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迎新工作总结
西安交通大学学生会2013年迎新工作
总结报告书
西安交通大学学生会
社会服务工作部
2013年9月
前言
本报告旨在概览2013年学生会迎新工作情况,从中总结出本次迎新工作成功的范例和存在的不足,为明年迎新工作的开展提供有参考价值的经验和有警醒意义的教训。
此次报告按时间顺序将工作分为前期志愿者招募、迎新志愿者手册编写、迎新工作安排和迎新善后工作四个部分进行较为全面的回顾和总结。
同时,本报告通过生成图表更客观、更形象地反映了迎新志愿者的书院分布和年级分布情况、各地点人流量变化情况及人员配置情况,并根据情况进行了反思、提出了改进方案。
希望本次报告能够起到增加迎新工作的科学性和高效性的作用,以期进一步加强学生会在学生中的影响力,让“奉献、友爱、互助、进步”的志愿者精神遍布校园的每一个角落。
目录
第一部分:
迎新情况概述1
第二部分:
前期志愿者招募1
一、招募过程的三个阶段1
二、反思改进1
1、把握不同年级的心理,有针对的进行宣传2
2、招募过程中根据各书院的报名人数随时调整宣传力度和方向3
第三部分:
迎新志愿者手册编写3
一、手册结构3
二、反思改进4
1、与校方的联系不够4
2、志愿者工作情况及问题未能及时记录4
3、内容死角5
第四部分:
迎新工作安排6
一、培训6
二、预迎新6
三、新生报到两日7
1、各地点人流量情况7
2、人员配置7
3、志愿者工作的调整8
4、应急方案9
5、反思改进10
第五部分:
迎新善后工作10
一、志愿者证明和优秀志愿者10
二、迎新工作总结10
第一部分:
迎新情况概述
2013年8月17日及8月18日,我校13级的新生到校报到。
为给新生营造方便舒适的报到环境、展示学生会风采、弘扬志愿服务精神,校学生会面向全校招募300余名迎新志愿者,于青年之家、校医院、南门、东南门、国防中心五个地点进行迎新服务。
经过一个多月的充分准备,迎新两日的工作顺利开展。
迎新工作共分为四个阶段:
前期志愿者招募、迎新志愿者手册编写、迎新工作安排和迎新善后工作。
前期志愿者招募阶段以宣传和信息统计为主要工作内容;手册编写阶段分为收集信息、整理编辑、润色修订三个环节,通过四次修订最终定稿;迎新工作安排阶段主要进行人员安排、物资调配、应急情况处理;善后阶段则为志愿者开具证明,撰写总结报告。
第二部分:
前期志愿者招募
迎新志愿者招募的准备工作一般于6月中旬展开。
在与招生办联系,确定新生报到时间的同时,以多样化形式进行宣传。
大体可分为两方面:
一是BBSBanner、e瞳网Banner、XX贴吧、人人上的网络宣传;二是海报、宣传单、摆摊招募等传统宣传。
今年的报名方式及信息统计采用无纸化形式,以短信报名为主、兼收e-mail电子报名表。
招募工作于7月底结束。
一、招募过程的三个阶段
招募过程大体可分为三个阶段:
一是初期准备,二是报名高峰,三是后期落实。
考虑到刚开始招募时,大部分同学正在积极准备期末考试,且距离暑假放假尚远,故初期主要是打出学生会迎新志愿者的品牌,激发全校学生为新生服务的热情,力求做到让全体学生都能了解到迎新志愿者工作。
本次招募的迎新志愿者中有三分之一的人是原志愿者库中的志愿者,其余均为新增志愿者。
可见通过本次招募的大力宣传,校会志愿者的知名度显著提高。
学生们在详细了解迎新活动,规划暑期安排后,将逐渐开始报名。
报名高峰期的核心工作是信息统计。
2013年的报名总数为260人,其中210人通过短信报名,50人通过e-mail报名。
