写作商务信函的基本doc.docx
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写作商务信函的基本doc
写作商务信函的基本
篇一:
中文商务信函范文格式
Afeng朵
中文商务信函范文格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
开头
呼后用冒号。
正文
信文的正文是书信的主要部分,题,通常包括:
①向收信人问候;
中提到的问题答复等等;回答对方提出的问向对方提出要求等。
如果既要向对方询
结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
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署名
署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。
以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。
重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
日期
函的日期很重要,不要遗漏。
商业信函格式
商业信函通常由信封、前两部分是必不可少1)信封
用横式信封时,将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧,如果位
信封的内容
①收信人地址。
用横式信封时,收信人地址居上书写;用竖式信封时居右书写。
这部分内容包括:
邮政编码,省、市、城区、街道、门牌号码,以及单位全称和业务部门名称。
收信人的地址要写
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得详细具体、准确工整。
注意不要只写单位名称而不写详细地址,也不要简化单位名称,以免误投。
②收信人姓名。
一般写在中间位置,字稍大。
姓名后接写称呼等,如“同志收”、“先生启”。
初次联系工作时,如不知对方姓名,或有时为避免因对方业务人员调动工作而延误书信的处理,
③寄信人地址及姓名。
时居左书写。
根据邮政部门的规定,式信封的左上角。
对国外商业业务信函,而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种:
一般是在信封左上角写寄信人的姓名包括:
收信人的称谓和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角,航空标志或贴或写在邮票下方。
②英式信封书写格式,一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角,航空标志或贴或印在信封的左上角;收信人的姓名与地
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址写在信封的居中位置,邮票也贴在信封的右上角。
注意在写信封上的姓名、地址时,美国习惯一般都采用齐头式,就是每一行左面都取齐。
英式写法则多采用缩进式,即每行逐次向右缩进。
③为投递方便,信封上还标注有关投递事项,常见的有:
1)航空;
2)挂号;
3)快递邮件;
4)包裹邮件;
5)印刷品
6)样品;
7)商业文件
8)密函9)
;
;
13)留存邮局;
14)无商品价值样品ofnocommercialValue)。
2)信文
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信文又称信笺。
它记载商业业务的具体事宜,是商业信函的核心部分。
信文内容多种多样,其表达既灵活,又有一定的格式。
一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等,或作为商业业务往来的确认手续。
篇二:
中文商务信函写作格式
1、称呼称呼是写信人对受信人的尊称,主要依据相互间的隶属关系、亲疏关系、尊卑关系、长幼关系等而定,一般都用“敬语+称谓”的形式组成。
如:
“尊敬的王总经理”、“亲爱的刘主任”、“尊敬的董事长先生阁下”等。
对某些特殊的内容或与境外华文地区的人员往来还可加上“提称”如:
“尊敬的王博士总经理海成先生台鉴”、“亲爱秘书明玉小姐雅鉴”等等。
(顶格写,后面加冒号。
)
2、启词启词是信文的起首语,可有多种表示法。
如问候式的”您好”、“别来无恙”;思怀式的“久不通信,甚为怀想”、“去国半载,谅诸事顺遂”等;赞颂式的“新春大吉”、“开张大吉”等;承前式的“上周曾发一传真件,今仍具函,为××事”,“贵公司×月×日赐函已悉”等等。
不分对象,不论内容,一律以“您好”为书信之启词,实在极不恰当。
此外,公务书信的启词还可用“兹为、兹因、兹悉、兹经、兹介绍、兹定于”;“顷闻、顷悉、顷获”;“欣闻、欣悉、欣逢、值此”,以及“据了解、据报、据查实”等一系列公文用语,以提领全文。
(在称呼下面另起一行,前空两格!
