邵东县中小校档案的收集及保管期限表.docx
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邵东县中小校档案的收集及保管期限表
档案是人类社会的原始记录。
它不仅在人们的现实生活中具有重要的凭证与参考作用,而且对于维护人类社会的历史真实面貌具有重要意义。
同时档案是开展档案管理的物质基础,是档案信息资源开发的必要条件。
因而,档案的收集工作在整个档案业务管理工作中占有重要的地位,是一个关键性的基础工作环节.
因此对学校综合档案室而言,收集工作是档案管理中最前提最关键的一步,因为有了档案,档案室的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等工作才具备物质对象;离开档案,档案工作就是“无米之炊”,而且收集工作的质量,直接影响着其他业务工作的开展,决定着其他业务工作质量的优劣。
如果收集的档案不完全,那么在整理工作中就难以保持文件之间的有机联系;在鉴定工作中就难以正确判断档案的保存价值,正确划定保管期限,在利用工作中就难以满足社会各方面利用档案的要求。
但在实践工作中常常是许多单位甚至是先进档案部门,都没有将本单位的文件材料完整地立卷归档,使之处与分散状况。
上次我检查了8所高中、一所职业中专、二所中心学校。
发现学校档案的收集状况不容乐观,最重要的校务会议记录,重大会议材料,干部花名册,调动介绍信、党员关系介绍信、党员年报,部门业务年报,本级发文以及一些白头形势的合同、协议等需要永久或长期保存的重要材料都散存在个人手中,这个问题是很严重的。
大家回去以后一定要把这些重要资料完整的收集到档案室。
我今天要上的课是档案的收集,那么什么是档案的收集呢?
该怎样去做好这个收集工作呢?
档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动,具体而言,是指按照党和国家的规定通过例行的接收制度和专门的征集办法,把分散保存在各个机关、部门、个人手中和散存在其他部门的档案,有组织,有计划地分别集中到综合档案室的活动。
一般而言,机关档案室的收集,主要抓好立卷归档和搞好平时收集两个方面的工作。
一、抓好立卷归档
立卷归档是文书处理工作的终点,也是档案工作的起点。
在正常情况下,机关档案室的收集工作是通过一定的归档制度来完成的。
归档是指各机关的文书部门或业务部门及文件工作者,将社会活动中形成并办理完毕的文件,整理立卷,定期移交给机关档案室集中保存的活动过程。
在我国,“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度,称归档制度。
比如,全国人大常委会1987年9月5日发布的《中华人民共和国档案法》第十条规定:
“对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位的档案机构或档案员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。
”建立和健全归档制度,是机关档案室做好收集工作的关键,归档制度应由机关档案部门和文书、业务部门共同研究制定,共同维护和执行。
学校要建立和健全文件材料的归档制度,并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求列入各项工作标准、工作程序及各部门、各类人员的岗位职责,作为考核的重要内容,确保每项活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
归档制度包括归档范围、归档时间、归档要求。
(一)归档范围。
归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围,主要依据2006年12月国家档案局发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》的有关规定进行。
概括地说,归档范围就是凡是本机关工作活动中形成的,已经办理完毕的,具有查考保存价值的文件材料,包括收发文件、电报、会议文件、会议记录、报表、调研及内部文件、电话记录、图表、簿册、以及本机关编印的出版物原稿和印本等文件材料,以及账册、图表、电子文件等各种门类、各种载体的档案,均需归档保存。
学校档案的归档范围:
凡是在学校各项活动中形成的,具有保存价值的各种门类与载体的文件材料,均属归档范围,必须按照规定,定期向学校综合档案室移交,并办理移交手续。
任何个人不得据为己有。
中小学校文件归档和不归档范围如下:
A、归档文件材料的范围
1、文书档案类
(1)上级机关颁发的属于本校要贯彻执行的文件,与学校有关的情况简报;上级领导来我校视察检查工作时的重要指示讲话、题词、照片等材料、
(2)本校的文件材料:
学校党组织(党委、总支、支部)、行政(含人事、外事交流)、工会、共青团、少先队、民主党派等组织或部门形成的各种文件材料,各种代表会在工作活动中形成的全套会议文件及有关资料;学校向上级机关的请示与上级机关的批复文件;学校成立、合并、撤销、更名、启用印章、组织简则、人员编制等文件材料;学校制定的各种工作条例、章程、制定奖惩方案等文件材料;学校及其内部职能部门形成的各种计划、总结、报告、会议记录、经验、论文、表彰、成绩统计等材料;学校历史沿革、大事记、反映本校重要活动时间的剪报、照片、荣誉奖励证书等材料;干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员和教职员工名册、报表、纪律检查、治安保卫、消防及教职员工的录(聘)用、转正、定级、调资、退职、评残、抚恤、死亡等工作及奖惩等文件材料;干部教职员工工作调动的转移工资、行政党团工会组织介绍信及存根;学校形成的财务报表、凭证帐簿审计等文件材料;学校的财产、物资、档案、经费开支等交换凭证、清册;学校与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;各种普查工作中形成的文件材料;学校在教学管理、教师管理、学生管理工作中形成的计划,发展规划、章程、总结、督导评估、统计表、获奖材料等。
按《湖南省归档文件整理规则实施细则》执行
2、教学、学籍、教师个人业务档案
主要包括反映教学业务、教学实践、学籍管理、德育教育、教师个人从事业务工作等活动中形成的文件材料。
3、科技档案
(1)教师科研档案。
主要包括课题立项与批准材料,研究规划、方案、定题论证材料,试验材料、成果鉴定评审材料、成果推广材料。
按照国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA/T2-92执行。
(2)基建工程档案。
主要指在学校教学楼、学生宿舍楼、食堂等建设项目从酝酿、规划到建成使用的全过程中形成的、应当归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划;测量、设计、施工、竣工、审计、使用等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
(3)仪器设备档案。
主要指本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等,车辆、一般性办公设备的使用说明书、保修单等。
设备仪器档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)进行整理;
5、会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告(会计报表等)和其他会计核算专业材料,是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。
按照财政部、国家档案局1998年颁发的《会计档案管理办法》执行。
6、音像、电子档案
主要指学校在教学、社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。
照片类按2002年国家档案局颁发的《照片档案管理规范》GB/T11821-2002执行,电子类按国家档案局2007年编制的《电子文件归档与管理规范》
7、实物档案
主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
B、不归档的文件材料的范围;
(1)上级机关的文件材料中,普发性不需中小学校办理的文件材料,任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;
(2)本校文件材料中的重份文件(对于重份文件,我们在收集归档时只须保留一份,但拣选时要注意保留上面有领导批示或有其他承办标记或说明的,另外本级文件的草稿、定稿、存本等不能视为重份文件,还有就是本级发文除了归一份到档案里去,还要制作一套完整的文件汇编,方便检索),无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料,有关工作参考的文件材料;
(3)非隶属机关召开会议不执行和无查考价值的文件材料、学校之间借阅参考的文件材料;
(4)下级学校的文件材料中,供参阅的简报、情况反映。
C、确定归档和不归档范围时,以下几点要注意:
(1)把握归档的重点:
应该以反映本学校主要职能活动和基本历史面貌的文件为主。
(2)凡属本校归档范围的文件材料,必须按有关规定向本校档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。
凡属本校不归档的文件材料,各股室要妥善保管,及时清理,并按有关规定进行处理。
(3)本校对应归档电子文件的元数据、背景信息、软件说明书等要进行相应归档。
本校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
(4)转变认识上的误区:
一是认为上级文件都应归档,而本级文件无所谓。
例如有些学校上级文件收得很齐,而本校校务会议记录、设备档案等收集很不齐全。
