关:
单位或者个人,不能遗漏
正文:
明确发文原因、意图和目的,具体要求,受文单位该如何办理等
结构:
——总分条文式
——归纳式
——篇段合一式
落款:
正文右下方标明发文单位和发文日期
(四)各类通知注意事项
1、工作通知
正文包括通知缘由、通知事项、通知要求;常用总分条文式。
++省人民政府关于深入开展农田水利基本区设的通知
各市、州、县人民政府,各地区行署,省政府各部门:
9月18日,国务院召开了。
。
。
。
。
会议;9月上旬省委、省政府在。
。
。
地区。
。
。
县召开了全省农田水利基本建设工作会议。
为了认真贯彻两次会议精神,在。
。
掀起。
。
建设的高潮,为明年。
。
。
。
打下基础,特作如下通知:
1、深化认识
2、明确任务
3、突出重点
4、发动群众
一九九六年九月二十四日
——通知缘由:
组成了通知“引言”部分,或介绍背景,概述情况,分析形势,
——通知事项:
做什么,怎么做;工作任务、原则规定、执行要求、具体措施、主义事项
——通知要求:
结束部分,已要求和希望来结束全文
2、会议通知
开会原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会议及报到时间、地点、需要准备的材料等
3、批转、发布性通知
批转、转发性通知正文包括两个部分:
转发对象和批注意见。
转发对象标注发文单位和文件名称;批注意见要写明对所转发文件的态度、意见和执行要求。
发布行政规章、规章制度、管理规章常用“现将《+++(规章或管理规章)》印发给你们,望认真贯彻执行”,有的要求写明批准或通过的依据、时间、形式和生效日期等,有的标注基本精神和贯彻执行意见。
层层转发的可以直接省略中间过渡部分,直接转发最高领导机关发文标题即可
4、任免通知
正文极为规范、单一
简明扼要写出任命或免职的根据和内容
注意依法行文
5、事项通知
3、通报
(一)通报的特点及作用
特点:
知晓性、指导性
作用:
倡导、警戒、启发、教育和沟通
(2)分类
表彰显通报
批评性通报
情况通报
(3)通报的写作
1、一般结构
标题
主送机关
正文
落款注明发文机关和成为日期
2、表彰显通报的写作
先进事迹、先进事迹评价、表彰决定、希望和要求
3、批评性通报写作
错误事实、错误原因和教训、处理决定、希望和要求
4、情况通报的写作
抓住本质,陈述情况始末和发展过程,语言简洁、得体
4、报告
(一)用途
汇报工作、反应情况、答复上级询问、说明情况
(2)分类
1、按内容分
工作报告
情况报告
答复报告
报送报告
2、写作范围分
综合报告
专题报告
(三)报告的一般结构和写作要求
1、标题:
情况情急可在文种前加“紧急”二字
2、主送机关
3、正文
——报告缘由
——报告内容
——报告结语“特此报告”、“请审阅”
(四)各类报告正文的写法
1、工作报告:
基本情况、主要成就、经验体会、存在的问题、基本教训、今后的意见等
2、情况报告:
严重的灾害、事故、案情、敌情、
重要的社情、民情、
督促办理或检查某项工作的情况
举办重大活动、召开重要会议的基本情况,各级各类代表会议选举结果等。
对某项工作失误或者问题的反思
其他重要的、特殊的、突发的新情况
3、答复性报告
有针对性,有问必答,答其所问
4、报送报告
把情况说明即可
如:
现送上我县参加《++市首届妇女美术作品展览》的作品15件及作者资料11份,请查收。
五、请示
(一)用途:
需要上级机关名群的解释和答复;需要对上级的某项政策、规定变通处理,有待上级重新审定;出现无章可循,无法可依的新情况,请上级机关作出明确指示;需要上级解决的某一具体问题或困难;无法独立解决的请上级部门出面协调。
(二)写作
标题:
主送机关:
只一个主送机关
正文:
请示原因、请示事项、请示结语(妥否、请批复;特此请示,请予审定;请批准;请审批)
(三)注意事项
1、一是一请,一文一事
2、只主送一个直接上级,不多头多级主送;非领导交代不能直接送领导个人
3、注意与报告的区别
4、正式印发上行文,要在文头标明签发人、会签人姓名
6、批复
(一)特点
1、针对下级请示的被动行文,先有请示后有批复
2、针对下级请示答复
3、主送对象就是请示的发文单位
(二)写法
1、标题:
常用公文标题
也可把主送机关、单位写进标题
2、主送机关:
3、正文
——批复对象,即针对的请示事项
——批复事项,就请示事项给予明确的答复或具体指示
——批复结语,特此批复,此复,少数可以简要提出执行要求
4、落款发文机关和成文日期
七函
(一)函的用途
1、平级或不相隶属的机关单位间的公务联系、往来
2、向无上下级隶属关系的业务主管部门请示批准有关事项
3、业务主管部门向无上下级隶属关系的机关单位答复审批事项
4、机关单位对个人的公务联系,如答复群众来信之类
5、上下级机关之间涉及一些事务性的具体事项的联系、询问答复。
(二)分类
1、按内容和用途分
商洽函
请批函
询问答复函:
上下级之间,答复群众
2、按文面格式
公函和便函
3、按行文方向
去函:
来函、主动发出
复函:
回答来函,被动发出
(三)函的写作
1、标题:
去函只写函;复函则要写复函
2、主送机关
3、正文
8、会议纪要
(一)特点
1、内容的纪实性
2、表述的纪要性
3、作用的限定性
(2)分类和作用
1、按会议性质分
办公会议纪要:
传达会议研究的工作、议定事项、布置的任务
其他会议纪要:
专门工作会议、专题讨论会议、座谈会、学术研讨会等
2、按写法不同分
决议式纪要概述式(综合式)纪要记录式纪要
(三)办公会议纪要的写作
1、标题+正文
2、标题:
会议名称+纪要的形式;事由+纪要
3、正文
——会议组织情况:
会议时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等;会议主要议题;
——会议议定事项:
写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。
分条陈述,内容简单可以概述。
(四)其他会议纪要的写作
1、标题:
可用办公会的两种标题;还可用新闻式双标题,《齐抓共管——++市青少年教育研究会议纪要》
2、正文:
会议组织情况:
同工作会议纪要
会议精神两部分:
可对背景、形势简要分析;会议的主体,指导思想和议题,会议报告等;常用概述写法,也可用决议式写法。
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