)
3、正文正文是书信的主体,是书信能否达到写信人理想效果的关键。
一封信可以专说一件事,也可以兼说数件事,但公务书信应该一文一事。
正文要清楚、明了、简洁,并注意情感分寸,不应有昵亵轻狂之嫌,也不可显侮蔑轻慢之意。
(在启词下面另起一行空两格。
)
4、酬应过渡正文结束时,可写几句酬应性的话作为全文的过渡。
如“我方相信,经过此次合作,双方的友谊将有进一步发展”。
又如“再次表示衷心的感谢”或“代向公司其他同志问候”等等。
也有用公务书信的常用结语过渡,如“特此函达、特此说明、特此重申、特此函询、特此致歉”,或“肃此专呈、肃此奉达”,也有“特此鸣谢、敬请谅解、尚祈垂察、务请函复、至希鉴谅”,以及“承蒙惠允、承蒙协办、承蒙惠示、不胜荣幸、不胜感激”等等。
(过渡一下更符合礼仪规范)
5、祝颂词书信的最后,写祝颂词是惯例。
由于写信人与受信人的关系各有不同,书信内容各有不同,祝颂词的写法便呈多种多样。
诚祝生意兴隆”等等,有时,往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。
如“特此函达,即希函复。
”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。
祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。
“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
6、签署书信的签署以写信人全名为要,不能只签个姓氏或习惯称呼,如“老王、小王、小李、张主任、赵经理”等,而要完整地写成“××部主任张金水”、“××公司经理王富成”或者“××公司办公室秘书李倩”、“××部业务员刘震”等。
今天,许多书信都以计算机制成,但即使已打印了姓名,仍应再以手书签署一遍,这既表信用,亦示诚意。
对某些特殊对象,署名后应有具名语,如“谨上、谨呈、敬述”等,以表示对受件者的尊重。
的偏右下方位置,但一般E-mail商务信函也可靠左)以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。
7、日期日期明确本是应用文写作的基本要素,书信自然不可缺了这一项。
日期必须准确,表现出写信人的负责态度,而万一记错日期,也许会因此而误事。
(写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。
)
1、及时、准确接听/转接电话,如需要,记录留言并及时转达;
2、接待来访客人并及时准确通知被访人员;
3、收发公司邮件、报刊、传真和物品,并做好登记管理以及转递工作;
4、负责快件收发、机票及火车票的准确预定;
5、负责前台区域的环境维护,保证设备安全及正常运转(包括复印机、空调及打卡机等);
6、协助公司员工的复印、传真等工作;
7、完成上级主管交办的其它工作
任职资格:
1、女,形象好,气质佳,年龄18—26岁,身高1.65以上;
2、大专及以上学历,1年相关工作经验,文秘、行政管理等相关专业优先考虑;
3、较强的服务意识,熟练使用电脑办公软件;
4、具备良好的协调能力、沟通能力,负有责任心,性格活泼开朗,具有亲和力;
5、普通话准确流利;
6、具备一定商务礼仪知识。
工作时间:
篇三:
商务信函写作
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:
传统的缩头式和现代的齐头式。
根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。
现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。
它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。
这种格式被称作齐头式。
但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。
一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使我们所写的信有一种紧凑感,但有些人在写短信的时候,更喜欢用双行距。
根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。
但不论选择哪一种格式,一般商务英语书信的结构都包括以下几部分内容:
信头
案号和日期
封内名称和地址
开头称呼语
信文
结尾敬语
写信人签名或签署
注意事项
事由、标题
经办人代号
附件
抄送
附言
在商务英语书信中,上述每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,它们是不能随意互换的。
信头所包含的是写信人的基本情况,包括他的姓名、地址、电话号码、电传号码以及传真号码甚至E-mail地址。
信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。
质量优良的信纸以及一个整洁、匀称的信头,可以展
示一个公司的风采,增强公司的信誉。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。
经常以“Ourref”和“Yourref”来区分。
它的位置一般是在信头的右边。
而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。
在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。
英国的日期标示法是“24thMarch.2002”,而美国的日期标示法则是“March24,2002”。
月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
封内名称和地址即收信人的名称和地址,要放在信纸的左上方,在日期以下三行或更多行,这可根据信的长短来定。
封内名称和地址要用齐头式,
紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。
开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,一般商务英语书信中多用DearSir,DearSirs或Gentlemen,并且独立成行,在封内名称和地址以下三行。
在DearSir或DearSirs后面用逗号,而在Gentlemen后面用冒号。
信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使你的信件看上去赏心悦目。
尤其注意页边空栏,它是信文的框架。
信文多用单行距,有些短信可用双行距。
结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。
它只是一种礼貌用语,在信中没有实际意义,传统使之成为必须,并已成为习惯,所以一直沿用至今。
传统的结尾敬语有:
Yoursfaithfully,Yourstruly等,也有人用倒装的Faithfullyyours,Trulyyours等。
结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。
如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。
公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。
这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
注意事项的习惯用语是:
Fortheattentionof或简单的Attention,下面一般要加上横线。
当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。
它在开头称呼语以上两行。
除齐头式外,可放在信文以上中间。
事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。
经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。
经办人代号在签署以下两行。
是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。
附件在经办人代号以下两行。
写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。
经常使用的形式有:
Enclosure,Enclosures,Encl.,Enc.等。
抄送在附件以下两行。
抄送有明、暗两种方式。
明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。
暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
附言在抄送以下两行。
如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。
因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件。
这可能会影响到你的信誉。
在上述十三部分内容中,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容,而后几部分则是可有可无的。
总之,当你书写商务英语书信的时候,必须谨记:
选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当,所必需的七部分内容一个都不能少。
布局好的信件是双方交易的好的开始。
一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
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