信息统计工作由三人完成,两个人负责短信报名的统计,一个人负责e-mail报名的统计。
今年考虑到每天报名短信多,故安排两个人进行短信报名统计,但在实际操作中却出现统计混乱、报名重复等问题。
因此,明年报名最好统一使用一张专门用于联系志愿者的电话卡,由各工作人员轮流进行统计,并将原始报名短信保存在SIM卡上,便于随时查询,更正志愿者信息。
在统计之后,所有工作人员都应及时加好志愿者的飞信便于后期高效进行通知。
招募后期要做好落实工作和通知工作。
建立迎新志愿者QQ群,及时发布最新时间安排、电子版迎新志愿者工作手册,给志愿者们一个平台交流沟通。
二、反思改进
分析今年的志愿者分布情况,今后招募应注意以下几个问题:
1、把握不同年级的心理,有针对的进行宣传
大一学生是迎新志愿者的主要组成部分。
他们是一年前进入交大的新生血液,对迎新志愿者的服务体会最深,再加上暑假一般没有实习等安排,乐于在暑假做一些有意义的志愿服务活动。
针对这一群体应注重从情感上引起他们的共鸣。
大二学生对学校各种活动的热情会有所减退,应注意从情感和志愿服务经验两方面宣传。
大三学生处在选择保研、考研或离校工作的十字路口上,成为迎新志愿者一般出于两方面原因。
一是因为准备考研,假期留在学校复习,因此有条件参与迎新工作;二是因为志愿服务可加学分,间接影响保研资格,于是争相进行志愿服务。
另外,研究生和博士生因暑假要和导师做项目不能离校,是潜在的积极分子,所以针对他们的宣传动员要从轻松的排班制和扩大交流兴趣入手,用情感打动他们。
宣传时要注意突出志愿服务是大学生必不可少的一部分,志愿服务经历是进入社会的重要通行证。
引起情感共鸣和获得实际收益两方面要结合宣传。
2、
招募过程中根据各书院的报名人数随时调整宣传力度和方向
今年在仲英书院由历届志工人帮助宣传,还在后期于康桥摆摊招募,报名效果最好;彭康书院学生基数大,报名人数应该更多,但效果却未达预期;南洋书院海报张贴不到位,问题未及时发现解决,故效果令人不甚满意;文治书院、崇实书院地处学校西边,人手分配少,宣传形式是较为单一的海报宣传;研究生和博士生主要通过BBS的banner和宿舍楼告示处的海报了解到迎新志愿者招募,能够有部分人参与到本科生的迎新令人感到欣慰。
明年在招募过程中要根据每日报名人数及已报名志愿者的书院分布情况,对报名情况不理想的书院加大宣传力度,如在书院增设摆摊点重点宣传,或在全校志愿者组织的志愿者库中宣传,或在楼下粘贴别具一格的报名表盛放盒。
第三部分:
迎新志愿者手册编写
今年编写手册时采用与往年完全不同的思路,将各地点的工作细致化,使志愿者们能通过阅读手册短时间了解工作内容。
一、手册结构
每个地点的内容分为三个部分:
阅读流程、主体部分、问题索引。
主体部分按东南门、南门、青年之家、校医院和机动五个工作地点介绍工作内容。
每个地点又从“新生在这要做什么”、“志愿者的工作”、“常见情况处理”三个方面进行介绍。
“新生在这要做什么”部分根据2013年新生入学指南及往年经验进行总结,是迎新工作的基础;“志愿者的工作”部分除了安排交接班及准备工作,还根据新生需求安排相应的工作内容;“常见情况处理”部分通过与学校工作人员、往年迎新志愿者交流,收集迎新工作中可能出现的一些突发状况,并提出相应的应急方案。
主体部分的工作内容介绍采用文字与图片相结合的形式,如校医院的排队路线图、门诊楼内科室分布图,青年之家的大厅内部示意图等。
最后新增的问题索引部分是站在新生的角度预想其可能会向志愿者提出的问题,使志愿者在仔细阅读后回答新生及家长的问题时不至于手忙脚乱。
二、反思改进
编写手册的过程中也遇到了如下几个问题:
1、与校方的联系不够
