大连港内控管理手册上篇呕心沥血整理版.docx
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大连港内控管理手册上篇呕心沥血整理版
上篇基本规范
第一章总则
1.1手册编制的意义和依据
编制《内控管理手册》对完善我院内部控制制度,进一步规范内部各个管理层次相关业务流程,分解和落实责任,控制企业经营风险,保证财务报告真实性,确保企业资产安全高效运行具有较强的指导意义.
《内控管理手册》是依据财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》和《企业内部控制配套指引》,以及参考了《大连港集团内部控制管理工作指引》等相关制度,并结合我院实际情况编制而成。
1.2适用范围
《内控管理手册》适用于我院内部各管理部门及各专业所.
1。
3遵循的基本原则
✧合法、合规原则:
符合国家的法律、法规和政策.
✧全面性、系统性原则:
内部控制贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖我院各项业务和管理活动.
✧重要性原则:
内部控制在兼顾全面的基础上针对我院重要业务与事项、高风险领域和环节制定更为严格的控制措施,确保不存在重大控制缺陷.
✧制衡性、适度授权原则:
治理结构、机构设置及权责分配应设置合理,确保不同机构、岗位之间权责分明、相互制约、相互监督.应合理确定授权对象,授权环节,授权范围,防止授权过度与不足。
✧成本效益原则:
力求以最小的管理成本获取最大的经济效益,防止程序过细、控制过度减低效率,增大控制成本,又要避免控制不足达不到控制风险的目的.
1。
4手册的功能与定位
《内控管理手册》是从全面风险管理的角度对我院现有制度体系和业务流程的梳理、提炼、归纳、整合,系统地反映我院对内部控制的要求,使全体员工直观地理解和掌握企业内部机构设置、岗位职责、业务流程等情况,明确权责分配,正确行使职权。
同时通过手册的编制发现并弥补我院现有制度和管理的缺陷。
《内控管理手册》在大港院内控制度体系中处于统领地位.
1。
5手册主要内容
《内控管理手册》分为上篇、下篇和附件三部分,其中:
上篇—基本规范包括总则、内部控制组织体系、内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督与改进等七章内容;下篇—操作指引包括组织架构、发展战略、人力资源、社会责任、企业文化、资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、研究与开发、工程项目、担保业务、业务外包、财务报告、全面预算、合同管理、内部信息传递、信息系统、内部控制评价等十九个业务流程指引;附件内容为有效文件汇编。
1。
6手册管理
大港院内控小组组织《内控管理手册》的制订、更新、维护及发放工作.
根据内、外部环境及管理需求的变化等对本手册适时修订更新.更新数据主要来源于我院内部机构、员工、集团各职能部门的建议,以及内、外部检查部门对内部控制的评价。
本手册发布经大港院董事会审批,董事长签字后正式生效。
手册实施中的更新、评价、修正经大港院经营管理层审核,院长签字后正式生效;如为重大修改,须经大港院董事会审批,董事长签字后正式生效。
。
第二章内部控制组织体系
2.1内部控制的定义和目标
内部控制是指由院董事会、监事、经营管理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。
内部控制的目标是保证我院经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进院发展战略的实现。
2。
2内部控制组织架构
大港院内控管理工作实行董事会决策、监事监督、内控小组和相关管理部门分工责任制。
决策机构:
董事会是内部控制管理的决策机构,负责我院与内控有关的重大事项的决定。
监督机构:
监事是内部控制的监督机构,对我院内部控制的建立、有效实施、自我评价和考核进行监督,通常监事可依委托大连港集团审计中心或外部审计机构具体承担内控控制监督检查的职能。
管理机构:
内控小组作为我院非常设机构,对经营管理层负责,具体负责我院内控管理工作及对内部控制体系的有效性和符合性实施检查、评价及考核。
内控小组组长由主管院长担任,组员由各管理部门负责人组成.
执行机构:
我院内部各管理部门及各专业所具体执行内控管理的政策、制度,报告内部控制体系实施运营情况。
2。
3职责及权限
2。
3.1董事会职责
✧审议、颁布《内控管理手册》.
