科荣OA基础操作手册实例篇.docx
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科荣OA基础操作手册实例篇.docx
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科荣OA基础操作手册实例篇
OA基础操作手册
一、OA安装与启动
公司的OA软件,是一个WEB型程序,主程序无须安装,只须直接输入公司OA地址,即可登录和使用大部分的功能,另有部分细节性功能,必须在登录软件后,下载和安装OA的报表和功能控件,才能正常使用。
(一)进入登录主页面
在公司的局域网X围内(含豪鹏、曙鹏和新能源),在浏览器中输入以下网址
192.168.8.151:
9000
进入OA登录主页面(推荐使用微软的IE浏览器,其它浏览器可能会有一些功能细节不正常),效果图如下
按照信息科技部提供给你的的登录OA的账户和密码,输入信息后,点击“登录”按钮,进入OA主工作页面,整个登录工作就算完成了。
效果图如下
(二)安装报表和其它本地控件
接下来,是要安装OA的客户端报表和功能组件,有了这些组件,、报表、工作流定义等功能才能正常使用。
值得注意的是,客户端组件,通常只需要安装一次即可,但是在软件升级的情况下,可能需要卸载原来已经安装的客户端组件,重新下载和安装新的客户端组件。
注意看OA主界面中的右下角,有一个“下载控件”的,点击它,提示下载或者运行客户端组件程序,选择“运行”此程序,参见以下效果图
注意,一些用户的电脑可能由于使用其它浏览器、迅雷拦截等原因,不会弹出上面这个对话框,可以先把程序下载到本地,然后再运行此程序
安装过程效果图类似如下
(出现这个对话框时,为了确保安装过程正常,把所有打开的浏览器页面关闭,连同OA主工作页面也关闭,安装完成后,再重新登录OA)
在接下来的步骤中,按照默认值,一直按“下一步”即可完成安装。
一些WINDOWS7和VISTA等操作系统,在安装完成后,组件注册时可能会弹出2个类似如下的错误提示,选择“忽略”跳过它。
至此,组件安装过程完成,在WINDOWS系统的“开始”程序菜单中,应该会看到多出一组新的程序菜单项(如下图),暂时不用理它,只有等到下一次,我们需要升级客户端组件时,再利用这个卸载功能,把它卸载后再重新安装
现在,我们可以重新打开浏览器,再次输入192.168.8.151:
9000,重新登录系统
小技巧:
如何在桌面上快速登录OA系统
在浏览器中输入192.168.8.151:
9000登录OA后,选择浏览器中的“添加到收藏夹”菜单,然后再从浏览器快捷菜单中找到刚才添加上去的快捷方式,拖到你的桌面上,然后把拖出来的快捷方式改名为你喜欢的名称,就可以从桌面上直接登录OA了。
二、使用
使用OA的功能之前,先来了解一下OA中的概念,和通常我们说的OUTLOOK和FOXMAIL中的,有一些什么区别
(三)OA中的两种类型的
OA中共有两种:
OA内部和OA外部。
OA内部,发和收的双方,无须有地址和服务器,只要双方都是OA用户,即可互发。
优点是集成了OA的部门和用户身份标识,很容易实现发给特定部门和组织,特定用户群。
OA外部,和我们通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用的基本一样的,双方都需要有服务器和地址。
注意这里的OA内部,不要和企业内部概念混淆,OA内部是指只能在OA软件内使用的,这种收发的双方都只能在OA软件内部使用,用其它软件无法接收这种。
而企业内部,可能还包括了企业自备服务器,但是无法和企业外部联系的。
OA与OUTLOOK和FOXMAIL等软件区别
1、收发的,都存放在OA的服务器和数据库中,并不存放在本地电脑上。
不占用本地电脑硬盘资源,但是占用服务器资源。
2、在OA中收到的,只能OA可以使用的环境中,才能查看和管理。
