文件资料控制程序B0.docx
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文件资料控制程序B0.docx
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文件资料控制程序B0
文件名称:
文件资料控制程序
文件编号:
QP-01
制定部门:
品保部
版本/版次:
B/0
生效日期:
2018-08-22
分发单位:
单位
总经办
副总经理
业务/客服
工程部
品保部
采购部
PMC部
设备部
份数
1
1
1
1
1
1
1
1
单位
管理部
财务部
资材部
份数
1
1
1
制定/日期
审核/日期
核准/日期
发行章
文件修改履历
NO
修订日期
修订内容摘要
页次
版本
1
2015.09.01
首版发行
1-8
A/0
2
2016.11.16
修改5.1.3、5.1.5、5.1.7条款
1-8
A/1
3
2017.6.16
修改5.1.5、5.1.8.1、5.7条款
1-8
A/2
3
2017.9.16
修改5.4.5条款
1-8
A/3
4
2017.10.25
修改5.1.5、5.2.1、5.3.4条款
1-8
A/4
5
2017.10.30
1、增加5.1.4条款工艺流程说明代码
及5.1.5条款K.工艺流程说明编号规则
2、修改5.2.1条款
1-9
A/5
6
2017.12.15
修改5.6.1.2、5.7.1、8.3、5.1.8.1
1-9
A/6
7
2018.8.22
按IATF16949最新要求全面升级
1-3
B/0
1.目的
确定运行文件的控制类型,规定各类文件的制定/修改规则、审批权限、发行、使用、保管和处置等活动,确保公司的文件化管理系统在受控的状态下运行。
2.适用范围:
质量&HSF&环境&职业健康安全管理体系所覆盖的所有文件。
3.定义:
3.1受控文件:
质量&HSF&环境&职业健康安全管理体系所涵盖、从制定到报废受到一定控制的文件,除此之外属非受控文件;
3.2DCC:
DOCUMENTCONTROLCENTER,文件和资料控制中心。
4.职责
4.1各部门:
负责各自文件的编写、管理和使用,并维持其正确性、有效性;
4.2业务/客服部:
负责客户外来文件的接收与传达,确保及时将顾客的相关资料传达至相关部门;
4.3体系小组:
负责文件收集、系统性监督管理;
4.4DCC:
负责文件格式之审阅、编号、分发、原件保管、回收、废止及存档。
5.工作程序
5.1文件的申请拟定和修改
5.1.1界定受控文件,本公司使用的受控文件包括:
5.1.1.1一阶:
质量&HSF&环境&职业健康安全管理手册(质量管理体系框架,建立、实施和保持的纲领性文件);
5.1.1.2二阶:
控制程序(针对&HSF&环境&职业健康安全管理体系的某一过程要素或多个要素实施控制活动的文件);
5.1.1.3三阶:
作业/管理规范、设备保养规范、操作规范(针对某一活动或过程的支援性文件);
检验标准、QC工程图/控制计划(针对具体产品检验标准文件);
作业指导书/作业标准书(针对具体产品的标准作业文件);
图纸、物料表、工艺流程说明书等(针对具体产品的技术类文件);
5.1.1.4四阶:
FMEA/SPC/MSA报告(提供管理证据的文件);
表单(提供管理证据的文件);
5.1.1.5外来文件,如客户图纸、工程标准,国际或国家法规、标准及供应商合同、环保报告等。
5.1.2受控文件的格式规定
5.1.2.1文件格式:
受控文件标准格式由DCC、品保、工程等部门根据其用途分别提供固定格式,由DCC
统一受控管理;
A.质量&HSF&环境&职业健康安全管理手册、控制程序、管理规范等通用文件标准格式由DCC提供;
B.检验标准、CP的文件标准格式由品保部提供;
C.图纸、作业指导书、工艺管理标准、物料表、工程规范、FMEA分析表、承认书等文件标准格
式由工程部提供;
D.保养指导书、设备安全操作规范由设备部提供;
E.由控制程序或管理规范产生的记录表单由文件制定部门提供标准表单格式。