✧对内部控制的建立健全和有效实施负责。
✧对内控工作中重大事项进行决策。
✧授权执行董事代为行使内部控制体系中相关管理职能。
2.3。
2监事职责
✧对董事会、经营管理层建立与实施内部控制进行监督。
✧委托外部审计机构对我院内部控制体系进行监督检查、评价。
✧对院反舞弊机构的工作报告及舞弊案件的处理结果进行监督落实。
✧组织开展效能监察,对重点内控业务和事项进行全过程监督.
2.3。
3经营管理层职责
✧负责组织领导企业内部控制的日常运行。
✧负责对内部控制体系的充分性与有效性进行监测和评估。
✧负责执行董事会决策。
✧负责建立和完善内部组织机构,保证内部控制的各项职责得到有效履行。
2。
3。
4大港院内控小组职责
✧编制《内控管理手册》,制定和完善我院内部控制与风险管理体系的管理制度、工作程序及相关标准和方法。
✧负责我院内部控制体系建设和运行工作的组织和实施。
✧组织开展内部控制与风险评价自查测试工作,提出改进建议和措施。
✧组织编写内控评价报告、内控缺陷报告等相关报告,组织对内控缺陷改进的后评估和责任追究管理.
2。
3。
4、内部各管理部门及各专业所的职责
✧负责在权限范围内对所属部门进行风险源识别及运行控制工作.
✧负责对风险进行日常控制检测,查找偏离我院内控政策与目标的原因或现行体系与其环境适应性方面的差距,找出改进办法,制定行动方案并付诸实施.
✧负责收集、整理、统计、上报其职责或业务领域内的各类与风险和内控相关的信息。
第三章内部环境
3.1概述
内部环境是企业建立与实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等。
内部环境影响着我院内部控制的方方面面,是内部控制其他四个构成要素的基础,在我院内部控制建立与实施中发挥着基础性作用。
3。
2组织架构
在内部环境中居于基础地位的是组织架构,包括治理结构、内部机构设置和权责分配。
我院实行现代企业制度,应当建立健全治理结构,科学设置内部机构,合理分配职责权限。
3。
2。
1治理结构
治理结构是企业治理层面的组织架构,是一种对我院进行管理和控制的体系。
根据相关的法律法规,我院治理结构由股东会、董事会、监事和经营管理层构成,服务于以下内部控制目标的实现:
促进我院实现发展战略、保证经营合法合规。
其主要控制内容应包括:
明确各机构的职责权限、任职条件、议事规则和工作程序,确保各机构成立条件和组织行为符合法律法规的规定,确保决策、执行和监督相互分离,形成制衡。
✧股东会
大港院由三家公司法人和若干自然人共同出资成立。
股东会由全体股东组成,作为我院的权力机构,依据《中华人民共和国公司法》行使职权.
✧董事会
大港院董事会设董事5人,由股东会选举产生和罢免。
董事会对股东会负责,作为大港院经营决策机构行使职权.