由于公司的OA目前还没有开通外网接入功能,一些用户在家中,可能就无法查看和管理以前收到的OA。
未来可能视具体情况,开通OA的外网接入功能。
(四)OA内部的发送和接收
先来看看OA中,最简单的OA内部的收发。
1.进入收发的功能页面
登录OA主页面后,在右边的菜单栏中,找到“我的”,点击它,进入收发页面。
效果图如下
2.进入写信页面
点击页面中的“写信”按钮,可以开始写新的
3.选择收件人(个人)
在写页面中,可以选择按部门发送,也可以选择按个人发送,点击其中的“选择个人”,效果图如下
在弹出来的对话框中,支持一次选定多个收件人,可以如果只是一个收件人,可以直接输入对方XX,
如果需要选择多个人员,可以按不同特征过滤出相关人员,
A、在“关键字搜索”中,输入对方的姓或XX,来快速过滤人员,比如输入王,按回车或者点击右上方的“查询”按钮,将过滤所有名字中带有王字的人员。
B、部门全称中,输入对方部门名称中的关键字,比如输入研发,点击右上方的“查询”按钮,过滤出所有部门名称中带有研发两字的人员。
C、按职务过滤,目前已经设置职务的名称的副经理以上人员,可以使用这个规则。
比如在职务一栏中,选择“部门经理”,点击右上方的“查询”按钮,过滤出所有职务是部门经理的人员。
效果图如下
选择完人员后,点击右上方的“确定”按钮,退出当前对话框
4.选择收件人(部门)
在写信页面中,也可以按部门发送,点击右边的“选择部门”,
在弹出来的集团中,选择右边的“显示下级”,进入下一层部门选择(如果此时不进入下一层部门,而直接勾选此项,将会发送给集团所有OA用户。
勾选要发送的部门,注意下图X例中,勾选了发送给两个部门
点击右上方的“确定”按钮,退出当前选择窗,可以按人员和部门混合的方式发送,如下图中
5.输入标题和内容,上传附件,发送
在对应的文本框中,输入主题和内容,点击页面下方的“浏览”按钮,可以选择上传的附件,
选择“立即发送”,可以将发出去。
(五)OA内部的接收
在页面中,选择左上方的“收信”按钮,可以收取信件,
如果有新的未读,收件箱中会有相应的数字提示,点击右边对应的,可以打开查看
(六)OA外部的配置
OA中使用外部地址,和OUTLOOK一样,需要先设置地址,服务器,用户,密码等,然后才能进行收发。
在页面中,点击“账户设置”,进入账户设置
点击右上方的“添加”,添加新的账户,在弹出窗口中,输入和服务器对应资料,完成后点击右上方的“保存”按钮,保存和关闭对话框。
类似如下效果图
保存后,刚才配置的新,并不会马上显示出来,可以先关闭操作页面,然后再次打开它,就可以看到新的配置。
参考操作方法,参见以下画面
先点击页面下方,关闭我的页面,然后在左边菜单中点击打开“我的”
注意看上现在多了一栏新,
可以点击并打开它,接下来我们用它来发送和接收外部
(七)OA外部的收取
当点击公司(或者外部)时,注意右上方出现一个新的按钮“收信”,点击它,如果服务器已经正确配置,并且有新的外来,你会收到有新的提示
点击对应的主题,可以打开查看
(八)OA外部的写信和发送
选择了“公司”(或者外部)后,点击上方的“写信”按钮,可以出现OA外部书写界面,注意它和内部的界面稍有不同,少了一个选择按部门发送功能
点击“选择通讯录”后,出现一个和OUTLOOK等软件类似的联系人选择画面
比如在关键字中输入一个“王”字,点击右上方的“查询”按钮,可以过滤出所有XX和组名中含有“王”字的人员。
勾选上需要的人员后(可以多选),点击右上方的“确定”,返回写信页面。
注意页面下方的“浏览”和“立即发送”按钮,可以添加附件,和把发送出去。
(九)公共通讯录与个人通讯录管理
在菜单“公共信息-通讯录”中,可以添加公共通讯录,和自己的私人通讯录
选中“个人通讯录”,可以添加和管理个人专用的通讯录
选中“公共通讯录”,可以添加公司人员共用的通讯录(一般由OA管理员添加即可)
三、使用工作流
OA中的工作流,主要是指企业日常事务中,一些文书、表单等,需要经过多个人员或者多个部门审批阅览等。
