财务共享服务中心原始单据管理方案v10.docx
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财务共享服务中心原始单据管理方案v10.docx
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财务共享服务中心原始单据管理方案v10
财务共享服务中心原始单据管理方案
一、粘贴指引
1.1总体要求
粘贴于空白的A4纸上(可用二次纸,但粘贴的那一面必须空白),四边至少各预留2cm。
请勿双面粘贴。
1.2发票、单据数量少于等于30张时
平铺粘贴,四角粘牢,请勿重叠。
1.3发票、单据超过30张(不含30张)
可采用鱼鳞状粘贴。
只粘贴一边,以供后期翻阅。
定额发票,一线扫描岗在旁边空白处备注张数乘以金额并签字确认;非定额发票,一线扫描岗在旁边空白处备注总张数、金额并签字确认。
因粘贴后较厚不方便扫描时,可上传复印件影像。
鱼鳞状粘贴无法从影像查看完整的发票信息,一线扫描岗负责审核发票的合规性,包括真伪、金额等。
若实物单据传至共享中心复核时发现发票不合规,例如数量、金额不符或为假发票等,责任由一线扫描岗承担。
发票张数少于或等于30张却按鱼鳞状粘贴一律退回重新粘贴,然后扫描上传。
1.4如果发票、单据过长,不可折叠
可从发票中间空白处剪断,并排贴好,并在下面写上说明。
1.5发票金额不清晰
一线扫描岗在旁边注明金额,并签字确认以示负责。
1.6不合格示例
1、粘贴页不能使用废纸,必须是空白纸
2、四边预留空白太少,不方便装订
3、发票数量较少时,请不要鱼鳞状覆盖粘贴
4、发票粘贴时,要保持发票的完整性,特别是发票专用章
5、鱼鳞状粘贴时,一线扫描岗没有签字确认发票张数和金额
6、发票金额不清晰,请勿直接用笔在金额上描,必须在旁边注明,并由一线扫描岗签字确认。
二、扫描要求
2.1单据接收
1、接收经办人递交的报销单据,引导交单人填写《扫描交单登记表》,妥善保管已接收的单据。
2、审核票据粘贴是否合规。
扫描岗在接收单据时,对报销单发票粘贴进行初审。
2.2单据初审
1、鉴别报销单附件中发票真伪,如发现假发票及时退单。
2、对票据合规性进行初审:
抬头必须与公司营业执照的公司名称一致;发票的内容必须填写完整;发票的大小写金额一致、字迹版面工整;发票开票人的发票专用公章应该完整清晰。
2.3票据粘贴指导
1、按本方案《粘贴指引》的要求指导经办人粘贴票据。
扫描岗将标准的报销单样本粘贴在办公位,供填单参考,发现票据粘贴不规范时应及时告诉经办人如何正确、规范粘贴票据,对不符合粘贴要求的单据进行退单处理。
2、票据鱼鳞状粘贴时,扫描岗应核对发票金额,并在发票粘单上签字确认,并复印、扫描上传。
2.4单据扫描
1、按要求及时扫描上传清晰合格的影像,需在实物单据的封面上加盖“已扫描”印章,保证影像与实物一致;
2、审核岗将票据退回重扫时,扫描岗要及时重新扫描上传合格清晰的影像,如审核岗退单时扫描岗应将单据实物退还给经办人,并登记《扫描单据退单登记表》,扫描岗需在取回单据的每一张发票上加盖“已扫描”印章。
2.5其他事项
1、对于长期未付款的问题单据,及时督促填单人办理。
2、配合共享审核组和票据档案组的其他工作。
三、装订要求
3.1凭证打印
凭证统一采用A4纸打印,采用最明细打印方式(含辅助核算),竖打
3.2单据封面
单据封面统一采用A4纸打印,封面上需含条形码,单据号,报账单位、报账人、报账金额,报账摘要等核心重要字段;
3.3凭证装订
凭证装订采用A4左装模式或左上角装订模式,用专业的装订机与装订材料,统一编号上架,建立区域档案索引管理,方便备查。
附件一
扫描交单登记表
单位:
XX公司扫描岗:
序号
日期
单据号码
单据金额
交接人
附件张数
接收人
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
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18
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20
- 配套讲稿:
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- 财务 共享 服务中心 原始 单据 管理 方案 v10