✧监事
大港院设监事2人,由股东会选举产生。
监事对董事会及其成员、院长(总经理)等高级管理人员行使监督职能,防止其滥用职权,侵犯企业、股东和职工的利益.大港院监事向股东会负责并报告其工作。
✧经营管理层
大港院设院长(总经理)1人,由董事会聘任或解聘,院长(总经理)对董事会负责,可列席董事会。
院长(总经理)在董事会的授权范围内,经营、管理、处理大港院对内对外事务。
院内设财务负责人1人,由董事会聘任或解聘。
副院长(副总经理)等其他经营管理班子成员岗位设置,由董事会决定,相关人选由院长(总经理)提名,由董事会聘任或解聘。
3.2。
2内部机构设置
为避免职能交叉、缺失或权责过于集中,按照科学、精简、高效、透明、制衡的原则,综合考虑我院性质、发展战略、文化理念和管理要求等因素,大港院内部机构设置如下:
3。
2。
3权责分配及授权管理
根据我院经营目标、职能和监管要求,制定各部门工作职责说明书,明确其职责。
在明确部门职责的基础上,组织实施员工岗位职责描述,将部门职责分解到具体岗位.通过岗位职责描述和权限指引,我院对职责权限进行适当分配.大港院各部门职责如下:
✧院长
组织实施董事会决议,并将实施情况向董事会报告;主持院生产经营管理工作;组织实施院年度经营计划和投资方案;制订院基本管理制度,并制定具体规章,报董事会审批;提请聘任或解聘公司副院长(副总经理),并报董事会审批;决定对公司职工的奖惩,聘任或辞退;聘任或解聘除应由董事会聘任或解聘以外的负责管理人员;签发本院日常业务和行政文件;是院安全生产工作的第一责任人;董事会授予的其它职责。
✧副院长
协助院长工作;完成院长交给的其他工作;负责贯彻国家、地方法规和技术政策;主持分管范围内的质量管理体系的贯彻、实施工作,按分管职能协调、推进相关部门贯彻执行本院质量管理的相关制度;负责分管范围内的对外报价、合同审核、客户关系维护、客户投诉处理等事务的复核与批示;负责分管范围内的临时性事务处理。
✧总师办
负责我院有关业务技术和质量管理工作,包括:
负责设计产品质量控制、掌控院技术发展规划、引导院技术水平提升等方面工作,其中设计产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作.
✧水运工程一所
负责本所生产组织、质量管理、技术管理、市场开发、政策落实等方面工作,其中:
生产组织和产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作;市场开发范围主要包括港口码头、航道整治、修造船厂、填海造地及其它水工建构筑物的设计及咨询业务。
✧水运工程二所
负责本所生产组织、质量管理、技术管理、市场开发、政策落实等方面工作,其中:
生产组织和产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作;市场开发范围主要包括港口、电力、冶金、煤炭、化工等行业的散料储运工程设计、咨询业务以及与散料储运工艺相关的非标设备的开发设计工作。
✧建筑工程所
负责本所生产组织、质量管理、技术管理、市场开发、政策落实等方面工作,其中:
生产组织和产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作;市场开发范围主要包括物流场站、工业与民用建筑工程设计、咨询业务.
✧规划研究所
负责本所生产组织、质量管理、技术管理、市场开发、政策落实等方面工作,其中:
生产组织和产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作;市场开发范围主要包括港航、物流行业规划、战略研究等咨询业务.
✧工程勘察所
负责本所生产组织、质量管理、技术管理、市场开发、政策落实等方面工作,其中:
生产组织和产品质量控制按质量体系文件要求开展具体工作;市场开发范围主要包括岩土工程勘察、地基处理设计业务.
✧办公室
办公室为大港院综合管理部门.主要业务包括全院行政事务性工作,包括考勤、安全以及办公用用品的申报、领取、购置、报修等管理工作;负责人力资源管理和培训组织;合同档案的管理工作;内外各种会议的会务工作并进行会议记录,协助院领导贯彻落实会议确定的各项工作任务;文件、公文、函件的接收、登记、保密、传递、保管、督办和文书归档工作;公文上传下达;印章和证照管理;固定资产的日常维护、盘点、采购、报废等工作;来访人员接待及对外联络的服务工作以及完成院领导交办的其它工作。
✧财务室
认真贯彻执行国家有关财经法规,维护财经纪律,结合本部门实际情况,建立健全财务规章制度和内部财务控制制度;按照规定程序和要求编制全院年度预算和决算,负责质量管理体系运行所需的财经资源配备;依法组织收入,加强票据管理,严格控制支出,提高资金使用效益,确保年度收支平衡;做好职工福利基金、工会经费及各种社会保障基金的提取、转帐工作;做好固定资产帐务管理,做好固定资产的清查工作;依法组织会计核算,实行会计监督,及时准确编报各种财务会计报告和统计报表.