一些今年改进的流程细节未能提前写入手册,如新生校园卡餐费变为直接在银行卡划拨、各书院报到处不再接收新生协议及银行卡使用确认书(新生可在办理新生住宿手续时交由各书院门口的迎新点)等。
今后在编写手册时应提前和教务处联系确定更改的报到流程细节。
2、志愿者工作情况及问题未能及时记录
在今后的手册中可在手册最后留出志愿者工作日记部分,要求志愿者及时把想到的问题写在后面,在迎新工作结束后及时交给组长,为来年迎新工作的改进提供参考资料。
3、内容死角
国防生:
手册编写时未考虑到国防生的问题。
以后应对国防生的报到、体检流程进行详细介绍,以免出现国防生走错报到流程的现象。
少年班:
人数逾百的少年班也是一个不可忽视的群体,但我们在编写手册时未考虑到。
首先,他们有正式的校园卡可以免去青年之家拍摄“一卡通”照片及办理校园卡手续。
其次,少年班成员在预科第二年和大一都不用体检,需跳过校医院体检这一步。
补缴学费人群:
一些新生未在学校规定期限内将学杂费存入银行卡,故需于报到时前往青年之家大厅收费处,用现金或者银行卡pos机直接缴费,同时领取学费收据,之后在大厅拍照片、办理校园卡。
绿色通道:
部分新生会申请缓缴学费或者办理助学贷款,这时,他们需要在宪梓堂大厅内北侧出口东边的绿色通道处,填写一张绿色的申请表。
然后必须携带申请表在收费处领取学费收据,完成之后的手续。
校医院发放餐券:
餐券可于当天中午在康桥苑四楼使用。
但医院办公室只统计在各个科室帮忙的志愿者数量,楼内引导和楼外维持秩序的志愿者并不算在内。
以后迎新时,校医院的负责人应提前考虑餐券如何分发这一问题。
校医院体检表:
体检表是校医院的重要资料,无法提供给志愿者,故明年只能让志愿者通过下表熟悉其大致格式,保证其在楼内做好引导新生的工作。
体检表大致格式如下(其中灰色部分为新生自行填写,斜体字部分在进行相应项目后由医生填写或盖章):
个人信息
照片
单位
填学院
有无遗传病史
有无传染病
身高
体重
三楼填写
三楼填写
五官科盖章
内科填写
外科填写
胸透
胸透后盖章
这一栏没有用处,可完全忽略
抽血检查肝功能,检查完盖一个红色的章
打疫苗之后盖一个蓝色的章
备注栏,一般没用,偶尔会把打疫苗的章盖在这里
第四部分:
迎新工作安排
一、培训
培训工作的质量直接影响整个迎新志愿服务的质量。
今年于新生报到的前一天(16号)上午对志愿者进行了培训。
培训的主要内容为阐述总体要求、介绍工作内容、强调注意事项,同时对志愿者进行动员,鼓舞士气。
培训前我们进行了签到并领取了统一的志愿者服装。
这次培训总共通知人数为282人,实际到场人数为196人。
对未能按时参加培训的志愿者在16号晚上统一组织进行补发迎新志愿者工作手册和志愿者服装。
今年培训工作出现了两点问题:
一是场地申请方面,8月初旬和中旬教务处和团委老师在放假,场地申请的审批难以顺利完成,建议明年在小学期时就提前申请好场地,而且要向教务处及相关部门了解清楚场地是否会进行设备维修或装修,另外建议同时申请2-3个不同地点的场地,防止停电等突发状况的出现;二是手册的印制问题,因手册最终审核进行的较晚,手册发放是在培训快结束才发放的,建议明年手册的审核工作在培训前2天完成,给手册印制匀出时间。
二、预迎新
预迎新最重要的目的是使志愿者的调配和物资的调配相磨合,确定具体的物资运送方案和撤回方案。
今年的物资运送由三轮车组负责向东南门、校医远、南门、青年之家、国防中心依次运送物资,志愿者协助搬运物资。
结束后按照东南门、国防中心、南门、青年之家的顺序依次撤回。
校医院的物资可放在医院内部,不存在撤回问题。
预迎新的另一个目的是根据实际情况调整帐篷摆放点和其他硬性物资的配备。