(十)工作流的两种模式
科荣OA系统提供了两种模式的工作流,文件流和数据流
文件流,是管理员先做好一份OFFICE文档模板并定义好审批流程,一般用户按这些模板创建新的文档,并输入文书和表单信息,然后将些文档按预定义流程,转发给不同的人员审批。
数据流,是管理员先做好一份项目表单并定义好审批流程,一般用户在这些表单中输入各种数字信息,然后将此表单转发给不同的人员审批。
文件流和数据流最大的不同,是数据流具有不同表单间的数据汇总和统计能力,文件流就象一份OFFICE文档,要实现不同文档间的汇总,只能靠手工去做。
但文件流可以实现丰富多彩的页面自定义效果,数据流则无法实现。
文件流和数据流,主要是程序底层的实现方式不同,一般用户在填单、提交、审核时,操作流程和操作试是一样的,并不同感觉到有太大的不同。
(十一)日常工作流的填制新增、提交
点击顶部菜单“协同办公-工作流-新建工作”,弹出需要新增的工作流类型画面
这里试着选择“采购申请单”,弹出申请单填写界面
填完后,点击页面顶部的“提交”按钮,弹出提交人选择页面,如下图,选完后,点击“提交”按钮,完成填单和提交审核工作
记得将“消息提示”、“待办提示”勾上,这样审批人将会收到消息提示,由于软件的当前版本并不能自动勾选这两项,所以此步操作需要手动进行
(十二)日常工作流的审核、提交、结束
如果单据提交人,选择了消息提示,则审核人的OA界面将会出现一个提示框,类似如下效果,点击可以进入审核界面
如果没有出现此对话框,也可以点击顶部菜单“协同办公-工作流-查询工作流”,在弹出来的页面中,选择需要审批的工作流。
在弹出来的对话框中,可以查看页面内容,
点击“审批记录”按钮,可以查看以前审批人员的审核情况和意见
点击“退回”按钮,可以拒绝审核,并将单据退出前一步骤或者制单人,重新填写审核。
点击“审批通过”,将审核通过,并要求选择下一审核步骤人员。
如下图
其它审核步骤效果与上面类似,
在上面的单据中,如果金额较小,无须公司领导审核,可以在选择框中,跳过公司领导审核,直接跳到下一个审核人
如下图中的选择
(十三)文件流模板的创建与授权
(十四)数据流模板的创建与授权
四、公共信息(通知通告新闻等)的发布与浏览
点击上方菜单“公共信息”,可以进入新闻中心,通知通告,知识中心,规章制度等公共信息的浏览和发布。
这些公共信息的浏览和发布都基本相同,下面以通知通告为例,示X如何使用这些功能
(十五)公共信息的浏览
点击菜单“公共信息-通知通告”,进入管理界面,点击左边的,可以查看对应的消息通告,
效果图如下
下面是阅读的实际效果图
(十六)公共信息的添加
在通知通告管理界面的右上方,有一个“添加”按钮,点击它,可以添加新的公告
在公告新增页面中,输入标题,类型,内容,提醒方式一般选择“消息提示”,如下图
是否发布一栏中,选择“立即发布”,如果选择了“以后发布”,则在公告完成后,需要在公告管理页面中,另外选择“发布”按钮,发布此公告
是否单独授权一栏中,如果是发布给所有人,则选择“否”,如果要发布给指定人员,选择“是”,会提示选择发布给哪些人
配置完成后,按页面下方的“保存”按钮,完成新页面的发布,
(十七)公共信息的删除
在公告管理页面中,在左边选择要删除的公告,然后点击右上方的“删除”按钮,完成此公告的删除
五、企业论坛
企业论坛是企业文化建设的一个部分,提供给员工在日常事务性工作之外的知识、技能和文化交流。
(十八)进入论坛
点击顶部菜单“企业文化-内部论坛”,可以进入企业论坛
(十九)查看论坛贴子和发布新贴
点击左边的论坛名称,进入相应的论坛版块管理,(删除、置顶、加精华等功能需要版主身份才可见到)
点击左边的标题,可以查看各个论坛贴,也可以在关键字搜索中,查看需要的主题
如果要发新贴,可以点击界面右上方的“发贴”按钮,进入发贴页面
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