3.3人力资源政策
人力资源管理的核心是建立一套科学的人力资源制度和机制,不断优化人力资源结构,实现人力资源的合理配置和布局,切实做到人尽其才,充分发挥人力资源的作用,强化激励机制,增强人才活力,合理引进和开发人才,用好和盘活现有人才,强化人力资源风险管理,全面提升管理团队、专业技术人才和全体员工的创造力,切实做到使每位员工都投身于我院可持续发展之中。
人力资源政策的控制内容包括:
✧根据我院总体发展战略,结合年内工作重点和实际情况,每年通过对包括招聘、培训、考核、薪酬、职务晋升等制度在内的人力资源政策进行调整,使之能够有效地支持我院战略的实施.
✧通过制定《员工招录管理办法》,明确员工招聘与录用工作的管理要求,规范操作流程,能够保证按照计划、制度和程序开展人力资源引进工作.
✧制定《员工培训管理制度》,并根据我院发展战略,结合培训需求调研,确保员工业务能力和管理水平达到岗位任职要求.各部门结合本部门及下属岗位实际,分别制定各自的年度培训计划报办公室备案,并在院内人力资源主管的指导和监督下,组织、实施本单位员工的具体培训工作。
✧通过与聘用人员订立书面劳动合同的形式确立劳动关系,明确双方的责任、权利与义务,依法履行劳动合同的订立、续订、变更、解除、终止等手续,避免产生劳动关系纠纷。
✧针对员工制定《员工绩效考核管理制度》;各部门结合本部门实际,并于每年结合我院实际情况和重点工作目标,制定相应的绩效考核方案,形成较为系统、规范的业绩考核评价体系。
✧遵循按劳分配、效率优先、兼顾公平的原则,建立科学合理的薪酬体系,吸引人才,充分调动员工的积极性,带动我院绩效的提升.
✧通过制定《员工奖惩管理办法》、《带薪休假管理办法》等,建立起内部薪酬激励和约束机制,调动员工的积极性和创造性,增强我院的市场竞争力。
3。
4企业文化
企业文化是企业在生产经营实践中逐步形成的、为整体团队所认同并遵守的价值观、经营理念和企业精神,以及在此基础上形成的行为规范的总称。
我院文化建设主要包括总结优良传统,挖掘文化底蕴,提炼我院核心价值观,构筑履行社会责任和开拓创新的企业精神;根据我院发展战略,培育体现我院特色、充满生机而又符合我院实际的经营理念,形成以诚实守信为核心的企业道德,培养团队协作和风险防范意识;确定文化建设的目标和内容,形成企业文化规范,使其构成员工行为守则的重要组成部分;加强企业文化的宣传贯彻,推动文化建设在内部各层级的有效沟通,确保全体员工共同遵守。
企业文化控制的主要内容包括:
塑造企业核心价值观,打造以主业为核心的品牌,充分体现以人为本的理念,强化企业文化建设中的领导责任。
3.5发展战略
发展战略是指我院在对现实状况和未来趋势进行综合分析和科学预测的基础上,制定并实施的中长期发展目标与战略规划。
发展战略对我院的生存和发展是至关重要的,是我院可持续发展的基础。
为防范和控制我院发展战略制定与实施中的重要风险,提高核心竞争力,推动我院健康可持续发展,必须对战略分析、制定、实施、监控与调整各环节进行严格控制。
3.6社会责任
社会责任是指企业在经营发展过程中应当履行的社会职责和义务,主要包括安全生产、产品质量(含服务)、环境保护、资源节约、促进就业、员工权益保护等.
3。
6。
1安全生产
安全生产控制的主要内容包括:
建章建制和建立健全安全生产管理机构;加大安全生产投入和经常性维护管理;开展员工安全生产教育,加强安全生产培训;建立安全生产事故应急预警和报告机制.