事实上,本级文件是最重要的,如果遗失了,以后就再也无法弥补,而上级文件可到上级主管部门查找;二是认为正稿应归档,底稿可不归。
事实上,底稿更重要,因为发文底稿有撰写者的笔记,也有领导者的签字,是文件产生效力的原始记录。
所以,各学校在收集文件时,底稿一定要附在正稿后面,合并归档;三是个别学校认为学籍档案、教学档案重要,而文书档案不重要。
因为学籍,教学档案教育局抓得紧,而文书档案查得少。
但文书档案是反映学校在管理活动种形成的各种原始记录。
同样是十分重要的。
(5)注意收集这些经常容易漏掉的文件:
一是内部股室的专门文件。
如统计部门的普查、统计文件,纪检监察部门的纪检监察文件,财务部门的会计材料等;二是“白头文件材料”。
如合同,协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿等;三是会议文件材料。
如校务会或行政会议记录,学校建校庆典材料等;四是非纸质文件材料。
如照片、录音、录像带、电子文件、荣誉证书、锦旗、印章等实物;五是收发文件的处理单,真实地记录了文件的形成、办理过程,有保存价值(指领导签具了处理意见)的都应归档。
(二)归档时间。
归档时间是指文书部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
根据《邵东县中小学校档案管理办法》,各学校文书档案执行行政年度(每年1月1日至12月31日止),应在次年六月底前归档;其中专项工作如突发事件、专题调研、会议等重要活动待结束或告一段落时,及时做出总结后的1个月内归档;教学档案(包括教学业务、教师个人业务、学生档案)执行教学年度(当年9月1日至次年8月31日止),应在次学年度寒假前归档;科研类文件材料在科研课题鉴定后归档;基建类文件材料,在工程项目竣工后两个月内归档;设备仪器类文件材料在开箱验收后及时整理归档;会计类文件材料随时整理立卷,在会计年度终了后由财会部门保管一年,然后向综合档案室移交;照片、音像制品、实物和电子档案,随时整理归档;论文、著作、科技文章正式发表后原件即时归档;学校编写印制的出版物、汇编、教材、简报等的原稿(领导签发稿)、印本与电子文稿,印毕后一并归档;学校工作人员因公外出参观、学习、培训、考察和参加各种会议等,其带回的文件材料必须按归档范围的规定,及时向综合档案室归档。
(三)归档要求:
(1)归档文件整理工作一般由文件材料形成科室承担,学校档案管理人员负责指导。
(2)归档文件必须是原件(外来复印件除外),做到种类齐全,份数完整、准确,定稿与印件一并归档。
已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
纸张质量符合要求,用纸尺寸须采用国际标准A4纸规格。
书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料,不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸等不耐久字迹材料;传真件应与复印件一起保存归档;不得使用涂改液。
归档文件上有金属物的,应去掉,重新缝(粘)合
(3)归档文件的排列、编目要规范有序。
要按级别、重要程度、时间顺序、问题和责任者等依次排列,如批复在前、请示在后,印件在前、定稿在后,正件在前、附件在后等。
归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。
(4)电子文件应与备份的纸质文件一并归档。
二、搞好平时收集
平时收集是指机关档案室收集档案的一种辅助途径,主要是指收集零散文件归档。
我们所说的零散文件,是指机关工作中没有归口集中管理,失去控制的文件材料。
一些机关由于意外的原因(如火灾、水灾等),还有机关的搬迁、内部机构的变化、人员的调动等,都有可能导致档案、文件散失。
要维护档案的完整,就必须经常注意零散文件的收集。
平时收集的零散文件主要包括散失文件和“账外”文件。
1、散失文件。
散失文件是指在文件办理过程中,或办理完毕后,未及时归档而下落不明的文件。
有由于文件管理制度不健全,文件办理完毕后混入到个人书籍材料中,一时未寻找出来的;有由于文书处理人员蓄意私存而不交出来的。
在这些文件中,不少是比较重要的,需要平时密切注意,随时随地收集归档。
2、账外文件。
主要指未经文书处理部门收发登记的内部文件和外部文件。
就一个机关来说,常常有这样一些文件遗落在登记账簿之外:
一是会议文件。
包括会议记录、领导人或机关其他人员外出开会带回来的文件材料,负责人在有关会议上的讲话稿、讲话记录,会议中形成的声像材料;二是本机关党组(党委、党支部)和人事部门形成的材料;三是本机关的规章、制度、办法、调查材料和各种基本数字统计表;四是不经收发文登记(属于公务活动)的领导人“亲启”信件及反映机关领导人公务活动的各种声像档案;五是本单位向报社、电台、电视台及有关刊物发出的新闻稿、调查报告、照片、录音和录像。
上述这些文件材料很不容易收集齐全。
然而这些文件往往反映本单位的一些职能活动,所以不可忽视。
