科技项目采购管理实施细则.docx
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科技项目采购管理实施细则
科技项目采购管理实施细则
第一章总则
第一条为增强公司科技研发项目经费项下的采购管理工作,理顺采购管理流程,规范采购行为,按照公司采购管理、招标管理和市场准入管理等相关管理制度和机关部门采购管理业务范围划分,结合公司实际,制定本细则。
第二条本细则适用于公司承担的国家、集团、专业分公司和地方政府等各级科技项目,及公司和所属单位下达的科技计划项目的采购管理。
第三条科技项目经费项下的采购(以下简称“科技项目采购”)范围包括但不限于以下内容:
(一)项目实施进程中由于消耗各类必需的燃料、原材料、辅助材料、化学试剂、零配件、备件、低值易耗品等发生的物资采购。
(二)项目实施进程中购买或试制专用仪器设备,对现有仪器设备进行升级改造,软件开发或软件购买而发生的设备或无形资产采购。
(三)项目实施进程中由于承担单位自身的技术、工艺和设备等条件的限制,必需支付给外单位(包括项目和课题承担单位内部独立经济核算单位)的技术开发、技术咨询、技术服务、测试化验、实验查验、外部加工、设计制图、资料解释与处置、运输、保护及修理、租赁(含仪器、设备、场地、实验基地等)、物业取暖、培训等服务采购。
第四条公司科技项目采购活动坚持公开、公平、公正和诚实守信的原则,实现公平竞争、择优选取。
第五条本细则适用于公司机关(公司总部机关和分部机关)、公司各国内单位和境外单位(以下统称“公司各单位”)。
第二章管理机构与职责
第六条科技管理处是科技项目采购业务的管理部门,负责科技项目的采购管理。
主要职责为:
(一)负责制修订科技项目采购和科技服务商管理规章制度,并监督实施;
(二)负责权限范围内采购需求立项的审核或审批;
(三)负责按权限审核或审批采购方案;
(四)负责权限范围内可不招标事项信息公示的审批;
(五)负责信息系统中科技项目需求计划的审核审批;
(六)负责按权限审核或审批采购结果;
(七)负责参与科技项目采购业务合同的专业审核;
(八)负责科技服务商准入的专业技术能力审核和科技服务商的管理;
(九)负责科技项目采购业务数据统计和分析;
(十)负责科技项目采购管理监督考核。
第七条招标中心为公司招标专业机构,是公司分管业务部门批转的采购方案或其他各单位委托的采购方案的实施单位,其职责执行公司招标管理办法的相关规定。
第八条物资采购公司是科技项目统购物资和设备的采购执行单位。
主要职责为:
(一)负责贯彻落实公司科技项目采购管理相关规章制度;
(二)负责所采购物资(设备)采购方案的编制及报批、采购实施、合同签定、合同履行、到货验收及合同结算工作;
(三)负责所接收的物资(设备)计划执行情形的统计、汇总和分析,向采购需求单位动态通报计划执行进展;
(四)负责所采购物资(设备)采购本钱的控制;
(五)负责所采购物资(设备)质量管理相关工作;
(六)负责所采购物资(设备)采购进程文档的存档及管理;
(七)负责所采购物资(设备)采购信息统计、汇总、分析及上报;
(八)配合采购需求单位开展科技项目采购专项审计和监察;
(九)负责依照公司相关规定履行物资(设备)采购相关HSE职责。
第九条公司各单位承担科技项目时,项目承担单位是公司科技采购需求单位和自购物资(设备)及服务采购项目的采购执行单位。
履行以下职责:
(一)负责执行公司科技项目采购管理相关规章制度;
(二)负责采购需求立项的编制和提报,及权限范围内采购需求立项的审批;
(三)作为采购执行单位时,负责可不招标事项信息公示的提报、审核和发布;
(四)负责采购方案的编制和报批,及本单位管理权限范围内采购方案和采购结果的审批;
(五)涉及统购物资和设备时,参与并配合物资采购公司编制采购方案;
(六)配合招标机构对招标文件中相关条款进行澄清和答疑;