3。
6.2服务质量
服务质量控制的主要内容包括:
建立健全设计质量标准体系;严格设计质量控制和验证制度;提升客户满意程度。
3.6。
3节能环保
节能环保控制的主要内容包括:
建立环境保护与资源节约制度;积极开发和使用节能产品,发展循环经济;通过培训,不断提高员工的环境保护和资源节约意识;加强卫生防疫管理。
3.6。
4员工权益保护
员工权益保护控制的主要内容包括:
建立完善科学的员工培训和晋升机制;建立科学合理的员工薪酬增长机制;维护员工的身心健康。
第四章风险评估
4.1概述
风险是任何可能影响目标实现的因素,所有企业,无论规模、结构和行业性质,都面临着诸多来自内部和外部的风险,影响企业既定目标的实现。
风险评估是及时识别、科学分析和评价影响企业内部控制目标实现的各种不确定因素并合理确定应对策略的过程,是实施内部控制的重要环节。
4。
2风险评估目标
及时、准确地识别风险,进行科学的风险评估,自觉地将风险控制在可承受范围之内,实现企业的可持续发展。
4。
3风险评估机制
4.3。
1目标设定
风险评估的前提条件是设定目标,只有先确立了目标,经营管理层才能针对目标确定风险并采取必要的行动来管理风险.
风险评估的目标可以分为公司层面的目标和业务活动层面目标,公司层面的目标是指大港院的总目标和相关战略计划,与高层次资源的分配和优先利用相关。
业务活动层面的目标是针对大港院业务活动的更加专门化的目标。
风险评估的目标分为:
⑴战略目标:
与高层次目标有关,支持大港院的使命并与此相一致。
⑵经营目标:
与大港院资源利用的效率和效果有关。
⑶财务报告目标:
与大港院财务报告的可靠性有关。
⑷合规性目标:
与大港院对使用法律和法规的遵循性有关。
⑸资产安全目标:
与大港院各项资产的安全完整和使用效能有关.
4。
3。
2风险识别
风险识别是在目标设定的基础上,密切关注内外部主要风险因素.
识别内部风险,应当关注下列因素:
⑴董事、监事、经理及其他高级管理人员的职业操守、员工专业胜任能力等人力资源因素.
⑵组织机构、经营方式、资产管理、业务流程等管理因素。
⑶研究开发、技术投入、信息技术运用等自主创新因素。
⑷财务状况、经营成果、现金流量等财务因素。
⑸营运安全、员工健康、环境保护等安全环保因素。
⑹其他有关内部风险因素。
识别外部风险、应当关注下列因素:
⑴经济形势、产业政策、融资环境、市场竞争、资源供给等经济因素。
⑵法律法规、监管要求等法律因素。
⑶安全稳定、文化传统、社会信用、教育水平、消费者行为等社会因素。
⑷技术进步、工艺改进等科学技术因素.
⑸自然灾害,环境状况等自然环境因素.
⑹其他有关外部风险因素.
我院在进行内部控制实施过程中应考虑所有可能发生的风险,并通过日常或定期的评估程序与方法加以识别,以确保院内的所有主要活动及其风险都被囊括进来,并进行有效的分类。
4.3.3风险分析
风险分析是指在风险识别的基础上采用定性与定量相结合的办法,按照风险发生的可能性及其影响程度等,对识别的风险进行分析和排序,确定关注重点和优先控制的风险.
风险的定性分析是在不需要进行量化或进行量化需要的数据无法取得,以及出于成本考虑采用的分析方法,主要通过问卷、面谈及研讨会等形式进行。
定性分析主要应用在复杂的经济活动分析中,是对定性分析方法的补充。
4。
3。
4风险应对
风险应对是指风险应对策略的选择。
风险应对策略包括:
⑴风险规避—-—企业对超出风险承受度的风险,通过放弃或者停止与该风险相关的业务活动以避免和减轻损失的策略。
⑵风险降低——-企业在权衡成本效益之后,准备采取适当的控制措施降低风险或者减轻损失,将风险控制在风险承受度之内的策略。
⑶风险分担-—-企业准备借助他人力量,采取业务分包、购买保险等方式和适当的控制措施,将风险控制在风险承受度之内的策略。
⑷风险承受——-企业对风险承受度之内的风险,在权衡成本效益之后,不准备采取控制措施降低风险或者减轻损失的策略。
企业应当根据风险分析的结果,结合风险承受度,权衡风险与收益,并在避免个人风险偏好的基础上,确定风险应对策略。
第五章控制活动
5.1概述
控制活动是根据风险评估结果,结合风险应对策略所采取的确保内部控制目标得以实现的方法和手段,是实施内部控制的具体方式。
5.2控制活动的内容
控制活动包括一系列不同种类的活动,如批准、授权、核查、调节、经营业绩评价、资产安全以及职责分离等。