平时收集的关键,是要充分发挥主观能动性,善于多想办法,才能做出成效。
可以采取这样一些办法:
一是抓注各种检查、内部机构调整、人员调动等机会,帮助机关领导和有关部门,对文件材料进行全面清理,发现和收集散失在个人手中的应当归档的文件材料;二是主动上门,收集整理机关领导人和有关人员外出开会或执行任务带回的文件材料;三是了解本单位各阶段的中心工作,及时收集整理在那些独立性活动中所形成的成套性的文件材料。
如规模较大的会议,要赶在会议结束时尽快收集全套会议文件,整理归档;四是为了使应归档的文件收集得完整,我们要把好登记关、打印关、印章关、传阅关和借阅关。
三|、收集各部门材料时必须要办理好交接手续。
文书部门或业务部门向档案室移交档案时,交接双方应根据案卷目录或归档文件移交表详细清点。
经过认真核对后,即可履行签字手续,并将案卷目录或文件移交表中的一份由档案室签字后,交还移交单位妥善保存。
这样做一是能使文件收集得齐全些,二是以后文件如果在档案中找不到,可以知道是什么原因,该由谁负责。
四、违反归档制度的处罚措施。
根据《档案法》第二十四条第六款:
违反本法第十条、第十一条规定,不按规定归档的或不按期移交档案的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
根据《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条:
按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理,任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十九条:
违反《档案法》和本办法,造成档案损失的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失
附件二、邵东县中小学校文件材料归档范围及保管期限表
一、文书档案(WS)
(一)党群类
1党组织文件材料
1.1党组织会议文件材料
1.1.1学校党委(总支、支部)会纪要、会议记录(永久)
1.1.2学校中心组学习计划、日程、领导讲话、会议记录(30年)
1.1.3学校基层党组织会议会议记录(30年)
1.2学校党组织工作形成的文件材料
1.2.1学校党委(总支、支部)换届工作报告、选举结果、上级组织批文等文件材料;年度和年度以上工作计划、总结、汇报等材料(永久)
1.2.2学校基层组织换届改选工作的请示、批复等;年度工作计划、总结等材料(30年)
1.2.3学校基层组织发展党员及批准党员转正材料(永久)
1.2.4学校党员名册、统计年报表、党组织关系介绍信等材料(永久)
1.2.5本校制定的关于机关党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施(30年)
1.2.6党员教育等重要专项活动中形成的文件材料
1.2.6.1重要的如报告、总结(永久)
1.2.6.2一般的如简报、信息10年
1.3纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
1.3.1重要的如党员受到党内违纪处分(永久)
1.3.2一般的如无结果的党内调查材料(10年)
1.4上级、同级机关文件材料
1.4.1上级机关制发的关于本学校党委(总支、支部)领导人任免文件材料(永久)
1.4.2上级机关、同级机关制发的需要执行的关于党的建设方面的文件材料(10年)
2工会、共青团(少先队)、妇委会工作形成的文件材料
2.1换届会议议程、工作报告、换届选举结果、上级组织的批文等材料;年度工作计划、总结;工会会员与共青团员(少先队员)组织关系介绍信及存根、花名册(30年)
2.2学校职代会议程、工作报告、会议记录及形成的决议决定(30年)
2.3工会、团组织(少先队)、妇委会工作制度、规章;会员、团(少先队)员发展材料(10年)
2.4上级或同级机关印发的需要贯彻执行的工、青、妇文件材料(10年)
(二)、行政类
1综合文件材料
1.1本校召开或主办的工作会议、重大活动(校庆、校运会、教师节)的请示、批复、通知、名单、日程、讲话、总结、决议、决定、纪要(永久)
1.2本校召开或主办的工作会议、重大活动(校庆、校运会、教师节)典型材料、代表发言材料、简报(30年)
1.3本校行政会议和校长办公会会议记录,本校年度和年度以上的工作计划、发展规划、总结(永久)
1.4本校校务日记、外事活动形成的文件(30年)
1.5本校编写的大事记、组织沿革、年鉴等(永久)
1.6本校制定的党务,行政管理制度,岗位责任制等文件材料(永久)
1.7本校重要的请示及上级的批复(永久)
1.8各种刊物、报纸刊登有关本校情况的剪报(30年)
1.9本校编印的简报、情况反映、工作信息等材料(30年)
1.10本校年度以下的计划、总结、统计材料;本部门年度工作计划、总结(10年)
1.11本校代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后底稿(30年)