(七)负责本单位采购实施的项目和招标机构实施的服务采购项目的合同签定、履行、验收及合同结算工作;
(八)按照公司授权,负责委托项目的全进程采购实施和管理,并对采购质量和本钱负责;
(九)负责所采购项目采购进程文档的存档及管理;
(十)负责本单位科技项目采购信息的统计、分析、汇总及上报;
(十一)负责科技服务商的准入申报和管理工作,包括现场考察、日常管理、资质更新及考评工作等;
(十二)负责依照公司相关规定履行采购相关HSE职责。
项目承担单位的科技管理部门是本单位科技采购项目的主责管理单位,负责采购的全进程跟踪、监督和协调,承担从采购项目立项至采购合同关闭、资产验收、转资和费用划转的全流程管理责任,确保采购管理高效合规运行。
第三章科技服务商市场准入管理
第十条科技服务商为公司服务商的类型之一,服务商办理市场准入应优先采取公开招标资格审查准入和项目准入两种方式,按需开展。
服务商如不能知足上述两种准入方式的要求,采购需求单位须提交服务商不能采用公开方式办理准入的说明和相关证明材料,科技管理处进行核实确认,经公司业务主管领导审核审批后依照推荐准入方式办理。
第十一条公开招标资格审查准入、项目准入和推荐准入的审查程序和审查内容依照公司市场准入管理办法的相关规定执行。
第十二条科技项目的物资(设备)应当从集团公司供给商库内具有相应市场准入资格的供给商当选择供货。
对于在集团供给商库中无法知足需要的物资(设备),能够定制加工方式进行采购,中标人依照公司服务商准入程序办理。
第十三条科技服务商准入相关的日常管理包括信息动态保护、履约情形跟踪与记录、问题投诉与处置等内容。
采购需求单位应对服务商履行合同及产品(服务)质量等进行全程评价,组织跟踪记录,出现问题的,应依照公司质量、安全相关管理制度处置。
第十四条服务商的年度考评由公司准入综合管理部门统一安排,由科技管理处组织实施。
第四章采购方式选择
第十五条按照公司采购管理办法规定,采购方式分为招标采购、竞争性谈判采购、单一来源采购和询价采购。
第十六条符合以下条件的科技采购项目必需选择招标采购方式:
(一)单次采购估算额在50万元人民币及以上的物资或服务采购项目;
(二)单台设备(单套软件)采购估算额在50万元人民币及以上,或单台设备(单套软件)采购估算额在50万元人民币以下,但总额在50万元人民币及以上的同类技术装备(软件)采购项目;
(三)单次采购估算额低于上述
(一)项规定的标准,但年度范围内同类项目总采购估算金额在200万元人民币及以上的采购项目;
(四)国家法律法规、集团公司及公司规定的其他需要招标的项目。
第十七条本细则规定必需招标的项目符合下列情形之一的,能够进行邀请招标:
(一)涉及国家安全、国家秘密、集团公司秘密不适宜公开招标的;
(二)采购项目技术复杂、有特殊要求或受自然地域环境限制,只有少量几家潜在投标人可供选择的;
(三)采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的;
(四)国家法律法规、集团公司规定不宜公开招标的。
第十八条本细则规定必需招标的项目有下列情形之一的,按招标项目管理权限履行审批程序后,可不进行招标:
(一)涉及国家安全、国家秘密而不适宜招标的;
(二)抢险、救灾等应急项目而不适宜招标的;
(三)利用扶贫资金实行以工代赈需要利用农人工的;
(四)需要采用不可替代专利或专有技术的;
(五)公司所属单位依法能够自行建设、生产或提供的;
(六)已通过招标方式选定的特许经营项目投资人依法能够自行建设、生产或提供的;
(七)需要向原中标人采购工程、物资、装备或服务,不然将影响施工或功能配套要求的;
(八)与原设备配套或维修用的部件或零件的;
(九)已通过集团公司或公司集中采购招标并在有效期内的;
(十)集团公司战略合作承包商、供给商或服务商框架协议中对工程、物资或服务采购有明确约定的;
(十一)国家和集团公司有特殊要求不宜招标的。
