实验2 记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析.docx
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实验2记录单的使用排序筛选分类汇总透视分析
一、数据清单的排序
1、(简单排序)利用按钮对数据排序
2、(自定义排序)利用菜单命令对数据排序
3、复杂排序
二、数据的筛选
1、自动筛选
[排序和筛选]/[筛选]
2、自定义筛选
3、高级筛选
如果筛选条件出现在多个列中,如何处理?
“条件区域”的处理?
三、分类汇总
各种报表处理中最常用的就是分类汇总。
例如会计核算,需按照科目将明细账分类汇总;仓库管理,需按照库存产品类别将库存产品分类汇总;医院管理,需按照疾病进行病源病谱的分类汇总等等。
例如,某企业记录1999年1月份销售明细账的工作表如图3-1所示。
现需要汇总各种商品的销售额。
虽然可以利用Excel2000的公式和函数完成有关的计算,但是使用分类汇总工具更为有效。
图3-1
1.分类依据
在进行分类汇总操作之前,首先要确定分类的依据。
例如图3-1的数据,如果要考查不同销售人员的销售业绩,可以按销售员分类汇总;如果要分析不同产品的销售情况,则可以按产品编号分类汇总;还可以按销售日期、产品类别等其它指标分类汇总。
这里假设需要按照产品编号分类汇总,即要统计不同产品的销售情况。
在确定了分类依据以后,还不能直接进行分类汇总,还必须按照选定的分类依据将数据清单排序。
否则可能会造成分类汇总的错误。
排序操作的基本步骤如下。
首先选定分类依据所在列的标志单元格,即C1单元格。
注意,一定不要选定整个C列。
读者可以试验一下,选定F1和选定F列后,执行排序操作的结果有何不同(单击撤消按钮可撤消最近执行的若干步操作)。
单击常用工具栏中的排序按钮。
或是单击数据菜单中的排序命令,然后在出现的排序对话框中指定主要关键字为产品编号。
这时整个数据清单都按照产品类别排好顺序,可以进行分类汇总操作了。
2.分类汇总操作
分类汇总操作的基本步骤如下:
如果当前单元格不在数据清单中,选定数据清单中的任一单元格。
单击数据菜单中的分类汇总命令。
这时将弹出分类汇总对话框,如图3-2所示。
图3-2
在分类字段下拉框中选定产品编号;在汇总方式中选定求和;在选定汇总项中选定数量和金额两项;根据需要决定是否选定汇总结果显示在数据下方选项,如果不选定该项,则汇总结果显示在数据上方。
最后单击确定。
分类汇总的结果如图3-3所示。
图3-3
从图3-3可以看到,Excel2000除了在每一类明细数据的下面添加了汇总数据以外,还自动在数据清单的左侧建立了分级显示符号。
该区域的顶部为横向排列的级别按钮,其数目的多少取决于分类汇总时的汇总个数。
区域的下面是对应不同级别数据的显示明细数据按钮
和隐藏明细数据按钮
。
利用分级显示符号,可以根据需要灵活地观察所选级别的数据,也可以方便地创建显示汇总数据、隐藏细节数据的汇总报告:
要显示指定级别的汇总数据,可单击分级显示符号上部相应的级别按钮。
图3-4为单击级别2按钮
,显示2级汇总数据的结果。
图3-4
要显示某一个分组数据的明细数据,可单击相应汇总数据所对应的显示明细数据按钮
。
这时相应的按钮变为隐藏明细数据按钮
。
图3-5为显示产品编号为“C2919PK”的明细数据的结果。
图3-5
要隐藏某一个分组数据的明细数据,可单击相应汇总数据所对应的隐藏明细数据按钮
,或是相应明细数据所对应的概要线。
这时相应的按钮再次变为显示明细数据按钮
。
如果要隐藏某一级别的汇总或明细数据,可单击其上一级级别按钮。
要将分类汇总的结果单独存放在一张工作表中,可将汇总的结果复制后,利用编辑菜单中的选择性粘贴命令粘贴到新工作表中。
在选择性粘贴对话框的粘贴选项中,应选择数值选项。
然后利用筛选操作或是直接删除明细数据即可。
如果需要,在分类汇总的基础上还可以再创建二级乃至多级分类汇总。
如果要删除分类汇总,可单击数据菜单中的分类汇总命令,然后在分类汇总对话框中单击全部删除按钮。
四、合并计算
1.按位置合并
图3-6
按位置合并操作的基本步骤如下:
首先选定要存放合并数据的“ABC公司合并计算”工作表为当前工作表,并选定存放合并数据的单元格区域。
如图3-7所示。
图3-7
单击【数据工具】菜单中的【合并计算】按钮。
这时将弹出合并计算对话框,如图3-8所示。
图3-8
在函数下拉框中选定求和。
单击引用位置框中的折叠按钮
,然后选定“A”工作表中的B3:
C10单元格区域,再单击还原按钮
。
单击添加命令,选定的第一个要合并的单元格区域添加到所有引用位置框中。
这时的合并计算对话框如图3-9所示。
图3-9
逐个单击“B”、“C”、……工作表,并单击添加按钮,将3个工作表相同单元格区域添加到所有引用位置框中。
如图3-10所示。
图3-10
最后单击确定按钮,完成合并计算。
合并计算的结果如图3-11所示。
图3-11
如果在合并计算对话框中选定了创建连至数据源的链接选项,则存放合并数据的工作表中存放的不是单纯的合并数据,而是计算合并数据的公式。
这时在工作表的左侧将出现分级显示符号。
可以根据需要显示或是隐藏源数据。
如图3-12所示。
图3-12
这时的合并数据与源数据建立了链接关系,也就是说,当源数据变动时,合并数据会自动更新,保持一致。
2.按分类合并
如果待合并的工作表格式不完全相同,例如有可能各月份销售的产品不完全相同,这时不能简单地采用上述按位置合并的方法。
而需要按分类进行合并。
按分类合并的操作与按位置合并大致相同,其基本步骤如下:
首先选定要存放合并数据的“办事处汇总”工作表为当前工作表,并选定存放合并数据的单元格区域。
与按位置合并不同的是,这时应同时选定分类依据所在的单元格区域。
如果不能确切知道有多少类,可以只选定单元格区域的第一行。
如图3-13所示。
图3-13
单击数据菜单中的合并计算命令。
这时将弹出合并计算对话框。
指定需要使用的函数,添加各工作表需要合并的源数据区域。
与按位置合并操作不同的是,除了要选定待合并的数据区域外,还需要选定合并分类的依据所对应的单元格区域,而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同,需要逐个地选定。
如图3-14所示。
图3-14
与按位置合并不同的还有需要指定标志位置,即分类合并的依据所在的单元格位置。
这里选定首行。
根据需要决定是否选定创建连至与源数据的链接选项。
为了与按位置合并对照,这里不选定该选项。
单击确定。
按分类合并计算的结果如图3-15所示。
请注意,由于没有选定创建连至与源数据的链接选项,所以工作表的左侧没有出现分级显示符号,而且合并数据的单元格中存放的合并计算的结果,而不是有关的公式。
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