2、本校机构编制、干部人事工作文件材料
2.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料(含上级机关制发的关于本学校机构设置、人员编制文件材料)(永久)
2.2人事工作制度、规定、办法等文件(30年)
2.3人事任免文件
2.3.1任免通知(含上级机关关于本学校领导人任免通知)、请示、批复(永久)
2.3.2考察及备案材料(10年)
2.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
2.4.1受县级(含)以上表彰、奖励的(永久)
2.4.2受县级以下表彰、奖励的(30年)
2.5对本学校有关人员的处分材料
2.5.1受到警告(不含)以上处分的(永久)
2.5.2受到警告处分的(30年)
2.6教职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复员军人安置等文件材料(永久)
2.7人事考核、职称评审工作文件材料(永久)
2.8教职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根(永久)
2.9学校教职工名册、统计年报表(永久)
3、本校事务管理文件材料
3.1房产、土地所有权和使用权的文件材料(永久)
3.2与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
3.2.1重要的(永久)
3.2.2一般的(10年)
3.3本学校财务管理文件
3.3.1预算(30年)
3.3.2决算及审计结论(永久)
3.4本校物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料(30年)
3.5国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
3.5.1重要的(永久)
3.5.2一般的(10年)
3.6职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续(永久)
3.7职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请(30年)
3.8保卫工作的安全检查、调查记录、值班记录(10年)
3.9本学校处理人民来信来访的文件材料
3.9.1有领导重要批示和处理结果的(永久)
3.9.2其他有处理结果的(30年)
3.10综治、卫生、保密、档案等单项工作总结、计划、情况汇报、达标升级等材料(30年)
3.11其他有保存价值的文件材(10年)
4上级机关、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料(10年)
(三)教学业务类
1上级、本级党委、政府和教育行政管理机关下达的本校必须执行的教育工作方针、政策、意见、决议、决定、条例、办法、规定等文件材料(永久)
2上级教育行政管理部门下达的关于教育改革、义务教育、教学计划、课程设置、招生、毕业生等方面的计划、规定等(10年)
3上级对本校督导评估意见及本校的自查报告(永久)
4本校教育事业发展长远规划等(永久)
5本校教学工作年度或年度以上计划、规划、方案、大纲、总结、课程总表,统计年报表,名册(永久)
6反映义务教育普及程度,教师教育教学水平、典型经验材料,学校办学质量等的文件材料(永久)
7本校制定的各种教学制度、办法、规定、教学工作规则章程、校历等(30年)
8本校编印的校报(刊)印本及清样(30年)
9本校学生参加各级知识竞赛、文艺会演、体育竞赛获奖名单、成绩、奖杯等材料
9.1省部级以上的(永久)
9.2其他(30年)
(四)教师管理
1教师基本情况登记、鉴定、教师考勤、任课等汇总材料(30年)
2、教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料(30年)
3、教师受表彰、、奖励、处分等文件(永久)
4、本校教师参见培训、进修、专业考核、考试以及外出讲学、参加学术活动等材料(30年)
(五)学生管理
1本校招生计划、总结(30年)
2本校学生参加社会上组织的各种竞赛活动的获奖名单及获奖做品(30年)
3本校三好学生、优秀班干部和团队干部、先进集体及各方面获奖名单和典型材料(30年)
4、本校毕业生质量跟踪调查、信息反的材料(30年)
二、教学档案(JX)
1课程教学文件材料
1.1课程安排表、课程进度表、教师任课安排,考试日程表(短期)
1.2试题及答案,评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析等材料
1.2.1期终、毕业考试(长期)
1.2.2期中考试(短期)
1.3本校教改方案、观摩教学教案、典型讲义、典型教案、专题论文,教师备课方案,教学方法总结及经验介绍(长期)
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