符合可不招标事项条件的采购项目称为可不招标项目。
第十九条对于可不招标项目,应优先选择竞争性谈判采购方式,不具有实施竞争性谈判采购条件的,方可通过其他方式采购。
第二十条对于单次采购估算额未达到招标起点额度的采购项目(限下采购项目),可按照采购项目情形选择招标、竞争性谈判、单一来源或询价等采购方式,具体如下:
(一)适合采用招标方式采购的项目,鼓励选择招标方式采购;
(二)单次采购估算额在10万元人民币及以上、50万元人民币以下的采购项目,可选择竞争性谈判采购;
(三)单次采购估算额在10万元人民币以下的采购项目履行相应审核审批程序后可采用询价方式采购。
(四)采购项目符合下列情形之一的,履行相应审批程序后可采用单一来源方式采购:
1.需要采用不可替代专利或专有技术的;
2.公司所属单位依法能够自行建设、生产或提供的;
3.需要向原中标人采购工程、物资、装备或服务,不然将影响施工或功能配套要求的;
4.与原设备配套或维修用的部件或零件的;
5.在科技项目合同或执行中,管理单位指定了(供给商)服务商的采购项目;
6.可不招标事项中无法通过竞争性谈判采购的。
第二十一条列入集团公司统管的物资和设备,采购方式和进程执行集团公司相关规定。
没有列入集团公司统管的物资和设备,采购方式和进程执行公司物资采购和设备采购管理实施细则。
第五章采购进程管理
第一节采购需求立项及审批
第二十二条采购项目须具有以下条件方可提出立项需求:
(一)科技项目计划任务书已签定,且科技项目资金已拨付下达;
(二)研究内容和采购工作量已肯定,且市场调研的采购价钱经概预算部门审核。
第二十三条科技项目采购依照《科技经费管理办法》要求需提报采购需求立项申请,按管理权限履行审批程序。
采购需求立项申请中需说明采购需求的内容、原因、用途和资金来源等。
第二十四条纳入科技外协费的采购项目,依照《对外科学技术协作项目管理办法》履行采购需求立项申请和审批程序。
第二十五条因科技项目研究任务变更、设计修改或预算变更,需要调整采购需求立项的,采购需求单位应当及时依照需求立项提报程序提出采购需求立项变更申请。
对于已经实施采购的,因采购需求立项变更所发生的费用由采购需求单位承担。
第二节采购方案编制及审批
第二十六条所有招标采购项目和可不招标的采购项目均应编制采购方案。
统购物资和设备,物资采购公司作为采购执行单位组织编制采购方案。
自购物资和设备的采购项目或服务采购项目,由采购需求单位组织编制采购方案。
第二十七条采购方案主要包括:
采购项目大体情形、采购需求立项审批情形、采购标的范围、供给商或服务商的资源情形、采购方式选择及理由、主要技术要求或技术规范、QHSE相关要求、采购实施地址及时刻安排、采购评审小组人员组成、采购策略、评审标准、授标原则、采购结果有效期等。
第二十八条采购方案编制完成后,采购执行单位应依照公司采购管理审批权限履行方案审核审批程序。
依照公司科技采购管理审批权限表规定,属于各单位权限范围内的,由各采购执行单位自行审批;超出各单位权限的,由各采购执行单位完本钱单位内部审核程序后提报公司科技管理处审核审批。
需要公司领导审批的,采购方案在报公司领导审核审批前,需经公司招标管理办公室审核。
采购项目中的可不招标事项在按管理权限履行采购方案报审手续前,依照集团公司可不招标事项信息公示有关要求,先进行可不招标公示。
可不招标公示经科技管理处审批后,采购执行单位通过集团公司指定网站进行发布,公示期很多于3个工作日。
可不招标项目在履行采购方案报审手续时,应当提交公示截屏。
第三节采购组织和实施
第二十九条采购方案经审批通事后,属于各单位权限范围内的不招标采购项目,由各单位自行组织实施;属于各单位权限范围内的招标采购项目,由各单位委托招标中心组织实施;超出各单位权限的采购项目,按公司管理审批流程批转招标中心组织实施。
第三十条招标中心按照接收到的采购方案编制招标文件或采购所需的其他文件,采购执行单位、需求单位等提供必要的支持。