控制活动应根据我院具体业务和事项的特点与要求制定。
5.3控制措施
我院应当结合风险评估结果,通过手工控制和自动控制、预防性控制与发现性控制相结合的方法,运用相应的控制措施,将风险控制在可承受范围之内.控制措施一般包括不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制、绩效考评控制等。
5。
3。
1不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务,实施相应的分离措施,形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。
不相容职务是指那些不能由一个部门或人员兼任,否则可能弄虚作假或易于掩盖其作弊行为的职务.一般应当加以分离的不相容职务有:
授权审批职务与执行业务职务、执行业务职务与监督审核职务、执行业务职务与相应的记录职务、财务保管职务与相应的记录职务、授权批准职务与监督检查职务等。
做到不相容职务分离应考虑以下因素:
一是每类经济业务的发生与完成必须经过两个或两个以上的部门或人员,并保证业务循环中的有关部门和有关人员之间进行检查和核对;二是权力和职责应当明确地授予具体的部门和人员;三是对于重要权力的行使必须接受定期独立的检查。
5.3。
2授权审批控制要求企业根据常规授权和特别授权的规定,明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。
常规授权是对企业日常经营管理活动中按照既定的职责和程序进行的授权。
特别授权授权是指企业在特殊情况、特定条件下进行的授权,通常是临时性的。
授权审批控制的内容包括:
授权批准的范围;授权批准的层次;授权批准的责任;授权批准的程序。
授权审批控制的实施:
任何授权都应当以法律、法规和我院规章制度为依据,既要避免权限过于集中,又要避免盲目授权。
授权应予以书面化,并通知到所有流程中的相关人员,且授权一旦确定后,各级管理人员应当在授权范围内行使职权和承担责任。
5。
3.3会计系统控制要求企业严格执行国家统一的会计准则制度,加强会计基础工作,明确会计凭证、会计账薄和财务会计报告的处理程序,保证会计资料真实完整。
会计系统控制主要是对我院发生的经济业务事项进行确认、计量和报告过程所实施的控制。
会计系统控制主要包括会计机构的设置、填制会计凭证的控制、合理设置和登记会计帐簿的控制、依法编制财务报告的控制等。
5。
3。
4财产保护控制要求企业建立财产日常管理制度和定期清查制度,采取财产记录、实物保管、定期盘点、账实核对等措施,确保财产安全.
财产记录控制是指妥善保管涉及资产的各类文件资料,避免记录受损、被盗、被毁。
实物保管控制主要是限制接近控制和财产保险控制。
限制接近即严格控制XX人员对资产的接触,只有经过授权批准的人员才能接触资产,同时还包括对授权使用和处置资产的文件加以限制。
财产保险控制主要是运用财产投保降低财产运行风险,确保财产安全.
定期盘点是指定期对实物资产进行盘点,并将盘点结果与会计记录进行比较。
一般包括:
定期与会计记录核对、进行差异调整和调查。
5.3。
5预算控制要求企业实施全面预算管理制度,明确各责任单位在预算管理中的职责权限,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,强化预算约束。
5。
3。
6运营分析控制要求企业综合运用生产、购销、投资、筹资、财务等方面的信息,通过因素分析、对比分析、趋势分析等方法,定期开展运营情况分析,发现存在的问题,及时查明原因并加以改进.
5。
3。
7绩效考评控制要求企业建立和实施绩效考评制度,科学设置考核指标体系,对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。
5。
3。
8重大风险预警和突发事件应急处理机制要求企业建立重大风险预警和突发事件应急处理机制,明确风险预警标准,对可能发生的重大风险或突发事件制定应急预案、明确责任人员、规范处置程序、确保突发事件得到及时妥善处理.
突发事件的应急管理包括事前的预防、发生突发事件的应急处理及事后相关措施的改进等。
第六章信息与沟通
6。
1概述
企业应当建立信息与沟
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