5.1.2.2文本内容:
A.“1目的”
“2适用范围”
“3定义”(无定义时填写‘无’)
“4职责”
“5工作程序”
“6参考文件”
“7相关记录”
“8附件”;
B.正文序号为表示如下:
1.0→1.1→1.1.1→1.1.1.1,然后书写文字;
C.文件中【】表单名称,《》引用到的文件名称;
D.流程图的表示:
开始和结束,作业步骤,评审、批准、判定
流程方向用,通过用OK,未通过用NG。
5.1.3公司及部门代号:
总经办
品保部
工程部
生产部
设备部
人事行政部
仓储物流部
采购部
PMC部
客服/业务部
财务部
5.1.4文件类别代号:
文件类别
质量环境手册
控制程序
管理(作业)规范
作业指导书
检验标准书
工艺流程
说明
代号
文件类别
质量控制计划
图纸
物料清单
工程规范
品质记录
代号
5.1.5文件编码:
所有文件按规定要求编码,除FMEA/SPC/MSA/ECN/BOM/CP及工程图纸由编制部门编码以外,其它文件由DCC
提供编码。
文件编码原则如下:
A.质量&HSF&环境&职业健康安全手册:
□□-□□□-□□
流水号(从01至10)
文件类别代号(—质量环境手册)
公司代码
B.控制程序
□□-□-□□-□□
流水号(从01至99)
文件类别代号(如:
-管理程序,)
文件制定部门代号
公司代号
C.作业(管理)规范/制度
□□-□-□□-□□□
流水号(从001至999)
文件类别代号
文件制定部门号
公司代号
D.检验标准/QC工程图(控制计划)
□□-□□□-□□□□
流水号(从0001至9999)
文件类别代号(SIP-检验标准,CP-质量控制计划)
公司代号
E.成品图纸
□□□-□□-□□□□
流水号(从0001至9999,版本版次从A/0开始)
产品类别(如:
代表车载图纸)
文件类别代号(DWG-图纸)
产品类别代号:
手机-摄像头-仪表-其它-
F.结构图纸(成品图编号+结构分图号,如:
DWG-CZ-0001①)
□□□-□□-□□□□□
结构分图号(从①~⑤,版本版次从A/0开始)
成品图号(如DWG-CZ-0001)
G.作业指导书
□□-□-□□□-□□□□
流水号(从0001至9999)
文件类别代号(SOP-作业指导书)
文件制定部门代号
公司代码
H.FMEA/SPC/MSA编号
□□□□-□□□□□□-□□
流水号(从01至99)
料号
文件名(FMEA、SPC或GR&R)
I.表单记录
□□-□-□□-□□□□□
流水号及版本版次(流水号从001至999)
文件类别代号
文件制定部门代号
公司代号
J.物料清单
□□□-□□-□□□□
流水号及版本版次(从0001至9999,版本版次从A/0开始)
产品类别代号(如:
)
文件类别代号(如:
BOM)
K.工艺流程说明
□□-□-□□-□□□□
流水号(从0001至9999)
文件类别代号(FW-工艺流程说明)
文件制定部门代号
公司代码
L.外来文件
□□□-□□□□□□-□□
流水号(从01至99)
日期(如15年05月22日)
文件来源代号(如:
文件来源)
5.1.6版本/版次:
A.内部文件的版本以英文26个字母的“A”表示为初版,换版时升级为“B”版,以此类推直到Z版;
B.内部文件版次以“0”表示为新文件版次,修改从1~10的顺序升版次,修改超过10次,其整体文件的版本版次以B/0开始编制。
技术类图纸、BOM不设版次,同一款产品的图纸更改只改版本;
C.外部文件的版本版次依据接收的版本版次记录,若有变更按最新的版本版次记录。
5.1.7文件保密等级
保密等级
受控文件
参阅权限
备注
A级
公司经营战略、研发技术资料、顾客要求保密的资料
被总经理授权
保密资料需注明保密等级或加盖保密印章
B级
A级和C级以外的文件:
如手册、QP、WI、SOP/SIP等
内部公开
C级
如公司各类方针政策、宣告书、环境有害物质管制标准等
对外公开
5.1.8文件的编制/修改
5.1.8.1各部门依管理需要,可自行编写本部门管理体系文件。