桌凳的配备除了与帐篷数目匹配,还要满足各地点的特殊需要。
如青年之家大厅内设有的饮水咨询点也需要额外配置桌凳。
预迎新的过程中我们需分地点重点关注这些细节,做出相应的调整。
因预迎新一般安排在报到开始前一天的下午,那时新生陆续抵达学校,可以安排一些志愿者在东南门、南门指引其前往青年之家办理校园卡或书院办理住宿手续,并帮助新生搬运行李。
三、新生报到两日
1、各地点人流量情况
今年新生报到出现“扎堆报到”的现象,每个地点人流量的高峰期都集中在某个时段。
东南门的人流量较小,主要是住在仲英书院的新生;南门和青年之家的人流高峰期都在报到第一日,尤其是上午8:
00-10:
00。
据统计,今年第一日报到的新生达2800人,占总人数的80%。
校医院的人流也集中在报到第一天,但最集中的时段是10:
00-13:
00。
新生在办理完青年之家的手续后大部分都前往校医院报到,只有少数会选择先去国防中心领取军训物品。
体检完毕的新生下午陆续返回青年之家完成预注册后,便集中前往国防中心排队领取军训物品和书本,所以报到两天的下午国防中心的工作较为繁忙。
2、人员配置
针对人流量情况,每班人员不应平均配置,而是根据各地人流量情况作出调整。
下表给出分配到各地点的人数比例及每班人数占该地点总人数的比例。
人员分配
东南门
南门
青年之家
国防中心
校医院
机动组
总人数分配到各地点的比例
5%
13%
28%
2%
32%
20%
报到第一日
第一班
40%
40%
50%
30%
60%
60%
第二班
30%
40%
30%
70%
40%
40%
第三班
30%
20%
20%
/
/
/
报到第二日
第一班
40%
50%
40%
40%
70%
60%
第二班
30%
30%
40%
60%
30%
40%
第三班
30%
20%
20%
/
/
/
3、志愿者工作的调整
相应的,志愿者的工作也应随着人流量的变化进行调整。
东南门、南门:
班次
志愿者工作内容
第一班
(6:
30-10:
30)
新生和家长蜂拥而至,志愿者要及时递上物资袋、指引新生前往青年之家或各书院
第二班
(10:
30-14:
30)
第二波新生及家长抵达学校。
志愿者除了递上物资带、指引道路外,还要及时递上水,可以适当分派志愿者帮助搬运行李
第三班
(14:
30-18:
30)
人流量较小,志愿者主要帮助过往新生搬运行李、书本等,同时协助机动组完成填问卷,登记电话卡等工作
青年之家:
班次
志愿者工作内容
第一班
(6:
30-10:
30)
队伍逐渐变长,志愿者负责维持秩序,引导新生尽快完成各流程,机动组前往青年之家帮忙
第二班
(10:
30-14:
30)
在维持秩序、引导新生的同时,递上水和地图
第三班
(14:
30-18:
30)
志愿者根据自己的意愿,陪同新生完成各流程,或帮助新生搬运书本、行李
校医院:
校医院情况比较特殊,今年在实际服务中及时调整了排班,如17号晚上决定18号的排班由起初的3班调整为2班,避开10:
30换班造成的场面混乱失控。
建议今后都安排两班。
另外,由于校医院物资不用撤回校会,早上不必要求志愿者在团委大院集合,七点在校医院门诊楼前集合签到即可。
组长仍需提前到达校医院,将物资从楼内搬出。
时间
17日
18日
7:
10
家长开始帮新生排队,志愿者提供椅子
新生开始排队,志愿者回答问题
8:
30
学生陆续到达,9:
30左右领体检表的队伍达到最长,志愿者在队尾劝新生先去买书或回宿舍休息
队伍最长,排至环岛处,场面很稳定,志愿者递上水
10:
00
场面最混乱,领体检表的队伍逐渐缩短,打疫苗的队伍变长,10:
30左右排到南洋,志愿者负责维持队伍纪律,机动组前往校医院帮忙
队伍稳定,志愿者递水,并疏导新生排在家长前面先进入体检
11:
30
队伍成型,志愿者递上水
几乎不用排队
13:
30
人数渐少,志愿者负责引导新生
国防生集体来打疫苗
16:
00
基本无人
四点之后来的大多是因火车晚点等情况晚到的新生,志愿者带领其以最快速度完成体检
17:
30
各个科室陆续下班
志愿者全部撤离
4、应急方案
今年应急方案从人员调配、人身财产、冲突争端、物资调配、恶劣天气五个方面准备。
首先是人员调配,在机动、就近、调班三大机制的相互作用下,人员调配做到“快”、“准”,保证各地点人员充足;
其次,今年多次出现新生录取通知书、学费收据等丢失的情况,虽通过志愿者现场询问、人人主页上发布通知及时找回,但建议明年与生活部协调好,在各地点设立失物招领处,指导丢失录取通知书和收据的新生前往收费处补办;
今年未出现家长为难志愿者的冲突争端问题,但有家长反映电话卡推销人员假冒志愿者骗取钱财的恶性事件。
为避免该类事件再次发生,各地点组长需加强志愿者证管理,通过辨识志愿者证来区别志愿者和推销人员,并落实签到、签离制度;
物资调配方面的不足在于未提前和负责物资管理的办公室确定物资类别、数目,商量好物资管理办法,物资交接和补充过程未进行记录,明年应注意使用物资交接表,使物资交接书面化,便于管理。
报到第一日清晨下起与天气预报不相符的阵雨让我们有些措手不及,所幸大雨持续时间不长,未耽误物资的运送。
建议以后迎新前组织各组长准备尽可能多的伞具以备用。
5、反思改进
除了上述五方面,迎新过程中还出现如下突发状况:
(1)新增指示标识:
许多家长不清楚青年之家出入口位置,今年及时于第一天报到的上午,在出入口贴出了简易的出入口标识,同时在入口安排一名志愿者、出口安排两名志愿者协助保安做好引导工作;校医院处新增“领体检表排队处”、“打疫苗排队处”字样的地贴,为新生和家长起到了指引作用。
(2)志愿者对流程细节不熟悉:
志愿者被新生询问时手足无措,急忙找组长,耽搁新生报到。
我们及时让不熟悉工作的志愿者与负责较低要求的工作(如递水)的志愿者对调工作岗位,同时在各迎新点备用一定数量的工作手册及志愿者制服。
(3)志愿者被要求帮忙看守行李:
向其解释为防止行李丢失尽量自行看管,若情况特殊,可问清其去处,登记返回取行李的时间,将行李集中在帐篷处安排1-2人帮忙看管。
(4)物资分发人员:
饮用水、扇子等物资可以有志愿者发放。
但学生会的宣传品(包括壶贴、迎新手册、招新手册、招新表等)不宜由志愿者发放,而应单独安排校会的部长发放此类物品。
因为若有新生问起与学生会有关的问题,志愿者往往不好解答。
第五部分:
迎新善后工作
一、志愿者证明和优秀志愿者
于9月初组织志愿者统一开具证明。
出于经费的考虑,将上传电子版的志愿者证明于迎新志愿者QQ群,由志愿者自行下载打印后前往学生会办公室盖章。
根据志愿者考核制度,从工作时间、出勤率、工作积极性三个方面综合考虑评选出在迎新工作中表现优异的志愿者,占迎新志愿者总人数的5%,并颁发优秀迎新志愿者证书。
二、迎新工作总结
在迎新工作结束后对迎新工作分析总结。
首先,部门内部讨论总结,分析不足;其次,向参与各书院接待处、学院预注册处报到工作的同学了解细致的工作步骤及报到手续突发情况的处理方案。
在招新结束后,向部门干事征集报到时遇到的突发状况,一并记录解决方案。
最后,整理好相关文字资料,同迎新工作总结一并保存,供今后参考。
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