第三十一条对于公司招标中心不具有招标条件的采购项目或科技项目主管单位对招标机构有特殊要求的,由招标中心或采购需求单位提出外委招标委托申请,经科技管理处和公司招标办审批,可由其他指定单位发布发售。
第三十二条招标采购项目,其采购实施中的招标预备、发标、投标、开标、评标和定标等依照公司招标管理办法相关规定执行。
第三十三条竞争性谈判采购依照如下程序进行:
(一)成立谈判小组和选派监督人员
采购执行单位依据批复的采购方案组织成立谈判小组,同时结合采购项目特点及实际工作需要派出现场监督人员。
谈判小组由采购执行单位代表、需求单位代表和公司相关法律、商务或技术专家组成,人数应为很多于5人的单数。
由公司招标中心负责组织实施的采购项目,监督人员由招标中心派出。
未由招标中心组织实施的采购项目,监督人员由采购执行单位派出。
在成立谈判小组时,应考虑技术、商务、质量等不同专业人员的搭配,同时兼顾不同单位或部门代表的彼此监督和制约。
(二)编制谈判文件
谈判文件由采购执行单位牵头负责,联合需求单位,依据批复的采购方案编制。
谈判文件中应明确对谈判结果的大体限定条件,主要包括技术、质量、商务(含价钱)等方面内容。
(三)谈判实施
谈判小组依据谈判文件要求,对所有响应文件进行资格性和符合性审查,对实质性响应文件可从以下(包括但不限于)方面商务条款、技术参数、质量性能、售后服务、供给商资信、销售业绩、合同执行能力等进行比较和评价,并按照评价结果推荐拟成交供给商/服务商。
(四)编写谈判总结报告
采购执行单位按照谈判小组评审情形和评审结果编写谈判总结报告。
谈判总结报告包括但不限于以下内容:
评审日期、地址、谈判小组成员名单和参加谈判的供给商/服务商名单;评审情形记录和说明,包括对供给商/服务商的资格审查情形、供给商/服务商报价情形、供给商/服务商响应文件评审情形、谈判情形等;提出的拟成交供给商/服务商名单及理由等。
谈判总结报告由谈判小组全部成员签字确认,现场监督人员出具现场监督报告。
谈判小组成员对谈判总结报告有异议的,谈判小组依照少数服从多数的原则推荐拟成交供给商/服务商,采购程序继续进行。
对谈判总结报告有异议的谈判小组成员,应当在报告上书面说明自己的不同意见并说明理由。
谈判小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的,视为同意谈判总结报告。
第三十四条单一来源采购依照与竞争性谈判采购相同的程序实施。
第三十五条询价采购应从具有市场准入资格的合格供给商/服务商当选择很多于三家进行询价,并择优肯定成交商,询价结果要有询价及比价进程记录。
第三十六条采购评审结束后,应公示的评审结果,采购执行单位先按公司相关规定程序进行公示,后履行采购结果的审核审批程序。
对于中标(成交)候选人已经具有相应的集团公司供给商或公司服务商合格资质的采购项目,公示通事后即可依照公司采购管理审批权限履行审核审批程序。
对于面向社会公开招标或公开采购的采购项目,在公示通事后,采购需求单位应对中标(成交)候选人资质进行审查。
对无准入的供给商(服务商),采购需求单位应依照项目准入方式和程序办理拟中标(成交)人的准入资格。
准入通事后方可依照公司采购管理审批权限履行审核审批程序。
第三十七条采购结果审批通事后,由招标中心组织实施的招标项目或可不招标项目,招标中心负责向中标人或签约方发出中标通知书或签约通知书,招标项目还应通知未中标人,同时应抄送采购执行单位,随附评审结果及审批记录和其他签约支持文件。
由公司各单位组织实施的采购项目,各单位负责向签约方发出签约通知书。
第三十八条对于流标的招标项目,招标中心应及时通知采购需求单位。
需求单位应组织对流标原因进行认真分析,并依照公司招标管理办法中流标的有关规定执行。
第三十九条通过两次招标流标的,原招标采购方式可改成其他采购方式,并按公司审批权限规定履行审批程序。