文件版式、内容、编号参照5.1.2~5.1方
式进行。
编写文件应依据《质量&HSF环境管理手册》、【顾客特定要求管理清单】、产品及过程要求等;
5.1.8.2修改文件由修改部门从DCC索要电子档,对需要修改的条款和内容由修改部门与管理者代表沟通
经同意后才能修改;
5.1.8.3所有文件由制订人注明分发部门和发行份数,更改之文件须填写修改履历,描述修改内容;
5.1.8.4因客户要求变更所导致的文件更改,为确保客户的时间要求,4H内传工程部工艺评审、文件修订
受控发行及通报,且整个过程时间不得超过2个工作周;
5.1.8.5所有相关文件资料的制定、修改、取消及报废,须取得本人的历史背景或修改权限。
5.1.9文件会审
5.1.9.1编写/修改后将WORD电子档以邮件发给关联部门评审,关联部门须在3个工作日内进行文件检查
或提出异议。
设计开发资料由工程部决定会审人员及会审方式;
5.1.9.2如会审有异议或涉及其它文件的修改,可直接批注并提出重新修改。
必要时邀请关联部门进行会
议评审,管理者代表做最终裁定;若文件无异议,则打印会签(在文件首页背面会签);
5.1.9.3所有文件三年内由原制定部门进行最少一次评审和更新,不管评审结果是否保持其适宜性,三年
内必须对文件版本或版次进行一次更新。
文件的更新按5.1.8方式进行。
5.2文件的审核/批准
5.2.1文件之制作、审核、批准、编号、发行权责划分如下:
文件类别
制定
审核
批准
编号
发行
质量&HSF环境手册
体系工程师
管理者代表
总经理
DCC
DCC
控制程序
责任部门
管理者代表
总经理
管理者代表
管理规范、规定、规章制度、流程、
办法
责任部门
部门经理
管理者代表
四阶文件
责任部门
/
主管/经理
工程DWG、SOP、BOM、工艺流程说明
PE工程师
部门经理
副总经理
DCC
工程部
DCC
质量CP、SIP
品质工程师
部门经理
副总经理
DCC
DCC
设备操作、保养规范
设备部
部门经理
副总经理
DCC
DCC
FMEA/SPC/MSA
PE、QE
/
经理
DCC
DCC
5.3文件受控、发行和回收:
5.3.1会签、审批完成之文件连同电子档交DCC受控、发行和回收作业:
5.3.1.1受控文件正本:
DCC须先确认所有审批是否完毕、编号、分发部门等是否有误。
确认后在文件
背面盖“原件”章,并依所示的分发部门和份数进行复印和分发;
5.3.1.2受控文件副本:
分发前由DCC在文件封页右下角和每页正面右上角盖“受控文件”印章;
5.3.1.3发行时须在【文件发放/回收记录表】填写“版本版次、数量、日期”,接受人和回收人须在相
应栏位签名,对未及时回收的文件应注明回收日期,并在文控中心电子档进行公布。
5.3.2文件分发完毕,DCC及时将文件分发及回收情况登录于电脑共享【文件清单】内,并将电子文档转成PDF,
明确查询路径,在共享盘上以最新动态公开,以备各部门查询(保密A级文件加密后须设置权限);
5.3.3电子档WORD/EXCEL原文件由DCC设置“只读”或采取其它保障措施后存入对应文件夹保管;
5.3.4依据文件发行量,DCC24小时内发行文件,避免文件混淆错误的发生,紧急的文件自接收时1小时内发行至使用部门;
5.3.5文件补领/更换:
受控文件的使用者需申请增补发、更换时,由领用人填写【文件变更/增补/报废申请单】,经管理者代
表核准后,由DCC办理补发、更换和回收手续。
5.4外来文件的发行与回收
5.4.1外来文件(相关产品法规、客户提供环保标准等资料)由接收部门交DCC编号保管、版本更新;
5.4.2对客户提供的检验标准由品保部保管、版本更新;
5.4.3对客服/业务部收到客户的产品规格书、图纸及变更等文件(包括电子档),交工程部保管、版本更新;
5.4.4对相适用的国际、国家标准及版本状态,由体系工程师每年1次跟踪和评鉴,评鉴结果、日期及人员记录于《外来文件清单》;
5.4.5所有外来文件登录于【外来文件清单】电子档内按客户别管理。
外来文件发行须加盖“外来文件”章。
5.5文件的宣导、使用和管理
5.5.1各部门接收到文件后,手册/程序文件/管理规范:
部门负责人应对相关文件进行学习和理解,必要
时,组织部门内相关人员进行学习;作业指导书由PE对作业员进行现场培训或部门进行在岗培训;检验标准由品保组织培训;
5.5.2旧版文件统一交由文控中心回收作废处理;
5.5.3各部门需指定一名人员对文件进行统一管理,并建立相应的【文件清单】。
工程文件须按客户、产品及型号建立文件包;
5.5.4凡与生产过程控制有关的现场指导性文件,都应挂在作业区醒目的位置上,文件须保最新版本;
5.5.5对公司保密性文件,除C级对外公开性文件以外,在未经过公司许可的情况下不得以任何形式向外传播本公司文件。
具体参照5.1.7条款;
5.5.6如有需要借阅文件时,须填写【文件借阅(复印)申请表】,管理者代表批准,DCC作供出记录,借阅人对所借文件应妥善保管责任,不可拆卷、涂改、损坏和丢失;
5.5.7所有文件必须妥善保管,做到不丢失、不破损、不变质,因此需要有防雨、防潮、防鼠、防虫、防火、防盗,保持通风等适宜的环境。
电子档文件保存备份,防止病毒;
DCC每月底对当月文件的分发和回收符合性情况查询、统计和追踪。
5.6文件的废止
5.6.1文件废止,由申请人填写【文件变更/增补/报废申请单】,经批准后,由申请人将【文件变更/增补/报废申请单】交DCC实施销毁作业;
5.6.1.1作废文件副本由DCC回收,并在文件正面加盖“作废文件”章处理(加盖“作废文件”章的文件
可以再次当单面纸使用,机密等级为A级的文件直接报废);
5.6.1.2作废原件由DCC在文件正面加盖“作废文件”章建档保存。
作废文件原件由DCC保存至最新版
的前一版,以便于追溯。
5.6.2A级机密文件须在专人监督下以碎纸机方式进行销毁,DCC填写【文件销毁记录表】以备查询;
5.6.3文件中若同时出现两个以上文件管理章,以“作废文件”章为准;
5.6.4对外发行文件须废止时,由相应窗口部门申请新文件,对外进行最新版本更新。
变更类重要文件须取得接
收者签名或接收记录(如邮件、传真等记录)。
截止对方接收日起旧版自行作废,不予回收。
5.7临时性文件的控制
5.7.1工程部因样品制作需要发行临时文件,由工程经理明确使用期限、签字确认并盖“临时文件”章后可以使用;若某报废文件需延时使用时,由使用部门在文件右上角注明有效时限,经管理者代表批准后方可使用;
5.7.2临时性使用文件超过有效时限自动作废,可不予回收。
6.参考文件
6.1《质量&HSF环境管理手册》
7.相关记录
7.1【文件清单】7.2【文件变更/增补/报废申请单】7.3【文件借阅(复印)申请表】【文件发放/回收记录表】7.6【外来文件清单】
7.7【文件销毁记录表】7.8【顾客特定要求管理清单】
8.附件
8.1:
质量&HSF&环境&职业健康安全系统文件结构:
方针、目标
支援性文件:
对特定项目、产品、过程、合同等,还不能满足质量管理体系策划的要求时,按实际需要制定相应的文件,作为质量体系、过程及产品所需控制的支援或补充。
体系运行纲领性文件
手册
控制程序
标准明确要求的程序和需要的程序
标准、作业指导书
质量环境策划过程的控制类文件
。
标准有要求的记录和实际运行所需要的记录
。
记录表格
8.2:
文件管理组织架构:
文控中心
总经办
管理部
客服业务部
工程部
PMC部
品保部
采购部
设备部
财务部
资材部
8.3:
文件控制章:
受控文件章原件章
外来文件章作废文件章
临时文件章
8.4:
工作流程图
工作流程
责任部门
使用表单
文件发行
旧文件回收
NG
NG
OK
OK
记录保存
报废文件销毁
文件的使用和管理
文件申请编制/修改
审核/批准
文件会审
申请部门
各部门/管代
各部门/管代/
副总/总经理
DCC/各部门
DCC/各部门
文件变更/增补/报废申请单
文件增补申请单
文件发放/回收记录表
文件清单
文件变更/增补/报废申请单
文件销毁记录表
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