此种情形下,应优先选择竞争性谈判方式,不需进行可不招标公示。
第四节采购合同签定及履行
第四十条由招标中心负责实施的采购项目,采购执行单位应在收到招标中心发出的中标通知书或签约通知书、评审结果和审批记录和其他签约支持文件后,七日内及时启动合同签约审查审批工作。
由各单位负责实施的采购项目,应在采购结果批复后七日内启动合同签约审查审批工作。
第四十一条采购合同的订立与履行应当符合公司合同管理、市场准入有关规定,并严格按采购管理合同审批权限履行签约审批程序。
采购合同报批时采购评审结果及审批记录应作为附件一并提报。
对于技术开发、技术咨询、技术转让、技术服务类采购合同,在履行合同审批手续前由采购执行单位组织相关领域专家审查合同相关技术条款,并将审查意见在合同审批时一并提报。
第四十二条采购执行单位负责采购合同的履行,依据合同约定及时处置合同履行中出现的各类问题,依照公司合同管理有关规定对采购合同履行中的异样情形做到及时发觉、及时处置。
第四十三条采购合同验收按照采购类型和合同金额实行分级管理。
(一)科技项目物资采购合同验收依照公司物资采购管理实施细则有关规定执行。
(二)单台设备(单套软件)采购金额在100万元人民币及以上,或采购金额在200万元人民币及以上的同类设备和服务采购合同由科技管理处组织验收。
验收程序为:
需求单位上报验收方案;科技管理处审定验收方案;需求单位预备验收资料;科技管理处按验收方案、合同和技术协议等组织专家验收;需求单位编写验收总结报告。
(三)单台设备(单套软件)采购金额在100万元人民币以下,或采购金额在200万元人民币以下的同类设备和服务采购合同由采购执行单位组织验收,验收程序可对照科技管理处组织验收的程序实施。
第五节其他
第四十四条公司所属各二级单位自筹经费下达的科技计划项目,各单位需依据本采购实施细则成立相应的采购配套管理制度,并依照规定自行管理。
第四十五条科技项目下物资和设备全数采购业务应在集团公司和公司统一建设的信息系统中进行。
科技项目下服务采购视采购的具体情形,需在集团公司和公司统一建设的信息系统提报服务采购需求和定单,并经服务采购定单确认后在财务部门办理核算。
第四十六条对可不招标事项的服务采购项目,采购方案编制单位均应编制采购控制价。
对招标采购项目,方案编制单位可按照采购项目的实际情形选择是不是设定招标控制价。
公司概算管理部门负责控制价的审批,控制价的计价内容、计价依据应当与招标(谈判)文件一致。
第四十七条采购执行单位须增强采购进程中形成的各类文件资料的搜集和管理,并按有关规定做好保密和归档工作。
采购执行单位和采购需求单位非同一主体时,采购执行单位需协助采购需求单位搜集和归档采购进程中的各类文件资料。
采购执行单位对合同的履行成立合同后评价机制,及时对合同执行情形进行评价,并作为供给商和服务商考核评价的依据。
第六章监督检查
第四十八条科技管理处负责对各单位的科技采购管理工作进行监督检查,检查结果作为各单位科技采购管理工作年度考核的依据。
第四十九条公司和各单位法律、审计、纪检监察等部门依照相关规定对采购进程进行监督。
公司和各单位审计、纪检监察等部门依照各自职责,对科技采购工作进行审计、监察,并依照公司有关规定,对违规违纪行为进行处置。
第五十条违背本细则规定,有下列情形之一的,对相关单位或相关责任人,将视情节轻重依据集团公司和公司有关规定给予处置:
(一)未依照规定履行采购需求立项审批,无计划或无预算采购的;
(二)提供虚假信息或故意拆分采购项目规避招标的;
(三)在采购进程中存在泄密、与他人串通等损害公司利益的;
(四)未按规定进行验收,或验收时技术指标未达到合同(协议)要求擅自通过验收的;
(五)其他违背本细则规定的。
第七章附则
第五十一条本细则由公司科技管理处负责解释。
第五十二条本细则自印发之日起实施。
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